Hybride personeel combineert aspecten van de mogelijkheden voor kantoorwerk en extern werk, waardoor werknemers meer autonomie krijgen bij het bepalen waar ze werken.
Begin 2020 dwong de verspreiding van de COVID-19-pandemie bedrijven in vrijwel alle sectoren om drastische maatregelen te nemen om de veiligheid van werknemers te garanderen, terwijl ze nog steeds operationeel bleven. Binnen enkele weken waren bedrijven over de hele wereld overgestapt op modellen voor werken op afstand. Door te vertrouwen op communicatietechnologie in plaats van persoonlijke interacties, hielpen organisaties sociale afstand te bevorderen zonder hun deuren volledig te hoeven sluiten. Maar nu de COVID-gevallen afnemen en de industrie probeert terug te keren naar 'normaal', vragen velen zich af of het nog steeds zin heeft het volledige personeel op kantoor te hebben.
In plaats daarvan overweegt ongeveer 82% van de bedrijfsleiders om een hybride personeelsmodel aan te nemen.
Een hybride personeelsmodel is een poging om de flexibiliteit en de verbeterde balans tussen werk en privé van werk op afstand te combineren met de samenwerkingsvoordelen en culturele voordelen van traditioneel werk op dezelfde locatie.
Omdat verschillende bedrijven verschillende behoeften hebben, is er natuurlijk niet maar één uitgebreide, uniforme hybride personeelsoplossing. Een hybride personeelsmodel kan een bijna volledige opsplitsing bieden tussen geplande werkdagen op kantoor en dagen op afstand. Ook kan het sommige werknemers omvatten die permanent op locatie blijven werken terwijl anderen vanuit hun huis werken, of het kan zwaar leunen op volledig extern of volledig vanuit kantoor werken, met slechts een paar uitzonderingen (zoals het personeel dat alleen binnenkomt voor personeelsbeoordelingen of alleen op afstand werkt bij speciale gelegenheden).
Ongeacht de structurele details van elk individueel hybride personeelsmodel zal het doel waarschijnlijk hetzelfde blijven: het evenwicht tussen het vermogen van de werknemers om productief (samen) te werken en de vrijheid om meer controle te krijgen over hun werkomgeving.
Hoewel het wellicht niet mogelijk is om de juiste verhouding tussen kantoortijd en werktijd op afstand voor te schrijven, is het het vermelden waard dat zelfs bij thuiswerkers algemeen wordt geaccepteerd dat een bepaalde hoeveelheid arbeidstijd op kantoor waardevol is. Veel bedrijven kiezen voor een bijna gelijk verdeelde verhouding, waarbij twee of drie dagen op kantoor worden doorgebracht tijdens een werkweek van vijf dagen, terwijl andere bedrijven meer in de ene of andere richting leunen (zoals op een dag op kantoor of een dag op afstand).
Dit is een terrein waarop beleidsflexibiliteit essentieel is. Werk samen met werknemers om hun voorkeuren en behoeften te begrijpen, en volg de cijfers om ervoor te zorgen dat het hybride personeelsbeleid effectief is in het bieden van de juiste balans. Als dat niet het geval is, moet dat beleid worden bijgewerkt of vervangen.
Discussies over hybride personeelsoplossingen neigen vaak naar de voordelen die ze werknemers bieden. Voor degenen die gewend zijn aan traditionele carrières op kantoor kan de kans om woon-werkverkeer te vermijden en het evenwicht tussen werk en privé te verbeteren te mooi lijken om waar te zijn. Maar een hybride personeelsbestand kan ook duidelijke voordelen bieden voor de moederorganisaties van de werknemers. Minder kantoorpersoneel betekent lagere operationele kosten, en bedrijven die adverteren met mogelijkeden voor hybride werken zijn concurrerender in het aantrekken en behouden van waardevol talent.
Hier bekijken we een aantal van de belangrijkste voordelen van hybride personeel:
Werknemers begrijpen hun eigen motivaties, hindernissen en werkvoorkeuren beter dan wie dan ook. Door werknemers in staat te stellen actiever mee te werken aan het opstellen van hun eigen schema's, genieten ze van de vrijheid om een optimale werkomgeving te creëren die hen in staat stelt hun verantwoordelijkheden beter uit te voeren.
