Prestatiebeheer beschrijft het systematische proces van het verbeteren van de effectiviteit van werknemers door middel van het stellen van doelen, prestatiebeoordeling, doorlopende feedback en ontwikkeling van persoonlijke vaardigheden, waarbij individuele prestaties worden afgestemd op organisatorische doelstellingen.
Als je ooit betrokken bent geweest bij een werknemersbeoordeling of ging zitten voor een strategiebijeenkomst tussen een werknemer en een lid van het management, dan heb je al ervaring met prestatiebeheer. Maar hoewel dit betrouwbare voorbeelden zijn, is de realiteit dat prestatiebeheer veel verder gaat dan de jaarlijkse één-op-één met de baas.
Prestatiebeheer is een subdiscipline binnen personeelsbeheer en is een reeks processen die zijn gericht op de ontwikkeling van een werknemer zodat deze zijn of haar werk effectief kan uitvoeren. Het is afhankelijk van voortdurende communicatie tussen supervisor en werknemer, waarbij de strategische doelstellingen van de organisatie worden ondersteund door de effectiviteit en efficiëntie van het werk te optimaliseren. Het doel van prestatiebeheer is om de prestaties van werknemers te verbeteren op een manier die constructief en duurzaam is. Het is een continu proces dat, wanneer het correct wordt gebruikt, continue verbetering kan opleveren.
Prestatiebeheersystemen kunnen vele vormen aannemen en die van jou zullen waarschijnlijk uniek zijn voor jouw bedrijfswaarden, -cultuur en -doelen. Toch volgen de meeste een soortgelijke structuur. Veelvoorkomende componenten/acties van een systeem voor prestatiebeheer zijn onder meer:
- Duidelijke taakomschrijvingen creëren
- Gekwalificeerde kandidaten werven
- Sollicitatiegesprekken voeren met kandidaten
- Verdere ontmoeting met en testen van kandidaten om sterke punten te bepalen
- De meest geschikte kandidaten selecteren op basis van bekwaamheid en culturele geschiktheid
- Vacatures aanbieden aan gekwalificeerde kandidaten en onderhandelen over arbeidsvoorwaarden
- Nieuwe werknemers welkom heten bij het bedrijf
- Nieuwe werknemers laten oriënteren en integreren in het bedrijf en de cultuur
- Onderhandelen over uitvoerings- en prestatienormen
- Verdere training en opleiding leveren
- Directe feedback geven
- Regelmatig gesprekken voeren over prestatieontwikkeling
- Systemen voor erkenning en beloning van werknemers creëren
- Mogelijkheden voor carrièreontwikkeling en promotie bieden
- Ondersteunen bij exitgesprekken om de oorzaak van het vertrek te bepalen
Prestatiebeheer is geen enkele gebeurtenis of tool. Het is geen werknemersbeoordeling, enquête of zelfevaluatie en het zijn niet de technologieën die bestaan om verbeterde prestaties te bevorderen. Prestatiebeheer is groter. Het omvat en bestaat uit verschillende acties en de bijbehorende resources, maar prestatiebeheer zelf is een proces dat van kracht blijft gedurende het gehele traject van de werknemer.
Om een organisatie succesvol te laten zijn, heeft deze een duidelijk beeld nodig van wat zijn werknemers doen. Zonder deze kennis is het voor het management veel moeilijker om werknemers te begeleiden en hun inspanningen nauwkeurig te sturen. Prestatiebeheer creëert een systeem dat is ontworpen om rollen en verantwoordelijkheden vast te stellen, individuele sterke en zwakke punten te herkennen, feedback te communiceren, uitzonderlijk gedrag te belonen en voortdurende innovatie te bevorderen. Kortom, prestatiebeheer is belangrijk omdat het teams en individuen de ondersteuning en feedback geeft die ze nodig hebben om hun best te doen.
