Bearbeiten Sie eine Bestellanforderung im Playbook

  • Freigeben Version: Yokohama
  • Aktualisiert 30. Januar 2025
  • 2 Minuten Lesedauer

    • Verwenden Sie das Procurement-Playbook, um die Überarbeitungsanforderungen für die Menge des Produkts oder Lieferorts zu genehmigen oder abzulehnen.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: sn_spend_PSD.admin, Service Desk-Mitarbeiter, Erfüller

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Als Agent können Sie die Anforderungen anzeigen, Aufgaben für mehrere Workflow-Aktivitäten abschließen und komplexe Vorgänge über ein einheitliches Playbook verwalten. Das Playbook bietet Service Desk-Mitarbeitern eine automatisierte Möglichkeit, den Gesamtprozess in einem aufgabenorientierten Format zu visualisieren.

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > Fallmanagement für die Beschaffung > Source-to-Pay-Arbeitsbereichan.
    2. Wählen Sie das Listensymbol aus ( Listensymbol.) Und auswählen Alle Arbeiten > Fällean.
    3. Wählen Sie einen Fall vom Typ aus Bearbeiten Sie einen Einkauf .
      Hinweis:
      Nachdem die Überarbeitungsanforderung ausgelöst wurde, wurde der Status sowohl für die Bestellanforderung als auch für die Bestellposition in „Ausstehende Überarbeitung“ geändert. Denken Sie daran, dass Bearbeiten Option ist für Käufe im Status „Abschließen“ nicht verfügbar. Sie können alle zugehörigen Informationen in anzeigen Details Und Informationen zu den Beschaffungsfallpositionen, -Aufgaben und dem ursprünglichen Einkauf in Beschaffungsfallpositionen , Einkaufsaufgaben , Zugehörige Arbeit , Und Ursprünglicher Kauf Registerkarten.
      Die Playbook Die Registerkarte wird mit geöffnet Bearbeiten Sie eine Bestellanforderung Abschnitt.
    4. Führen Sie die Schritte in den verschiedenen Phasen und Aktivitäten des Playbooks „Bestellanforderung bearbeiten“ aus.
      Phase Aktivität Aktivitätsdetails
      Fall überprüfen Fall zuweisen Verwenden Sie diese Aktivität, um den Fall einer anderen Person zuzuweisen oder den Fall Ihnen zugewiesen zu lassen.

      Sie können Folgendes tun:

      • In Zugewiesen an Suchen Sie das Feld, suchen Sie nach der Person, der Sie den Fall zuweisen möchten, und wählen Sie sie aus.
      • In Kurzbeschreibung Feld, aktualisieren Sie die Beschreibung für den Fall.
      • Wählen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
        • Wählen Sie Aus Speichern Um Ihre Änderungen zu speichern.
        • Wählen Sie Aus Arbeit beginnen Um mit der Bearbeitung des Falls zu beginnen.
      Aufnehmen und bewerten Vom Käufer angeforderte Änderungen Diese Aktivität wird automatisch abgeschlossen.
      Anforderung zur PR-Bearbeitung bestätigen oder ablehnen Mit dieser Aktivität können Sie die anfängliche Anforderung überprüfen und die Anforderung zum Bearbeiten der PR bestätigen oder ablehnen. Verfügbare Optionen:
      • Bestätigen : Wenn Sie bestätigen, können Sie die überarbeitete Bestellanforderung oder Bestellanforderungsposition mit aktualisierter Menge und aktualisiertem Standort überprüfen. Bei erfolgreicher Aktualisierung wird die Anforderung zum Bearbeiten einer Bestellanforderung automatisch geschlossen.
      • Ablehnen : Wenn Sie ablehnen, müssen Sie sich an den Lieferanten wenden und bestätigen, ob die Bestellung abgelehnt werden kann. Wenn ein Lieferant eine Stornierung zulässt, ändert sich die Anforderung in den Status „als abgelehnt geschlossen“.
      PR-Bearbeitung verarbeiten PR mit neuen Details aktualisieren Diese Aktivität aktualisiert die PR mit neuen Details und wird automatisch abgeschlossen.
      Fall schließen Anfordernde Person benachrichtigen

      Verwenden Sie diese Aktivität, um dem Geschäftsinhaber per E-Mail zu bestätigen, dass Positionen aus seiner Bestellanforderung erfolgreich bearbeitet wurden.

      Ein E-Mail-Entwurf wird mit vorab ausgefüllten Daten in angezeigt Betreff Feld. Der E-Mail-Text ist mit dem entsprechenden Text vorab ausgefüllt.

      Wählen Sie Aus E-Mail Senden Zum Senden der E-Mail.
      Fall abschließen

      Verwenden Sie diese Aktivität, um Arbeitsnotizen hinzuzufügen und den Fall zu schließen.

      Gehen Sie wie folgt vor:
      • In Arbeitsnotizen Feld, fügen Sie Kommentare zum Fall hinzu.
      • In Abschlussnotizen Feld, fügen Sie alle abschließenden Kommentare hinzu.
      • Wählen Sie Aus Fall abschließen .
      Aktualisiert den Fall auf „Abgeschlossen“.
      Fall auf „Abgeschlossen“ aktualisieren Nachdem die PR aktualisiert wurde, wird die Anforderung zum Bearbeiten einer PR automatisch geschlossen.

    Ergebnisse

    Die Anforderung aktualisiert die Bestellanforderung oder die Einzelposition mit der überarbeiteten Menge oder dem überarbeiteten Standort. Außerdem wird eine neue Karte vom Überarbeitungstyp erstellt, über die der Käufer und die Genehmiger kommunizieren können. Diese Karte kann vom Käufer aus angezeigt werden Meine Einkäufe .