Human Resources-analyse is een reeks processen waarbij HR-gegevens worden verzameld en geanalyseerd om organisaties en de prestaties van hun personeel te verbeteren.
Een organisatie kan routinematig gegevens verzamelen, maar waarop duiden die gegevens? Zonder aanwijzingen of proces kunnen de gegevens betekenisloos of irrelevant zijn. HR-analyses delen ruwe human resources-gegevens op in bruikbare inzichten, waarbij belangrijke vragen in het proces worden beantwoord, zoals:
- Welke patronen worden blootgelegd in het verloop?
- Hoe lang duurt het om personen in dienst te nemen?
- Hoeveel investering is er nodig om ervoor te zorgen dat werknemers op een productieve snelheid werken?
- Welke werknemers zullen hoogstwaarschijnlijk binnen een bepaalde periode vertrekken?
- Hebben ontwikkelingsinitiatieven invloed op de prestaties?
- Verbeteren de werving
- Verminderen slijtage
- Verbeter de beleving
- Versterken het personeelsbestand
- Verbeteren de processen
- Wekken vertrouwen op
HR verzamelt gegevens om belangrijke praktijken te evalueren, zoals werving, talentmanagement, prestaties en training. Het soort gegevens dat doorgaans wordt verzameld in HR-analyses omvat werknemersprofielen en gegevens die verband houden met prestaties, onboarding, demografische gegevens, klantenbinding, verloop, ziekteverzuim, promoties en salarissen.
Als we de juiste gegevens bij de hand hebben, kunnen deze nu onder een microscoop met continue meting en vergelijking worden geplaatst. HR-analyses vergelijken de gegevens met historische normen en standaarden, voortbouwend op een beperkingsstroom (in plaats van een eenmalige momentopname) van informatie, om een nauwkeurig, realtime beeld van HR-meetwaarden te ontwikkelen. Het effectieve gebruik van HR-meetwaarden in HR-analyses is sterk afhankelijk van vooraf vastgestelde basislijnen, waarmee organisaties hun voortgang in kaart kunnen brengen.
Belangrijke meetwaarden voor HR-analyse zijn onder meer:
- Duur van wervingen: Hoe lang het duurt om vacatures in de voltooide wervingsfase te plaatsen.
- Wervingskosten: De kosten die zijn verbonden aan het zoeken en aannemen van medewerkers.
- Verloop: Het percentage medewerkers dat na een bepaalde tijd hun job opgeven.
- Ziekteverzuim: De frequentie waarmee werknemers afwezig zijn.
- Betrokkenheid: Meting van de productiviteit van medewerkers en hun tevredenheid met de aan hen toegewezen functie en de bijbehorende taken.
In deze fase worden de resultaten van de verzamelde meetwaarden geanalyseerd om trends te zoeken die van invloed kunnen zijn op de organisatie als geheel. Ze kan worden opgedeeld in drie specifieke vormen van analyse. Beschrijvende analyses helpen bij het interpreteren en kwantificeren van historische gegevens, voorspellende analyses maken gebruik van statistische modellen om toekomstige kansen te voorspellen en prescriptieve analyses richten zich vervolgens op het gebruik van betrouwbare informatie en inzichten om te anticiperen op mogelijke gevolgen en resultaten.
Als de gegevens zijn verzameld, gekwantificeerd en geanalyseerd, worden de resulterende inzichten gebruikt om de organisatiestrategie te informeren en de besluitvormingsmogelijkheden te verbeteren.
- Neem betere beslissingen op basis van gegevens
- Rechtvaardig noodzakelijke HR-interventies
- Evalueer op effectieve wijze de doeltreffendheid van interventies
- Vergroot de tactische en strategische rol binnen een organisatie
De gegevens die nuttig zijn voor een HR-team zijn een maatstaf voor de prestaties, ervaring en bedrijfsresultaten van de medewerkers. De meetwaarden zijn onder meer polsenquêtes, sentimentanalyse, score van de netto promotor van werknemers, persoonlijke ontmoetingen en gesprekken over vertrekken/blijven.
De return on investment verhoogt de bedrijfswaarde die voortvloeit uit het nemen van betere talentbeslissingen.
Tevreden, gezonde en betrokken werknemers zullen minder gemakkelijk afwezig zijn op het werk. Door het ziekteverzuim bij te houden, kunnen organisaties inzicht verwerven in de gezondheid en het geluk van de werknemers.
Met onvrijwillig verloop wordt het percentage waarmee werknemers worden ontslagen uit hun functie binnen de organisatie bijgehouden. Dit wordt verkregen door het aantal werknemers te berekenen dat onvrijwillig is ontslagen versus het aantal werknemers binnen een organisatie. Het percentage onvrijwillig verloop kan ook informatie verstrekken over de wervingsstrategie, om de kwaliteit van de wervingen te analyseren.