En dit gaat verder dan alleen maar gelukkigere of tevredener werknemers: betrokken personeel is winstgevender en heeft te maken met een aanzienlijk kleinere kans op verloop.
Verbeterde productiviteit gaat hand in hand met werknemersbetrokkenheid, en is een ander natuurlijk resultaat van een effectief hybride personeelsmodel. Wanneer werknemers mogen doen waar ze goed in zijn en hun taken kunnen uitvoeren zonder volledig te moeten voldoen aan de verwachtingen in hun kantoor, produceren ze natuurlijk meer werk van hogere kwaliteit.
Hybride werknemers zijn ook beter in staat om afleiding op de werkplek te vermijden (zoals moeilijke collega's, micromanagement van leidinggevenden en ongemakkelijke werkplekken), zonder de culturele en sociale voordelen van samenkomst volledig te verliezen.
Een moderne werkplek kan een grote drain zijn op de operationele budgetten. Naast de maandelijkse kosten van het huren van kantoorruimte die groot genoeg is om plaats te bieden aan al het personeel, zijn er tijd- en uitgavenkosten verbonden aan het uitrusten van het kantoor met resources, technologieën, stations en meer.
Minder werknemers op locatie op een gegeven moment betekent meer beschikbare ruimte en minder geld dat wordt uitgegeven aan zaken als nutsvoorzieningen, benodigdheden en extraatjes in de kantine. De extra ruimte kan vervolgens worden omgezet in break-outruimten of andere doelbewuste werkzones om de productiviteit en effectiviteit van de kantooromgeving te verhogen.
Veel werknemers op kantoor zien regelmatige vergaderingen, one-on-ones, persoonlijke updates en verplichte bijeenkomsten als afleidend. Tijdens een project moeten stoppen om een briefing bij te wonen die gemakkelijk een e-mail kon geweest zijn snijdt niet alleen in beschikbare werkuren, maar beperkt ook het momentum van werk.
Wanneer werknemers gedeeltelijk van huis mogen werken, blijven veel van deze minder dan vitale onderbrekingen achter. Managers moeten verplichte interacties preciezer plannen en zullen vaak vertrouwen op minder afleidende communicatieopties (zoals chatprogramma's en managementtools) om waardevolle informatie te delen. Dit maakt ook meer van hun kostbare tijd vrij om zich te concentreren op cruciale strategische zorgen.
Niemand wil werken terwijl iemand over hun schouders kijkt. Om een hybride personeelsmodel effectief te laten zijn, moet iedereen in het team erop kunnen vertrouwen dat alle anderen hun toegewezen taken uitvoeren. En, of het nu bewust is of niet, de meeste werknemers zullen aan deze verwachting voldoen.
Door vertrouwen in thuiswerkers te tonen, tonen bedrijven ook een aanstekelijke vorm van zelfvertrouwen. Veel thuiswerkers doen zelfs meer moeite dan ze op kantoor zouden doen, al was het maar om te bewijzen dat ze het vertrouwen verdienen dat hun leiders in hen plaatsen. En als directer management nodig is, zijn de kantoormomenten de perfecte tijd en plaats om bij te sturen.
Naast de vele voordelen voor werknemers en bedrijven kunnen hybride personeelsoplossingen bepaalde uitdagingen bieden:
- Verminderde persoonlijke interactie kan sommige werknemers een afgezonderd gevoel geven of ze verward maken over verwachtingen, processen en meer.
- Verminderde samenwerkingsmogelijkheden kunnen leiden tot een zwakke bedrijfscultuur en minder effectieve projectcoördinatie.
- Een groter potentieel voor burnout kan het gevolg zijn van het langer en harder pushen van werknemers dan het geval zou zijn binnen een duidelijker afgebakend werkschema.
- Een hybride werkomgeving is voor bepaalde bedrijfstakken misschien geen optie; het is van essentieel belang dat u inzicht hebt in de behoeften van werknemers, de verwachtingen van klanten en de bedrijfsprocessen voordat u een overstap naar hybride personeel overweegt.
