Wat is een bedrijfscontinuïteitsplan?

Een bedrijfscontinuïteitsplan helpt u uw activiteiten voort te zetten in noodgevallen.

Bedrijfsvoering is vergelijkbaar met tegen de stroom in zwemmen: zodra u ermee stopt, wordt u stroomafwaarts meegevoerd. DC geeft aan dat de gemiddelde kosten van een verstoring van de infrastructuur ongeveer 100.000 dollar per uur bedraagt en dat de gemiddelde totale kosten van ongeplande storingstijd van toepassingen in bedrijven tussen de 1,25 en 2,5 miljard dollar per jaar zijn.

Wanneer uw bedrijfsvoering wordt verstoord, verliest u geld. Naast de inkomstenderving, wordt de totale winst van uw organisatie ook beïnvloed door de kosten die gepaard gaan met het identificeren en corrigeren van onderbrekingen. Als u daar de mogelijke schade aan het merk en de reputatie bij optelt, ontstaat een helder beeld van de gevaren die bedrijfsonderbrekingen met zich meebrengen. In een enquête uit 2019 zei 83% van de zakelijke leiders dat de bedrijfscontinuïteit in noodsituaties een topprioriteit was.

Helaas is de realiteit dat onverwachte gebeurtenissen kunnen en zullen voorkomen. En in dergelijke gevallen kunnen succesvolle organisaties vertrouwen op een bedrijfscontinuïteitsplan.

SOAR: Security Orchestration, Automation en Response

De anatomie van een bedrijfscontinuïteitsplan

Een bedrijfscontinuïteitsplan (BCP) is een verzameling procedures die protocollen vastlegt en preventie- en herstelsystemen creëert in het geval van een cyberaanval, natuurramp of andere bedrijfsonderbreking. Met andere woorden, wanneer uw bedrijf wordt getroffen door het onverwachte, kan een bedrijfscontinuïteitsplan helpen om alles weer op de rails te krijgen.

Hiervoor moet een bedrijfscontinuïteitsplan over de volgende kenmerken beschikken:

  • Volledigheid
    Uw bedrijfscontinuïteitsplan kan alleen doeltreffend zijn als het rekening houdt met alle onvoorziene omstandigheden. Dit kan een lastig vooruitzicht zijn, aangezien onverwachte dreigingen per definitie onverwacht zijn. De vuistregel is dat u in uw plan rekening houdt met onder meer stroomuitval, natuurrampen, cyberaanvallen, menselijke fouten en lokale en wereldwijde pandemieën. Prioriteer deze risico's op basis van de mogelijke impact en de waarschijnlijkheid dat ze zich voordoen, zodat uw plan de juiste risicogebieden dekt. Overweeg daarnaast om back-upplannen te maken voor het geval uw aanvankelijke plannen mislukken. Begrijp welke factoren hierin een rol spelen en wat er mis kan gaan, en pas uw plan vervolgens aan. Zo kan een bedrijfscontinuïteitsplan onder meer crisiscommunicatie, crisismanagement, noodherstel en communicatie met werknemers omvatten.
  • Uitvoerbaarheid
    Het hebben van een bedrijfscontinuïteitsplan is alleen waardevol als het daadwerkelijk is te implementeren wanneer dat nodig is. Wees bij het maken van uw plannen realistisch en houd rekening met de mogelijkheden van uw organisatie en uw werknemers, evenals de benodigdheden en communicatiekanalen om uw klanten te bereiken.
  • Doeltreffendheid
    In een noodsituatie kan complexiteit uw grootste vijand zijn. In stressvolle situaties en bij het uitvallen van de infrastructuur, is het voor uw werknemers lastiger dan normaal om hun taken uit te voeren. Probeer uw plannen daarom zo duidelijk en concreet mogelijk te houden, zodat de verantwoordelijken ze snel kunnen uitvoeren met de middelen die zij voorhanden hebben.
  • Aanpasbaarheid
    Bedrijfscontinuïteitsplannen moeten alomvattend zijn, maar ook ruimte bieden voor aanpasbaarheid. Rampen hebben de neiging zich onverwacht te ontwikkelen, waardoor de kans klein is dat een plan op elke mogelijke dreigende situatie inspeelt. Train uw werknemers om op intelligente wijze op noodsituaties te reageren en neem in uw plan een constante monitoring op, zodat u uw aanpak in een handomdraai kunt aanpassen.

 

Simpel gezegd, moet uw bedrijfscontinuïteitsplan doeltreffend op de realiteit van de situatie inspelen en een duidelijke, aanpasbare routekaart bieden die uw organisatie kan volgen. Hiervoor moet uw BCP een aantal essentiële onderdelen bevatten.

