Rechnungsausnahmen

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  • Aktualisiert 30. Januar 2025
  • 8 Minuten Lesedauer

    • Rechnungsausnahmen sind Probleme, die während der Rechnungsverarbeitung in einer Rechnung identifiziert werden.

    Die Accounts Payable OperationsDie Ausnahme-Engine identifiziert automatisch Diskrepanzen in Rechnungen und listet sie als Rechnungsausnahmen in auf Source-to-Pay-ArbeitsbereichArbeitsbereich. Der Kreditorenspezialist kann die identifizierten Rechnungsausnahmen analysieren und geeignete Maßnahmen ergreifen, um sie zu beheben.

    Die Accounts Payable OperationsDie Ausnahme-Engine wird für die Bestellrechnungen ausgeführt, die sich entweder im Status „Abgeschlossen“ oder „Ausnahmen gefunden“ befinden.

    Die Accounts Payable OperationsDie Ausnahme-Engine wird für Rechnungen ohne Bestellung ausgeführt, die sich im Status „akzeptiert“ oder „Ausnahmen gefunden“ befinden.

    Die Accounts Payable OperationsDie Ausnahme-Engine identifiziert Rechnungsausnahmen der folgenden Typen.
    Tabelle : 1. Rechnungsausnahmetyp
    Rechnungsausnahme Beschreibung Führen Sie diese Schritte aus, um die Rechnungsausnahme zu beheben Gilt für
    Ungültiger oder gesperrter Lieferant Diese Ausnahme tritt in einem der folgenden Szenarien auf:
    • Die Lieferanteninformationen fehlen auf der Rechnung.
    • Die Lieferanteninformationen auf der Rechnung stimmen nicht mit den Informationen auf der Bestellung überein, wenn die Rechnung vom Typ „Bestellung“ ist.
    • Die Tabelle „Zuordnung der juristischen Person des Lieferanten“ (sn_fin_supplier_detail) enthält keinen Datensatz mit einer Kombination aus den Feldern „Invoice.Supplier“ und „Invoice.legal_Entity“
    • In der Tabelle „Zuordnung der juristischen Person des Lieferanten“ (sn_fin_supplier_detail) ist für den Lieferanten eines der folgenden Attribute auf „wahr“ festgelegt:
      • Zahlung zurückhalten: Gibt an, dass die Rechnungszahlung für den Lieferanten zurückgehalten wird
      • Buchung zurückhalten: Gibt an, dass die Rechnungsbuchung für den Lieferanten in den Wartestatus gesetzt wird

    Diese Ausnahme ist eine Ausnahme auf Headerebene.

    		 Gehen Sie folgendermaßen vor, um diese Rechnungsausnahme zu beheben:
    • Wenn die Lieferanteninformationen auf der Rechnung fehlen, gehen Sie wie folgt vor:
      1. Melden Sie sich mit der Rolle Kreditorenbuchhaltungsspezialist (sn_ap_apm.accounts_payable_specialist) bei der Anwendung an.
      2. Füllen Sie einen gültigen Lieferanten und eine gültige juristische Person aus.
    • Wenn die Lieferanteninformationen auf der Rechnung nicht mit denen auf der Bestellung übereinstimmen, gehen Sie wie folgt vor:
      1. Melden Sie sich mit der Rolle Kreditorenbuchhaltungsspezialist (sn_ap_apm.accounts_payable_specialist) bei der Anwendung an.
      2. Aktualisieren Sie die Lieferanteninformationen auf der Rechnung, um sie mit denen auf der Bestellung abzugleichen.
    • Wenn die Tabelle „Zuordnung der juristischen Person des Lieferanten“ (sn_fin_supplier_detail) keinen Datensatz mit einer Kombination aus „Invoice.Supplier“ und „Invoice.legal_Entity“ enthält, gehen Sie folgendermaßen vor:

      1. Melden Sie sich mit der Rolle „Lieferantenaktivierungsmanager“ (sn_fin.supplier_payment_info_write) an.

      2. Fügen Sie einen Datensatz mit der Kombination der Felder „Rechnung.Lieferant – Rechnung.LegalEntität“ in der Tabelle „Zuordnung der juristischen Person des Lieferanten“ (sn_fin_supplier_detail) hinzu.
    • Wenn die Attribute „Zahlung zurückhalten“ und „Buchung zurückhalten“ des Lieferanten in der Tabelle „Zuordnung der juristischen Person des Lieferanten“ auf „wahr“ festgelegt sind, gehen Sie wie folgt vor:

      1. Melden Sie sich mit der Rolle „Lieferantenaktivierungsmanager“ (sn_fin.supplier_payment_info_write) an.

      2. Führen Sie die erforderlichen Aktionen aus, um Sperren aus Rechnungen zu entfernen, um die Zahlung und Buchung der Rechnungen zu ermöglichen.
    		 Bestellrechnung und nicht-PO-Rechnung
    Unzureichende Mittel (Mengenabweichung) Diese Ausnahme tritt auf, wenn die Gesamtmenge der zuvor fakturierten Rechnungen und der aktuellen Rechnung, die in Bearbeitung ist, größer wird als die jeweilige Bestellpositionsmenge.

