Bedrijven bestaan om geld te verdienen, dus het zal je niet verbazen dat aan praktisch alles wat binnen een bedrijfsomgeving gebeurt een geldbedrag is gekoppeld. Het trainen en uitrusten van werknemers, het betalen voor kantoorruimte en nutsvoorzieningen, het zorgen voor verzekeringen, enz. zijn allemaal uitgaven die voortdurend moeten worden gedekt door het werk dat wordt uitgevoerd door interne teams. Afwezigheid leidt tot het tijdelijk wegvallen van individuele teamleden, waardoor productiviteit verloren gaat en bedrijfsuitgaven worden verspild.

Dit is een aanzienlijk probleem: afwezigheid van werknemers leidt naar schatting in de VS elk jaar tot miljarden dollars aan productiviteitsverlies. Meer specifiek vallen de risico's van onjuist beheerd werknemersverlof in ten minste een van deze twee categorieën:

• Financiële problemen
  Afwezigheden, zelfs kortdurige, kunnen rechtstreeks van invloed zijn op de bedrijfsresultaten van een organisatie. De hiermee gepaard gaande kosten voor het vinden van een vervanger en de impact van de potentieel lagere productiviteit van de vervanger lopen snel op. Zonder afwezigheidsbeheer wordt het bedrijf vaak gedwongen om te reageren in plaats van proactief te anticiperen op en te plannen voor deze scenario's, wat leidt tot ontregeling en financiële tegenslag.
  
• Cultuurproblemen
  Geld kan een groot probleem zijn als het gaat om de afwezigheid van werknemers, maar er zijn meer gevolgen. Wanneer werknemers afwezig zijn, moeten anderen vaak voor hen inspringen, bijvoorbeeld door over te werken of extra verantwoordelijkheden op zich te nemen. Dit leidt tot minder efficiëntie en betrokkenheid van werknemers. Als hier niets mee wordt gedaan, kan het zich zelfs ontwikkelen tot de bedrijfscultuur, waardoor wrok en ontevredenheid onder werknemers ontstaan. Na verloop van tijd kan dit de betrokkenheid van werknemers verminderen en leiden tot meer burn-outs. Langdurige of terugkerende afwezigheid kan zelfs duiden op onderliggende organisatorische problemen, zoals pesten op de werkplek of een laag moreel.
  

Gelukkig kan de implementatie van software voor afwezigheidsbeheer voor het volgen en bewaken van werknemersgegevens helpen het aantal ongeplande afwezigheden te verminderen en organisaties helpen om gepland en ongepland verlof te beheren op manieren die werknemers ten goede komen, de bedrijfscultuur beschermen en garanderen dat het personeel productief blijft.

Hoewel afwezigheidsbeheer voordelen kan bieden voor elke organisatie met werknemers, hebben bepaalde bedrijven meer behoefte aan een specifiek beleid voor afwezigheidsbeheer dan andere. Hier zijn enkele tekenen om op te letten bij het overwegen of afwezigheidsbeheer de moeite waard kan zijn:

• Verlaagde productiviteit
  Te veel ongeplande afwezigheid kan leiden tot een aanzienlijke afname van de productiviteit, terwijl te weinig afwezigheid of te weinig gepland verlof leidt tot overwerkte werknemers die onproductief worden. Beide situaties worden gekenmerkt door een afnemende productiviteit en zijn duidelijke tekenen dat het bedrijf kan profiteren van afwezigheidsbeheer.

• Slechte kwaliteit van werk
  Net als de productiviteit neemt de kwaliteit van werk af als personeel te vaak of te weinig afwezig is. Als taken slecht worden uitgevoerd, kan dit te maken hebben met emotionele stress of verzaakte persoonlijke verplichtingen. Afwezigheidsbeheer kan helpen deze problemen te identificeren.

• Groter personeelsverloop
  Een starre aanpak van afwezigheid en verlof kan leiden tot ontevredenheid en een groot personeelsverloop. Als dit niet wordt aangepakt, kan dit leiden tot een negatieve bedrijfscultuur, wat resulteert in een gebrek aan resources en reputatieschade, wat weer kan leiden tot minder wervingsmogelijkheden. Als een organisatie moeite heeft met het vinden en vasthouden van hoogwaardige werknemers, kan dit het gevolg zijn van een ineffectieve aanpak van afwezigheidsbeheer.

