Demander une action d’approbation

Demander l’approbation d’un enregistrement avec un champ d’approbation. Vous pouvez configurer un ensemble de règles pour une approbation, un rejet ou une annulation. Si une date d’échéance est ajoutée à une approbation, celle-ci est automatiquement approuvée, rejetée ou annulée si les approbateurs n’ont pas répondu dans le délai imparti.

Approbations classiques est une fonctionnalité de plateforme qui permet aux utilisateurs ou aux groupes d’approuver ou de rejeter une tâche.

Rôles et disponibilité

Disponible en tant qu’action Studio de workflow ServiceNow de base. Les utilisateurs disposant du rôle flow_designer ou administrateur peuvent ajouter une action à un flux et définir les détails de la configuration.

Entrées

Fournissez une valeur pour chaque entrée dont votre flux a besoin. Pour ajouter des valeurs dynamiques, vous pouvez également glisser-déplacer les pilules du panneau de données ou les sélectionner dans le sélecteur de pilules.

Enregistrement

Type de données : Record

Référence à l’enregistrement à approuver. Si l’enregistrement contient un champ d’approbation, Studio de workflow définit automatiquement l’entrée Champ d’approbation.

Table

Type de données : Table Name

Nom de table de l’enregistrement associé à la demande d’approbation. La table que vous sélectionnez doit prendre en charge les approbations grâce à un champ d’état d’approbation. Par exemple, la table de tâches et ses extensions contiennent des champs d’approbation.

Motif d'approbation

Type de données : String

Chaîne de texte contenant une justification de l’approbation. Vous pouvez utiliser ce champ à des fins d’audit et de conformité réglementaire. Ces informations sont stockées dans la table Approbation [sysapproval_approver]. Par exemple, vous pouvez répertorier les raisons pour lesquelles une demande d’approbation spécifique est nécessaire de la part d’une personne ou d’un groupe.

Champ d'approbation

Type de données : Field Name

Champ contenant les résultats des demandes d’approbation.

Champ journal

Type de données : Field Name

Champ de stockage de l’historique et des commentaires associés à la demande d’approbation.

Règles

Type de données : Approval Rules

Règles d’approbation et de rejet pour déterminer quels utilisateurs peuvent approuver ou rejeter des demandes et ce qui se passe après l’approbation ou le rejet.

Les règles d’approbation ou de rejet comprennent :

• Personne n'approuve
• Tous les utilisateurs ont approuvé
• Tous ont répondu et personne n'approuve
• % d'utilisateurs ont approuvé
• # d'utilisateurs ont approuvé

Dans le champ en regard de la règle d’approbation, ajoutez les approbateurs souhaités. Pour ajouter des approbateurs :

• Sélectionner des utilisateurs individuels ou des groupes.
• Faites glisser ou sélectionnez un champ à partir d’un enregistrement.
• Sélectionner Approbateurs pour permettre à un approbateur manuel de traiter une approbation ou un rejet. Un approbateur manuel est un utilisateur ajouté manuellement à la liste connexe des approbateurs qui peut ensuite approuver la demande. Par exemple, vous pouvez ajouter manuellement un expert technique à une tâche pour approuver la demande. Pour en savoir plus sur l’ajout d’approbateurs manuels, reportez-vous à la section Générer des approbations à l’aide de la liste connexe des approbateurs.

Remarque :

Par défaut, Demander l’approbation génère des enregistrements d’approbation pour les utilisateurs et les groupes inactifs. Ce comportement permet à un flux ou à une action de continuer à fonctionner même lorsqu’un utilisateur ou un groupe spécifique est désactivé par la suite. Si vous souhaitez modifier le comportement de génération d’approbations pour les entités inactives, définissez la propriété système com.glide.hub.flow.approval.allow_inactive_entity. Consultez Studio de workflow Propriétés système du flux.

Définissez des règles de rejet en ajoutant un autre ensemble de règles OU. Lors de la définition des approbations, incluez les règles de refus qui s’exécutent lorsqu’il n’y a aucune approbation correspondante. Ces règles de rejet empêchent le flux de rester dans un état d’attente. Par exemple, si une approbation peut être approuvée par n’importe qui, créez une règle de refus basée sur le temps au cas où personne ne l’approuverait.

Remarque :

Si vous définissez une règle d’approbation sans règle de refus (ou inversement) et que l’état d’approbation attendu n’est pas atteint, la valeur d’exécution est annulée.

Pour plus d’informations sur l’utilisation du script en ligne pour spécifier des règles d’approbation, consultez le billet de blog Approbations scriptées dans Concepteur de flux avec variables de flux sur le ServiceNow Community.

Date d'échéance

Type de données : Schedule Date/Time

Date d’échéance pour un état d’approbation afin d’éviter que le flux n’attende interminablement l’approbation.

Sortie

Ces résultats apparaissent dans le panneau de données. Vous pouvez les utiliser comme entrées ailleurs dans votre flux.

État d'approbation

Type de données : Choice

État d’achèvement de la demande d’approbation. La page des détails d’exécution du flux affiche l’une de ces valeurs.

• Pas encore demandé [non demandé]
• Demandé [demandé]
• Approuvé [approuvé]
• Rejeté [rejected]
• Annulé [annulé]
• N’est plus nécessaire [not_required]
• Ignoré [ignoré]

Exemple

Dans cet exemple de flux, le flux demande l’approbation une fois qu’un incident est créé ou mis à jour. L’action Demander l’approbation attend une journée pour l’approbation selon un calendrier de 8h00 à 17h00 en semaine. Au bout d’un jour ouvrable, si personne n’a approuvé ou rejeté la demande, la demande est approuvée. L’action envoie une demande d’approbation au gestionnaire de la personne répertoriée dans le champ Affecté à. Ce gestionnaire peut approuver ou rejeter la demande dans un délai d’un jour ouvrable.

Directives générales

Suivez ces instructions lorsque vous demandez des approbations.

Ne pas dupliquer les actions de demande d’approbation dans Effectuer les opérations suivantes dans une logique de flux parallèle

Studio de workflow ne prend pas en charge l’envoi de plusieurs demandes d’approbation au même enregistrement à l’aide de Effectuez les opérations suivantes dans une logique de flux parallèle. Demander l’approbation sur le même enregistrement crée une dépendance entre les branches, ce qui peut produire des résultats inattendus, car il n’existe aucun moyen de savoir quelle branche se terminera en premier.