    Diese Ausnahme ist eine Ausnahme auf Positionsebene.

    Um diese Rechnungsausnahme zu lösen, müssen Sie die Bestellung bearbeiten. Weitere Informationen finden Sie unter Bearbeiten Sie einen Einkauf für eine Ausnahme für eine Rechnung mit unzureichenden Mitteln.

    		 Um diese Rechnungsausnahme zu lösen, müssen Sie die Bestellung bearbeiten. Weitere Informationen finden Sie unter Bearbeiten Sie einen Einkauf für eine Ausnahme für eine Rechnung mit unzureichenden Mitteln. Bestellrechnung
    Unzureichende Mittel (Positionsbetragsabweichung) Diese Ausnahme tritt auf, wenn Bestellpositionen nicht über ausreichende Mittel verfügen, um die aktuelle Rechnung zu verarbeiten, die in Bearbeitung ist.

    Diese Ausnahme ist eine Ausnahme auf Positionsebene.

    		 Um diese Rechnungsausnahme zu lösen, müssen Sie die Bestellung bearbeiten. Weitere Informationen finden Sie unter Bearbeiten Sie einen Einkauf für eine Ausnahme für eine Rechnung mit unzureichenden Mitteln. Bestellrechnung
    Unzureichender Warenempfang Diese Ausnahme tritt auf, wenn mindestens eine Rechnungsposition nicht über ausreichende Belege zur Verarbeitung der Rechnung verfügt.

    Diese Ausnahme ist eine Ausnahme auf Positionsebene.
    Lösen der Ausnahme für unzureichenden Wareneingang, wenn PSM installiert ist
    Wenn Sourcing and Procurement Operations(PSM) ist installiert, und wenn keine Belegaufgabe für die Bestellposition vorhanden ist, Rechnungsbearbeitung für KreditorenbuchhaltungErstellt eine Belegaufgabe und zeigt die Aufgabe in an Zugehörige Aufgaben Registerkarte des Ausnahmeformulars. Weitere Informationen finden Sie unter Rechnungsausnahmeformular.

    Die Belegaufgabe wird dem in angegebenen Anwender zugewiesen Empfänger Feld in der Bestellposition. Der Empfänger muss über die Rolle „sn_shop.acknowledgement_task_owner“ verfügen, um die Belegaufgabe von abzuschließen Mitarbeiter-Center.

    Weitere Informationen finden Sie unter Bestätigen Sie den Eingang Ihrer Bestellung von Mitarbeiter-Center.

    Lösen der Ausnahme für unzureichenden Wareneingang, wenn PSM nicht installiert ist
    Wenn Sourcing and Procurement OperationsIst nicht installiert, muss der Kreditorenspezialist manuell eine Ausnahmeaufgabe erstellen, die dem Geschäftsinhaber zugewiesen ist. Der Geschäftsinhaber muss diese Aufgabe in als abgeschlossen markieren Mitarbeiter-Center. Weitere Informationen finden Sie unter Markieren Sie eine Ausnahmeaufgabe als abgeschlossen ab Mitarbeiter-Center.
    		 Bestellrechnung
    Gültige Codierung erforderlich Diese Ausnahme tritt auf, wenn für mindestens eine Rechnungsposition die folgenden Informationen fehlen:
    • Hauptkonto
    • Steuercode
    • Kostenstelle

    Diese Ausnahme ist eine Ausnahme auf Positionsebene.

    		 Gehen Sie folgendermaßen vor, um diese Rechnungspositionsausnahme zu beheben:
    1. Melden Sie sich mit der Rolle Kreditorenbuchhaltungsspezialist (sn_ap_apm.accounts_payable_specialist) bei der Anwendung an.
    2. Füllen Sie das Hauptkonto, den Steuercode und die Kostenstelleninformationen für alle Rechnungspositionen aus.
    		 Po-Rechnung und nicht-Po-Rechnung
    Erforderliche Informationen fehlen Diese Ausnahme tritt auf, wenn mindestens ein Feld der folgenden Felder auf der Rechnung fehlt:
    • Zahlungsbedingungen
    • Rechnungstyp
    • Lieferant
    • Rechnungsbetrag
    • Rechnungsdatum
    • Juristische Person

    Diese Ausnahme ist eine Ausnahme auf Headerebene.