Of een kandidaat al dan niet een aanbod voor een dienstverband accepteert, kan afhankelijk zijn van een aantal beslissende factoren. Vele van deze factoren hebben echter rechtstreeks betrekking op de talentwervingsstrategie van een bedrijf. Een laag acceptatiepercentage voor aanbiedingen kan wijzen op kritieke problemen in het wervingsproces. Het acceptatiepercentage wordt bepaald door het aantal formele functieaanbiedingen te delen door het aantal vacatures.
Deze meetwaarde wordt verkregen door de omzet te delen door het aantal werknemers binnen een organisatie. Het resultaat is de gemiddelde omzet die door een werknemer wordt gegenereerd. Het is een meting van de operationele efficiëntie en van de effectiviteit van een organisatie bij het genereren van omzet via medewerkers.
De duur van wervingen geeft de tijd aan die nodig is om nieuw talent te vinden en binnen te halen. Een langere duur van wervingen kan wijzen op inefficiëntie of knelpunten in het wervingsproces, terwijl een kortere duur van wervingen kan bijdragen aan een betere beleving voor toekomstige werknemers.
De efficiëntie van trainingen wordt bepaald door analyses van meerdere gegevenspunten, zoals prestatieverbetering, een opwaartse overgang van werknemersrollen en testscores na de training. Het meten van de efficiëntie van trainingen kan een beter inzicht geven in de effectiviteit van de trainingsprogramma's van bedrijven.
Te dure trainingsprogramma's kunnen bijna net zo problematisch zijn als ineffectieve programma's. Meet de trainingskosten per werknemer door de totale trainingskosten te zoeken en deze vervolgens te delen door het totale aantal werknemers dat aan de training heeft deelgenomen.
Het percentage vrijwillig verloop, de snelheid waarmee werknemers hun baan opgeven, helpt bij het identificeren van problemen in de werknemersbeleving. Het wordt berekend door het aantal werknemers die hun baan hebben opgegeven te delen door het totale aantal werknemers.
De duur van invulling is de tijd tussen de eerste publicatie van een vacature en de uiteindelijke aanwerving van een nieuwe medewerker om de functie in te vullen. Het is voordelig voor organisaties als functies snel worden ingevuld, en deze meetwaarde kan helpen bij het verfijnen van de strategieën voor een efficiënter proces.
De belangrijkste HR-systemen beschikken over verschillende gegevenspunten voor hun analysetools die worden verkregen van binnen de HR-afdeling. Sommige meetwaarden kunnen het dienstverband van werknemers, de vergoeding, trainingsgegevens, prestatiebeoordelingen, het potentieel en de waarde van werknemers, disciplinaire maatregelen die zijn genomen en rapportagestructuren omvatten.
Een probleem met deze meetwaarden is dat de gegevens mogelijk niet zijn verbonden en misschien niet volledig betrouwbaar zijn. Dit is het punt waar datawetenschappers een belangrijke rol spelen bij het organiseren van verspreide gegevens en het groeperen van relevante punten.
Extern verzamelde gegevens houden een samenwerking in met andere afdelingen binnen een organisatie, die essentieel is voor het verkrijgen van een breder perspectief. Essentiële meetwaarden voor externe gegevens vallen over het algemeen onder de volgende categorieën.
- Financieel: De kosten van de inkomsten per werknemer en de kosten van de aanwerving van nieuwe werknemers.
- Organisatiespecifiek: De organisatie en de belangrijkste vacatures, waarvoor HR variërende analyses moet toevoegen.
- Passief: Medewerkers verstrekken voortdurend gegevens in een HRIS, vanaf het moment dat er contact met hen wordt opgenomen voor een baan. De gegevens van hun berichten op sociale media en gedeelde feedbackonderzoeken zijn ook belangrijke punten die kunnen worden gebruikt als richtlijn bij de analyse van HR-gegevens.
- Historisch: Er zijn veel externe factoren, zoals de wereldwijde economie, milieugegevens en politieke gegevens die van invloed zijn op het gedrag van de werknemers. Deze gegevens kunnen inzichten bieden die interne gegevens niet kunnen bieden.
Het is niet moeilijk om aan de slag te gaan met HR-analyses. Met de juiste informatie, strategieën, mensen en betrokkenheid kunnen organisaties bruikbare inzichten verkrijgen om de prestaties en processen van HR te optimaliseren. Neem de volgende best practices in overweging:
Het is van cruciaal belang dat HR-leiders teams en organisaties voorbereiden op workflows die worden aangestuurd door analyses. Deze moeten plaatsvinden vóór de operationele en wiskundige aspecten. Het bespreken van de noodzaak van analyses en het voorbereiden van uw team op het werken met de gegevens zijn twee aspecten die moeten worden gecombineerd.
Datawetenschappers worden steeds meer een integraal onderdeel van HR-teams. Deze belangrijke spelers beoordelen analyseoplossingen en de haalbaarheid ervan, waardoor robuustere en gedetailleerdere voorspellingen en statistische modellen worden gegarandeerd.
