Alles draait om gegevens
Snowflake levert de Data Cloud, een wereldwijd netwerk van duizenden organisaties die gegevens mobiliseren op vrijwel onbeperkte schaal en met ongekende gelijktijdigheid en prestaties. De hoeveelheid gegevens lijkt dagelijks exponentieel toe te nemen en het is voor organisaties in alle branches een uitdaging om die gegevens te verzamelen, te verwerken, op te slaan en uiteindelijk om te zetten in bedrijfsinzichten. Snowflake helpt klanten meer waarde te halen uit hun gegevens en op basis daarvan beslissingen te nemen, kansen te ontdekken en oplossingen te vinden. De door Snowflake geformuleerde doelstelling is om elke organisatie in staat te stellen gegevensgestuurd te werken, wat leidt tot betere bedrijfsresultaten voor hun klanten.
Gegevensgestuurd werken ligt ten grondslag aan Snowflake's waardepropositie voor klanten en is van essentieel belang voor haar bedrijfsactiviteiten. Snowflake doet er alles aan om gegevens zo te gebruiken dat elk bedrijfsonderdeel kan voldoen aan de toenemende eisen van haar klanten. Snowflake onderhoudt een eigen gecentraliseerde gegevensmarktplaats om gegevens te verzamelen en inzichten te verkrijgen vanuit het hele bedrijf. Deze gegevens vormen het fundament voor samenwerking en de basis voor beslissingen waarbij meerdere functies betrokken zijn. Oplossingen die silo's creëren binnen een afdeling of functie worden met opzet vermeden en in plaats daarvan worden op service gebaseerde systemen gebruikt om de samenwerking binnen de organisatie te versterken.
Snowflake moest zijn juridische activiteiten optimaliseren met behulp van gegevens om geïntegreerde inzichten en samenwerking tussen verschillende functies te stimuleren. De juridische afdeling stelde vast dat er behoefte was aan een bedrijfsklaar platform dat bestaande technologie kon integreren en aanvullen. Ook was er een oplossing nodig die gegevens kon bijhouden voor algemener zakelijk gebruik en specifieke juridische behoeften met betrekking tot aanvraagbeheer en bedrijfsondersteuning. Als deze oplossingen eenmaal geïmplementeerd waren, zou het juridische team over de gegevens en inzichten beschikken om betere dagelijkse werkbeslissingen te kunnen nemen en de langetermijnwaarde voor de organisatie te vergroten.
De bedrijfsprestaties verbeteren op basis van juridische inzichten
Snowflake was al bekend met de IT Service Management (ITSM)-oplossing van ServiceNow en verwachtte dat de Legal Service Delivery (LSD)-oplossing van ServiceNow op functioneel gebied aan hun behoeften zou voldoen en tevens zou passen in het bestaande technologiesysteem. Het bedrijf implementeerde LSD als basis voor de automatisering en begon aan een twee jaar durend traject om juridische aanvragen te stroomlijnen en de efficiëntie en de bedrijfswaarde te verhogen.
Snowflake ging van start met de Stock Preclearance-toepassing van LSD. Aangezien Snowflake onlangs een beursgenoteerd bedrijf was geworden, was er een onmiddellijke en dringende behoefte om werknemers te helpen die hun aandelen wilden verkopen. Het bestaande proces vereiste veel handmatig werk. Zo moesten aanvragen via e-mail naar het juridische team worden verzonden, dat werd overweldigd door het aantal aanvragen en deze niet efficiënt kon beantwoorden. Binnen een maand na de implementatie van LSD kon de juridische afdeling sneller en efficiënter aan deze aanvragen met voorafgaande goedkeuring voldoen en werd de responstijd met vele uren verkort. Belanghebbenden in het bedrijf ervaarden zo zelf het potentieel van een gemoderniseerde juridische afdeling en dat effende het pad voor het juridische team om workflows te implementeren in hun andere functies.
Snowflake ging vervolgens over op modernisering van de ondersteuning van het juridische team voor zakelijke inkoop. Ook op dit gebied werden aanvragen tot op dat moment per directe e-mail ingediend. De juridische afdeling had moeite om het tempo bij te benen en vaak gingen aanvragen verloren en nam de vertraging vele weken in beslag. Snowflake implementeerde nog een LSD-workflow, die het bijhouden van serviceniveauovereenkomsten (SLA's) mogelijk maakte. Aaron Bromagem, Senior Director, Legal Operations bij Snowflake, die het bijhouden serviceniveauovereenkomsten (SLA's) heeft geïmplementeerd. Het juridische team gebruikte de via deze workflow bijgehouden gegevens om snel de problemen vast te stellen die vertraging veroorzaakten. Er werd actie ondernomen om deze problemen op te lossen, zoals verschuiving van middelen, standaardisatie van aanvraagsjablonen en optimalisatie van de taken van het juridische team.
