Wat is prestatiebeheer?

Prestatiemanagement verhoogt het behoud, verbetert prestaties en bevordert de autonomie van werknemers.

Als u ooit betrokken bent geweest bij de beoordeling van een werknemer of bij een strategievergadering tussen een werknemer en een lid van het managementteam hebt gezeten, dan hebt u al ervaring met prestatiebeheer. Maar hoewel dit goede voorbeelden zijn, gaat prestatiebeheer in realiteit veel verder dan de jaarlijkse een-op-een met de baas.

Prestatiebeheer omvat een reeks processen die zijn gericht op de ontwikkeling van werknemers, zodat zij hun werk effectief kunnen uitvoeren. Het is afhankelijk van continue communicatie tussen supervisor en werknemer om de strategische doelstellingen van de organisatie te bereiken. Het doel van prestatiebeheer is het verbeteren van de prestaties van werknemers op een constructieve en duurzame manier—het is een continu proces dat, indien correct gebruikt, kan leiden tot continue verbetering.

Wat houdt werknemersprestatiebeheer in?

Zoals eerder gezegd, is prestatiebeheer niet beperkt tot de jaarlijkse prestatiebeoordelingen; het is een systeem dat zich uitstrekt door de gehele duur van het dienstverband van een werknemer bij het bedrijf. Prestatiebeheer omvat daarom elke interactie die het management met een werknemer heeft, in elke stap van het traject van de werknemer. Idealiter wordt elk van deze interacties omgezet in een positieve leermogelijkheid.

Onderdelen van een prestatiebeheersysteem

Prestatiebeheersystemen kunnen vele vormen aannemen en uw systemen zullen waarschijnlijk uniek zijn voor de waarden, cultuur en doelstellingen van uw bedrijf. Desondanks volgen de meeste een vergelijkbare structuur. Veelvoorkomende onderdelen/acties van een prestatiebeheersysteem zijn onder andere:

  • Duidelijke taakomschrijvingen creëren
  • Gekwalificeerde kandidaten werven
  • Sollicitatiegesprekken voeren met kandidaten
  • Verdere ontmoeting met en testen van kandidaten om sterke punten te bepalen
  • De meest geschikte kandidaten selecteren op basis van bekwaamheid en culturele geschiktheid
  • Vacatures aanbieden aan gekwalificeerde kandidaten en onderhandelen over arbeidsvoorwaarden
  • Nieuwe werknemers welkom heten bij het bedrijf
  • Nieuwe werknemers laten oriënteren en integreren in het bedrijf en de cultuur
  • Onderhandelen over uitvoerings- en prestatienormen
  • Verdere training en opleiding leveren
  • Directe feedback geven
  • Regelmatig gesprekken voeren over prestatieontwikkeling
  • Systemen voor erkenning en beloning van werknemers creëren
  • Mogelijkheden voor carrièreontwikkeling en promotie bieden
  • Ondersteunen bij exitgesprekken om de oorzaak van het vertrek te bepalen

Wat prestatiebeheer niet is

Prestatiebeheer is niet één gebeurtenis of tool. Het is geen werknemersbeoordeling, enquête of zelfevaluatie, en het zijn niet de technologieën die bestaan om betere prestaties te bevorderen. Prestatiebeheer is groter: het omsluit en omvat verschillende acties en de bijbehorende resources, maar prestatiebeheer zelf is een proces—dat gedurende het gehele traject van de werknemer van kracht blijft.

Om een organisatie succesvol te laten zijn, moet het een duidelijk beeld hebben van wat de werknemers doen. Zonder deze kennis is het voor het management veel moeilijker om werknemers te begeleiden en hun inspanningen nauwkeurig te sturen. Prestatiebeheer creëert een systeem dat is ontworpen om rollen en verantwoordelijkheden vast te stellen, individuele sterke en zwakke punten te herkennen, feedback te communiceren, uitzonderlijk gedrag te belonen en voortdurende innovatie te bevorderen. Kortom, prestatiebeheer is belangrijk omdat het teams en individuen de ondersteuning en feedback geeft die ze nodig hebben om hun best te doen.