    		 Gehen Sie folgendermaßen vor, um diese Rechnungsausnahme zu beheben:
    1. Melden Sie sich mit der Rolle Kreditorenbuchhaltungsspezialist (sn_ap_apm.accounts_payable_specialist) bei der Anwendung an.
    2. Füllen Sie die folgenden Felder auf der Rechnung aus:
      • Zahlungsbedingungen
      • Rechnungstyp
      • Lieferant
      • Rechnungsbetrag
      • Rechnungsdatum
      • Juristische Person
    		 Po-Rechnung und nicht-Po-Rechnung
    Geschäftsinhaber fehlt oder ist ungültig Diese Ausnahme tritt auf, wenn der Geschäftsinhaber der Rechnung fehlt oder inaktiv ist oder sich von dem in der Bestellung genannten Geschäftsinhaber unterscheidet (wenn die Rechnung vom Typ „PO“ ist).

    Diese Ausnahme ist eine Ausnahme auf Headerebene.

    		 Gehen Sie folgendermaßen vor, um diese Rechnungsausnahme zu beheben:
    1. Melden Sie sich mit der Rolle Kreditorenbuchhaltungsspezialist (sn_ap_apm.accounts_payable_specialist) bei der Anwendung an.
    2. Aktualisieren Sie das Feld „gültiger Geschäftsinhaber“ in der Rechnungsposition.
    		 Po-Rechnung und nicht-Po-Rechnung
    Abweichung des Steuerbetrags nach oben Diese Ausnahme tritt auf, wenn der Steuerbetrag des Lieferanten größer als der Systemsteuerbetrag ist. Gehen Sie folgendermaßen vor, um diese Rechnungsausnahme zu beheben:
    1. Melden Sie sich mit der Rolle Kreditorenbuchhaltungsspezialist (sn_ap_apm.accounts_payable_specialist) bei der Anwendung an.
    2. Nehmen Sie die erforderlichen Korrekturen an der Lieferantensteuer und der Systemsteuer für alle Rechnungspositionen vor.
    3. Sie können entweder Systemsteuer oder Lieferantensteuer akzeptieren.
    		 Bestellrechnung, nicht-Bestellrechnung und Gutschrift
    Abweichung des Steuerbetrags nach unten Diese Ausnahme tritt auf, wenn der Steuerbetrag des Lieferanten kleiner als der Systemsteuerbetrag ist. Gehen Sie folgendermaßen vor, um diese Rechnungsausnahme zu beheben:
    1. Melden Sie sich mit der Rolle Kreditorenbuchhaltungsspezialist (sn_ap_apm.accounts_payable_specialist) bei der Anwendung an.
    2. Nehmen Sie die erforderlichen Korrekturen an der Lieferantensteuer und der Systemsteuer für alle Rechnungspositionen vor.
    3. Sie können entweder Systemsteuer oder Lieferantensteuer akzeptieren.
    		 Bestellrechnung, nicht-Bestellrechnung und Gutschrift
    Rechnung ist nicht ausgeglichen Diese Ausnahme tritt auf, wenn die Summe der Zwischensummen der Rechnungspositionen mit dem Zwischensummenbetrag im Header übereinstimmen muss. Gehen Sie folgendermaßen vor, um diese Rechnungsausnahme zu beheben:
    1. Melden Sie sich mit der Rolle Kreditorenbuchhaltungsspezialist (sn_ap_apm.accounts_payable_specialist) bei der Anwendung an.
    2. Nehmen Sie die erforderlichen Korrekturen an der Zwischensumme vor, damit die Summe der Zwischensummen der Rechnungspositionen mit dem Rechnungskopfbetrag übereinstimmt.
    		 Bestellrechnung, nicht-Bestellrechnung und Gutschrift
    Unzureichende Mittel (Header-Betragsabweichung) Diese Ausnahme tritt auf, wenn die Bestellung nicht über einen ausreichenden Saldo verfügt, um die Rechnung zu verarbeiten. Gehen Sie folgendermaßen vor, um diese Rechnungsausnahme zu beheben:
    1. Melden Sie sich mit der Rolle Kreditorenbuchhaltungsspezialist (sn_ap_apm.accounts_payable_specialist) bei der Anwendung an.
    2. Nehmen Sie die erforderlichen Korrekturen am Rechnungsbetrag vor, damit die Summe aller Rechnungen im Zusammenhang mit dem Bestellbetrag (in Bearbeitung oder bezahlt) kleiner als der Gesamtbestellungsbetrag sein muss.
    		 Bestellrechnung
    Abweichung beim Stückpreis der Position Diese Ausnahme tritt aufgrund einer Differenz beim Stückpreis von Rechnungsposition und Bestellung auf. Gehen Sie folgendermaßen vor, um diese Rechnungsausnahme zu beheben:
    1. Melden Sie sich mit der Rolle Kreditorenbuchhaltungsspezialist (sn_ap_apm.accounts_payable_specialist) bei der Anwendung an.
    2. Nehmen Sie die erforderlichen Korrekturen am Stückpreis der Rechnungsposition vor, damit er dem Stückpreis der Bestellposition entspricht.
    		 Bestellrechnung, Gutschrift
    Unvollständige Gutschrift Diese Ausnahme tritt auf, wenn eine der folgenden Elemente auf einer Gutschriftenrechnung fehlt:
    • Nummer der Originalrechnung
    • Originalrechnung
    • Bestellung
    		 Gehen Sie folgendermaßen vor, um diese Rechnungsausnahme zu beheben:
    1. Melden Sie sich mit der Rolle Kreditorenbuchhaltungsspezialist (sn_ap_apm.accounts_payable_specialist) bei der Anwendung an.
    2. Nehmen Sie die erforderlichen Korrekturen an der Rechnung vor, indem Sie die Felder „Originalrechnungsnummer“, „Originalrechnung“ und „Bestellung“ ausfüllen.
    		 Gutschrift
    Unzureichender Abrechnungsbetrag in der Bestellung Diese Ausnahme tritt auf, wenn die Bestellung nicht über eine ausreichende Abrechnungsmenge oder einen ausreichenden Betrag verfügt, um die Gutschriftrechnung zu verarbeiten. Gehen Sie folgendermaßen vor, um diese Rechnungsausnahme zu beheben:
    1. Melden Sie sich mit der Rolle Kreditorenbuchhaltungsspezialist (sn_ap_apm.accounts_payable_specialist) bei der Anwendung an.
    2. Nehmen Sie die erforderlichen Korrekturen am Rechnungspositionsbetrag vor, sodass der Positionsbetrag die Summe des Bestellpositionsbetrags und anderer Gutschriften (genehmigt oder Genehmigung ausstehend) im Zusammenhang mit der Bestellposition nicht überschreitet.
    		 Gutschrift
    Fehlende Steuerinformationen Diese Ausnahme tritt auf, wenn Steuerpositionsinformationen in einer Rechnung fehlen. Dies ist eine Ausnahme auf Headerebene. Gehen Sie folgendermaßen vor, um diese Rechnungsausnahme zu beheben:
    1. Melden Sie sich mit der Rolle Kreditorenbuchhaltungsspezialist (sn_ap_apm.accounts_payable_specialist) bei der Anwendung an.
    2. Fügen Sie der Rechnung mithilfe von Steuerpositionsdetails hinzu Fügen Sie Steuer hinzu Schaltfläche.
      Hinweis:
      Die Abweichung des Steuerbetrags unter dem Steuerbetrag und die Abweichung des Steuerbetrags sind von der Ausnahme für fehlende Steuerinformationen abhängig.
    		 Bestellrechnung, nicht-Bestellrechnung und Gutschrift

