Überprüfen und aktualisieren Sie fehlende Hauptbuchdetails im Playbook

Überprüfen und aktualisieren Sie fehlende Rechnungslegungsdetails im Beschaffungs-Playbook. Wenn ein Käufer mehrere Produkte von einem einzigen Lieferanten auscheckt, werden mehrere Bestellanforderungspositionen (PRLs) generiert, von denen einige potenziell fehlende Hauptbuchhaltungsdetails enthalten können.

Vorbereitungen

Erforderliche Rolle: Erfüller, Service Desk-Mitarbeiter

Prozedur

1. Navigieren zu Alle > Fallmanagement für die Beschaffung > Source-to-Pay-Arbeitsbereichan.
2. Wählen Sie das Listensymbol aus ( ) Und auswählen
3. Alle Arbeiten > Fällean.
4. Öffnen Sie einen Beschaffungsfall mit Filterkriterien, die auf festgelegt sind Überprüfung der Hauptbuchcodierung Und Status Legen Sie den Wert auf „in Überprüfung“ fest.
5. Führen Sie die Schritte in den verschiedenen Phasen und Aktivitäten der Felder „Buchhaltung verifizieren und genehmigen“ im PRL-Playbook aus.

   Phase	Aktivität	Aktivitätsdetails
   Fall überprüfen	Fall zuweisen	Verwenden Sie diese Aktivität, um den Fall einer anderen Person zuzuweisen oder den Fall Ihnen zugewiesen zu lassen. Sie können Folgendes tun: In Zugewiesen an Suchen Sie das Feld, suchen Sie nach der Person, der Sie den Fall zuweisen möchten, und wählen Sie sie aus. In Kurzbeschreibung Feld, aktualisieren Sie die Beschreibung für den Fall. Wählen Sie eine der folgenden Aktionen aus: Wählen Sie Aus Speichern Um Ihre Änderungen zu speichern. Wählen Sie Aus Arbeit beginnen Um mit der Bearbeitung des Falls zu beginnen.
   Buchhaltungsfelder für PRL verifizieren und genehmigen	Überprüfen Sie PRLs mit fehlenden Informationen zum Hauptbuchkonto	Mit dieser Aktivität können Sie die PRLs überprüfen und aktualisieren. Wählen Sie eine PRL aus, überprüfen Sie die fehlenden Hauptbuchhaltungsdetails, aktualisieren Sie sie, und wählen Sie dann aus Speichern . Einige Beispiele für möglicherweise fehlende Informationen sind Investitionsaufwand, Ausgaben- und Vorauszahlungskonten. Die PRL wird mit Hauptbuchhaltungsdetails aktualisiert. Die Optionen sind: Fahren Sie Fort : Wählen Sie diese Option aus, um zur nächsten Phase und Aktivität zu wechseln. Liste Öffnen : Wählen Sie diese Option aus, um eine Liste von PRLs anzuzeigen.
   Fall schließen	Anfordernde Person benachrichtigen	Verwenden Sie diese Aktivität, um der anfordernden Person eine E-Mail zu senden, dass die Buchungsfelder in der PRL verifiziert und genehmigt wurden. Ein E-Mail-Entwurf wird mit vorab ausgefüllten Daten in angezeigt Betreff Feld. Der E-Mail-Text ist mit dem entsprechenden Text vorab ausgefüllt. Wählen Sie eine der folgenden Aktionen aus: E-Mail Senden : Sendet die E-Mail sofort. Überspringen : Überspringt diese Aktivität und wechselt zur nächsten Aktivität.
   	Fall abschließen	Verwenden Sie diese Aktivität, um Arbeitsnotizen hinzuzufügen und den Fall zu schließen. Gehen Sie wie folgt vor: In Arbeitsnotizen Feld, fügen Sie Kommentare zum Fall hinzu. In Abschlussnotizen Feld, fügen Sie alle abschließenden Kommentare hinzu. Wählen Sie Aus Fall abschließen . Aktualisiert den Fall auf „Abgeschlossen“.

Ergebnisse

Der Beschaffungsfall wird mit gültigen Hauptbuchkontodetails aktualisiert, und das Playbook wird geschlossen.