Wat is IT-projectmanagement?

IT-projectmanagement wordt geleid door de IT PMO- en IT-projectmanagers. Deze managers nemen de verantwoordelijkheid voor het ontwerpen, organiseren, budgetteren, toewijzen en uitvoeren van taken die zijn ontworpen om de specifieke IT-doelstellingen van hun bedrijf te bereiken. Binnen dit mandaat zijn een aantal belangrijke verantwoordelijkheden. Deze omvatten het volgende:

Voordat een van de bijbehorende taken of rapporten kan worden aangepakt, moet de IT PMO- of projectmanager eerst een strategie voor het project opstellen, met een budget, een omvang, tools, resources en een tijdlijn.

IT-projectmanagers werken niet in een vacuüm; ze vertrouwen op IT-teams om een succesvolle voltooiing van het project te garanderen. De IT-projectmanager moet de juiste specialisten, deskundigen en hulppersoneel samenbrengen die aan de behoeften van het IT-initiatief kunnen voldoen.

Het is de verantwoordelijkheid van de IT-projectmanager om taken toe te wijzen aan teamleden, een duidelijke richting aan te geven met betrekking tot reikwijdte en doelstellingen, samen te werken met teamleden om realistische planningen en deadlines vast te stellen en waar nodig de samenwerking tussen interne en externe teamleden te vergemakkelijken.

Hoewel de IT-projectmanager waarschijnlijk niet degene is die specifieke taken binnen het project uitvoert, is het zijn/haar verantwoordelijkheid ervoor te zorgen dat de taken effectief worden uitgevoerd. Dit omvat het identificeren en elimineren van hinderpalen, het analyseren van risico's, het beperken van problemen, het verzamelen van rapporten, het geven van training en nog meer.

IT-projectmanagers moeten duidelijke, realistische budgetten opstellen voor hun projecten. Dit omvat het maken van geïnformeerde schattingen over uitgaven en het aanpassen van plannen wanneer dat nodig is om de budgettaire naleving te garanderen.

IT-projectmanagers hebben meerdere teamleden met verschillende doelstellingen en zijn verantwoordelijk voor het opstellen en communiceren van planningen en het beheren van tijdlijnen gedurende de gehele levensduur van het project.

Hoewel de projectmanager het grootste deel van de verantwoordelijkheid op zich neemt bij het leiden van het project, is hij/zij waarschijnlijk niet de enige die in het project heeft geïnvesteerd. IT-projectmanagers moeten ook fungeren als contactpersoon tussen hun teams en andere leiders, besluitvormers, sponsors en belanghebbenden. De projectmanager is verantwoordelijk voor het verzenden van statusrapporten om de voortgang te tonen en problemen onder de aandacht te brengen.

Het documenteren van de voortgang van het project en het identificeren van onverwachte problemen en andere geleerde lessen kunnen helpen ervoor te zorgen dat toekomstige projecten meer kans maken om de doelstellingen te bereiken. IT-projectmanagers moeten een gedetailleerd overzicht bijhouden van alle obstakels, uitdagingen, versnelde werkwijzen of andere inzichten die ze in de loop van het project hebben opgedaan.

De planningsfase, waarin de doelen en andere details uit de vorige fase worden opgenomen, maakt de IT-projectmanager een stappenplan voor zijn/haar teams om de voortgang van het project op te volgen. De planningsfase omvat het identificeren van doelstellingen, het vaststellen van rapporten, het toewijzen van verantwoordelijkheden en taken, het opstellen van een projectschema, het bepalen van belangrijke succesmaatstaven, het plannen van voortgangsrapporten, het tot stand brengen van communicatiekanalen en -criteria, het kiezen van methodologieën en het garanderen van toegang van het team tot de noodzakelijke resources en tools.

De uitvoeringsfase is wellicht de langste fase, waarin het grootste deel van het werk aan het project plaatsvindt. De uitvoeringsfase begint met een kick-offmeeting met alle teamleden en relevante belanghebbenden. Tijdens de bijeenkomst moeten de personen, de rollen, de verantwoordelijkheden, de omvang en het algemene projectplan worden geïntroduceerd. In deze fase moet ook worden bepaald hoe de communicatie en rapportage worden afgehandeld, welke tools worden gebruikt en welke directe volgende stappen moeten worden ondernomen om alles op gang te brengen.

