Leveranciersbeheer beschrijft de processen die worden gebruikt bij het beheren van leveranciers, waaronder het onderzoeken en selecteren van leveranciers, het onderhandelen over contracten en nog veel meer.
Leveranciersbeheer is een breed begrip, dat in wezen alle activiteiten omvat die een organisatie kan ondernemen bij het communiceren met haar leveranciers. Deze activiteiten kunnen bestaan uit het inkopen en beoordelen van leveranciers, het maken en sluiten van contracten, het vaststellen van KPI's en doelen, volgen, rapporteren, beoordelen, testen van beveiliging, risicobeperking en geschillenbeslechting.
Afhankelijk van de specifieke branche, focus en klantenkring kan een moderne organisatie samenwerken met potentieel honderden leveranciers in diverse markten. Elk van deze leveranciers moet worden benaderd als een unieke entiteit, die zijn eigen salariskosten, contractvoorwaarden en contactpunten met zich meedraagt. Als zodanig kan het beheren van deze leveranciersrelaties een uiterst complexe taak zijn.
Leveranciersbeheer organiseert deze relaties en biedt bedrijven tools en andere resources om leveranciers te selecteren en samen te werken om aan unieke bedrijfsbehoeften te voldoen. En hoewel leveranciersbeheer duidelijk is gericht op het verbeteren van de leveranciersselectie en het garanderen van de consistentie en betrouwbaarheid van de toeleveringsketen, kan het bij een correct gebruik ook tot veel andere voordelen leiden.
Er zijn diverse voordelen voor het verbeteren en beheren van leveranciersrelaties. Hier onderzoeken we nog een aantal belangrijke voordelen van het integreren van een effectieve oplossing voor leveranciersbeheer.
Leveranciersbeheer, dat heldere bedrijfscriteria integreert en een gecentraliseerde locatie biedt waar leveranciersinformatie kan worden vergeleken, biedt organisaties de betrouwbare gegevens die nodig zijn om de best mogelijke leveranciers te kiezen om aan hun behoeften te voldoen.
Het handmatig beheren van elke leverancier kan zeer tijdrovend en arbeidsintensief zijn. Leveranciersbeheer stroomlijnt niet alleen het hele proces, waardoor bedrijven de tijd kunnen besparen die wordt besteed aan individuele levenscycli van leverancierstransacties, maar houdt ook de prestaties van leveranciers bij ten opzichte van de bestaande SLA's (Service Level Agreement). Ten slotte kan leveranciersbeheer helpen extra wervings- en trainingskosten te verlagen, terwijl ook de oneigenlijke uitgaven worden geëlimineerd. Samen betekenen deze voordelen een hogere productiviteit aan beide kanten en minder kosten.
Als dit niet op de juiste manier gebeurt, kan het onboarden van leveranciers de productiviteit negatief beïnvloeden en de operationele kosten verhogen. Leveranciersbeheer versnelt het gehele onboarding proces, waardoor bedrijven relevante leveranciersinformatie kunnen vastleggen en organiseren voor snellere en nauwkeurigere goedkeuring van leveranciers.
Op de juiste manier toegepast, brengt leveranciersbeheer alle relevante leveranciersgegevens in één platform samen. Dit helpt niet alleen bij het organiseren en beheren van leveranciers, maar maakt ook waardevolle proces- en operationele data beschikbaar voor analyse. Met geavanceerde analyse- en rapportageopties kunnen organisaties gemakkelijker behoeften, kansen en potentiële problemen detecteren en hierop anticiperen.
Helaas voldoen leveranciers soms eenvoudigweg niet aan de verwachtingen op het gebied van prestaties of naleving, wat leidt tot inefficiëntie, vertragingen en mogelijk schadelijke juridische problemen. Leveranciersbeheer biedt een resource waarin bedrijven de prestaties van leveranciers automatisch kunnen opslaan en beoordelen, zodat ze het contact met leveranciers kunnen verbreken die toekomstige risico's kunnen opleveren. Aan de bedrijfskant kan leveranciersbeheer helpen te zorgen dat alle essentiële papierwerk wordt voltooid, de juiste goedkeuringen worden gedetailleerd en opgevolgd, relevante wijzigingen en licentievereisten aan de juiste mensen worden gebracht en er altijd een duidelijk controletraject beschikbaar is.
