Uw werknemers zijn onderdelen van uw bedrijfsmachine die moeten kunnen samenwerken. HR neemt daarom de rol van de engineer en identificeert en behandelt persoonlijke en interpersoonlijke problemen binnen het systeem die betrekking hebben op HR-managementfuncties. Een belangrijk aspect van deze verantwoordelijkheid is het leveren van de juiste werknemersdiensten.
HR-casebeheer is er om de kwaliteit van deze diensten te verbeteren en tegelijkertijd HR-teams en servicecentra in staat te stellen om effectiever te presteren .
HR-casebeheersoftware (ook wel HR and onderzoekssoftware voor klantrelatiesgenoemd) is een klasse digitale tools die HR-personeel helpt bij het organiseren, beheren en oplossen van problemen met betrekking tot werknemersrelaties. Dit gebeurt door complexe HR-processen te standaardiseren en te automatiseren via de introductie van aangepaste HR-workflows.
Daarnaast biedt HR-casebeheersoftware een gecentraliseerd dashboard voor HR-professionals en selfserviceportals die werknemers kunnen gebruiken om oplossingen te vinden en de voortgang van hun open cases te volgen.
Meer specifiek omvat de functionaliteit van de HR-casebeheersoftware:
- Ondersteuning van het management voor gevallen met klachten van werknemers, disciplinaire maatregelen en langdurig arbeidsongeschiktheidsverlof.
- Assistentie bij het maken van geautomatiseerde workflows voor klanten.
- Gedetailleerde rapporten en andere analytische functies.
- Beheer consolideren in één centraal dashboard.
- Intuïtieve selfserviceopties voor werknemers.
- Analoge (papieren) HR-bestanden en -formulieren converteren naar digitale versies.
- Waar mogelijk helpen bij de taken die verband houden met het indienen, controleren en reageren op verzoeken van werknemers.
In de meeste bedrijven is het overkoepelende mandaat van elke afdeling het bieden van een bevredigende ervaring voor hun klanten. HR volgt een losse benadering van deze doelstelling en richt zich in plaats daarvan op het ondersteunen van werknemers. Helaas kunnen werknemersrelaties net zo ingewikkeld zijn als klantrelaties . HR-casebeheer helpt organisaties om taken voor werknemersondersteuning beter te beheren, wat leidt tot de volgende voordelen.
Soms is de overdracht de grootste hindernis die in de weg staat om problemen van werknemers op te lossen. Niet elke case kan door dezelfde persoon worden beheerd, maar het doorgeven van cases tussen teams of managers kost tijd. HR-casebeheer creëert één centrale feitenbron voor case-details en werknemersgegevens. Dit helpt ervoor te zorgen dat de HR-professional die de case opneemt alles heeft wat nodig is om het probleem snel en minnelijk op te lossen.
Het oplossen van een case vereist inzicht in de context en de details erachter. HR-casebeheer biedt een locatie waar handlers casedetails kunnen verzamelen, opslaan en analyseren, en zo de benodigde inzichten kunnen onthullen om hen te helpen een weloverwogen beslissing te nemen.
Wanneer werknemers ervoor kiezen om HR erbij te betrekken, komt dit vaak doordat ze te maken hebben met een aantal zeer dringende problemen. Het maken van een case en het vervolgens verzenden van een case zonder een idee van de status ervan kan daarom stressvol zijn. HR-casebeheersystemen met selfserviceopties bieden werknemers hun eigen portals om alle huidige cases op te volgen en in te checken. Selfservice-opties omvatten vaak ook een kennisbank of andere educatieve bronnen, zodat werknemers niet op HR hoeven te wachten voor antwoorden op veelgestelde vragen.
Zelfs de meest elementaire case kan een aantal verschillende stappen bevatten die moeten worden voltooid voordat deze kan worden opgelost. Vaak zijn er tijdrovende, handmatige taken nodig. Geavanceerde workflowautomatisering via HR-casebeheer neemt de leiding over deze belangrijke, doch saaie stappen, waardoor HR-professionals meer kunnen bereiken en zich meer kunnen richten op het personeel.
Effectief HR-casebeheer helpt niet alleen om ervoor te zorgen dat individuele gevallen correct en tijdig worden beheerd, maar biedt ook een compleet en duidelijk beeld van de status van de werkplek en de werknemers. HR kan deze verbeterde zichtbaarheid gebruiken om een beter inzicht te krijgen in de staat van het bedrijf en de problemen waarmee het personeel te maken heeft. Vervolgens kunnen ze een proactieve strategie ontwikkelen om de werknemerservaring te verbeteren.
Oplossingen van HR-casebeheer zijn een belangrijke factor voor elke organisatie die de services van werknemers nauwkeurig en efficiënt moet kunnen beheren. Maar dit brengt zijn eigen uitdagingen met zich mee. Dit omvat:
HR-casebeheer is niet alleen bedoeld voor HR-professionals. Omdat deze casemanagementsystemen ook voor werknemers toegankelijk zijn (in de vorm van portals en selfserviceopties), is het van essentieel belang dat iedereen in het bedrijf volledig bekwaam is in het gebruik ervan. Dit kan een verschuiving in de huidige processen vereisen en vraagt om enige bedrijfsbrede training om iedereen op de hoogte te brengen.
