Wat is het inwerken van werknemers?

Het inwerken van werknemers beschrijft de processen voor het integreren van nieuwe werknemers in een bedrijf en de bedrijfscultuur, inclusief training, hulpmiddelen en documentatie

In vergelijking met alle andere bedrijfsprocessen is de inwerking van werknemers zowel uniek als vrijwel universeel. Bijna elk bedrijf in elke branche heeft een of andere vorm van inwerkprocedure. De details van het introductieproces zullen echter verschillen tussen organisaties. Wat altijd hetzelfde blijft, is het belang van een effectief inwerkproces waarmee nieuwe werknemers snel op tempo kunnen worden gebracht, niet alleen wat betreft productiviteit, maar ook wat betreft bedrijfscultuur en waarden.

De processen voor werving en sollicitatie tellen niet mee: inwerken is in feite het eerste daadwerkelijke contact dat een nieuwe werknemer met uw bedrijf heeft. Bovendien is het de eerste interactie die ze als volle werknemers hebben.

Deze eerste indruk is essentieel; als de ervaring niet voldoet aan de verwachtingen, of als het inwerkproces verwarrend, ongeorganiseerd is of niet in een formeel schema of proces is opgenomen, kan dit een negatieve toon zetten voor de gehele duur van het dienstverband. Omgekeerd helpt een effectief inwerkproces uw nieuwe werknemer om zich in zijn of haar functie in te werken, de bedrijfscultuur te leren begrijpen en te omarmen, goede relaties op te bouwen en hun doelstellingen en verwachtingen te verduidelijken.

Tot slot kan een gestroomlijnd inwerkproces helpen de Hr-belasting voor het integreren van nieuwe werknemers te verminderen, waardoor deze essentiële afdeling meer tijd heeft voor andere taken.

Er is niet een enkel gestandaardiseerd proces dat door alle bedrijven in elke branche en markt wordt gebruikt. In plaats daarvan moeten bedrijven een inwerkproces ontwikkelen dat voldoet aan hun specifieke behoeften en de behoeften van hun nieuwe werknemers. Dat gezegd hebbende, volgt het proces vaak een algemeen traject. Dit traject bevat de volgende fasen:

Aannemen van de functie

Het inwerkproces gaat precies verder waar het wervingsproces eindigt, dat wil zeggen, wanneer de kandidaat-werknemer uw aanbod van een baan formeel accepteert. Nu de nieuwe werknemer zich bij uw team wil aansluiten, is het de verantwoordelijkheid van de selectiemanager om de HR-afdeling op de hoogte te stellen van de aanstelling, samen met de werknemer een begindatum in te stellen en een aanbodbrief voor de werknemer te ondertekenen en terug te sturen.

HR is er vervolgens verantwoordelijk voor dat de nieuwe werknemer alle relevante formulieren en documentatie ontvangt waarin de arbeidsvoorwaarden worden uitgelegd.

Afbeelding van het inwerkproces voor werknemers.

Pre-boarding: voorbereiding op het inwerken

Organisaties worden vaak geconfronteerd met een aantal hindernissen bij het inwerken van nieuwe werknemers. Met name de wens van werknemers om zich welkom te voelen, zelfvertrouwen te hebben en snel op tempo te komen wat betreft productiviteit kan worden belemmerd door een ongelijkmatige inwerkervaring. Om een effectieve inwerkperiode te garanderen, moet HR samenwerken met Learning & Development-teams, afdelingshoofden en andere belanghebbenden om op functies gebaseerde sjablonen te maken. Managers kunnen deze sjablonen vervolgens gebruiken om werknemerspecifieke inwerkplannen op te stellen.

1e dag: verwelkoming en oriëntatie van nieuwe werknemer

Wanneer de werknemer arriveert voor de eerste dag, is het uw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat hij/zij toegang heeft tot de apparatuur, gereedschappen en resources om het werk te beginnen. Bereid een werkruimte voor, zorg dat de benodigde hardware aanwezig is en geef toestemming om essentiële bedrijfssoftware te gebruiken. Op dezelfde manier moeten externe werknemers die niet persoonlijk naar een fysieke werkplek komen, toegang krijgen en software beschikbaar hebben voordat ze kunnen beginnen.