Een groot deel van het managen van leveranciers bouwt productieve werkrelaties op. Leveranciersbeheer houdt elk aspect van elke leveranciersrelatie volledig georganiseerd en gemakkelijk beschikbaar voor bevoegde personen binnen de organisatie. Als gevolg hiervan kan elke leverancier op een persoonlijker niveau worden beheerd, waarbij de juiste aandacht wordt besteed aan essentiële details, ongeacht het aantal leveranciers waarmee de organisatie in het algemeen werkt. En door de relaties met leveranciers te verbeteren, kunnen bedrijven vaak onderhandelen voor betere tarieven.
Om de uitmuntendheid van leveranciers te helpen bereiken, zijn er verschillende essentiële metrieken die nauwkeurig moeten worden gecontroleerd. Dit omvat het volgende:
Hoeveel geld besteedt een organisatie jaarlijks aan elke leverancier? Een beter inzicht in de uitgaven kan bedrijven helpen gebieden te identificeren waar ze mogelijk resources toepassen zonder de bijbehorende rendementen te zien.
Vaak delen organisaties leveranciers in de volgende groepen in: Belangrijke leveranciers (hoge waarde; één bron), belangrijke leveranciers (gemiddelde waarde; meerdere bronnen) en tactische leveranciers (lage waarde; veel bronnen). Door elke leverancier gesegmenteerd en gekwantificeerd te zien krijgt u een duidelijker beeld van welke leveranciers essentieel zijn en welke niet.
Hoe nauwer verkopers bereid zijn om met hun klanten samen te werken, des te beter de resultaten. Hoewel samenwerking een moeilijk meetcriterium kan zijn om te kwantificeren, kunnen organisaties ervoor kiezen om rekening te houden met het aantal leverancierscontacten, samen met hoe vaak bedrijfsbeoordelingen worden uitgevoerd.
Worden de materialen geproduceerd en geleverd in overeenstemming met de geldende regelgeving en industriestandaarden? Het bijhouden van problemen met niet-naleving kan meer inzicht geven in het risico dat een bepaalde leverancier vertegenwoordigt.
Een effectief proces voor leveranciersbeheer bestaat uit zeven afzonderlijke stappen.
Voordat er formele overeenkomsten met leveranciers worden gesloten, is de eerste stap in het leveranciersbeheer het bepalen van de bedrijfsbehoeften en -doelstellingen. Als er duidelijke doelen zijn, kunnen de vereisten van relevante bedrijfseenheden worden vastgesteld, mogelijk inclusief het opzetten van een toegewijd team voor leveranciersbeheer. Dit zal helpen volledige acceptatie te garanderen en het risico van dubbele inspanningen te elimineren.
Nu de behoeften en verantwoordelijkheden van bedrijven stevig verankerd zijn, is de volgende stap het overwegen van leveranciers. Stel selectiecriteria vast voor de evaluatie van potentiële leveranciers, inclusief kosten- en niet-kostenfactoren. Beoordeel alle ingediende voorstellen en neem de omvang van het werk, de prijsstelling, de vernieuwingsdata en andere belangrijke factoren in overweging. Het evaluatieproces moet zo uitgebreid mogelijk zijn om de best mogelijke kans te garanderen om alleen met leveranciers van topkwaliteit te werken.
Traditioneel worden contractonderhandelingen gevoerd door juridische, financiële en verkoopteams, waarbij de business units die aan de contracten moeten voldoen pas betrokken raken als de overeenkomst is afgerond. Effectief leveranciersbeheer brengt deze eenheden veel eerder in het onderhandelingsproces, inclusief alle relevante belanghebbenden in de vroege besluitvormingsprocessen. Contractonderhandelingen definiëren de goederen en diensten die worden geleverd, evenals de begin- en einddata.
Nadat de contracten zijn gesloten, moeten de geselecteerde leveranciers worden opgezet als goedgekeurde leveranciers binnen de bedrijfssystemen. Dit omvat het verzamelen van documentatie, goedkeuringen en andere details, zoals relevante licenties, verzekeringsgegevens en belastinginformatie. Adequate onboarding helpt compliance-normen te handhaven en zorgt dat de leverancier wettelijk kan worden betaald voor zijn of haar service.