Over het algemeen hielp LSD Snowflake om waardevolle nieuwe gegevens over juridische werkzaamheden vast te leggen, en dat was precies de bedoeling. Het juridische team heeft een aantal van deze gegevens, zoals gegevens met betrekking tot de bedrijfsvraag en operationele efficiëntie, gebruikt om haar eigen activiteiten te verbeteren. Deze gegevens zijn ook gedeeld op de ondernemingsbrede gegevensmarktplaats van Snowflake zodat andere functies binnen het bedrijf deze ook kunnen benutten. Zo kan Snowflake deze gegevens analyseren om inzicht te krijgen in de bedrijfsprestaties. Snowflake heeft bijvoorbeeld compliancegegevens gebruikt om het screeningproces van derden te verfijnen. En de door LSD vastgelegde gegevens zijn door een extern risicobeoordelingsteam gebruikt om het risiconiveau van leveranciers, klanten of partners beter te kunnen evalueren.
De impact meten
Met LSD heeft het juridische team meer inzicht gekregen in de mechanismen, uitvoering en cadans van de manier waarop de juridische afdeling werkt. Dankzij deze inzichten kon het team extra workflows implementeren om de efficiëntie van de cyclus te verhogen, verborgen problemen aan het licht te brengen en vertraging in de uitvoering van aanvragen op te lossen.
Efficiëntie
- Betere responsiviteit. Door aanvragen niet langer via e-mail te behandelen, zijn de responstijd en het aantal verdwenen aanvragen verminderd. Dankzij nieuwe workflows en automatisering kan Snowflake de tijd en workflow van juridische aanvragen beter beheren, waardoor de doorlooptijd drastisch is verkort (de tijd die nodig is om inkoopleveranciers goed te keuren daalde met ongeveer 60%).
- Efficiënter werken. Dankzij functies zoals serviceniveautracering kan de juridische afdeling effectiever bepalen waar en wanneer aanvragen vertraging oplopen, kunnen knelpunten snel worden opgelost en kunnen problemen die in andere delen van het bedrijf ontstaan worden losgekoppeld van die in de juridische afdeling. Na de implementatie van de Stock Preclearance-workflow werd de doorlooptijd verkort van uren naar minuten.
Waarde
- Verhoogd vertrouwen door belanghebbenden. Door de implementatie van functies zoals de ServiceNow Stock Preclearance-workflow houden werknemers meer tijd over en dat geeft hen een gevoel van waardering, vertrouwen en het zelfvertrouwen om verder te gaan. Het leidde ook tot een verlaging van compliancerisico's en een versnelling van juridische SLA's.
- Meer inzicht. Het gebruik van het product heeft ervoor gezorgd dat er meer soorten en een grotere hoeveelheid gegevens aan de gegevensmarktplaats gekoppeld kunnen worden, zodat andere bedrijfsonderdelen problemen kunnen identificeren en erop kunnen inspelen. Rapportagemogelijkheden zijn bijvoorbeeld vaak lastig, zoals het gebrek aan verwacht volume voor exportcompliance. Dit type screening identificeert problemen voorafgaand aan audits om partners te helpen non-compliance met het bedrijf aan te pakken.
Met het oog op de toekomst
De afdeling denkt dat de integratie van LSD de manier waarop juridische beoefenaars onderling, met klanten en binnen hun eigen workflows communiceren kan optimaliseren, waardoor gerelateerde werkprocessen flexibeler worden. De juridische medewerkers denken dat de integratie van LSD de communicatie met elkaar, met hun klanten en binnen hun eigen workflows kan optimaliseren, waardoor gerelateerde werkprocessen flexibeler worden. Bovendien zal de juridische afdeling de interne gegevensmarktplaats van Snowflake blijven voorzien van nieuwe gegevens naarmate de komende maanden zes nieuwe workflows worden geïmplementeerd.
Snowflake is een technologiebedrijf dat vertrouwt op de meest geavanceerde toepassingen van gegevensanalyse. Zij hebben de Legal Service Delivery-oplossing van ServiceNow gebruikt om verbeteringen aan te brengen in de eigen efficiëntie en om de waarde van de juridische afdeling te verhogen. Het juridische team kan nu proactief met het bedrijf samenwerken om aanvragen te optimaliseren, efficiënter te werk te gaan en nieuwe, betere werkwijzen te definiëren. De juridische afdeling heeft een partnerschap met het bedrijf opgebouwd op basis van een bewezen staat van dienst van zinvolle, op gegevens gebaseerde inzichten.