Utiliser des listes dans l'espace de travail

Ouvrez une liste des enregistrements dans l’espace de travail afin de pouvoir en choisir un sur lequel travailler.

Avant de commencer

Rôle requis : workspace_user

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

La vue de liste vous permet d’afficher les informations de haut niveau pour tous les enregistrements dans un filtre de liste. Normalement, cliquer sur un champ dans un enregistrement d’une liste ouvre cet enregistrement. Si le champ est cliquable (référence, ID de document ou URL), cliquer dessus n’ouvre pas l’enregistrement, mais l’enregistrement ou l’URL vers lequel pointe le champ cliquable.

Last refreshed Indique depuis combien de temps les valeurs de la liste ont été actualisées pour la dernière fois. Pour actualiser les valeurs, actualisez la page.

Chaque liste est associée à une URL. Vous pouvez placer un signet sur une liste pour activer un accès rapide à celle-ci.

Voici comment ouvrir une liste pour rechercher les enregistrements sur lesquels vous souhaitez travailler.

Procédure

1. Cliquez sur l'icône Liste ().
2. Recherchez une catégorie de liste qui contient les enregistrements sur lesquels vous souhaitez travailler, par exemple, Tâches.
3. Cliquez sur l’un des filtres de liste situés en dessous.

   Par exemple, sous Tâches, vous pouvez cliquer sur un filtre de liste appelé Mon travail. Cela ouvrira une liste des enregistrements de tâches qui vous sont affectés. Le titre du filtre de liste et le nombre d’enregistrements dans la liste apparaissent en haut de la liste. Dans l’image précédente, la liste Tout contient 8383 enregistrements.

4. Facultatif : Pour prévisualiser un enregistrement avant de l’ouvrir, déplacez votre souris sur un enregistrement et cliquez sur l’icône d’information ( ).
   
   Un panneau latéral s’ouvre pour afficher l’enregistrement.
5. Facultatif : Pour passer à une autre page d’enregistrements, cliquez sur un numéro de page ou sur l’une des flèches pour avancer ou reculer d’une page, ou vers la première ou la dernière page d’enregistrements.

   

6. Facultatif : Pour modifier le nombre d’enregistrements affichés sur une page, cliquez sur le nombre à côté des lignes par page et sélectionnez un numéro dans le menu.
   
7. Cliquez sur un numéro d’enregistrement pour l’ouvrir.
8. Facultatif : Pour exporter les enregistrements d’une liste dans l’un des formats suivants : CSV, XLSX, JSON ou PDF, cliquez sur l’icône d’engrenage et sélectionnez Exporter.

Que faire ensuite

Maintenant que vous savez comment ouvrir une liste et les enregistrements qu’elle contient, découvrez comment modifier les enregistrements dans la vue de liste.

Modifier les enregistrements dans la vue de liste

Effectuez des mises à jour d’un enregistrement directement à partir d’une liste, sans quitter la liste.

Avant de commencer

Rôle requis : agent_workspace_user

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Vous pouvez réviser un ou plusieurs enregistrements dans la vue de listes. Pour en savoir plus sur un enregistrement avant de le modifier, affichez-le et révisez-le dans la vue d’enregistrement.

Procédure

1. Révisez un enregistrement unique à partir d’une liste.
   1. Cliquez sur l’icône Ouvrir l’aperçu icône .

      L’enregistrement s’ouvre.

      

   2. Révisez les valeurs dans les champs et cliquez sur Mettre à jour.
2. Facultatif : Révisez plusieurs enregistrements à la fois.
   1. Dans la vue de liste, cochez les cases à gauche de tous les enregistrements que vous souhaitez réviser.
      
   2. Cliquez sur Modifier.
      Un volet d’aperçu s’ouvre et affiche les champs que vous pouvez modifier dans les enregistrements sélectionnés.