Wanneer de organisatie zaken begint te doen met de leverancier, moet deze de resultaten nauwlettend in de gaten houden. Door de prestaties van leveranciers te vergelijken met de vastgestelde KPI's en potentiële kwesties te identificeren en op te lossen voordat deze zich ontwikkelen tot problemen, kan de consistentie en betrouwbaarheid van de toeleveringsketens worden gegarandeerd.
Samen met de vorige stap helpt het controleren van de prestaties organisaties potentieel schadelijke leveranciersrisico's te identificeren, zoals zwakke punten in de gegevensbeveiliging, rechtszaken en compliance-kwesties. Prestaties van leveranciers kunnen cruciale activiteiten verstoren en de reputatie van een bedrijf schaden, waardoor deze stap een belangrijk onderdeel is van goed leveranciersbeheer.
Wanneer huidige contracten hun einddatum bereiken, biedt effectief leveranciersbeheer een duidelijk pad en bewezen processen voor het sluiten of verlengen van contracten. Deze processen moeten worden gevolgd om strikte naleving te garanderen en het bedrijf en de leverancier te beschermen tegen verdere juridische gevolgen.
Omdat ‘leveranciersbeheer’ zo'n brede term is, is het aanbod van beschikbare leveranciersbeheerssystemen - en hun capaciteiten - eveneens expansief. Neem bij het kiezen van een leverancierssysteem de volgende mogelijkheden in overweging:
Een van de belangrijkste voordelen van leveranciersbeheer is een betere kostenbeheersing. Dit kan worden bereikt door het beter kunnen identificeren van kansen, het elimineren van overbodige of onnodige uitgaven, het beperken van leveranciersopties en het onderhandelen over betere tarieven.
De leveranciersrelatie bestaat erin om resultaten te leveren. Als zodanig is het belangrijk om de voorwaarden van het leverancierscontract stevig in gedachten te houden, zodat organisaties hun leveranciers kunnen blijven aansporen hun beloften na te komen. Tegelijkertijd helpt de functionaliteit voor leveranciersbeheer die interne processen stroomlijnt bedrijven hun doelen sneller en consistenter te bereiken.
Onverwachte verstoringen van de toeleveringsketen kunnen voor organisaties en leveranciers aanzienlijke problemen veroorzaken. Oplossingen voor de veerkracht van de toeleveringsketen helpen bij het onderhouden van een voortdurende dialoog met leveranciers, waardoor beide partijen kunnen samenwerken om risico's te identificeren en te beoordelen, en om onvoorziene gebeurtenissen te plannen.
Er bestaan wettelijke normen om te zorgen dat bedrijven handelen op een manier die het voortdurende geluk en de veiligheid van hun gemeenschap ondersteunt. Dit omvat het leveren van hoogwaardige diensten en producten, eerlijk zijn tegen klanten en publiek, en het bevorderen van ‘fair play’ binnen de markt. Compliancebeheer helpt te zorgen dat de organisatie up-to-date is en volledig voldoet aan alle relevante federale, staats- en lokale mandaten.
Risicobeheer biedt organisaties de informatie die ze nodig hebben om potentiële toekomstige gebeurtenissen die hun bedrijf kunnen beïnvloeden te identificeren en prioriteit te geven. Ze kunnen vervolgens actie ondernemen om voorspelde negatieve resultaten te verzachten en onder controle te houden.
In de moderne zakenwereld is correct beheer van derden meer dan alleen maar een voordeel; het is een sleutel tot succes. Maar samen met de vele voordelen van het samenwerken met andere organisaties komen verhoogde risico's. ServiceNow Risk Management, gebouwd op het bekroonde ServiceNow AI Platform, helpt deze risico's te beperken door essentiële context, realtime monitoring en rapportage, en betrouwbare processen voor risicobeheer te bieden, allemaal ondersteund door geavanceerde automatiseringsmogelijkheden. En door alle relevante informatie over leveranciers en risico's samen te brengen in één database, biedt Risk Management ongeëvenaarde transparantie en controle over het hele ecosysteem van leveranciers, allemaal beheerd via aanpasbare, intuïtieve dashboards.
ServiceNow neemt de risico's van risicobeheer weg; kom meer te weten over ServiceNow Vendor Risk Management, en zie hoe ver effectief leveranciersbeheer u kan brengen.
Beheer risico en veerkracht in realtime met ServiceNow.