Hoewel het toezicht niet in de vorige fase plaatsvindt, gebeurt dit ook gelijktijdig met de uitvoering, waardoor de IT-projectmanager de richting van het project voortdurend kan controleren en beoordelen. Wanneer er problemen ontstaan of zichtbaar worden, kunnen projectmanagers door middel van een constant toezicht correcties aanbrengen in de koers om het project op koers te houden wat betreft omvang, budgetten, deadlines of doelstellingen. Deze fase kan het volgende omvatten: beheer van resources, identificatie en beperking van risico's, updates van budgetten en schema's, wijziging van plannen, organisatie van vergaderingen, verzameling van rapporten en nog meer. Aan het einde van deze fase en de uitvoeringsfase moeten alle projectdoelstellingen zijn voltooid.

Zodra het project is voltooid en de te leveren producten in handen zijn van de klant, zijn de laatste stappen de beoordeling van het algehele succes van het project en de planning om soortgelijke projecten in de toekomst te verbeteren. Dit omvat het identificeren en bespreken van geleerde inzichten, het inventariseren van rapporten, het organiseren van documenten en het toegankelijk maken ervan, het doorgeven van het succes van het project aan de relevante belanghebbenden en het erkennen van de bijdragen van de teamleden.

IT-projectmanagement is geen unieke, eenvoudige oplossing voor het succes van IT; het is een reeks verschillende strategieën die zijn ontworpen om te voldoen aan de specifieke doelstellingen van de organisatie en de afdelingen. Hieronder volgen tips en best practices voor IT-projectmanagement:

Voordat u andere officiële stappen onderneemt, moet u het project beoordelen om te bepalen of de doelstellingen overeenstemmen met de doelstellingen en strategie van de organisatie. Weeg op dezelfde manier de potentiële voordelen af tegen mogelijke risico's en bepaal of in het project effectief gebruik wordt gemaakt van de beschikbare resources.

IT-projecten vereisen gedetailleerde documentatie. Bepaal voordat u het project uitvoert welke documenten u nodig hebt en creëer een centrale locatie waar deze elektronische documenten kunnen worden opgeslagen en toegankelijk zijn voor bevoegde belanghebbenden en teamleden.

Als teamleden op zichzelf werken, verliezen projecten snel de juiste richting. Neem het zekere voor het onzekere en zorg voor dagelijkse vergaderingen om iedereen op koers te houden en volledig te coördineren. Een overvloedige communicatie zou wel eens de meest effectieve aanpak kunnen zijn om hinderpalen voor projecten te identificeren en te verwijderen voordat ze schade kunnen veroorzaken.

Een Gantt-grafiek is een veelgebruikte tool voor het vaststellen van taken, verantwoordelijkheden en deadlines in het projecttraject. Met behulp van een Gantt-grafiek kunnen teamleden en belanghebbenden een duidelijk overzicht krijgen van de huidige status van het project en van wat er precies moet gebeuren om ervoor te zorgen dat het project vordert binnen de vastgestelde tijdlijnen.

Met moderne digitale workflows kunnen geavanceerde automatiseringstechnologieën worden geïntegreerd, om ervoor te zorgen dat de juiste stappen worden gevolgd en dat projecten niet worden vertraagd door handmatige processen. Geautomatiseerde workflows kunnen taken, zoals het invullen van formulieren, het aanvragen van goedkeuringen, het ondernemen van acties enz., drastisch stroomlijnen en vereenvoudigen.

Effectieve tools en software voor IT-projectbeheer maken het eenvoudiger om rechtstreeks met relevante teamleden te communiceren, de voortgang van projecten in realtime te bewaken en toegang te verkrijgen tot relevante documenten en andere resources op één locatie.

Neem aan het einde van het project de tijd om na te gaan welke aspecten effectief waren, met welke uitdagingen het team werd geconfronteerd, welke onverwachte gebeurtenissen of variabelen er in de toekomst moeten worden gepland en welke aanvullende inzichten van invloed kunnen zijn op de manier waarop het team vergelijkbare projecten in de toekomst zal benaderen.