De directe supervisor of manager van de werknemer moet een e-mail naar de hele organisatie sturen waarin de nieuwe werknemer in het openbaar wordt voorgesteld en verwelkomd. Er moet iemand worden aangewezen om de werknemer te ontmoeten wanneer hij of zij op kantoor aankomt, om hem of haar een rondleiding door de faciliteiten te geven. Stel hem of haar voor aan teamleden en organisatorisch leiders. Het is belangrijk om de nieuwe werknemer te begroeten en kennis te laten maken met faciliteiten, teamleden en resources, zelfs in hybride en externe werkomgevingen. Een videotraining, online begeleide zelfstudie of zelfs een eenvoudig videogesprek om u op afstand te leren kennen, kan een grote stap zijn om externe werknemers te helpen zich welkom en onderdeel van de organisatie te voelen.

HR moet een oriëntatiebijeenkomst houden waarin de bedrijfswaarden en -doelen worden beschreven en belangrijke beleidsregels worden behandeld. Schrijf de werknemer in voor de noodzakelijke trainingsprogramma's en voeg deze toe aan terugkerende vergaderingen. Plan een tijd in voor een gesprek met de werknemer na drie maanden.

1e week: inleiding tot bedrijf, mensen en functie

Nu de meeste belangrijke taken op het gebied van orde en netheid binnen de eerste dag of twee zijn uitgevoerd, kan het management zich het grootste deel van de rest van de eerste week richten op het helpen van de nieuwe werknemer om zich aan te passen aan zijn of haar functie en het bedrijf. Na ongeveer een week dienstverband moet de manager van de werknemer een afspraak met de werknemer maken om te vragen naar ideeën, feedback of vragen.

Op dit moment moet HR controleren of de werknemer alle benodigde formulieren en documentatie heeft ontvangen en ingevuld en of hij/zij toegang heeft tot alle benodigde resources om productief te kunnen werken.

1e maand: doorlopende scholing en trainingen

Nu de werknemer aan de functie binnen het bedrijf begint te wennen en een werkroutine heeft ontwikkeld, moet het management zo langzamerhand in staat zijn de kwaliteit van het werk van de werknemer te beoordelen. Organiseer een vergadering met de werknemer om relevante prestatiecijfers te bespreken, feedback te geven, eventuele problemen te bespreken en te reageren op eventuele vragen van de werknemer.

In deze fase is het belangrijk om een gewoonte van continue verbetering in te stellen. In plaats van de werknemer gewoon te laten doorwerken aan zijn of haar vertrouwde taak, moet hij of zij worden gestimuleerd om verder te groeien. Schrijf de werknemer in voor meer geavanceerde trainingen waar mogelijk en gepast, en ondersteun hem of haar bij het nastreven van functierelevante opleidingsmogelijkheden.

3e maand: inchecken en feedback

Na drie maanden moet de werknemer zich relatief goed voelen over zijn/haar taken, zijn/haar prestatiegegevens begrijpen, vertrouwd zijn met de bedrijfscultuur en -waarden en weten hoe hij/zij moet samenwerken met zijn/haar managers en directe teamleden. Op dit moment hebben veel organisaties het gevoel dat het inwerkproces tot een einde is gekomen.

Om deze mijlpaal te markeren, plant u een vergadering met de werknemer om de voortgang te controleren en verdere feedback te verzamelen. Na het doorlopen van het inwerkproces hebben deze werknemers waarschijnlijk waardevolle inzichten die u kunnen helpen het proces voor toekomstige aanwerving te verfijnen en te verbeteren. Sommige organisaties plannen in plaats daarvan een afspraak na zes maanden om terug te kijken en te evalueren als afsluiting van het introductieproces.

Thuiswerken

Het is ook de moeite waard om te vermelden dat inwerken net zo belangrijk is voor externe werknemers als voor interne werknemers. Wanneer u werknemers aanneemt die mogelijk niet op kantoor werken, zorg er dan voor dat deze werknemers de benodigde hardware hebben ontvangen en organiseer videoconferenties om belangrijke beleidsregels te behandelen, doelen af te stemmen en introducties te organiseren met leidinggevenden en teamleden. Zorg er tijdens de eerste dagen van de aanstelling bij het bedrijf voor dat iemand online is en beschikbaar is om vragen van nieuwe werknemers te beantwoorden zodra deze zich voordoen.

