Prestaties en productiviteit perfectioneren
Halfgeleiders zijn steeds meer aanwezig in elk aspect van ons leven. Van onze smartphones en wearables tot zelfrijdende voertuigen, onze slimme IoT-apparaten voor thuis die thermostaten en apparaten bedienen, de camera's die onze straten veiliger maken en de medische apparaten die onze gezondheid bewaken. Bedrijven en branches vertrouwen steeds meer op gegevens en geavanceerde elektronica. MKS Instruments stond aan de wieg van het ecosysteem van halfgeleiders en maakt technologieën mogelijk die onze wereld transformeren. In wezen wordt elke halfgeleiderchip ter wereld geproduceerd met producten van MKS.
Het bedrijf heeft een lange geschiedenis van uitmuntendheid en het oplossen van de meest complexe problemen van zijn klanten. Maar met de snelle groei ontstond ook de uitdaging om honderden projecten die tegelijkertijd voor meerdere klanten werden uitgevoerd te beheren. Het systeem voor projectmanagement was verouderd en het portfoliobeheerproces werd steeds ingewikkelder. Het was tijd voor het bedrijf om de procesprestaties en -productiviteit te verbeteren.
Van uren naar minuten werk
MKS maakte kennis met de waarde van de mogelijkheden van ServiceNow doordat een overgenomen bedrijf al gebruik maakte van ServiceNow. MKS bleef het gebruik van ServiceNow uitbreiden, maar miste nog steeds een betrouwbare oplossing voor projectmanagement. Toen Lori Krikorian bij MKS in dienst trad als directeur van het IT Project Management Office (PMO), werd ze onmiddellijk geconfronteerd met de onmogelijkheid om projecten te volgen en erover te rapporteren.
Ze zegt: "We gebruikten PowerPoint, Word-documenten en Excel-spreadsheets. Ik kon het portfolio niet overzien en niet efficiënt rapporteren over de toestand van de projecten." Lori heeft aangedrongen op de implementatie van ServiceNow Strategic Portfolio Management (SPM) om de processen in het IT PMO te helpen verbeteren, maar ook omdat ze wist dat het de rest van het bedrijf positief zou beïnvloeden.
Als onderdeel van de overstap naar ServiceNow kon MKS meerdere verouderde producten vervangen door één platform. Microsoft Office Excel-sheets, PowerPoint-presentaties en Liquid Planner zijn allemaal vervangen door ServiceNow, waardoor er een gestroomlijnde toegang tot projectmanagement en projectgegevens is.
Nu is het werk gemakkelijker voor haar. "Voor SPM was het zo dat wanneer ik portfolio-informatie aan managers van MKS presenteerde, het me ongeveer een dag kostte om een presentatie van 90 dia's te maken met een projectstatusrapport voor elk project. Nu ga ik naar de Alignment Planner Workspace Roadmap Planning, laat ik de roadmap zien en evalueren we deze als IT-organisatie. Ik kan die informatie vervolgens downloaden en delen met de belanghebbenden."
De IT-afdeling heeft de Alignment Planner Workspace gebruikt om roadmaps te maken, niet alleen voor projecten per portfolio voor presentaties aan belanghebbenden, maar ook voor roadmaps per divisie en roadmapprogramma’s.
Betere interne processen produceren
SPM maakt projecten en gegevens duidelijk zichtbaar, inclusief de waarde die elk project oplevert voor de organisatie. Niet alleen op het niveau van IT PMO, maar ook op het niveau van het Enterprise Project Management Office (EPMO). Alignment Planner Workspace en Project and Portfolio Management (PPM) bieden een directe weergave en maken geïnformeerde discussies over projecten mogelijk, evenals het afstemmen van werk op doelstellingen en strategieën. Gezien al deze uiteenlopende projecten is het essentieel om het werk af te stemmen op de strategie om strategische resultaten te bereiken.
Lori legt uit: "We gebruiken SPM voor alles wat door de vraagpipeline komt. Applicatieprojecten, infrastructuurprojecten. Ik volg zelfs upgrades. Het is zo’n beetje alles. En ik wil al het werk zien."