Een organisatie kan pas een effectieve aanpak van afwezigheidsbeheer opstellen als ze eerst een beleid voor afwezigheidsbeheer opstelt. Dit is een gestructureerde set richtlijnen die beschrijft hoe een bedrijf omgaat met geplande en ongeplande afwezigheid van werknemers. Dit beleid garandeert niet alleen consistentie en eerlijkheid, maar helpt de organisatie ook om te voldoen aan wettelijke vereisten. Bij het opstellen van een goed doordacht beleid voor afwezigheidsbeheer is inzicht in verschillende complexe zaken vereist en moeten specifieke stappen worden gevolgd. Hieronder bespreken we de fundamentele stappen voor het opstellen van een effectief beleid voor afwezigheidsbeheer:

• Definieer afwezigheid duidelijk
  Het is van essentieel belang dat verwachtingen omtrent aanwezigheid duidelijk worden gedefinieerd en gecommuniceerd. Werknemers moeten weten wanneer van hen wordt verwacht dat ze aan het werk zijn om volledig als onderdeel van het team te functioneren. Het beleid moet ook expliciet vermelden hoeveel verlof gedurende het jaar beschikbaar is voor werknemers, zodat duidelijkheid wordt geboden en onjuist gebruik wordt voorkomen. Wees duidelijk in het kwantificeren van verlof en het aangeven van wat telt als geplande en als ongeplande afwezigheid.

• Bepaal hoe afwezigheid wordt bijgehouden
  Het efficiënt en nauwkeurig bijhouden van afwezigheid is cruciaal. Hoewel sommige werkgevers nog steeds vertrouwen op handmatige processen (zoals spreadsheets) zijn de meeste begonnen met het implementeren van geautomatiseerde oplossingen om de taak te vereenvoudigen en tegelijkertijd de nauwkeurigheid ervan te vergroten. Het kiezen van de juiste tools voor een organisatie kan de administratieve lasten verlichten en zorgen voor een eenvoudiger, efficiënter afwezigheidsbeheer.

• Inzicht in het arbeidsrecht
  De rechten van werknemers worden door de wet beschermd en het recht op verlof vormt hierop geen uitzondering. Elk land vult dit recht echter anders in met wetten die betaald, onbetaald en langdurig verlof regelen en moeten worden nageleefd. Deze wetten kunnen strenge straffen opleggen, dus het wordt altijd aanbevolen dat een bedrijf zich vertrouwd maakt met de wettelijke vereisten voordat het een beleid voor afwezigheidsbeheer opstelt.

• Procedures vaststellen
  In het beleid voor afwezigheidsbeheer moeten de procedures rond afwezigheid expliciet worden beschreven. Wie moeten werknemers informeren wanneer ze afwezig zullen zijn, en wanneer? Hoe gaan managers om met patronen van te laat komen zonder goede reden? Wat is het proces voor het goedkeuren of weigeren van verlofaanvragen? Duidelijke procedures helpen bij het handhaven van de orde en zorgen dat alle betrokken partijen weten wat ze kunnen verwachten.

Bij effectief afwezigheidsbeheer draai het niet alleen om het hebben van beleid, maar ook om het implementeren van dit beleid op een manier die zowel de belangen van het bedrijf als die van de werknemers dient. Om dit evenwicht te bereiken, moeten best practices worden gevolgd die communicatie, flexibiliteit en empathie stimuleren. Hier volgt een overzicht van enkele best practices voor afwezigheidsbeheer die kunnen leiden tot een meer harmonieuze en productieve werkplek:

Stigmatiseer afwezigheid van werknemers niet

Kan een werknemer naar kantoor komen en een volledige dag werken terwijl hij/zij verkouden is? Absoluut…maar beter van niet. Hetzelfde kan worden gezegd van werknemers die last hebben van een burn-out of die af en toe een halve verlofdag moeten opnemen om hun persoonlijke verantwoordelijkheden te kunnen nemen. Ongezonde of uitgeputte werknemers produceren minder, leveren werk van lagere kwaliteit en zouden zelfs hun collega's kunnen aansteken met hun verkoudheid. Daarom is het stimuleren van werknemers om geen verlof op te nemen contraproductief.

Werknemers moeten weten dat hun fysieke en geestelijke gezondheid belangrijk is en dat er een verlofbeleid bestaat om hen de mogelijkheid te bieden weg te blijven van het werk wanneer dat nodig is. Door het verlof van werknemers in een positief licht te plaatsen, kunnen leidinggevenden ook hun toewijding aan het welzijn van werknemers tonen, wat leidt tot gezonder, gelukkiger en meer betrokken personeel.