Strategie
Uw plan moet over elementen beschikken die betrekking hebben op de wijze waarop uw werknemers hun normale taken kunnen uitvoeren tijdens de noodsituatie. De strategie moet zijn gericht op het waarborgen van een continue bedrijfsvoering.

Organisatie
In uw bedrijfscontinuïteitsplan moeten de verantwoordelijkheden van verschillende werknemers in geval van nood worden vastgelegd. Ook moeten in uw plan kwesties aan bod komen die verband houden met structuur en communicatie, zoals belschema's.

Processen
Door het identificeren van kritieke bedrijfs- en IT-processen, kan in het plan duidelijk worden bepaald welke processen de hoogste prioriteit hebben om uw bedrijf draaiende te houden.

Technologie
Uw bedrijfscontinuïteitsplan dient niet alleen rekening te houden met processen, maar ook met de noodzakelijke systemen, netwerken en technologieën voor het maken van een back-up van gegevens en toepassingen, zodat uw activiteiten en productiviteit ononderbroken blijven.

Leveranciersrisico
Uw bedrijfscontinuïteitsplan moet ook rekening houden met de gevolgen van noodsituaties voor uw (externe) leveranciers en welke gevolgen een onderbreking van hun activiteiten voor u kan hebben. Inzicht krijgen in de bedrijfscontinuïteitsplannen van uw leveranciers helpt u bij het invullen van bepaalde variabelen bij het maken van uw eigen plan.

Net zoals uw bedrijfscontinuïteitsplan een stapsgewijze aanpak moet bieden van het beperken van bedrijfsonderbrekingen, zijn er bepaalde stappen die u wellicht wilt volgen bij het opstellen van uw BCP. Neem de volgende punten in overweging wanneer u begint met de ontwikkeling van uw plan:

Bedrijfsimpactanalyse

De eerste logische stap richting het opstellen van een effectief BCP is het uitvoeren van een bedrijfsimpactanalyse (BIA). Deze analyse helpt bij het identificeren en evalueren van de potentiële bedrijfsimpact die rampen en noodsituaties met zich meebrengen, zoals inkomstenderving, vertraagde inkomsten, hogere uitgaven, boetes van regelgevende instanties, contractgerelateerde boetes of verlies van contractgerelateerde bonussen, ontevredenheid van klanten en vertraging van nieuwe bedrijfsplannen. Zo krijgt u inzicht in tijdgevoelige functies.

Noodherstelplan

Een noodherstelplan is onderdeel van een bedrijfscontinuïteitsplan en richt zich op de noodzakelijke stappen voor het herstel van essentiële ondersteuningssystemen, waaronder hardware, communicatie en IT-assets. Waar bedrijfscontinuïteit de veel bredere reikwijdte heeft om een ononderbroken voortzetting van normale bedrijfsprocessen in tijden van nood te garanderen, richt herstelplanning zich op het herstellen van beschadigde systemen en verloren gegevens, en de bevordering van een snel herstel naar de functionaliteiten zoals die voor de ramp werden gebruikt.

Herstelmanagement testen

Testen is een onmisbaar onderdeel van uw BCM-programma en toont de daadwerkelijke functionele mogelijkheden van uw documentatie en technische implementatie aan. Dit is essentieel om de effectiviteit en bruikbaarheid van het plan te verbeteren tijdens gesimuleerde en werkelijke onderbrekingen.

Crisismanagement

Crisismanagement biedt mogelijkheden om de continuïteit te oefenen en te activeren tijdens een daadwerkelijke crisis. Een effectief crisismanagement minimaliseert de financiële, reputatie-, juridische en regelgevende gevolgen.

Als 2020 ons iets heeft geleerd, dan is het dat verstoringen onvermijdelijk zijn en dat veerkracht een groot verschil maakt voor onze overleving en concurrentiepositie. Helaas heeft de wereldwijde pandemie veel bedrijven verrast, waardoor vele niet in staat waren het hoofd boven water te houden toen ze eenmaal met deze ongekende noodsituatie werden geconfronteerd. Voor bijna 100.000 Amerikaanse bedrijven leidde een tijdelijke sluiting tot een permanente sluiting (bron: Fortune).

Een bedrijfscontinuïteitsplan zorgt voor prioritering en richting onder druk. Bij onverwachte gebeurtenissen en verstoringen biedt bedrijfscontinuïteit een routekaart voor de voortzetting van de activiteiten en minder fouten of verrassingen. Dit is om een aantal redenen van belang:

Verstoringen en onderbrekingen nemen toe

Als u het gevoel hebt dat er in de afgelopen jaren een meer dan gemiddeld aantal verstorende gebeurtenissen heeft plaatsgevonden, kunt u gelijk hebben. Recent onderzoek wijst uit dat onderbrekingen die een aanzienlijke verstoring van de dienstverlening veroorzaken steeds ernstiger, duurder en langduriger worden.