SPM verhoogt de productiviteit, omdat de uren die voorheen werden verspild aan handmatige processen nu op andere manieren worden benut. Zo besparen projectmanagers in de IT PMO ongeveer vier uur per week doordat ze geen PowerPoint-presentaties hoeven te maken voor hun projectstatussen. In plaats daarvan gebruiken de projectmanagers de Alignment Planner Workspace van SPM, de Investment Portal en het projectrecord zelf om hun vergaderingen te houden en projectinformatie naar belanghebbenden te sturen. De oplossing heeft dankzij een nieuwe vormgegeven Demand Management-oplossing ook een positieve invloed op de beleving van eindgebruikers.
Ryan Healey, Principal Business Systems Analyst en ServiceNow Product Owner bij MKS, legt uit: "Voordat deze implementatie plaatsvond, was de toegang silogebaseerd en moest je in een toewijzingsgroep worden geplaatst voordat je een vraag of idee kon indienen in ons vraagproces. We consolideren nu alle intakes om deze te evalueren en prioriteren het leveren van werk. Iedereen kan het zien; het is gebruiksvriendelijker en ik denk dat we wat meer grip krijgen."
Flexibiliteit bij hybride projectmanagement
Met Demand Management, Project Portfolio Management, Alignment Planner Workspace Roadmap Planning en andere tools binnen SPM heeft de organisatie meer transparantie over aanvragen, actieve projecten en projecten in de pipeline van de drie divisies.
Het gebruik van het Investment Portal, de rapportage en de dashboards om informatie in realtime te delen in plaats van offline presentaties met statische gegevens heeft ook een groot verschil gemaakt. "Ik kan de gegevens gemakkelijk interactief in stukken verdelen en een gedeeld begrip creëren onder belanghebbenden, voor een efficiënte planning en levering van het hele portfolio aan projecten", merkt Lori op. Ze hoopt haar gebruik van alle toepassingen van SPM te verbeteren.
Een ander voordeel van het platform is de mogelijkheid om hybride projectmanagement te gebruiken, waarbij sommige teams gebruikmaken van waterval met PPM en andere teams van Agile, om verbeteringen en andere werkzaamheden door te voeren in triageborden, waardoor de levering wordt geoptimaliseerd.
"We splitsen onze projecten op in iteraties om de klant sneller waarde te tonen", zegt Lori. "We krijgen echt alle voordelen van Agile: snelle levering, transparantie en flexibiliteit. Ik kan het werk organiseren, iedereen in mijn team kan het zien en het is allemaal overzichtelijk."
Klantverzoeken uit het zwarte gat halen
De impact van SPM strekt zich ook uit tot de klanten, die een duidelijkere weergave hebben van hun projecten en verbeteringen bij MKS. Bijvoorbeeld: "We sturen verbeteringsinformatie naar onze klanten, en zij kunnen onze snelheid zien", zegt Lori. "Ze zien hoeveel stories we voor hen hebben kunnen voltooien in vergelijking met wat we voorheen hadden."
Ryan voegt toe: "De gegevens staat niet alleen ergens in een Excel-spreadsheet. Ze staan in het systeem en zijn in realtime. Voorheen zou een verbeteringsverzoek worden ingediend en zou de klant vervolgens het zicht erop verliezen. De gegevens vielen in een zwart gat, totdat het systeem aan de andere kant klaar was om getest te worden. Het heeft ieders leven makkelijker gemaakt.”
Vragen om meer
Lori heeft eerder met ServiceNow gewerkt en is er bij MKS de grootste voorstander van geweest. Met duidelijke voordelen voor het bedrijf en de klanten wil het team voortbouwen op het succes van SPM.
Er zijn tools die het team binnenkort hoopt te gaan gebruiken, waaronder statusrapporten en prestatieanalyses. "We zullen voortdurend blijven verbeteren", zegt Lori. "We willen meer implementeren en meer functies inschakelen."
"Hoe meer we mensen het platform laten gebruiken, hoe meer interesse ze hebben", zegt Ryan. "Ze vragen naar wat er mogelijk is en wat er gedaan kan worden. We krijgen veel werknemers die vragen: 'Kan ServiceNow dit?' En het antwoord is altijd 'Ja, dat kan het'."
Met de voortdurende groei van het bedrijf zal de mogelijkheid om overnames voor de IT-integratie te stroomlijnen van pas komen. MKS heeft net Atotech overgenomen, een toonaangevend chemiebedrijf uit Duitsland dat wereldwijd meer dan 4.000 werknemers heeft en, niet verrassend, heeft besloten over te stappen op ServiceNow.