Créer une définition des données

Utilisez des définitions de données pour collecter et utiliser des éléments d’informations ultérieurement dans un playbook.

Avant de commencer

Important :

À partir de la version 26.1, l’activité Collecter les données utilisateur n’est plus disponible dans le sélecteur d’activité. L’activité continuera de fonctionner partout où elle est utilisée, mais pour les nouvelles activités, utilisez plutôt l’activité Questionnaire . L’activité Questionnaire ne nécessite pas que vous créiez une définition de données. Pour en savoir plus sur l’activité Questionnaire , reportez-vous à la section Activité du questionnaire.

Rôle requis : admin, flow_designer

Vous travaillerez dans le ServiceNow AI Platform pour accomplir cette tâche.

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Une définition de données correspond aux informations que vous souhaitez qu’un agent ou un prestataire collecte pendant une exécution du playbook et constitue l’entrée clé de l’activité Collecter les données utilisateur . Les auteurs de Playbook définissent les données qu’ils souhaitent qu’un agent ou un prestataire collecte dans la table sys_flow_data_definition . Lorsqu’un agent ou un prestataire collecte les informations, elles sont stockées dans la table sys_flow_data pour être utilisées ultérieurement pendant l’exécution du playbook, au lieu de se retrouver dans la table d’enregistrement.

N’utilisez une définition de données que dans les cas suivants :

• Les données ne sont nécessaires en aval qu’au cours d’une seule playbook exécution. Il est collecté, utilisé et n’est plus jamais nécessaire.
• Vous n’avez pas besoin d’exécuter de rapports sur les données collectées. Si vous avez besoin de mesures ou de rapports sur les données collectées, créez une table et utilisez plutôt l’activité Formulaire utilisateur .

Par exemple, vous pouvez avoir plusieurs équipes qui effectuent des activités. Une équipe saisit les entrées d’une définition de données créée lorsqu’elle effectue une activité Collecter les données utilisateur , puis une deuxième équipe utilise les entrées collectées pour compléter la playbook, et les informations ne sont pas nécessaires par la suite.

Procédure

1. Accédez à la Tous > Automatisation des processus > Administration de l'automatisation des processus > Définitions des données.
2. Sélectionnez Nouveau pour créer une nouvelle définition des données.
3. Donnez un nom à votre nouvelle définition des données.
   Remarque :

   Par défaut, les définitions de données ont le même champ d’application que les autres tables de métadonnées.
4. Cliquez avec le bouton droit dans l’en-tête de l’enregistrement pour enregistrer.
   Si vous sélectionnez le bouton Soumettre , vous êtes redirigé vers la liste Définitions de données et vous devez sélectionner votre nouvelle définition de données pour la rouvrir.
5. Ajoutez des champs pour les informations que vous souhaitez qu’un agent recueille.
   1. Dans la table Variables des données de flux , sélectionnez Nouveau.
   2. Entrez les champs obligatoires.

   Option	Description
   Type	Type d’entrée que l’agent collecte pour un champ. Par exemple, chaîne, référence, nombre entier, etc.
   Étiquette	L’étiquette du champ dans l’interface utilisateur, pendant l’exécution playbook . L’étiquette peut contenir n’importe quel texte.
   Nom de colonne	Nom de l’entrée en cours de collecte. Les espaces ne peuvent pas être utilisés pour délimiter des mots.
   Longueur max.	La longueur maximale qu’une valeur de chaîne peut être saisie pour un type de champ de chaîne. La variable peut stocker des chaînes plus longues qu’elle ne peut en afficher.
   Application	Le périmètre de l’application pour la variable de données. Il est toujours défini sur Global et ne peut pas être modifié.

Configurations facultatives

6. Facultatif : Sous l’onglet Valeur par défaut , spécifiez la valeur utilisée lorsqu’un playbook ne fournit pas de valeur.
7. Cliquez avec le bouton droit dans l’en-tête de l’enregistrement pour enregistrer.

Résultats

La définition des données peut désormais être utilisée lors de la configuration des activités dans Playbooks .Studio de workflow

Exemple

Au cours d’une exécution, vous pouvez utiliser des playbook définitions de données pour potentiellement :

• Collectez une adresse d’expédition, puis référencez-la lors de la génération d’une étiquette d’expédition.
• Posez des questions « oui » ou « non » à l’utilisateur et déterminez les activités suivantes en fonction des réponses de l’utilisateur.

Que faire ensuite

Configurez une activité Collecter les données de l’utilisateur dans Studio de workflow Playbooks pour utiliser votre nouvelle définition de données.