De implementatie van een succesvol klein project kan belanghebbenden ervan overtuigen dat HR-analyses een belangrijke waarde vormen voor het bedrijf. Deze snelle winsten kunnen op kortere termijn leiden tot tastbare, indrukwekkende resultaten.
Gegevens die door HR-teams worden verzameld, worden in hoge mate onderworpen aan nalevingsnormen en -wetten. Enkele juridische overwegingen zijn:
- Privacy van werknemers.
- Locatie van leverancier van HR-analyses.
- Vaststelling van een doel voor het verzamelen van gegevens.
- Toestemming van werknemers betreffende de gegevens die worden verzameld.
- Beveiliging bij gebruik van software van derden.
Hoewel verschillende organisaties verschillende behoeften op het gebied van HR-analyse hebben, hebben effectieve HR-analyseoplossingen vaak bepaalde gemeenschappelijke kenmerken:
- Ze lossen problemen op managementniveau op.
- Ze vereisen geen geavanceerde ervaring op het gebied van datawetenschappen.
- Ze bevinden zich in de cloud en niet op locatie.
- Ze zijn gebaseerd op geavanceerde machine-learning technologieën.
- Ze maken gebruik van voorspellende analyses, waarbij uit bestaande gegevens informatie wordt gehaald om patronen te identificeren en nauwkeurig te anticiperen op gebeurtenissen.
- Ze bieden eenvoudige toegang tot complexe gegevens via een visualisatie, vaak in de vorm van grafieken en diagrammen.
- Ze bestaan als SaaS-oplossingen, waardoor de kosten vooraf worden verlaagd en het onderhoud en de patches up-to-date zijn.
Hoewel analyses hebben bijgedragen aan een revolutie in bijna elk aspect van het moderne bedrijf, staat HR-analyse op vele manieren nog in de kinderschoenen. Dit betekent dat bedrijven die in staat zijn om analyses volledig te omarmen binnen HR-processen en -taken, een duidelijk voordeel kunnen behalen. In het boek The Practical Guide to HR Analytics: Using Data to Inform, Transform and Empower HR Decisions identificeren de auteurs vier niveaus van rijpheid in HR-analyses:
Op het eerste niveau van HR-analyses worden gegevens gebruikt om na te denken over de gebeurtenissen uit het verleden en om conclusies te trekken over de reden waarom deze gebeurtenissen zich hebben afgespeeld. Op dit niveau worden gegevens die al beschikbaar zijn wezenlijk begrepen en wordt tenslotte afgeleid wat de gegevens voor het bedrijf betekenen.
Het verschil tussen dit niveau en Niveau 1 is hoe vaak gegevens worden gerapporteerd. Niveau 2 staat voor een proactieve, routinematige of geautomatiseerde rapportage. De hoofdfunctionaliteit is het onderzoeken van relaties tussen variabelen.
Dit niveau is het begin van een grondigere analyse. Informele modellen, gegevensrelaties en nog meer aspecten gaan een rol spelen, en het effect ervan op de resultaten wordt zorgvuldig geëvalueerd.
Het laatste niveau wordt bepaald door voorspellende analyses. HR-afdelingen op niveau 4 verzamelen gegevens en passen deze toe om de toekomst te voorspellen en de juiste plannen hiervoor te maken.
Helaas werken de meeste HR-afdelingen binnen organisaties volledig op Niveau 1 en is slechts een derde in staat om te functioneren op Niveau 2. Voor de HR-afdelingen die op niveau 3 en 4 werken, zijn een grotere efficiëntie, verbeterde processen en een grotere rol in de besluitvorming van het bedrijf het logische resultaat.
ServiceNow biedt moderne bedrijven de tools en analyses om de levering van HR-services te optimaliseren. ServiceNow Performance Analytics for HR Service Delivery biedt eenvoudige, uitgebreide rapportage en realtime zichtbaarheid, en kan naadloos worden geïntegreerd in verschillende afdelingen, voor een consistente beleving die de tevredenheid van medewerkers en de flexibiliteit van het bedrijf verbetert.
ServiceNow maakt alles mogelijk door intelligente workflows toe te passen om de werknemer-HR-beleving te stroomlijnen. Houd de doelstellingen bij en verwerf inzicht in HR-prestaties met best-practice KPI's en intuïtieve dashboards. Identificeer snel knelpunten en slechte werknemersbelevingen bij HR en verhelp deze. Maak gebruik van geavanceerde prognoses om toekomstige trends te voorspellen en u erop voor te bereiden. Bied zelfbedieningsopties om werknemers de vrijheid te geven een actievere rol te spelen in hun eigen tevredenheid. Met Performance Analytics for HR Service Delivery beschikt u altijd over de gegevens die u nodig hebt om de HR-ondersteuning te bieden die uw werknemers nodig hebben.
Lees meer over wat ServiceNow voor uw organisatie kan doen.