Voordelen van effectief werknemersprestatiebeheer

Prestatiebeheer is bedoeld om de prestaties van werknemers te optimaliseren en biedt dus op natuurlijke wijze alle voordelen die het resultaat zijn van personeel dat zijn potentieel bereikt. Dit omvat een hogere productiviteit en omzet. Maar prestatiebeheer helpt specifieker bij het oplossen van drie belangrijke problemen waarmee de meeste organisaties worden geconfronteerd:

  • Betrokkenheid van werknemers
    Als uw organisatie er de voorkeur aan geeft jaarlijks evaluaties en beoordelingen van werknemers uit te voeren, wacht u mogelijk te lang om essentiële feedback te geven. Helaas heeft werken zonder feedback doorgaans een negatieve invloed op de betrokkenheid.
     

    Meer regelmatige, consistente communicatie en training verbeteren de betrokkenheid van werknemers, wat op zijn beurt een positieve invloed heeft op verzuim, verloop, veiligheidsincidenten, product- en werkkwaliteit en klantbeleving.

  • Behoud van toptalent
    Werknemers die het gevoel hebben dat ze in een vacuüm werken, zonder echte feedback of ontwikkeling, zullen minder waarschijnlijk persoonlijk betrokken blijven bij een organisatie. Daar staat tegenover dat de loyaliteit van werknemers is toegenomen bij organisaties die regelmatig discussies stimuleren om prestaties, werkplaatsoplossingen en opleiding te evalueren.
     

    In wezen zien werknemers dat u bereid bent om meer tijd en moeite in hen te investeren. Ze worden aangemoedigd om meer moeite te investeren in uw organisatie. Dit betekent dat ze waarschijnlijk niet alleen langer bij het bedrijf blijven, maar ook voortdurend werken aan het verbeteren van hun prestaties.

  • Intern leiderschap ontwikkelen
    Het werven van externe personen in leidinggevende posities kan kostbaar en tijdrovend zijn, en als die nieuwe persoon niet goed past bij de bedrijfscultuur kan al die investering verspilling worden. Het bevorderen van bewezen interne werknemers naar leidinggevende posities beperkt een groot deel van dat risico.
     

    Door effectief prestatiebeheer kunt u uw topwerknemers klaarstomen voor toekomstige managementfuncties. U kunt hen training en feedback geven om hen te helpen de juiste leiderschapsvaardigheden te ontwikkelen.

Omdat we begrijpen dat prestatiebeheer een doorlopend proces is, zou het onnauwkeurig zijn om het te visualiseren als een reeks stappen. In plaats daarvan kunt u prestatiebeheer beschouwen als een cyclus—een die zichzelf voortdurend herhaalt en zich aanpast om nieuwe discussies op te nemen. Hier gaan we dieper in op de vier fasen van de prestatiebeheercyclus:

Fase 1: Prestatiedoelen plannen

De eerste fase van de prestatiecyclus is gericht op planning. Hier werken organisaties en werknemers samen om verwachtingen vast te stellen. De prestatieverwachtingen kunnen een breed scala omvatten, uren op kantoor tot naleving van het bedrijfsbeleid. Meestal vallen ze echter in een van twee categorieën: resultaten en acties. Resultaten zijn wat de werknemer produceert of bereikt en acties zijn de methoden en gedragingen die tijdens het proces worden gedemonstreerd.

Houd de verwachtingen in het achterhoofd en werk samen om doelen volgens het SMART-principe te ontwikkelen (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Relevant, Tijdsgebonden). Deze SMART-doelen moeten elk bijdragen aan verschillende bedrijfsdoelstellingen, maar moeten ook betrekking hebben op de persoonlijke ontwikkeling van de werknemer.

Identificeer de acties die in de komende maanden moeten worden ondernomen. Bekijk vervolgens de prestatieverwachtingen binnen de functievereisten van de werknemer en breng waar nodig wijzigingen aan. Denk eraan dat dit een gezamenlijke inspanning moet zijn tussen het management en de werknemer. Werk samen om een persoonlijk ontwikkelingsplan op te stellen dat kan helpen bij toekomstige acties en laat zien dat beide partijen zich inzetten voor het verbeteren van de prestaties.

Fase 2: Doelen voor de werknemer implementeren

Tijdens fase 2 beoordelen werknemers hun doelen en nemen ze de nodige stappen om deze doelen te bereiken. Deze fase is een voortdurende fase die het hele jaar door plaatsvindt terwijl werknemers met het management samenwerken om hun persoonlijke ontwikkelingsplannen te implementeren en te volgen.