Richt je op communicatie

Er kunnen veel oorzaken zijn voor verzuim en ongeplande afwezigheid van werknemers, en ze zijn niet allemaal het gevolg van werknemers die proberen te profiteren van de vrijgevigheid van werkgevers. Eenvoudige misverstanden met betrekking tot het verlofbeleid voor werknemers kunnen het afwezigheidsbeheer bemoeilijken. Daarom is het zo belangrijk om effectief verwachtingen te communiceren. 
 
Tegelijkertijd wordt aanbevolen managers en werknemers volledig te trainen in het bedrijfsbeleid voor afwezigheidsbeheer. Dit zorgt dat ieder personeelslid begrijpt hoe zijn of haar aanwezigheid of afwezigheid de bedrijfsfinanciën en -cultuur beïnvloedt en hoe het verlof van werknemers wordt bijgehouden.

Maak werken op afstand en flexibele werktijden mogelijk

Soms is het niet het werk zelf, maar is problematisch om op een specifiek moment op het werk aanwezig te zijn. Bepaalde werknemers die zich niet in staat voelen om naar kantoor te forenzen, kunnen zich prima in staat voelen om op afstand te werken. En werknemers die problemen hebben met hun planning, kunnen nog steeds bereid zijn om de volle acht uur per dag te werken, mits dat niet per se tussen 9 en 5 hoeft te zijn. Gelukkig biedt moderne technologie meer werkflexibiliteit dan ooit tevoren.

Flexibele werkregelingen erkennen de uiteenlopende behoeften en levensstijlen van werknemers. Door werk op afstand en flexibele werktijden aan te bieden kunnen bedrijven stress verminderen en de balans tussen werk en privé in het algemeen verbeteren. Dit bevordert niet alleen het moreel, maar leidt ook vaak tot een hogere productiviteit en creativiteit, om nog te zwijgen van minder verzuim.

Train managers in het juist afhandelen van afwezigheid

Beleid en programma's zijn slechts zo effectief als de mensen die verantwoordelijk zijn voor de implementatie ervan, en dit geldt zeker voor afwezigheidsbeheer. De effectiviteit van afwezigheidsbeheer is afhankelijk van vaardige managers die begrijpen hoe dit beleid consequent, nauwkeurig en met compassie kan worden toegepast, terwijl ze ook strikt de wettelijke voorschriften naleven.

Door gerichte training te bieden beschikken managers over de tools om uiteenlopende afwezigheidsscenario's af te handelen, problematische patronen te herkennen en werknemers ondersteuning te bieden. Dergelijke training verbetert de empathie, consistentie en efficiëntie bij het omgaan met afwezigheid, waardoor een positievere ervaring op de werkplek ontstaat voor alle betrokkenen.

Voer gesprekken uit bij het terugkeren naar het werk

Bij terugkeer na langdurige afwezigheid kan het voor werknemers moeilijk zijn om hun mentaliteit aan te passen en terug te keren naar de stroom dagelijks werk. Ze zijn mogelijk niet volledig op de hoogte van de huidige doelen of andere ontwikkelingen en, in het geval van personen die onlangs van ziekte zijn hersteld, mogelijk nog niet gezond genoeg om hun eerdere taken weer volledig op te pakken. Het opstellen van een beleid voor gesprekken bij terugkeer naar het werk kan helpen zorgen dat alles in orde is voordat de werknemer weer gaat deelnemen aan de werkroutine.

Een gesprek bij terugkeer naar het werk hoeft niet al te formeel te zijn, maar moet voldoende gestructureerd zijn om een dialoog mogelijk te maken over de oorzaak van de afwezigheid, hoe de werknemer denkt over de terugkeer naar het werk, en of er wellicht redelijke aanpassingen of aanvullende ondersteuning nodig zijn om een gezonde en naadloze overgang mogelijk te maken. Dit gesprek moet helpen om te bepalen wat zowel de werknemer als de manager in de toekomst kunnen verwachten.

Investeer in technologische oplossingen

Door technologie voor geavanceerd bijhouden en selfservicetools te gebruiken voor afwezigheidsbeheer wordt een efficiënte en krachtige omgeving gecreëerd. Moderne tools voor bijhouden minimaliseren menselijke fouten, verlichten de administratieve last en bieden inzichten om veel van de onderliggende problemen aan te pakken die kunnen leiden tot verzuim.

