Veiligere wegen bouwen voor bedrijven en communities 
Nye Veier is een van de organisaties die verantwoordelijk zijn voor het realiseren van het ambitieuze programma voor weg- en spoorwegbouw in Noorwegen met een looptijd van 20 jaar en een waarde van € 25 miljard. Nye Veier, dat eigendom is van het Noorse Ministerie van Transport, verkort de reistijd, verbindt steden en communities en vermindert ongevallen. De organisatie heeft de bevoegdheid om te bepalen welke wegen als eerste moeten worden gebouwd, op basis van een berekening van sociaaleconomische voordelen, zowel voor het land als voor de bedrijven en communities langs elke route.

Het bedrijf is ervoor verantwoordelijk te zorgen dat de plannings-, bouw- en operationele fasen voldoen aan alle beleidslijnen en voorschriften van de overheid. Daarnaast is het van groot belang om te voldoen aan milieu- en veiligheidsnormen van wereldklasse en om Noorse belastingbetalers maximale waarde voor hun geld te bieden.

Digitaal platform biedt transparantie en efficiëntie
Een belangrijke uitdaging voor Nye Veier is de noodzaak om grote stukken grond aan te schaffen voor de wegenbouwprojecten. De gevolgen voor eigenaren van grond en onroerend goed langs het tracé van een nieuwe weg kunnen aanzienlijk zijn.

Nye Veier zet zich in voor een eerlijk, transparant en op regels gebaseerd grondaankoopproces. In het verleden verliepen de identificatie van landeigenaren op een voorgestelde route en de communicatie, onderhandelingen en het bereiken van overeenkomsten met hen echter traag en inefficiënt.

Hierdoor werd de voltooiing van projecten vertraagd, gingen de kosten omhoog en duurde het langer voordat burgers en bedrijven van de aanbouw konden profiteren. 

Nye Veier maakte bij de grondaankoopactiviteiten weliswaar al gebruik van enkele digitale tools, maar deze waren niet gestandaardiseerd of geïntegreerd. Er werd veel gebruik gemaakt van handmatige processen, papiergebaseerde dossiers en Excel-spreadsheets. Zonder gecentraliseerde gegevens en inzichten was het moeilijk om de prestaties van projecten en mensen te beoordelen en beheren. 

Nye Veier besloot het volledige, end-to-end grondaankoopproces opnieuw vorm te geven en een enkel, modern, volledig geïntegreerd digitaal platform te creëren. Senior Advisor Ole-Terje Mosvold Pedersen, legt uit: "Nye Veier is een gestroomlijnde organisatie met een beperkt aantal werknemers. Het is dus essentieel dat we de nieuwste digitale technologieën en automatisering gebruiken om onze mensen en processen zo productief en efficiënt mogelijk te laten werken."

Om deze visie te verwezenlijken, heeft Nye Veier ontwikkelaars van ServiceNow Elite-partner Devoteam, aangesteld. Het resultaat is eGrunnerverv - of eLandAcquisition (eGrondAankoop) - een op maat gemaakte low-code toepassing die is gebaseerd op ServiceNow App Engine, Customer Service Management en Integration Hub. eGrunnerverv werd in 2022 geïntroduceerd.

"De concepttest van ServiceNow, ontwikkeld door het Center of Excellence van Devoteam in Denemarken, was zeer indrukwekkend", zegt Ole-Terje Mosvold Pedersen. "Het gaf ons een geweldige basis om op voort te bouwen, met kant-en-klare functionaliteit en ingebouwde beveiliging."

eGrunnerverv biedt een cloudgebaseerde hub voor de grondaankoopactiviteiten van Nye Veier en een volledige geschiedenis van elk project. Met veilige, gecontroleerde toegang via een gebruiksvriendelijke portal legt eGrunnerverv alle correspondentie en contactpersonen vast, evenals kerndocumentatie, inclusief overeenkomsten, contracten en betalingsschema's met betrekking tot elke landeigenaar. 

Live statusdashboards tonen de voortgang van elke onderhandeling en markeren alle openstaande acties die nodig zijn om de onderhandeling te voltooien.

Naadloze verbinding met nationale gegevensbronnen 
Een belangrijk voordeel van eGrunnerverv is de naadloze integratie met toepassingen van derden, iets wat voorheen gewoon niet mogelijk was. Het belangrijkste is een directe koppeling naar kaarten en dossiers van de Noorse overheid over grondbezit.