      

   3. Révisez les valeurs dans les champs et cliquez sur Mettre à jour.

Que faire ensuite

Maintenant que vous savez comment modifier un enregistrement dans la vue de listes, découvrez comment trier et filtrer les enregistrements affichés dans une liste.

Trier les enregistrements dans des listes

Triez les enregistrements affichés dans la vue de liste pour trouver plus facilement ceux sur lesquels vous souhaitez travailler.

Avant de commencer

Rôle requis : agent_workspace_user

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Les listes filtrées peuvent contenir des milliers d’enregistrements. Les trier par valeurs de champ peut vous aider à trouver les enregistrements sur lesquels vous souhaitez travailler. Vous pouvez trier l’ensemble de la liste en fonction de l’une des colonnes de la liste.

Procédure

1. Pour modifier le champ par lequel les enregistrements sont triés, double-cliquez sur un en-tête de colonne.
   Une icône de pointe de flèche ( ) apparaît à droite de l’en-tête de colonne sur lequel vous avez cliqué et l’espace de travail trie la liste des enregistrements en fonction des valeurs de cette colonne. Une pointe de flèche pointée vers le bas signifie que les valeurs sont triées de la valeur la plus élevée à la valeur la plus basse.

   

2. Facultatif : Pour inverser l’ordre de tri, cliquez sur l’icône en forme de flèche pour que la pointe de flèche change de direction.

Que faire ensuite

Au lieu de trier les enregistrements, vous pouvez Filtrer les enregistrements dans des listes réduire le nombre d’enregistrements affichés dans la vue de liste.

Filtrer les enregistrements dans des listes

Filtrez les enregistrements pour réduire le nombre d’enregistrements affichés dans la vue de liste afin de trouver ceux sur lesquels vous souhaitez travailler.

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Rôle requis : agent_workspace_user

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Le filtrage supprime les enregistrements d’une liste afin que vous puissiez afficher uniquement ceux sur lesquels vous souhaitez travailler.

L’espace de travail fournit les méthodes suivantes de filtrage des enregistrements affichés dans une liste :

• Utilisez l’icône de filtre ( ).
• Filtrez directement dans la liste à l’aide de l’en-tête de colonne.
• Filtrez directement dans la liste à l’aide des valeurs des colonnes.

Procédure

1. Pour filtrer les enregistrements à l’aide de l’icône de filtre ( ) :
   1. Cliquez sur l’icône de filtre ( ).
   2. Cliquez sur Vue avancée.
   3. Utilisez le créateur de condition pour spécifier les conditions qu’une ou plusieurs valeurs de champ doivent remplir pour qu’un enregistrement apparaisse dans la liste.
      Par exemple, [Actif][est][vrai] et [Urgence][est][1- Élevée].
   4. Facultatif : Pour ajouter d’autres conditions, cliquez sur Nouvel ensemble de conditions et indiquez une condition.
   5. Facultatif : Sélectionnez Enregistrer le filtre, entrez un nom de filtre et choisissez les autorisations pour déterminer qui peut utiliser le filtre.
      Récupérez le filtre en sélectionnant Utiliser un filtre existant, puis sélectionnez le filtre.
   6. Cliquez sur Mettre à jour.

      L’icône de filtre de liste indique le nombre de conditions qui s’appliquent à la liste actuelle.

2. Filtrez les enregistrements en fonction des valeurs de champ affichées.
   Vous pouvez travailler directement avec des colonnes de liste pour filtrer les enregistrements.
   1. Cliquez sur l’icône Autres actions d’interface utilisateur icône à droite d’un en-tête de colonne.
   2. Cliquez sur l’icône de pointe de flèche pointant vers le bas ( ) et sélectionnez une condition de filtre, par exemple n’est pas, commence par ou contient.
      
   3. Saisissez la valeur du champ pour filtrer la liste sur la ligne du bas, puis cliquez sur Appliquer.
      Dans l’exemple suivant, les seuls enregistrements qui apparaissent ont des valeurs d’appelant qui commencent par David.

