Wat is Business Process Management (BPM)?

Business Process Management, ofwel het beheer van bedrijfsprocessen, kan helpen bij het verbeteren van bedrijfsworkflows door processen te ontwerpen, modelleren, implementeren, bewaken en optimaliseren.

Volgens Gartner is bedrijfsprocesbeheer:

de discipline van het beheren van processen (dus niet taken) als middel voor het verbeteren van bedrijfsresultaten en operationele flexibiliteit. Processen overschrijden grenzen binnen de organisatie en koppelen mensen, informatiestromen, systemen en andere bedrijfsmiddelen aan elkaar om waarde te creëren en te leveren aan klanten en belanghebbenden."

Het essentiële doel is het ontwerpen, modelleren, implementeren, bewaken en optimaliseren van processen, zowel geautomatiseerd als niet-geautomatiseerd: met het proces kunnen verscheidene organisatorische en bedrijfsdoelen worden gepland en gerealiseerd.

Bedrijven kunnen volledig getransformeerd worden door bedrijfsprocesbeheer en doelen kunnen probleemloos worden bereikt en geïmplementeerd.

Verbetert de productiviteit

Cyclustijd kan worden verkort en teamleden kunnen slimmer en efficiënter gaan bijdragen. Door een verbeterde productiviteit worden de taken van werknemers gestroomlijnd.

Verbetert de flexibiliteit

Bedrijfs- en markttrends zijn voortdurend in ontwikkeling en een succesvolle organisatie is een flexibele organisatie. Het beheer van bedrijfsprocessen moet voldoende georganiseerd zijn, zodat activiteiten of workflows snel kunnen worden gewijzigd, aangepast of volledig kunnen worden onderbroken. Flexibiliteit verkort ook de responstijd, wat innovatie en productiviteit kan stimuleren.

Genereert efficiëntie

Efficiënte processen kunnen eenvoudig van begin tot eind worden verbeterd en de juiste integratie van bedrijfsprocesbeheer kan efficiëntie mogelijk maken. Het beheer van bedrijfsprocessen omvat ook het voortdurend verzamelen van gegevens om de efficiëntie te meten en te bepalen of er nieuwe processen moeten worden geïmplementeerd.

Verbetert het bedrijfsresultaat

Efficiëntere processen kunnen knelpunten elimineren, waardoor uw bedrijfsresultaat in de loop van de tijd kan toenemen. Wanneer de levertijd korter wordt, hebben klanten bijvoorbeeld sneller toegang tot producten en services. Het bedrijfsresultaat wordt ook verhoogd als u verspilling of inefficiënties identificeert die onnodige kosten met zich meebrengen.

Biedt zichtbaarheid

Werknemers van alle niveaus hebben betere toegang tot informatie die ze in real-time kunnen controleren. Meer zichtbaarheid kan helpen om structuren en processen te verbeteren en tegelijkertijd doelen en resultaten te meten.

Verbetert de veiligheid en naleving

Op werkplekken kunnen wetten en voorschriften van toepassing zijn, en naleving van deze wetten en voorschriften is van cruciaal belang. Bedrijfsprocesbeheer kan inzicht bieden in processen tijdens elke stap van die processen, waardoor alle noodzakelijke documentatie en wijzigingen mogelijk zijn om naleving te handhaven.

Ontwerpt voor schaal

Beheer van bedrijfsprocessen kan worden geschaald wanneer kleinere teams uitgroeien tot een grotere organisatie, met mogelijkheden voor afstemming en optimalisatie.

Handhaaft de stabiliteit

Goed gedocumenteerd en uitgevoerd beheer van bedrijfsprocessen kan een gevoel van stabiliteit en vaste grond binnen een organisatie creëren, wat bijdraagt aan de bedrijfsvoering. Consistentie op alle niveaus en in alle fasen is van cruciaal belang.

Biedt beveiliging

Een goede organisatie en documentatie kunnen de bescherming van gegevens en bedrijfsmiddelen vereenvoudigen. Het kan het ook eenvoudiger maken om de soort informatie die moet worden beschermd aan het personeel door te geven. Bedrijfsinformatie kan dan worden beschermd tegen diefstal of misbruik.