Moderne systemen en tools werken niet in een vacuüm; ze worden onderdeel van een technische stack en communiceren met de andere digitale oplossingen waar bedrijven op vertrouwen. Elk HR-casebeheersysteem dat u in uw organisatie inbrengt, moet naadloos kunnen worden geïntegreerd met de rest van uw IT-omgeving en naadloos in uw workflow kunnen worden geïntegreerd.
Er zijn maar weinig soorten informatie die gevoeliger zijn dan werknemersgegevens . Alles, van incidentrapporten tot persoonsgegevens, moet worden bijgehouden in uw HR-casebeheersysteem. Dit maakt het een verleidelijk doelwit voor kwaadwillenden. Wanneer u verschillende opties voor HR-casebeheer overweegt, moet u ervoor zorgen dat beveiliging een van uw topprioriteiten is.
Om de hierboven genoemde uitdagingen aan te pakken en ervoor te zorgen dat uw oplossing voor HR-casebeheer uw investering waard is, dient u de volgende best practices in acht te nemen:
Er is geen tekort aan oplossingen en opties voor HR-casebeheer op de markt. Helaas zijn niet al deze oplossingen hetzelfde. Demo's en gratis proefversies kunnen u helpen een idee te krijgen van wat een specifieke optie kan opleveren. Als u echter extra zekerheid wilt, is het misschien raadzaam om eerst de oplossingen te overwegen die zich al hebben bewezen onder gebruikers. Bekijk online recensies en besteed extra aandacht aan gebruiksgemak en schaalbaarheid.
Zelfs het beste systeem voor casebeheer biedt mogelijk geen merkbare voordelen als uw mensen niet weten hoe ze het moeten gebruiken. Zorg dat opleiding en training uw belangrijkste zorg zijn bij de implementatie van uw oplossing voor HR-casebeheer. Zorg ervoor dat werknemers en HR-werknemers zich bewust zijn van wat het systeem kan doen, wat hun verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn en hoe ze de beschikbare functionaliteit het beste kunnen gebruiken om hun taken uit te voeren
Gevoelige HR-gevallen kunnen bepaalde juridische of regelgevings-elementen met zich mee brengen en vereisen daarom duidelijke documentatie die transparantie en naleving garandeert. Zorg ervoor dat uw HR-casebeheerprocessen volledig zijn afgestemd op alle bestaande overheidsvoorschriften en -beleidsregels en dat ondersteunende documentatie beschikbaar is wanneer dat nodig is.
HR-systemen werken met uiterst vertrouwelijke gegevens. Als u niet voorzichtig bent, kunt u zich in een situatie begeven waarin gebruikers toegang krijgen tot gevoelige informatie die ze niet nodig hebben. Neem de tijd om duidelijk vast te stellen welke gebruikers welke toegangsniveaus hebben, zelfs binnen uw HR-afdeling.
Zoals eerder vermeld, is een groot voordeel van HR-casebeheer dat u hiermee het volledige overzicht hebt. Als u trends bijhoudt en patronen ziet in de soorten en frequentie van cases, zult u waarschijnlijk terugkerende problemen tegenkomen. Laat deze inzichten niet aan u voorbij gaan. Volg mogelijke oorzaken op en zet u in voor het gebruik van uw oplossing voor HR-casebeheer om uw interacties op de werkplek te optimaliseren.
Uw werknemers zijn essentiële onderdelen in de machine die uw bedrijf is. Maar ze zijn ook veel meer. HR-casebeheer is er om deze werknemers te voorzien van gestroomlijnde ondersteuningsopties en betrouwbare oplossingen voor cases, zodat ze hun unieke inzichten kunnen toepassen op uw gedeelde succes. Maar om dit allemaal mogelijk te maken, hebben bedrijven in elke branche krachtige HR-hulpmiddelen en -oplossingen nodig. HR Service Delivery van ServiceNow is het antwoord.
HR Service Delivery is gebaseerd op het ServiceNow AI Platform (de definitieve oplossing voor IT- en servicebeheer) en past geavanceerde automatiserings- en AI-oplossingen toe om u te helpen uw mensen de ondersteuning te bieden die ze nodig hebben om uit te blinken. Maak gedetailleerde, geautomatiseerde workflows. Gerichte communicatie en resources leveren die zijn afgestemd op individuele werknemers. Personaliseer de werknemerstrajecten met AI-aanbevelingen. Schaal serviceoplossingen voor elke relevante afdeling. En dankzij dit geheel kunt u één overzicht van elke case en interactie met werknemers aanhouden. ServiceNow maakt het allemaal mogelijk.
Stroomlijn de interactie met werknemers en geef iedereen in uw bedrijf persoonlijke HR-ondersteuning. Kom meer te weten over werknemersdiensten van ServiceNow en maak van succes een onderdeel van het werk.