Deze mogelijkheden maken op gegevens gebaseerde beslissingen mogelijk en dragen bij aan een meer gestroomlijnde aanpak van afwezigheidsbeheer. Tegelijkertijd bevorderen selfservicetools een gevoel van autonomie en verantwoordelijkheid onder werknemers door ze in staat te stellen hun verlof aan te vragen en te beheren zonder op anderen te hoeven vertrouwen. Dit vermindert niet alleen de vaste administratieve kosten, maar verbetert ook de transparantie en afstemming tussen werknemersverlof en bedrijfsbehoeften. De combinatie van deze tools creëert een uitgebreide, technologische benadering die zowel de organisatorische doelen als het welzijn van werknemers dient.

Zonder de juiste tools kunnen het bijhouden van ongeplande afwezigheid, verlofgeschiedenissen, naleving van regelgeving en patronen van te laat komen overweldigend complex zijn. Toch zijn softwareoplossingen voor afwezigheidsbeheer niet alleen gericht op het verlichten van de administratieve lasten, maar ook op het bieden van waardevolle inzichten om de totale productiviteit van de organisatie en het welzijn van werknemers te verbeteren.  

De belangrijkste mogelijkheden van software voor afwezigheidsbeheer zijn: 

• Afwezigheids- en verlofgeschiedenissen bekijken
  Deze functionaliteit biedt een uitgebreid overzicht van de afwezigheids- en verlofgeschiedenis van elke werknemer, waardoor inzicht kan worden verkregen in individuele patronen die kunnen helpen bij het personaliseren van managementstrategieën. 
• Rapporten uitvoeren
  Naleving van voorschriften zoals die voor ouderschapsverlof, is essentieel. Software voor afwezigheidsbeheer kan gedetailleerde rapporten uitvoeren om te zorgen dat zowel gepland als ongepland verlof voldoet aan de wettelijke eisen.
• Afwezigheidspercentages vergelijken met benchmarks in de branche
  Inzicht in hoe de afwezigheidspercentages van een organisatie zich verhouden tot de standaarden in de branche is van essentieel belang voor het beoordelen van de totale efficiëntie en het totale concurrentievermogen. Software voor afwezigheidsbeheer kan vergelijkende inzichten bieden die geïnformeerde besluitvorming en strategische planning vergemakkelijken.
• Processen voor verlofaanvraag automatiseren en stroomlijnen
  Moderne tools voor afwezigheidsbeheer worden vaak geleverd met selfserviceopties, waardoor werknemers zelfstandig verlof kunnen aanvragen en beheren. Dit bevordert een gevoel van verantwoordelijkheid en autonomie onder werknemers en vermindert tegelijkertijd de vaste administratieve kosten.
• Integratie met andere HR-tools
  Veel systemen voor afwezigheidsbeheer zijn ontworpen voor naadloze integratie met andere HR-tools. Dit zorgt dat alle verlofinformatie van een werknemer eenvoudig toegankelijk is en is afgestemd op andere HR-functies, waardoor een meer samenhangende managementaanpak wordt gecreëerd.

Effectief beheer van de afwezigheid van werknemers vereist een strategische, doordachte aanpak die compliance, betrokkenheid en productiviteit met elkaar in evenwicht brengt. Maar hoe kunnen organisaties dit ingewikkelde proces vereenvoudigen en tegelijkertijd zorgen voor een optimale ervaring voor werknemers? ServiceNow Employee Journey Management biedt een totaaloplossing.  
 
Employee Journey Management is ontworpen om de manier te transformeren waarop organisaties omgaan met verschillende overgangen van werknemers, waaronder onboarding, verandering van functie of het opnemen van verlof. Het biedt HR-teams intelligente workflows die de hele onderneming bestrijken en werknemers tegelijkertijd uitgebreide selfserviceopties bieden voor het aanvragen en beheren van verlofaanvragen. ServiceNow Employee Journey Management is gebaseerd op het krachtige, branchebepalende Now Platform^® en helpt je te zorgen dat je werknemers beschikken over de beste ondersteuning van afwezigheidsbeheer, zodat ze op hun best presteren bij hun dagelijkse werkzaamheden.

Ontdek hoe de juiste tools de aanpak van afwezigheidsbeheer van je bedrijf kunnen optimaliseren; neem vandaag nog contact op met ServiceNow!