Approbations classiques

Les approbations classiques sont un processus hérité permettant d’exiger une autorisation sur les tâches avant la fin du travail. Dans les versions antérieures, vous pouviez créer des enregistrements d’approbation pour définir les tâches d’approbation et associer des utilisateurs ou des groupes pour les approuver ou les rejeter.

Les administrateurs peuvent définir une logique d’approbation classique en accédant à Tout > Politique système > Règles > Approbations.

Important :

Les règles d’approbation classiques ont été remplacées par les règles d’approbation Studio de workflow Ask for Approval action. Permet Studio de workflow de créer une logique d’approbation basée sur le workflow, plus facile à gérer et fournissant de meilleures informations de reporting.

Les administrateurs peuvent afficher toutes les demandes d’approbation en accédant à Tout > Libre-service > Mes approbations et la suppression du filtre de liste.

Un enregistrement d’approbation se compose des champs suivants :

Tableau 1. Composants d’enregistrement d’approbation

Champ	Valeur d'entrée
Approbateur	Référence à l’utilisateur responsable de l’approbation de l’enregistrement connexe.
État	Les choix possibles sont les suivants : Pas encore demandé (cet état indique que vous ne demandez pas encore à vos approbateurs d’approuver cette demande. Tant que vous n’avez pas défini l’état sur Demandé , il ne reçoit aucune notification par e-mail concernant la demande.) Demandée Approuvé Rejetée
Approbation	Un champ de référence document_id à l’enregistrement en cours d’approbation, sur n’importe quelle table.
Commentaires	Champ journal pour stocker les commentaires concernant l’approbation.
Outil de synthèse d’approbation	A Créez un formateur et ajoutez-le à un formulaire qui affiche les champs clés pertinents pour l’approbation du document référencé. Cet outil de synthèse ne s’affichera pas s’il n’y a aucun enregistrement référencé.

• Moteurs d’approbation
  Les différences dans la manière dont les entreprises traitent leurs approbations, ainsi que les différences entre les approbations pour les différentes applications (telles que les demandes de catalogue de services et Gestion des changements), exigent une prise en charge de la flexibilité dans la configuration des approbations au sein des applications.
• Règles d'approbation
  De nombreuses organisations s’appuient sur un processus d’approbation pour s’assurer que les demandes sont raisonnables et correspondent au budget d’une organisation.
• Formateur de résumé d’approbation
  Le formateur d’outil de synthèse d’approbation crée le résumé au bas d’un formulaire d’approbation.
• Approbation avec signature électronique
  Approuvez ou rejetez un enregistrement d’approbation en saisissant à nouveau vos informations d’identification de connexion. Consultez l’historique d’une approbation à partir de son flux d’activité ou de son historique d’audit.
• État d'approbation
  L’état d’approbation d’une demande de changement est déterminé par l’examen de l’état actuel de tous les approbateurs.
• Générer une approbation à l’aide des règles d’approbation
  Le système peut générer automatiquement une demande d’approbation à des personnes ou à des groupes lorsque des critères spécifiques sont remplis. La génération automatique des demandes d’approbation est pilotée à l’aide de la fonctionnalité de politique système.
• Générer des approbations à l’aide de la liste connexe des approbateurs
  Il est possible d’ajouter manuellement des approbateurs à une demande.
• Générer des approbations à l’aide de workflows
  Les workflows sont une méthode puissante et flexible pour générer des approbations. Utilisez des workflows pour créer des approbations de groupe et des approbations d’utilisateur.
• Plusieurs approbateurs
  Avec plusieurs approbateurs, tous les approbateurs doivent autoriser la demande avant que l’état ne passe à « Approuvé ».
• Recevoir des notifications
  Les personnes désignées comme approbateurs reçoivent automatiquement des notifications d’approbation, y compris des mises à jour du statut d’approbation.
• Formulaires d’approbation dynamiques
  Lorsque vous examinez une demande d’approbation, le formulaire contient un résumé adapté au contexte de l’élément à approuver.
• Scripts et moteurs ordre d’exécution
  Les scripts, les règles d’affectation, les règles métier, les workflows, les escalades et les moteurs prennent tous effet dans le cadre d’une opération de base de données, telle que l’insertion ou la mise à jour. Dans de nombreux cas, l’ordre de ces événements est important.