Prestatiebeheer bestaat om de prestaties van werknemers te optimaliseren, zodat het natuurlijk alle voordelen levert die voortvloeien uit het hebben van een personeelsbestand dat zijn potentieel bereikt. Dit omvat verhoogde productiviteit en omzet. Maar meer specifiek helpt prestatiebeheer drie grote problemen aan te pakken waarmee de meeste organisaties worden geconfronteerd:
- Werknemers betrekken
Als je organisatie liever jaarlijkse evaluatiegesprekken en werknemersbeoordelingen uitvoert, wacht je mogelijk te lang om essentiële feedback te geven. Helaas heeft het werken zonder feedback een negatieve invloed op de betrokkenheid. Meer regelmatige, consistente communicatie en training verbeteren de betrokkenheid van werknemers, wat op zijn beurt een positieve invloed heeft op verzuim, verloop, veiligheidsincidenten, product- en werkkwaliteit en klantervaring. - Toptalent behouden
Werknemers die het gevoel hebben dat ze in een vacuüm werken, zonder echte feedback of ontwikkeling, zijn minder geneigd om persoonlijk betrokken te blijven bij een organisatie. Aan de andere kant genieten organisaties die frequente discussies bevorderen om prestaties, werkplaatsoplossingen te evalueren en onderwijs te bieden, meer loyaliteit van werknemers. Omdat werknemers zien dat je bereid bent om meer tijd en moeite in hen te investeren, worden ze gestimuleerd om meer inspanningen in je organisatie te investeren. Dit betekent dat ze niet alleen langer bij het bedrijf zullen blijven, maar ook voortdurend zullen werken aan het verbeteren van hun prestaties. - Intern leiderschap ontwikkelen
Het werven van externe medewerkers in leidinggevende posities kan kostbaar en tijdrovend zijn. En mocht die nieuwe werknemer niet goed aansluiten bij de bedrijfscultuur, dan kan die hele investering uiteindelijk verloren gaan. Het bevorderen van bewezen interne werknemers naar leidinggevende posities beperkt veel van dat risico. Door effectief prestatiebeheer kun je je topwerknemers klaarstomen voor toekomstige managementfuncties. Je kunt ze training en feedback geven om ze te helpen de juiste leiderschapsvaardigheden te ontwikkelen. - Toekomstbestendig maken van vaardigheden van werknemers
Door hiaten in vaardigheden te identificeren en te focussen op continu leren en ontwikkeling, bereiden organisaties hun werknemers voor wat betreft het aanpassingsvermogen en de competentie die ze nodig hebben om het hoofd te bieden aan veranderende eisen van de branche en technologische ontwikkelingen. Deze proactieve benadering houdt het personeel relevant en bevordert tegelijkertijd een cultuur van leren en groei. - Algehele organisatorische prestaties verbeteren
Elk van deze voordelen levert één primair voordeel op: bijdragen aan de verbetering van de algehele prestaties van de organisatie. Door individuele doelen af te stemmen op die van het bedrijf en regelmatig feedback te geven, kan het bedrijf ervoor zorgen dat elke werknemer efficiënt aan dezelfde doelstellingen werkt. Deze afstemming leidt tot betere besluitvorming, effectievere probleemoplossing en een meer samenhangende en productieve werkomgeving, waardoor uiteindelijk het succes van de organisatie wordt gestimuleerd.
Met het besef dat prestatiebeheer een continu proces is, zou het onnauwkeurig zijn om het als een reeks stappen te visualiseren. Zie prestatiebeheer in plaats daarvan als een cyclus die zichzelf voortdurend herhaalt en zich aanpast aan nieuwe discussies. Hier bekijken we de vier fasen van de prestatiebeheercyclus nader:
De eerste fase van de prestatiecyclus is gericht op planning. Hier werken organisaties en werknemers samen om verwachtingen te creëren. Prestatieverwachtingen kunnen een breed scala bestrijken, van uren die op kantoor worden doorgebracht tot compliance met het bedrijfsbeleid, maar ze vallen meestal in een van de volgende twee categorieën: resultaten en acties. Resultaten zijn wat de werknemer produceert of bereikt, en acties zijn de methoden en gedragingen die tijdens het proces worden gedemonstreerd.