    Standardmäßig ist die Ausnahme-Engine so konfiguriert, dass sie alle 5 Minuten über ausgeführt wird Ausnahmeüberwachungsauftrag . Dies ist eine geplante Aufgabe, die im Status standardmäßig inaktiv ist. Informationen zum Aktivieren der geplanten Aufgabe finden Sie unter Aktivieren Sie den Zeitplaner für die Überwachung von Ausnahmen.

    Sie können die Ausnahme-Engine jedoch auch manuell ausführen. Weitere Informationen finden Sie unter Überprüfen Sie auf Rechnungsausnahmen für eine einzelne Rechnung.

    Wenn Sie die Ausnahme-Engine manuell für eine einzelne Rechnung ausführen, überprüft sie nur für diese Rechnung auf Ausnahmen, während die automatisierte Ausnahme-Engine auf Ausnahmen für alle Rechnungen überprüft, die für die Ausnahmeprüfung gültig sind.

    Sie können eine Ausnahme umgehen, wenn diese Ausnahme nicht für eine Rechnung gilt. Weitere Informationen finden Sie unter Umgehen Sie eine Rechnungsausnahme.

    Die Accounts Payable OperationsDie Ausnahme-Engine findet Ausnahmen und listet sie auf der Listenseite von auf Source-to-Pay-Arbeitsbereich. Zeigen Sie die Liste der Ausnahmen an, indem Sie zu navigieren Alle > Accounts Payable Operations > Verbindlichkeiten-Arbeitsbereichan.

    Wählen Sie im Arbeitsbereich das Listensymbol aus ( Listensymbol) Und führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
    • Navigieren zu Listen > Meine Arbeit > Meine offenen Rechnungsausnahmenan.
    • Navigieren zu Listen > Alle Arbeiten > Alle offenen Rechnungsausnahmenan.

    Der Kreditorenspezialist kann die Rechnungsausnahmen analysieren, Ausnahmeaufgaben erstellen und diese Aufgaben den relevanten Personen zuweisen, um die Ausnahmen zu beheben und den Fall zu lösen. Weitere Informationen finden Sie unter Arbeiten Sie an einer Rechnungsausnahme.