Er is een reeks stappen in de levenscyclus van het beheer van bedrijfsprocessen die kunnen helpen bij de organisatie: ontwerpen, modelleren, implementeren, bewaken en optimaliseren.

Ontwerp

De eerste stap begint met het documenteren van alle processen. Neem de tijd om eerdere processen, huidige processen en doelprocessen te identificeren. Verzamel gegevens bij belanghebbenden en het management en analyseer deze vervolgens om inzicht te krijgen in de gewenste processen en hoe ze aansluiten bij de doelstellingen van de organisatie. Denk na over waarschuwingen en meldingen, service level agreements, taakoverdracht, bedieningsprocedures en escalaties.

Gebruik deze informatie om te beginnen met het ontwerpen van elke stap van het proces, identificeren van de eigenaar van elke stap, in overweging nemen van de benodigde resources en nadenken of al dan niet huidige of oude processen in de ontwerpfase moeten worden opgenomen.

Model

Neem het ontwerp uit de eerste fase en introduceer een reeks variabelen of hypothetische factoren. Bijvoorbeeld wijzigingen in kosten, wijzigingen in omstandigheden of veranderingen in personeel. Dit is ideaal voor een "wat-als"-analyse voor alle ontwerpniveaus.

Een goede manier om de 'wat-als'-scenario's te introduceren is om het ontwerp te nemen en een fysiek model te maken om de scenario's te helpen definiëren door veranderingen in processen, bedrijfsregels of belangrijke identificaties fysiek weer te geven.

Implementatie

Deze fase vereist een zeer fijne balans tussen implementatie op grote schaal en implementatie op kleine schaal. Neem het ontwerp zoals het was, evalueer de modellering en de variabelen en stel een sterk implementatieplan op. Soms is voor een goede modellering van bedrijfsprocessen een zorgvuldige afweging vereist of het in fasen wordt geïmplementeerd of dat het in een breder toepassingsgebied wordt geïmplementeerd. Wat het plan ook is, tijdens de implementatie moet zorgvuldig worden nagedacht over hoe de implementatie wordt gevolgd en bewaakt.

Een aantal verschillende implementatiemethoden zijn: een handmatige implementatie en een geautomatiseerde implementatie. Een typische handmatige implementatie richt zich meer op de implementatie van processen op menselijk niveau, terwijl een geautomatiseerde implementatie op softwareniveau plaatsvindt. In het ideale geval zijn geautomatiseerde implementaties meer gebaseerd op het software- en presentatieniveau dan op het backend-niveau.

Er zijn verschillende softwaretoepassingen beschikbaar om u te helpen bij de implementatie. Idealiter is dit een software die de stappen uitvoert zoals die zijn geprogrammeerd en aangepast met behulp van menselijke interventie om de nauwkeurigheid en efficiëntie te garanderen.

Bewaken

Bedrijfsprocesbeheer zonder nauwkeurig toezicht kan ertoe leiden dat nieuwe implementaties niet optimaal functioneren of niet op alle niveaus succesvol zijn. Bewaking moet op alle niveaus plaatsvinden en zich richten op elke afzonderlijke taak, zoals deze is ontworpen en gemodelleerd. Als uw implementatie ook een relatie met een externe leverancier omvat, verzamel dan de benodigde informatie bij die leverancier om ervoor te zorgen dat uw processen nuttig zijn voor die leverancier zelf maar ook voor hun eindgebruikers.

In de ontwerp- en modelleringsprocessen moeten de mate en het niveau van de te verzamelen gegevens worden opgenomen. Bijvoorbeeld een reeks stappen die van een werkorder naar een deliverable van die werkorder en een succesvolle betaling door de eindgebruiker loopt. Ga na of het proces volgens ontwerp is verlopen, of er obstakels zijn die in de weg staan van een geoptimaliseerd systeem en of deze kunnen worden verholpen.

Optimaliseren

Kijk naar het ontwerp, het model, de implementatie en de gegevens die zijn verzameld tijdens de bewaking om een beter inzicht te krijgen in de optimalisatie en wat er moet worden gedaan om fasen te corrigeren die niet naar behoren hebben gewerkt of voorvallen waar tijdens het modelleerproces geen rekening mee werd gehouden. De gegevens van de bewaking worden nauwkeurig geanalyseerd en alle problemen en successen worden daarin meegenomen. Overweeg het implementeren van processen die succesvol zijn voor obstakels en raadpleeg uw modellering om te zien of u rekening had gehouden met die obstakels.