      

      Remarque :

      Tous les types de champs ne prennent pas en charge le filtrage des colonnes. Vous pouvez utiliser le panneau Filtre avancé et le créateur de condition pour créer un filtre pour ces types de champs.
   4. Si les valeurs proviennent de la table sys_choice, les valeurs possibles (choix) apparaissent avec des cases à côté.

      

      S’il y a plus de dix champs, l’espace de travail affiche un filtre, comme illustré ici, afin que vous n’ayez pas à faire défiler l’écran pour trouver une valeur de champ. S’il y a moins de dix choix, il n’y a pas de filtre d’entrée sous Filtre.

      Vous pouvez cliquer sur Tous pour sélectionner tous les champs ou sur Aucun pour décocher tous les champs. Tout sélectionne toutes les valeurs de champ qui répondent aux conditions du filtre, pas seulement celles affichées dans la fenêtre contextuelle. De même, l’option Aucun décoche tous les champs qui remplissent les conditions du filtre, et pas seulement ceux affichés dans la fenêtre contextuelle. Vous pouvez combiner ces fonctions. Par exemple, vous pouvez filtrer sur Windows et sélectionner Tout, puis filtrer sur 2000 et sélectionner Aucun et vous retrouver avec des lignes qui contiennent Windows mais pas Windows 2000.

      Vous ne pouvez pas configurer le nombre de champs (10) qui font apparaître le champ Entrée de filtre .

   5. Facultatif : Pour supprimer le filtre et restaurer tous les enregistrements, cliquez sur l’icône Autres actions d’interface utilisateur ( ), puis cliquez sur Effacer.
3. Filtrer les enregistrements en fonction des valeurs de champ.
   Cette fonctionnalité est similaire à celle de l’étape précédente, mais vous ne pouvez pas entrer de terme pour filtrer les enregistrements.
   1. Cliquez sur un champ dans l’enregistrement.
   2. Cliquez sur l’icône Autres actions d’interface utilisateur ( ).

      

   3. Pour supprimer tous les enregistrements qui n’ont pas la même valeur de champ, cliquez sur Afficher la correspondance.
   4. Pour supprimer tous les enregistrements de la liste qui ont la même valeur de champ, cliquez sur Filtrer.
      Par défaut, les tris des colonnes s’effectuent par ordre croissant, sauf si le type de données de la colonne est une date. Les dates sont triées par ordre décroissant.

Que faire ensuite

Au lieu de filtrer les enregistrements, vous pouvez regrouper les enregistrements dans la vue de liste.

Regrouper les enregistrements dans des listes

Regroupez les enregistrements affichés dans la vue de liste pour trouver plus facilement les enregistrements sur lesquels vous souhaitez travailler.

Avant de commencer

Rôle requis : agent_workspace_user

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Vous pouvez regrouper des enregistrements qui ont les mêmes valeurs dans une colonne afin de pouvoir voir les enregistrements similaires.

Procédure

1. Déplacez la souris sur un en-tête de colonne et cliquez sur l’icône Autres options ( ).
2. Cliquez sur la première option, Grouper par <nom-en-tête-de-colonne> où <nom-en-tête-de-colonne> est le nom de la colonne dans laquelle vous cliquez.
   
   Les enregistrements sont regroupés en fonction des valeurs de la colonne sélectionnée.

   
   
   

   L’écran affiche le nombre d’enregistrements dans chaque groupe.

3. Ouvrez un groupe en cliquant sur son icône en forme de flèche ( ).
4. Facultatif : Pour dissocier les enregistrements, passez la souris sur le même en-tête de colonne, cliquez sur l’icône Autres options ( ), puis cliquez sur Dégrouper par <nom-en-tête-colonne>.

Que faire ensuite

Au lieu de regrouper des enregistrements, vous pouvez utiliser Filtrer les enregistrements dans des listes.