Werk samen om SMART-doelen (specifiek, meetbaar, haalbaar, relevant, tijdgebonden) vast te stellen met verwachtingen in gedachten. Deze SMART-doelen moeten elk bijdragen aan verschillende bedrijfsdoelstellingen, maar ze moeten ook betrekking hebben op persoonlijke ontwikkeling voor de werknemer.
Identificeer de acties die in de komende maanden moeten worden ondernomen. Bekijk vervolgens de prestatieverwachtingen binnen de functievereisten van de werknemer en breng waar nodig updates aan. Onthoud dat dit een gezamenlijke inspanning moet zijn tussen het management en de werknemer; samenwerken om een persoonlijk ontwikkelingsplan op te stellen dat kan helpen bij het sturen van toekomstige acties en de betrokkenheid kan tonen die beide partijen hebben bij het verbeteren van de prestaties.
Tijdens fase 2 evalueren werknemers hun doelen en nemen ze de nodige stappen om deze te bereiken. Deze fase is een continue fase, die het hele jaar door plaatsvindt terwijl werknemers met het management werken om hun persoonlijke ontwikkelingsplannen te implementeren en te volgen.
Het beheer van taken in de volgfase, waarbij de voortgang van werknemers wordt bewaakt en waar nodig ondersteuning wordt geboden. Door regelmatig feedback te geven, kunnen het management en de werknemers problemen snel identificeren en correcties aanbrengen in de cursus, in plaats van te wachten tot deze problemen onbeheersbaar worden.
In deze fase is het de verantwoordelijkheid van het management om mogelijke obstakels die in de weg staan te identificeren en weg te halen, en om professionele ontwikkelingsresources, training en coaching aan te bieden om het succes van de werknemer te helpen garanderen.
De laatste fase van de prestatiebeheercyclus brengt de werknemer en het management weer samen in een beoordelingsomgeving. Hier kunnen ze de voortgang van doelen bespreken, trainings- en ontwikkelingsmogelijkheden beoordelen, prestaties evalueren, verbeteringsmogelijkheden bespreken, carrièredoelen opnieuw bevestigen of evalueren en de algehele prestaties van de werknemer evalueren. Deze beoordeling is ook een ideaal moment om samen te werken om vast te stellen welke stappen er moeten volgen.
Nogmaals, het kan een ineffectieve aanpak zijn om deze fase te degraderen naar een jaarlijkse prestatiebeoordeling. In plaats daarvan kan een regelmatigere implementatie van deze fase in overeenstemming met de andere drie fasen zorgen voor voortdurende verbetering.
Prestatiebeheer kan en moet worden afgestemd op de specifieke behoeften van je organisatie. Succesvolle bedrijven hebben echter verschillende basiselementen geïdentificeerd die bijdragen aan het succes van prestatiebeheer. Deze elementen omvatten onder meer:
Hoewel velen zullen betogen dat prestatiebeheer pas begint nadat een werknemer is aangenomen, is de waarheid dat door duidelijk doelen te identificeren voordat er zelfs een vacature wordt geplaatst, essentieel is om ervoor te zorgen dat toekomstige teamleden succesvol worden. Het bevorderen van effectief prestatiebeheer in deze fase omvat het maken van duidelijke functiebeschrijvingen en het gebruik van een wervingsplan voor werknemers dat het selectieteam identificeert.
Evalueer tijdens het werven van bekwame kandidaten voor interviews hun sterke en zwakke punten en vaardigheden, en of ze goed passen bij je gevestigde bedrijfscultuur. Ontmoet topkandidaten meerdere keren en maak gebruik van werknemerstests en -opdrachten waar dit van toepassing is op de functie.