Dit is de kans om bedrijfsprocessen naar het beoogde doel te leiden en knelpunten of storingen te vermijden.

Interne processen, efficiëntie en het bedrijfsresultaat moeten altijd grondig worden onderzocht. Het is tijd om bedrijfsprocesbeheer te implementeren wanneer:

  • Er belangrijke zakelijke, meetbare maatstaven zijn die kunnen worden verbeterd door bedrijfsprocesbeheer te implementeren.
  • Er uitzonderlijke processen zijn die een snelle doorlooptijd en handmatige verwerking vereisen.
  • Er meerdere bedrijfseenheden, afdelingen, teams of functionele groepen zijn die gecompliceerdere processen gebruiken en handmatige orkestratie vereisen.
  • Er processen zijn die naleving van regelgeving vereisen, zoals wijzigingen in de gegevensopslag, wijzigingen in privacywetgeving of wijzigingen in regelgeving voor financiële rapportage.
  • Er een prestatiecijfer is dat kan worden verbeterd door nieuwe bedrijfsprocessen te implementeren.

  • Financiën: Omdat financiële teams elke dag geld bewaken en verwerken, kunnen ze gemakkelijk worden overstelpt met communicaties zoals brieven, papieren formulieren of elektronische communicatie. Een intern team kan nieuwe apparatuur voor hun afdeling aanvragen en de kosten ervan doorgeven, of er kan een reisverzoek zijn om een klant te bezoeken of een conferentie bij te wonen. Een initiatief voor bedrijfsprocesbeheer zou deze verzoeken kunnen stroomlijnen door de financiële berekeningen te automatiseren ten opzichte van het toegewezen budget voor de organisatie en de teams. Ze kunnen meer aangepaste services bieden voor verschillende situaties en ze kunnen met één klik toegang krijgen tot goedkeuringen of weigeringen. Dit kan eenvoudig een vooraf gemaakt sjabloon zijn om via e-mail te verzenden zodat er geen afzonderlijke berichten hoeven te worden opgesteld.
  • HR: de HR-afdeling is een bron van informatie voor de mensen van het bedrijf. Maar HR kan gemakkelijk worden overstelpt door verzoeken en vragen die eenvoudig kunnen worden verwerkt of zelfs kunnen worden geautomatiseerd. Er kan bijvoorbeeld een HR-portal zijn waar werknemers hun eigen vrije tijd kunnen bijhouden, vakantieaanvragen kunnen indienen, hun loonstrookjes kunnen bijhouden, een 401k kunnen beheren, extraatjes kunnen verzilveren of met een rooster kunnen werken. Hierdoor kan de HR-afdeling tijd vrijmaken voor het afhandelen van ernstigere of specifiekere aanvragen die niet kunnen worden geautomatiseerd.

  • Klantenservice: Klanten en bedrijven zijn altijd op zoek naar een eenvoudiger proces. Een bedrijfsproces kan het klanttraject stroomlijnen en tegelijkertijd services leveren die het meest gestroomlijnd en nauwkeurig zijn. Een e-commercebedrijf kan een inlognaam voor de portal verstrekken die de informatie kan weergeven over een bestelling die ze hebben gekocht, zowel in het verleden als nu. Verzendupdates kunnen worden verzonden via sms of e-mail, samen met de leveringsbevestigingen. Er kan ook een klantenportal zijn waarmee vragen op één locatie kunnen worden beantwoord zonder dat u contact hoeft op te nemen met een medewerker van de klantenservice, waaronder ook een FAQ-systeem of een invulvakje dat trefwoorden in de vraag bevat die mogelijk een antwoord op de site hebben.

Het beheer van bedrijfsprocessen draait om het beheer van elke stap in een proces en het bijhouden van de noodzakelijke wijzigingen en cijfers. Automatisering van bedrijfsprocessen kan hand in hand werken met bedrijfsprocesbeheer, maar is niet hetzelfde. Automatisering van bedrijfsprocessen is elke toepassing van bedrijfsprocesbeheer die niet wordt toegepast op een handmatige manier, maar door automatisch tools toe te passen die de productiviteit, flexibiliteit, naleving en prestaties op alle niveaus van het beheerplan voor bedrijfsprocessen stroomlijnen.