Fase 3: Voortgang volgen

In de volgfase moet het management de voortgang van de werknemer in de gaten houden en waar nodig ondersteuning bieden. Door regelmatig feedback te geven, kunnen managers en werknemers problemen identificeren en snel bijsturen, in plaats van te wachten tot deze problemen onbeheersbaar worden.

In deze fase is het de verantwoordelijkheid van het management om mogelijke obstakels die in de weg staan te identificeren en weg te halen, en om professionele ontwikkelingsresources, training en coaching aan te bieden om het succes van de werknemer te helpen garanderen.

Fase 4: Prestaties beoordelen

In de laatste fase van de prestatiebeheercyclus komen de werknemer en het management weer bij elkaar in een beoordelingssetting. Hier kunnen ze de voortgang van doelen bespreken, trainings- en ontwikkelingsmogelijkheden bekijken, prestaties beoordelen, groeimogelijkheden bespreken, carrièredoelen opnieuw bevestigen of evalueren en de algehele prestaties van de werknemer evalueren. Deze evaluatie is ook een ideaal moment om samen te werken en vast te stellen welke stappen moeten volgen.

Nogmaals, het kan een ineffectieve aanpak zijn om deze fase te herleiden naar een jaarlijkse prestatiebeoordeling. In plaats daarvan kan een meer regelmatige implementatie van deze fase in overeenstemming met de andere drie fasen zorgen voor voortdurende verbetering.

Prestatiebeheer kan en moet worden afgestemd op de specifieke behoeften van uw organisatie. Succesvolle bedrijven hebben echter verschillende basiselementen geïdentificeerd die bijdragen aan het succes van prestatiebeheer. Deze elementen omvatten het volgende:

ITSM-waarde creëren

Werving en indienstneming

Hoewel velen zullen beweren dat prestatiebeheer pas begint nadat een werknemer is aangenomen, is het in werkelijk essentieel dat duidelijke doelen worden geïdentificeerd voordat zelfs maar een vacature wordt geplaatst, om ervoor te zorgen dat toekomstige teamleden klaar zijn voor succes. Het bevorderen van effectief prestatiebeheer in deze fase houdt in dat er duidelijke functiebeschrijvingen worden gemaakt en dat er een wervingsplan wordt gebruikt dat het selectieteam identificeert.

Terwijl u bekwame kandidaten voor sollicitatiegesprekken werft, evalueert u hun sterke en zwakke punten en vaardigheden, en of ze geschikt zijn voor uw huidige bedrijfscultuur. Spreek meerdere keren af met topkandidaten en gebruik werknemerstests en -opdrachten waar nodig voor de functie.

Nadat u de beste kandidaten hebt geselecteerd, onderhandelt u over de arbeidsvoorwaarden en rondt u het wervingsproces af.

Onboarding

In plaats van te wachten tot werknemers volledig zijn geacclimatiseerd in hun functie, moet prestatiebeheer worden opgenomen in het onboardingproces. In de eerste dagen en maanden in een nieuwe functie maakt een werknemer kennis met de mensen en processen waarmee hij/zij gaat werken. Misschien nog belangrijker: het is wanneer ze een idee krijgen van de prestatiecultuur van uw bedrijf.

Wanneer nieuwe werknemers bij uw bedrijf komen werken, is er bij effectief prestatiebeheer een introductie voor nieuwe werknemers. Het kan ook gepaard gaan met de toewijzing van een mentor of het ondernemen van andere acties. Het doel van onboarding is om de nieuwe werknemer effectief te integreren in uw organisatie en cultuur.

Doelen stellen

Hoe eerder u doelen kunt stellen, hoe sneller een nieuwe werknemer kan beginnen met het verbeteren van zijn of haar prestaties. Breng werknemers en hun supervisors vroeg en vaak bij elkaar om te onderhandelen over vereisten en prestatienormen, resultaten en handelingen op basis van prestaties. Als werknemers kunnen samenwerken bij het vaststellen van hun eigen doelen en het afstemmen van die doelen op grotere bedrijfsdoelstellingen, leidt dit tot een betere autonomie en meer eigenaarschap van werknemers.