Werken op afstand brengt een aantal mogelijke obstakels met zich mee, met name wanneer het gaat om de sociale, interpersoonlijke aspecten van de bedrijfscultuur. Leidinggevenden, HR en teamleden zullen waarschijnlijk extra moeite moeten doen om ervoor te zorgen dat de nieuwe werknemer het gevoel heeft dat hij of zij deel uitmaakt van het team.

Een effectieve inwerkervaring staat centraal in een strategie die de basis vormt voor een positieve, gunstige en langdurige werknemerservaring. Maar hoewel deze beschrijving eenvoudig lijkt, is het in feite een complex, geïntegreerd proces dat afhankelijk is van volledige samenwerking binnen het bedrijf. Meer specifiek moeten IT- en HR-afdelingen samenwerken om ervoor te zorgen dat de indiensttreding van werknemers alle nieuwe werknemers voorziet van alles wat ze nodig hebben om de overgang naar een gevestigd en productief teamlid te maken.

Hier volgen vijf stappen om positieve IT- en HR-partnerschappen te bevorderen bij het inwerken van werknemers:

Nieuwe werkteams structureren

Succesvolle werkplekstrategieën vereisen een culturele verschuiving tussen IT, HR en faciliteiten. Idealiter definieert u nieuwe vaardigheden en talent in combinatie met het structureren van teams om ideeën en betere workflows tussen teams te stimuleren.

U zult meer moeten presteren op gebied van talent en verantwoordelijkheden voor gedeelde services. Organisaties zijn bezig met het herontwerpen van gedecentraliseerde servicemodellen om betere werkrelaties te bevorderen en de ervaringsdoelen op elkaar af te stemmen. Het bereik van 'people enablement' ontwikkelt zich ook verder dan routinematige transactieactiviteiten.

Transformatie van de werkplek is een combinatie van technologie, talent en verandering. Bedrijven moeten een team trainen en de mogelijkheid geven om toezicht te houden op technologie om nieuwe technologie succesvol te implementeren. Data science teams en andere teams met diepgaande vaardigheden worden voortdurend toegevoegd binnen IT om zich te richten op UI, maar ook op het effect van technologie op hoe mensen zich voelen. Richt u op architectuur, mobiele HR-software, toepassingen en systemen en creëer een connectief onderdeel op de werkplek, en dus ook op de ervaring van het inwerken van werknemers.

Samen zo snel mogelijk technologische investeringen doen

Bedrijven kiezen geleidelijk voor cloudgebaseerde oplossingen in combinatie met andere technologieën om digitale systemen op bedrijfsniveau te leveren. IT en HR hebben een steeds hogere prioriteit om ervoor te zorgen dat technologieën niet alleen zakelijke problemen aanpakken, maar ook voldoen aan de verwachtingen van werknemers tijdens het inwerkproces.

Gebruik één platform voor digitale ervaringen

Inwerken kan een moeilijk, verwarrend proces zijn voor nieuwe werknemers. Tegelijkertijd willen deze nieuwe werknemers niet als onwetend of hulpbehoevend overkomen en aarzelen ze dus soms om vragen te stellen aan hun managers of teamleden.

Selfserviceopties voor werknemers in de vorm van een uniform platform voor digitale ervaringen kunnen consistente, eenvoudig toegankelijke oplossingen bieden voor veelvoorkomende vragen van werknemers. Dit biedt een aantal voordelen ten opzichte van de verschillende websites, hotlines, portals en andere kanalen die van oudsher nieuwe werknemers hebben geholpen. Dit biedt een meer uniforme HR-ervaring en geeft werknemers één locatie om oplossingen te vinden die aansluiten op hun behoeften.

Stappen zetten na het automatiseren van taken en de gebruikerservaring ontwikkelen

Automatisering is een essentieel onderdeel van het verbeteren van de inwerkervaring, het verbeteren van de nauwkeurigheid van gegevens, het verhogen van de efficiëntie en het opzetten van essentiële workflows, terwijl fouten worden verminderd. Het automatiseren van taken en het afhandelen van individuele vragen zijn echter niet de enige onderdelen van het transformeren van de inwerkervaring van werknemers.