De ideale beheertools voor bedrijfsprocessen kunnen elke stap van het proces (ontwerpen, modelleren, implementeren, bewaken, optimaliseren) bijhouden en tegelijkertijd toegankelijk en aanpasbaar zijn aan het bedrijfsresultaat. Een tool moet kunnen worden ontworpen en gebruikt zonder te veel tussenkomst van het IT-team of te veel codeervereisten, dat wil zeggen toegankelijk voor alle niveaus van het beheerproces. Hoewel planning, ontwerp en modellering cruciaal zijn voor de implementatie, moet de tool bij elke stap van het proces door mensen op alle niveaus kunnen worden gebruikt.

Automatisering van bedrijfsprocessen kan een fantastische tool zijn, die eenvoudig kan worden gecombineerd met organisatiedoelstellingen om het proces te vereenvoudigen door software eenvoudiger in het gebruik en aantrekkelijker te maken voor eindgebruikers, die mogelijk niet de tijd hebben om op een handmatige en rigoureuze manier te werken.

Ook cloud computing-tools zijn op grote schaal beschikbaar en ideaal voor toegankelijkheid en gebruiksgemak. Hoewel interne systemen veiliger lijken, is cloudbeveiliging robuuster dan ooit. Tools in de cloud zijn ook toegankelijk vanaf meerdere locaties, wat kan helpen bij werken op afstand of samenwerking op verschillende locaties.

Er zijn tools die op sommige gebieden nuttig kunnen zijn, maar meer innovatieve beheertools zijn eigenlijk de ideale keuze voor een organisatie die op zoek is naar een SaaS-oplossing.

  • Kunstmatige intelligentie: workflows kunnen worden aangestuurd door machine learning, zodat meer betekenisvolle taken aandacht krijgen.
  • Prestatiebeheer: creëer analytische dashboards met doelgericht en realtime inzicht, die snel en nauwkeurig antwoorden en inzichten kunnen bieden.
  • Weinig code: workflows moeten worden gedocumenteerd, gevisualiseerd en acties moeten worden toegevoegd aan processtappen. Een gebruiksvriendelijke tool voor zelfbediening door bedrijfsanalisten is cruciaal voor BPM-productiviteit.
  • End-to-end platform: hoe meer inzicht een organisatie heeft in de bedrijfsprocessen, hoe beter deze processen kunnen worden geoptimaliseerd voor efficiëntie. Daarom kunnen BPM-platforms die zijn ontworpen voor end-to-end processupervisie effectiever een groeistrategie ondersteunen.
  • Procesbeleving: wanneer bedrijfsprocessen eenmaal zijn gestart, verwachten werknemers een workflow die is gestroomlijnd voor elk moment van het werk, ongeacht het kanaal (web, mobiel, chat, sms-berichten, enz.)
  • Chatbot: teams kunnen problemen snel oplossen en klanten een consistent geweldige beleving bieden. Klanten geven steeds vaker de voorkeur aan de selfservice die wordt geboden door een chatbot.
  • Beveiliging: zoek een SaaS-oplossing waar beveiliging wordt geprioriteerd, vooral wanneer uw organisatie privégegevens van klanten en bedrijven gebruikt. Zoek een bedrijf dat compliance ook serieus neemt, aangezien elke mate van gegevensopslag onderhevig is aan een regelgeving die zou kunnen worden geschonden door een beveiligingsfout.

ServiceNow staat klaar om u automatiseringsservices voor bedrijfsprocessen te bieden die rekening kunnen houden met uw behoeften op het gebied van bedrijfsprocesbeheer tijdens elke stap van het proces, terwijl u aangepaste services en een uitstekend en deskundig team krijgt.

Meer informatie over procesbeheer

Capaciteiten die meegroeien met uw bedrijf

Het Now Platform bevat kernfuncties waarmee u workflows snel en efficiënt kunt digitaliseren en op grote schaal kunt uitvoeren.

Contact
Demo