Nadat je de beste kandidaten hebt geselecteerd, onderhandel je over de arbeidsvoorwaarden en rond je het wervingsproces af.
In plaats van te wachten tot werknemers volledig aan hun functie zijn gewend, moet je ervoor zorgen dat prestatiebeheer wordt geïntegreerd in het onboardingproces. Tijdens de eerste dagen en maanden in een nieuwe functie maken werknemers kennis met de mensen en processen waarmee ze zullen werken. Meer nog: dit is het moment waarop ze een gevoel krijgen voor de prestatiecultuur van je bedrijf.
Naarmate nieuwe werknemers bij je bedrijf komen werken, omvat effectief prestatiebeheer nieuwe werknemersoriëntatie. Het kan ook gaan om het toewijzen van een mentor of het ondernemen van andere acties. Het doel van onboarding is om de nieuwe werknemer effectief te integreren in je organisatie en cultuur.
Hoe eerder je doelen kunt stellen, hoe sneller nieuwe werknemers kunnen beginnen met het verbeteren van hun prestaties. Breng werknemers en hun supervisors vroeg en vaak samen om te onderhandelen over vereisten en prestatienormen, -resultaten en -metingen. Wanneer je werknemers in staat stelt samen te werken bij het bepalen van hun eigen doelen en deze af te stemmen op grotere bedrijfsdoelstellingen, leidt dit tot een grotere autonomie en eigendomsrecht van werknemers.
Het is de moeite waard om te herhalen dat een jaarlijkse prestatiebeoordeling mogelijk niet regelmatig genoeg is om de prestaties van werknemers effectief te controleren en te evalueren. In plaats daarvan is effectief prestatiebeheer afhankelijk van een consistente frequentie van gesprekken die zijn ontworpen om de doelen van werknemers opnieuw af te stemmen, projecten te prioriteren en blokkades voor de voortgang van werknemers te identificeren en te beperken.
Toptalent is uitzonderlijk om een reden: Het stimuleert zichzelf om te verbeteren. Als je bekwame mensen aanneemt, maar ze geen kans biedt op professionele ontwikkeling, zullen ze zich waarschijnlijk gaan vervelen en vertrekken. Door de mogelijkheden van werknemers te verbeteren, zal je organisatie ook profiteren van de ontwikkeling van hun aanvullende vaardigheden. Help werknemers loopbaantrajecten binnen je organisatie te creëren en te erkennen dat niet elke vooruitgang een verticale vooruitgang is; maak zowel laterale bewegingen als overdrachten naar verschillende locaties mogelijk.
Zorg ervoor dat je prestatiebeheerstrategie robuuste opties voor werknemersontwikkeling bevat, zodat je meest waardevolle resources niet stagneren. Dit kan bestaan uit job shadowing en andere training, indien nodig.
Het is normaal om erkenning te willen krijgen voor goed werk. Dit geldt met name voor werknemers: Wanneer werknemerserkenning niet is opgenomen in prestatiebeheerprocessen, worden werknemers vaak ontevreden en verliezen ze hun betrokkenheid. Geef prioriteit aan effectieve belonings- en erkenningssystemen binnen je organisatie om je mensen te belonen voor doorlopende bijdragen.
Het meest voorkomende thema in effectief prestatiebeheer is waarschijnlijk frequente feedback. Regelmatige beoordelingen en eerlijke evaluaties, samen met driemaandelijkse gesprekken over prestatieplanning, geven werknemers de inzichten die ze nodig hebben om te verbeteren, terwijl management laat zien dat ze zich inzetten voor hun succes.
Erken bovendien dat feedback in beide richtingen plaatsvindt; werknemers in staat stellen het management te evalueren is ook essentieel voor het verbeteren van de prestaties. Door bijvoorbeeld te helpen bij exit-interviews, kun je essentiële feedback verzamelen over mogelijke problemen binnen je organisatie die kunnen bijdragen aan het verloop.