Mogelijk meer dan bijna elk ander moment heeft de introductieperiode het potentieel om de toon van het dienstverband van de werknemer bij uw bedrijf te bepalen. HR en IT kunnen samenwerken om deze belangrijke momenten binnen de inwerking te herdefiniëren, om een positief, op de werknemerservaring gericht proces te bieden, ondersteund door automatisering en andere relevante technologieën.

Verbeter uw prestaties

Geen enkele nieuwe werknemer begrijpt elk aspect van zijn/haar positie of verantwoordelijkheden op de eerste dag volledig; hij/zij leert tijdens het werk en verbetert tijdens het leren. Op dezelfde manier moet samenwerking tussen HR en IT om de inwerkperiode van werknemers te verbeteren een doorlopend, iteratief proces zijn.

Om een stijgende trend te garanderen, stelt u feedbackkanalen op waar nieuwe en oude werknemers hun zorgen kunnen delen en hun suggesties kunnen doen. Van eenvoudige pulsenquêtes tot actieve forums, deze opties zorgen ervoor dat u het benodigde inzicht hebt om de inwerkervaring te optimaliseren.

Inwerken hoeft geen lastig proces te zijn. Hier volgen enkele bedrijven die effectieve inwerkoplossingen hebben ontwikkeld:

Asurion

Asurion ontsluit technologisch potentieel voor meer dan 300 miljoen mensen over de hele wereld door middel van een reeks hoogwaardige services. Het bedrijf is actief in een ongelooflijk concurrerende arbeidsmarkt. Om talent aan te trekken en te behouden, moet het investeren in uitstekende wervingsteams en het belang benadrukken van het bieden van uitstekende ervaringen voor nieuwe werknemers via het inwerkproces.

Asurion koos voor ServiceNow Enterprise Onboarding and Transitions om aan deze behoeften te voldoen. We bieden hen een gecentraliseerd werknemersservicecentrum met intuïtieve checklists voor inwerking, ondersteuning bij het beheren en toewijzen van taken en distributie van gerichte content aan nieuwe werknemers. Nieuwe werknemers hebben toegang tot selfserviceopties voor werknemers om oplossingen te vinden voor veelvoorkomende problemen.

Schneider Electric

Schneider Electric is marktleider op het gebied van energiebeheer en had verschillende initiatieven voor het transformeren van de eerste levering van klantenservice gepland. HR bood een andere ervaring dan IT en er waren verschillende telefoonnummers voor klantenondersteuning en een verouderd ticketingsysteem met beperkte upgradeopties.

Schneider Electric werkte samen met ServiceNow en profiteert nu van gemoderniseerd IT-servicebeheer, waardoor de 133.000 werknemers van het bedrijf een klantbeleving kunnen krijgen. Met één uniform platform voor werknemersbeleving hebben nieuwe werknemers op elke afdeling direct toegang tot de essentiële resources die ze nodig hebben om hun werk goed te doen.

ServiceNow

Ons eigen HR-team gebruikt de ServiceNow HR Service Delivery Solution. We willen onze werknemers een geweldige ervaring bieden, omdat we weten dat positieve inwerking een sterke band creëert tussen onze werknemers en ons bedrijf. We zijn van handmatig werk overgestapt op geautomatiseerde systemen met ServiceNow Enterprise Onboarding and Transitions, waardoor we onze inwerkprocessen konden versnellen en stroomlijnen.

Inwerken is nu niet alleen efficiënter, maar ook sneller. De ervaring voor nieuwe werknemers is teruggebracht van drie dagen tot een paar uur, zodat nieuwe werknemers direct kunnen beschikken over wat ze nodig hebben, zodat ze sneller na de eerstedagszenuwen zelfverzekerde, ervaren werknemers worden.

ServiceNow Enterprise Onboarding and Transitions is een krachtige blauwdruk voor het introduceren van nieuwe werknemers in uw organisatie. Voordelen van Enterprise Onboarding zijn onder meer:

  1. Verbeter de ervaringen van werknemers
  2. Verhoog de productiviteit in de hele onderneming
  3. Ontworpen voor de belangrijke momenten
  4. Gerichte content

Kom hier meer te weten over ServiceNow Enterprise Onboarding and Transitions en help uw nieuwste werknemers om de weg te vinden.

Duik dieper in ServiceNow HR Service Delivery

Lees meer over wat ServiceNow voor uw organisatie kan doen.

Contact
Demo