Gruppierung und Sequenzierung der Genehmigungsregel

Als Beschaffungsadministrator können Sie Genehmigungsregeln Genehmigungsgruppen zuordnen und die Reihenfolge definieren, um festzulegen, wann diese Regeln ausgelöst werden sollen. Mit dieser Zuordnung wird eine Reihe von Genehmigungsregeln innerhalb einer Regelgruppe sequenziell ausgelöst, anstatt alle gleichzeitig auszuwerten.

Wenn Sie beispielsweise ein IT-bezogenes Produkt erwerben, kann ein Manager zuerst den Kauf genehmigen, bevor er ihn zur Genehmigung an die IT-Abteilung sendet.

Regeln innerhalb einer Genehmigungsgruppe werden nur ausgewertet, wenn alle darin enthaltenen Regeln erfüllt sind. Wenn mehrere Genehmigungsgruppen vorhanden sind, werden alle Gruppen gleichzeitig ausgewertet. Für Genehmigungsregeln, denen keine Genehmigungsgruppe zugeordnet ist, wird die Bewertung unverändert und gleichzeitig mit Regeln durchgeführt, die Genehmigungsgruppen zugeordnet sind. Standardmäßig werden alle Regeln in einer Genehmigungsgruppe auch unabhängig ausgewertet. Wenn eine Regelgruppe zufrieden ist, müssen die einzelnen Regeln nicht ausgewertet werden. Dies verhindert, dass ein Beschaffungsadministrator doppelte Regeln erstellt, die unabhängig und auch im Kontext einer Genehmigungsgruppe ausgewertet werden müssen.

Berücksichtigen Sie die folgenden Szenarien:

Szenario 1

• Bestellanforderungsbetrag beträgt 8.000 USD
• Der Stellencode des Geschäftsinhabers ist IC3, die Kostenstelle ist „Technik“
• Die Hierarchie des leitenden Stellencodes des Geschäftsinhabers ist IC3 => M3 => M4 => CFO

Abbildung : 1. Genehmigungsregeln A und B

• Ohne Regelgruppen- und Gruppensequenzierung werden Genehmigungsregeln A und B gleichzeitig ausgelöst.
• Bei der Regelgruppen- und Gruppensequenzierung wird zuerst Genehmigungsregel A ausgelöst, gefolgt von Genehmigungsregel B, wenn A abgeschlossen ist.

Szenario 2

• Der Bestellanforderungsbetrag beträgt 8.000 USD, das Lieferantenprodukt gehört zur XYZ-Produktkategorie
• Der Stellencode des Geschäftsinhabers ist IC3, die Kostenstelle ist „Technik“
• Die Hierarchie des leitenden Stellencodes des Geschäftsinhabers ist IC3 => M3 => M4 => CFO

Abbildung : 2. Genehmigungsregeln A, B und C

• Ohne Regelgruppen- und Gruppensequenzierung werden Genehmigungsregeln A, B und C gleichzeitig ausgelöst.
• Bei der Regelgruppen- und Gruppensequenzierung werden zuerst die Genehmigungsregeln A und C ausgelöst, gefolgt von der Genehmigungsregel B, wenn A abgeschlossen ist.

Szenario 3

• Ein Kauf für 120 USD
• Ein weiterer Einkauf für 95 USD

Abbildung : 3. Genehmigungsregeln A, B, C und D

• Ohne Regelgruppen- und Gruppensequenzierung werden Genehmigungsregeln A, B, C und D gleichzeitig ausgelöst.
• Bei der Regelgruppen- und Gruppensequenzierung werden zuerst die Genehmigungsregeln A und D ausgelöst, gefolgt von den Genehmigungsregeln B und C, wenn A abgeschlossen ist.

Genehmigungsgruppendetails werden in der Tabelle „Genehmigungsgruppe“ gespeichert. Innerhalb jeder Genehmigungsgruppe gibt es eine zugehörige Liste für die Zusammensetzung der Genehmigungsregel, um die Reihenfolge der Auswertung der Genehmigungsregel innerhalb dieser spezifischen Gruppe zu definieren.

Auswirkung von Regelgruppen und Sequenzierung auf die Eigenschaft „Genehmigung erneut senden“ für Neubewertung

Wenn Genehmigungsregeln ausgelöst werden, die zu einer Regelgruppe gehören, gilt die Eigenschaft „Genehmigung für Neubewertung erneut senden“ nur, wenn die gleichen Regeln innerhalb dieser Regelgruppe infolge einer Zusammenführung oder Überarbeitung erfüllt sind.

In dem Szenario, in dem Regeln vorhanden sind, die zu einer Gruppe gehören und auch unabhängig ausgewertet werden, gilt die Eigenschaft „Genehmigung für Neubewertung erneut senden“ nur, wenn dieselben Regeln innerhalb der Gruppe ausgelöst werden. Für Regeln, die nicht zu einer Gruppe gehören, verhält sich die Eigenschaft unverändert.

Beispiel: In Szenario 2:

• Wenn die Eigenschaft „Genehmigung für Neubewertung erneut senden“ auf „Nein“ festgelegt ist und aufgrund einer Überarbeitung Genehmigungsregel A erfüllt ist, Regel B nicht erfüllt ist und Regel C erfüllt ist, werden Genehmigungen für Regel A erneut an den Genehmiger gesendet
• Wenn die Eigenschaft auf „Nein“ festgelegt ist und die Regeln A, B und C infolge einer Überarbeitung erfüllt sind, werden die Genehmigungen nicht erneut gesendet.
• Wenn die Eigenschaft auf „Ja“ festgelegt ist und die Regeln A, B und C als Ergebnis einer Überarbeitung erfüllt sind, werden alle Genehmigungen erneut gesendet.
• Wenn die Eigenschaft auf „Ja“ festgelegt ist und die Regeln A, C und eine neue Regel D als Ergebnis einer Überarbeitung erfüllt sind, werden die Genehmigungen A und C erneut gesendet, und eine neue Genehmigung D wird gesendet.