Om een effectief hybride werkbeleid te bevorderen, moeten organisaties oplossingen bieden die zijn ontworpen om flexibiliteit, productiviteit en connectiviteitte ondersteunen. Zonder deze drie focussen kan het bijzonder moeilijk zijn om opties voor werken op afstand te integreren met traditioneel werk in persoon.
Hier volgen verschillende aanbevelingen die zijn ontworpen om bedrijven te helpen de betrokkenheid van hybride personeel te bevorderen:
Degenen die onderling afhankelijk werken aan andere individuen, teams of afdelingen hebben meer coördinatie van de planning nodig. Door te begrijpen hoeveel samenwerking nodig is om specifieke projecttypen te vervullen, is het eenvoudiger om kantoorschema's te maken die hybride werknemers in staat stellen zo vaak als ze nodig hebben elkaar te ontmoeten en te coördineren.
Er zijn veel manieren om prestaties bij te houden, maar niet allemaal bieden een duidelijke definitie van succes onder een hybride personeelsmodel. Bij het vaststellen van meetwaarden moet u zich richten op de factoren die resultaten en kwaliteit als topprioriteiten stellen, en ervoor zorgen dat de juiste trackingtools aanwezig zijn. Leiders moeten ook worden beoordeeld op de juiste cijfers om te bepalen hoe effectief ze hun externe teams beheren.
Communicatie is eenvoudig als teamleden nooit meer dan een paar bureaus weg zijn. Aan de andere kant kunnen managers van thuiswerkende werknemers steeds minder vaak met elkaar communiceren. Door de communicatie met managers een primaire focus te geven, vooral op gebieden die te maken hebben met prioriteiten, vooruitgang en projectopdrachten, zorgt u ervoor dat belangrijke informatie niet door de kieren valt. Bovendien kan een correcte communicatie leiders helpen beter te begrijpen welke vormen van samenwerking effectiever persoonlijk worden aangepakt.
Net zoals er niet één hybride personeelsmodel is dat perfect geschikt is voor elk bedrijf, hebben verschillende teams, afdelingen en zelfs individuen mogelijk een gespecialiseerd hybride beleid nodig. Dit betekent dat managers de bevoegdheid krijgen om het beleid te personaliseren en planningsgrenzen en -verwachtingen vast te stellen.
Wanneer elke werkdag een mix van werknemers op kantoor en op afstand omvat, kan het makkelijk zijn om de teamleden over het hoofd te zien die er niet persoonlijk zijn. Houd rekening met hun virtuele aanwezigheid en zorg ervoor dat vergaderingen en andere activiteiten op locatie open zijn en beschikbaar zijn voor degenen die mogelijk telewerken.
Hoewel bepaalde industrieën al lange tijd werknemers op afstand inzetten, moet de werkelijkheid van deze wereldwijde ontwikkeling naar het hybride personeelsmodel in de gaten worden gehouden. Waar dit ons in de toekomst zal brengen en wat de langetermijneffecten van hybride personeel kunnen zijn, is nog niet duidelijk.
Wat duidelijk is, is dat de verwachtingen van de mogelijkheden voor op afstand werken blijven stijgen. Op het moment verwacht volgens Gallup ongeveer 53% van de werknemers die op afstand werken een hybride werkbeleid. Deze groep beschouwt dit als de heersende werkregeling van de komende decennia.
Door de toenemende prevalentie van hybride personeel vragen veel bedrijven zich af hoe ze werknemers, teams en zelfs afdelingen het beste op afstand kunnen ondersteunen. ServiceNow HR Service Delivery biedt uw werknemers de tools, services, informatie en toegankelijkheid die ze nodig hebben om hun werk te kunnen doen vanaf elke locatie op elk apparaat. Op basis van het uitgebreide Now Platform® verenigt HR Service Delivery elk lid van uw bedrijf en verbindt het IT, HR, legal en werkplekservices op één centrale locatie. Het biedt gebruikers toegang tot het volledige scala aan ondersteuningsopties op kantoor, zelfs als ze aan de andere kant van de wereld zitten.
Lees meer over de hybride werkoplossingen van ServiceNowen breng uw mensen bij elkaar, hoe ver ze ook uit elkaar zitten.
Lees meer over wat ServiceNow voor uw organisatie kan doen.