Wanneer de planners van Nye Veier het voorgestelde tracé voor een nieuwe weg op de kaart van de overheid tekenen, heeft het systeem direct toegang tot uitgebreide, actuele informatie over de eigenaren van de grond over het volledige tracé van de weg. Met deze basisgegevens kunnen planners direct contact opnemen met landeigenaren en in gesprek treden over het nieuwe wegenbouwproject. 

Voorheen werd deze informatie opgeslagen in meerdere Excel-spreadsheets, waarvan het gebruik en beheer tijdrovend was en die moeilijk konden worden gedeeld met teamleden. eGrunnerverv genereert en verzendt ook correspondentie aan landeigenaren. Het nieuwe systeem maakt vele weken aan onderzoeks-, opsporings- en administratieve taken overbodig. 

Zowel projectmanagers als landeigenaren hebben toegang tot kerndocumentatie voor elk project, kunnen updates bekijken en de voortgang van de gesprekken stap voor stap volgen. Aangezien onderhandelingen soms jaren duren, biedt een veilige en direct beschikbare digitale geschiedenis alle partijen een gedeeld inzicht in de status van elke grondaankoop.

Door een ServiceNow-integratie met archiveringstechnologie in elk van de regio's en gemeenten van Noorwegen komen het grondaankoopproces en geselecteerde documentatie voor elk wegenproject beschikbaar voor het publiek. Dit biedt een extra mate van transparantie in de manier waarop het geld van Noorse belastingbetalers wordt uitgegeven. 

"eGrunnerverv biedt ons een enorme hoeveelheid gegevens en inzichten waarmee we projecten en de organisatie als geheel veel efficiënter en succesvoller kunnen beheren", legt Ole-Terje Mosvold Pedersen uit. 

De aangepaste low-code app beperkt ook de toegang tot vertrouwelijke documentatie, zoals grondtaxatie, commerciële voorwaarden, betalingsschema's en bankgegevens, voor elke afzonderlijke landeigenaar. 

Aan het einde van elk project berekent de app de hoeveelheid en classificatie van verkregen grond. Rapporten die in ServiceNow worden gegenereerd, bieden de Noorse overheid waardevolle gegevens en statistieken om toekomstige beoordelingen en beslissingen over grondgebruik te kunnen ondersteunen. 

Wanneer de overeenkomst met de landeigenaar is bereikt, wordt vanuit eGrunnerverv een betaling verricht via een integratie met financiële software.

Grondaankoopproces 20% efficiënter 
Na slechts een paar maanden gebruik te hebben gemaakt van eGrunnerverv, voorspelt Nye Veier al een totale afname van 20% in tijd en kosten voor grondaankoop voor de wegenbouw. En met betere communicatie en toegang tot de nieuwste documentatie voelen landeigenaren zich meer betrokken en gehoord, wat leidt tot snellere overeenkomsten en minder geschillen.

Ole-Terje Mosvold Pedersen legt uit: "eGrunnerverv heeft de manier veranderd waarop we met grondaankoop omgaan, en dit is nog maar het begin, omdat we veel mogelijkheden zien voor verdere verbeteringen en verfijningen." 

"De kwaliteit van de afhandeling van zaken is verbeterd, iedereen bespaart tijd en werkt efficiënter. We kunnen zien met hoeveel deals we akkoord zijn gegaan, wat voor soort deals dit zijn, hoe elk project zich ontwikkelt en welke acties er open staan. We hopen de investering in drie jaar terug te verdienen."

Het systeem wordt nu ook geïmplementeerd bij de regionale autoriteiten van Noorwegen, zodat er één, gestandaardiseerd en gedeeld systeem ontstaat voor de aankoop van grond voor verschillende wegenbouwers in het land. 

"eGrunnerverv heeft zichzelf nu bewezen en kan worden aangepast voor gebruik in andere infrastructuurprojecten waarbij grond wordt aangekocht. Het wordt zelfs al gebruikt voor een nieuw spoorbaanproject", concludeert Ole-Terje Mosvold Pedersen. 

De investering van Nye Veier in ServiceNow zal naar verwachting in de komende jaren aanzienlijke cumulatieve tijd-, kosten- en efficiëntiebesparingen opleveren voor de Noorse overheidsfinanciën. En met de sterke en historische relaties en samenwerkingen tussen de Scandinavische landen van Noord-Europa lijkt de verdere uitbreiding van eGrunnerverv een feit te zijn.