Door de toename van het aantal verstoringen en onderbrekingen, beschikken bedrijven met een effectief bedrijfscontinuïteitsplan over een duidelijk concurrentievoordeel ten opzichte van organisaties die dat niet hebben.

BCP's helpen bedrijfsonderbrekingen te voorkomen en te minimaliseren

Een bedrijfscontinuïteitsplan kan niet voorkomen dat noodsituaties zich voordoen. Een aardbeving, een gegevensinbreuk door een derde partij of een storing in de netwerkhardware kunnen niet door een BCP worden afgewend. Wat een bedrijfscontinuïteitsplan echter wel kan doen, is een bedrijfsonderbreking als gevolg van deze noodsituaties voorkomen en tot een minimum beperken.

Een effectief bedrijfscontinuïteitsplan beschrijft de stappen die uw organisatie moet nemen om de ernst en de duur van verstoringen te beperken. Denk hierbij aan een grondige analyse van mogelijke dreigingen, een lijst van externe en interne contactgegevens voor noodgevallen en gedetailleerde strategieën en verantwoordelijkheden voor elke dreigende gebeurtenis. Zo beschikt uw organisatie over de nodige instructies om potentiële schade te beperken.

BCP's bevorderen de regelgevende compliance

Elk bedrijf in elke branche heeft baat bij bedrijfscontinuïteit. Voor sommige kritieke organisaties is het hebben van een bedrijfscontinuïteitsplan echter zelfs bij wet verplicht. Zo worden bijvoorbeeld bedrijven binnen de overheid, de financiële sector en de gezondheidszorg bij een verstoring strikt verantwoordelijk gehouden voor de staat van hun activiteiten en gegevens. Ook bedrijven in andere bedrijfstakken kunnen aansprakelijk worden gesteld voor schade als gevolg van een falende bedrijfscontinuïteit.

Een bedrijfscontinuïteitsplan biedt uw organisatie een aantal voordelen. Hier volgen enkele van de meest noemenswaardige voordelen:

Bedrijfsvoering in stand houden

Met een betrouwbaar bedrijfscontinuïteitsplan kunt u uw activiteiten blijven voortzetten, zelfs in geval van een potentieel verstorende noodsituatie.

Merkreputatie beschermen

Door een doeltreffende aanpak van noodsituaties zonder een merkbare verslechtering van uw dienstverlening, toont u de kwaliteit van uw bedrijf aan en verhoogt u de klanttevredenheid.

Vertrouwen van de klant winnen

Klanten vertrouwen voor allerlei dingen op uw bedrijf: digitale services, voedsel, toegang tot geld of betalingen, gezondheidszorg of communicatie. Kortom, uw continuïteit maakt hun continuïteit mogelijk. Daarnaast zijn ze zich meer dan ooit bewust van de behoefte aan betrouwbare gegevensbeveiliging bij de organisaties waarmee zij zaken willen doen. In het geval van verstoringen, verwachten zij dat bedrijven zich snel herstellen. Een effectieve bedrijfscontinuïteit laat zien dat een organisatie haar klanten tot dienst wil blijven zijn, ongeacht de omstandigheden.

Vertrouwen van medewerkers versterken

Als werknemers begrijpen welke stappen ze in noodsituaties moeten nemen, hebben ze meer vertrouwen in het leiderschap van hun bedrijf en hebben ze meer vertrouwen in de beslissingen die het neemt. Bovendien worden werknemers, naarmate ze worden getraind in effectieve bedrijfscontinuïteit, vaardiger in het oplossen van kleinere, minder ernstige verstoringen en noodsituaties en ervaren ze minder stress onder druk.

Concurrentievoordeel behalen

Ondanks de duidelijke voordelen, beschikken veel organisaties over weinig of geen bedrijfscontinuïteit. Wanneer zich dus verstoringen voordoen en deze organisaties niet meer doeltreffend kunnen functioneren, zullen hun klanten waarschijnlijk massaal overstappen naar bedrijven die de storm wel kunnen doorstaan. In een onderzoek over een periode van 25 jaar bij 1800 bedrijven blijkt dat veerkracht bij dreigende gebeurtenissen verantwoordelijk is voor ongeveer 30% van de prestaties op lange termijn (bron: BCG Henderson Institute).

Financiële risico's beperken

Naast de bedrijfsvoordelen die een BCP met zich meebrengt, is het belangrijk dat u de financiële voordelen niet over het hoofd ziet. Financiële verliezen als gevolg van een bedrijfsonderbreking, zoals systeemstoringen, stroomuitval en gegevensinbreuken, kunnen een aanzienlijke negatieve impact hebben op uw organisatie. Bedrijfscontinuïteitsbeheer helpt dit risico te voorkomen of te beperken.

Ontdek meer over Risk and Compliance


Contact
Demo