Opvallen in een concurrerende markt
Eerste indrukken doen er echt toe. En in de banenmarkt beoordelen werkgevers en kandidaten elkaar al vanaf het eerste moment dat het wervingsproces begint.
Recentelijk zijn er in veel sectoren van de economie meer vacatures dan werkzoekenden, waardoor mensen die op zoek zijn naar een nieuwe uitdaging nog selectiever kunnen zijn en kunnen kiezen tussen meerdere vacatures.
Tegelijkertijd weten bedrijven hoe belangrijk het is om hun talentenpool te vernieuwen en daardoor kunnen ze het zich niet veroorloven om de beste kandidaten aan zich voorbij te laten gaan.
Hun selectieteams hebben het zelf ook erg druk en zijn daarom op zoek naar efficiëntie en organisatie in elke stap van het proces, zodat ze hun energie kunnen richten op het beoordelen van de kwalificaties en geschiktheid van elke kandidaat. Ze willen zich niet bezig hoeven te houden met het afdrukken van cv's en het boeken van vergaderruimtes voor sollicitatiegesprekken.
In deze zeer concurrerende omstandigheden zijn klanten van AMS steeds vaker op zoek naar een hoogwaardige, end-to-end service voor werving en talentmanagement, waarbij elk contactpunt met een kandidaat grondig wordt gechoreografeerd om de vacature zo gunstig mogelijk te presenteren en een naadloze wervingsbeleving te bieden.
Om dit ideaal te bereiken, koos AMS ServiceNow als zijn wereldwijde fundering en platform voor alle wervingsprocessen, van inzicht in de personeelsvereisten van een organisatie, het identificeren van geschikte kandidaten en het beheren van het gespreksproces tot het volgen van de voortgang van nieuwe werknemers in hun nieuwe functies.
Choreografie van het ideale gesprek
"Bij AMS helpen we organisaties over de hele wereld om het personeelsbestand op te bouwen dat ze nodig hebben om te slagen in een tijdperk van constante verandering", aldus Mike Brown, Global Managing Director of Operations bij AMS.
"We doen dit door het beste talent voor onze klanten te identificeren en te helpen bij personeelsplanning en -management en bij de ontwikkeling van vaardigheden. In veel gevallen treden we op als hun volledige, ingehuurde wervingsteam, dat elk aspect van het proces namens hen afhandelt.
"In elke fase van het traject van onze klanten willen we geweldige technologie implementeren die processen automatiseert en transformeert, mensen helpt en ondersteunt om goed werk te leveren, niet om ze overbodig te maken, en onze klanten helpt om hun merken te versterken en hun doelen sneller en efficiënter te behalen."
Neem het sollicitatiegesprek, een belangrijk moment in het wervingsproces. Dankzij de low-code ontwikkelingstool van ServiceNow, App Engine, is een tijdrovend, arbeidsintensief systeem dat voorheen afhankelijk was van spreadsheets, e-mail en telefoongesprekken, vervangen door een intelligente app—AMS Interview Scheduling.
"We verwerken elk jaar ongeveer 400.000 sollicitatiegesprekken voor onze klanten", legt Mike uit. "Voor de sollicitanten is dit hun kans om te schitteren en te laten zien dat ze de vaardigheden en persoonlijkheid hebben die onze klanten zoeken. Het is dus van essentieel belang dat ze op tijd, ontspannen en goed voorbereid op de juiste plaats komen, klaar om hun best te doen.
"Hetzelfde geldt voor het wervingsteam van onze klanten. Het is onze taak om ervoor te zorgen dat het sollicitatiegesprek efficiënt is georganiseerd en gepland, dat de locatie is geboekt en dat iedereen over de juiste informatie omtrent de functie en de kandidaat beschikt.
"Ons doel is om uitval tot een minimum te beperken en ervoor te zorgen dat het gesprek hen biedt wat ze nodig hebben om een nauwkeurige en snelle beoordeling te maken van de geschiktheid van de kandidaat voor de functie."
Besparen op tijd, kosten en efficiëntie
AMS Interview Scheduling is een volledig geautomatiseerde service die binnen een paar weken kan worden geïntegreerd in de organisaties van de klanten van AMS, inclusief eigen branding en aanpassingen. Hierdoor worden processen gestroomlijnd, wordt een geweldige gebruikerservaring geboden en worden enorme besparingen in tijd, kosten en efficiëntie gerealiseerd.
Natalia Mikrut, Head of Digital Automation bij AMS, leidde de ontwikkeling van de low-code app. "Met ServiceNow en haar toppartner SPOC in Polen automatiseert en coördineert AMS Interview Scheduling elk aspect van het proces, zodat alle betrokkenen zoveel mogelijk waarde uit het gesprek kunnen halen.
"De app bevat de branding en gepersonaliseerde berichten van onze klanten, en kan worden geïntegreerd met de agenda's van het sollicitatieteam, zodat kandidaten een moment voor het gesprek kunnen kiezen dat voor iedereen werkt. Zodra een datum en tijd zijn geselecteerd, boekt de app de juiste vergaderruimte en wordt belangrijke documentatie over de functie en een profiel van de kandidaat rondgestuurd.
"Als het om een persoonlijk sollicitatiegesprek gaat, kan de app zelfs parkeerplaatsen en een koffietent in de buurt boeken voor de laatste voorbereidingen. Voor werken op afstand en teams die vaak in verschillende tijdzones werken, heeft de app de flexibiliteit om ook alle voorzieningen voor videoconferenties te regelen, dankzij integratie met Teams, Zoom en Webex.
"Herinneringen via sms zorgen ervoor dat alle betrokkenen op de hoogte blijven", vervolgt Natalia. "Kandidaten kunnen toegang krijgen tot een mobiele portal om meer te weten te komen over de organisatie en om hun gesprek goed voor te bereiden.
Tijd vrijmaken voor meerwaarde
Jessica Dorin, Client Operations Director, vertelt dat AMS Interview Scheduling de manier waarop het bedrijf werkt heeft veranderd, waardoor de gemiddelde tijd voor het plannen van een sollicitatiegesprek van vijf naar slechts twee dagen is teruggebracht.
"Vermenigvuldig dat met 400.000 gesprekken per jaar en dat is een geweldig resultaat, waarbij de onboarding van het juiste talent snel wordt afgerond en veel sneller dan ooit een impact kan worden gemaakt. Nu kan die tijd worden besteed aan het persoonlijke contact, waardevermeerdering, het koppelen van de juiste mensen aan de juiste banen, het helpen van wervingsteams en kandidaten om contact te maken en te beginnen met het opbouwen van waardevolle relaties."