Bedrijven van elke omvang hebben een goede prestatiebeheertool met de juiste functies nodig. Het systeem moet het prestatiebeheerproces stroomlijnen en elke stap van het proces vereenvoudigen. Enkele ideale tools zijn:
- Doelbeheer:
Een integraal onderdeel van prestatiebeheer is het vaststellen en beheren van doelen. Een oplossing moet een plaats hebben met verschillende doelopties, de mogelijkheid om de doelen te volgen en ruimte om relevante opmerkingen over de doelen achter te laten. Dit kan ook nuttig zijn bij de implementatie van SMART-doelen, die werknemers kunnen helpen een richting te vinden tussen prestatiebeoordelingen. - Aanpasbare formulieren voor prestatiebeoordelingen:
Beoordelaars hebben flexibiliteit nodig in het beoordelingsproces, ongeacht of de beoordeling eenvoudiger of uitgebreider is. Consistente en gedetailleerde formulieren kunnen elke dubbelzinnigheid voorkomen om de kwaliteit en effectiviteit van beoordelingen te verbeteren. - Erkenningen:
Een beloningenbeheersysteem kan helpen bij de implementatie van erkenningssystemen zoals prestatiebonussen en stimuleringsprogramma's voor de lange termijn. - Verbeteringsplannen:
Prestatiebeheersystemen moeten de prestaties van werknemers automatisch kunnen volgen en vervolgens een plan voor prestatieverbetering kunnen implementeren als de prestaties van werknemers afnemen.
Een van de elementen die prestatiebeheer zo effectief maakt en het onderscheidt van traditionele werknemersbeoordelingen is de regelmaat ervan. In tegenstelling tot modellen die afhankelijk zijn van jaarlijkse of driemaandelijkse beoordelingen, benadrukt deze methode frequente, betekenisvolle interacties tussen werknemers en hun managers. De kern van continu prestatiebeheer ligt in de consistentie ervan. Het is een actief, doorlopend proces dat doelen, vooruitgang en persoonlijke prestaties constant in de schijnwerpers houdt. Deze aanpak zorgt ervoor dat doelstellingen periodiek worden vastgesteld en geëvalueerd, continu worden bewaakt en indien nodig worden aangepast.
Naarmate de behoeften van werknemers en hun organisaties zich in een steeds hoger tempo blijven evolueren, moet prestatiebeheer zich ook ontwikkelen van statische, episodische, geïsoleerde interacties naar één continu gesprek.
Traditionele jaarlijkse werknemersbeoordelingen zijn al lange tijd een integraal aspect van personeelsbeheer, maar het snel evoluerende bedrijfslandschap van vandaag vraagt meer. Continu prestatiebeheer is een onmisbaar hulpmiddel om de inspanningen van werknemers af te stemmen op de doelstellingen van de organisatie, om constante verbetering te bevorderen en flexibiliteit te garanderen, zelfs in veranderende sectoren en markten.
ServiceNow HR Service Delivery speelt een cruciale rol bij het ondersteunen van deze benadering van continu prestatiebeheer. HR Service Delivery-systemen bieden de noodzakelijke infrastructuur en tools om doorlopende gesprekken, feedback en ontwikkeling te faciliteren. Bovendien stellen ze managers en werknemers in staat om de voortgang te volgen, doelen te stellen en bij te werken, en in real time feedback te bieden en te ontvangen. Deze systemen zijn ontworpen om het prestatiebeheerproces te stroomlijnen, waardoor het efficiënter en effectiever wordt. Ze bieden ook waardevolle gegevensinzichten, waardoor beter geïnformeerde besluitvorming en strategieontwikkeling bij werknemersbeheer mogelijk zijn, allemaal vanaf één centraal platform.
Ervaar zelf hoe ServiceNow je prestatiebeheerstrategie kan transformeren; vraag vandaag nog een demo van HR Service Delivery aan!