Voortgangsbewaking

Het is het herhalen waard: een jaarlijkse prestatiebeoordeling is mogelijk niet regelmatig genoeg om de prestaties van werknemers effectief te bewaken en te evalueren. In plaats daarvan is effectief prestatiebeheer afhankelijk van een consistent verloop van gesprekken die zijn opgesteld om de doelen van werknemers opnieuw te formuleren, prioriteiten te stellen voor projecten en eventuele obstakels voor de voortgang van werknemers te identificeren en weg te nemen.

Ontwikkeling van werknemers

Toptalent is uitzonderlijk met een reden: het stimuleert zichzelf tot verbetering. Als u vaardige personen inhuurt maar ze geen kans geeft op professionele ontwikkeling, zullen ze zich waarschijnlijk vervelen en verder gaan. Tegelijkertijd profiteert uw organisatie door de capaciteiten van werknemers te verbeteren van de ontwikkeling van hun aanvullende vaardigheden. Maak laterale verplaatsing binnen een bedrijf mogelijk, evenals verplaatsing naar verschillende locaties.

Zorg ervoor dat uw strategie voor prestatiebeheer robuuste opties voor de ontwikkeling van werknemers bevat, zodat uw meest waardevolle resources niet stil blijven staan. Dit kan job shadowing en andere opleiding en training omvatten, waar nodig.

Erkenning van werknemers

Het is normaal om erkenning te willen voor een goed uitgevoerde taak. Dit geldt met name voor werknemers. Wanneer de erkenning van werknemers niet is opgenomen in de prestatiebeheerprocessen worden werknemers vaak ontevreden en voelen ze geen betrokkenheid. Geef prioriteit aan effectieve belonings- en erkenningssystemen binnen uw organisatie om uw werknemers te belonen voor doorlopende bijdragen.

Regelmatige feedback

Het meest voorkomende thema bij effectief prestatiebeheer is waarschijnlijk frequente feedback. Regelmatige beoordelingen en eerlijke evaluaties, samen met driemaandelijkse gesprekken over prestatieontwikkelingsplanning, geven werknemers niet alleen de inzichten die ze nodig hebben om te verbeteren, maar laten ook zien dat het management zich inzet voor hun succes.

Erken bovendien dat feedback in beide richtingen vloeit; voor het verbeteren van prestaties is het ook essentieel dat werknemer management kunnen evalueren. Als u bijvoorbeeld assisteert bij exitgesprekken kunt u essentiële feedback verzamelen over mogelijke problemen binnen uw organisatie die mogelijk bijdragen aan het verloop.

Bedrijven van elk formaat hebben een geschikte tool voor prestatiebeheer nodig met de juiste functies. Het systeem zou het prestatiebeheerproces moeten stroomlijnen en dit in elke stap moeten vereenvoudigen. Enkele ideale tools zijn:

  • Doelbeheer: Een integraal onderdeel van prestatiebeheer is het stellen en beheren van doelen. Een oplossing moet een plaats hebben met verschillende doelopties, de mogelijkheid om de doelen te volgen en ruimte om relevante aantekeningen over de doelen te maken. Dit kan ook nuttig zijn bij de implementatie van SMART-doelen, die werknemers kunnen helpen een richting te vinden tussen prestatiebeoordelingen.
  • Aanpasbare prestatiebeoordelingsformulieren: Beoordelaars hebben flexibiliteit nodig in het beoordelingsproces, ongeacht of de beoordeling eenvoudig of juist uitgebreider is. Consistente en gedetailleerde formulieren kunnen elke dubbelzinnigheid voorkomen om de kwaliteit en effectiviteit van beoordelingen te verbeteren.
  • Erkenningen: Een beloningenbeheersysteem kan helpen bij de implementatie van erkenningssystemen zoals prestatiebonussen en stimuleringsprogramma's voor de lange termijn.
  • Verbeteringsplannen: Prestatiebeheersystemen moeten de prestaties van werknemers automatisch kunnen volgen en vervolgens een plan voor prestatieverbetering kunnen implementeren als de prestaties van werknemers afnemen.

Performance Analytics is onderdeel van HR Service Delivery

Lees meer over wat ServiceNow HR Service Delivery voor uw organisatie kan betekenen.

Contact
Demo