Kantoorbeheer beschrijft de strategieën en processen voor het optimaliseren van de productiviteit, efficiëntie en werkomstandigheden op een werkplek.
Het doel van kantoorbeheer is eenvoudig: het creëren en ondersteunen van een positieve, effectieve werksfeer binnen bedrijfskantoren en andere werkomgevingen. Kantoorbeheer neemt de verantwoordelijkheid voor de werkomgeving en zorgt ervoor dat het juiste beleid, de juiste tools en de juiste systemen aanwezig zijn, zodat alle werknemers hun werk efficiënt en veilig kunnen doen. Een georganiseerde kantoorruimte met duidelijk gedefinieerde functies helpt individuele werknemers te zien hoe hun rol past in het grote geheel van de organisatie, wat zorgt voor betere resultaten over de hele linie.
Van moderne kantoormanagers wordt verwacht dat zij een belangrijkere rol spelen bij het genereren van inkomsten. Voorbij is de tijd dat het kantoorbeheer zich voornamelijk bezighield met kantoorbenodigdheden en thermostaten. De kantoormanagers van vandaag zijn strategisch betrokken bij brede bedrijfsinitiatieven en zijn vaak verantwoordelijk voor het uitvoeren van hun eigen projecten om het bedrijf te laten groeien.
Zoals eerder aangegeven, zijn er veel verschillende aspecten van kantoorbeheer, en bij verschillende organisaties vallen verschillende verantwoordelijkheden onder de titel 'Kantoormanager'. Maar zelfs in zeer gespecialiseerde bedrijfstakken blijven de kernfuncties meestal hetzelfde. Deze functies omvatten:
De meest traditionele verantwoordelijkheid in verband met kantoorbeheer is het optimaliseren van de kantoorruimte. Dit betekent het creëren van een werkomgeving die bevorderlijk is voor goede werknemersprestaties. Het kan ook een actieve rol spelen bij het vormen en bevorderen van een positieve kantoorcultuur.
Kantoormanagers zijn betrokken bij het definiëren van doelen en resultaten voor het kantoor en het plannen van kantooractiviteiten. De kantoormanager werkt samen met andere leidinggevenden om initiatieven in kaart te brengen en te bepalen welke stappen nodig zijn om de bedrijfsdoelstellingen te bereiken en hoe succes moet worden gemeten. Kantoormanagers kunnen ook reisarrangementen voor werknemers regelen.
Resourcebeheer voor het kantoor is nauw verbonden met planning en moet ervoor zorgen dat materiaal, apparatuur, personeel en financiën effectief worden ingezet teneinde de bedrijfsdoelstellingen te bereiken. Optimaliseren van het gebruik van resources betekent het bijhouden van een gedetailleerde en nauwkeurige inventaris van de beschikbare resources en deze vervolgens inzetten voor productievere functies en workflows.
Kantoorbeheer treedt op als tussenpersoon tussen de bedrijfsleiding en de kantoormedewerkers - het faciliteren van effectieve communicatie en het verwoorden van behoeften en verwachtingen in beide richtingen.
Werven, in dienst nemen, behouden en zelfs ontslaan zijn allemaal aspecten van personeelszaken die onder kantoorbeheer vallen. Dit gaat verder dan werknemers van het bedrijf; kantoormanagers kunnen ook betrokken zijn bij het beheer van externe aannemers en facilitaire medewerkers en zijn de primaire aanspreekpunten voor vastgoedeigenaren en beheerders van gehuurde kantoorruimten. Hoewel dit vooral geldt voor kleine bedrijven, kunnen grote ondernemingen ook bepaalde elementen van personeelszaken in het kantoorbeheer opnemen.
Hoewel IT meestal een eigen afdeling is, is kantoorbeheer vaak verantwoordelijk voor de samenwerking met IT om ervoor te zorgen dat de kantooromgeving toegang heeft tot de juiste functionerende technologie om effectief te kunnen werken. Dit omvat afstemming met IT over het gebruik van software en apparatuur en het optimaliseren van ondersteunende technologie (zoals wifi, netwerktoegang, videoconferenties, etc.) in de kantoorruimte.
Tot slot moeten kantoormanagers ervoor zorgen dat het kantoor een veilige werkomgeving is en dat de juiste stappen zijn genomen om de werknemers en het bedrijf te beschermen tegen bedreigingen van buitenaf. Dit omvat het vaststellen en reguleren van het veiligheidsbeleid op kantoor, het beheren van beveiligingsteams, het regelen van parkeerzaken, het oplossen van werknemersconflicten, het aanpakken van pesterijen en discriminatie, het goedkeuren van materialen en tools, het beheren van badgingsystemen en het samenwerken met IT om goede procedures voor gegevensbeveiliging op te stellen.
Aangezien zoveel verschillende verantwoordelijkheden onder de noemer 'kantoorbeheer' vallen, vereist de functie uiteraard een reeks belangrijke technische en sociale vaardigheden. Dit zijn onder meer de volgende:
- Organisatie
- Multitasking
- Tijdbeheer
- Communicatieve vaardigheden
- Conflictbemiddeling
- Strategievorming
- Afstemmen met medewerkers
- Onderhandelingsvaardigheden
- Leadership
Elk bedrijf is uniek en elke werkomgeving heeft zijn eigen voordelen, uitdagingen en eigenaardigheden. De rol van kantoorbeheer binnen een bedrijf en de functies die betrokken zijn bij het vervullen van de verschillende kantoorbeheertaken beslaan dan ook een breed terrein en kunnen zelfs overlappen met andere afdelingen (zoals Human Resources). Om de zaken nog complexer te maken, moet het moderne kantoorbeheer ook in staat zijn de vele administratieve taken te vervullen die gepaard gaan met externe en hybride kantoren.
Maar hoewel elk bedrijf zijn eigen aanpak heeft, zijn de basistaken en -doelstellingen van kantoorbeheerfuncties vergelijkbaar. Deze rollen omvatten: het handhaven van een productieve kantoorwerkomgeving, het toezicht houden op en organiseren van het werk van administratief personeel, het uitrusten van werknemers met de juiste apparatuur, het voorbereiden en indienen van rapporten, en het beheren van kantoorbudgetten. Deze rollen kunnen ook betrekking hebben op de werving, training en promotie van werknemers.
Variaties op traditionele kantoorbeheerfuncties zijn onder andere:
Niet elk bedrijf heeft de middelen om te investeren in een fulltime kantoormanager. In deze gevallen kan het bedrijf ervoor kiezen om een parttime kantoormanager in dienst te nemen. Deze 'virtuele' kantoormanagers werken meestal op afstand en kunnen voor meerdere klanten kantoorbeheertaken uitvoeren. Tegelijkertijd verwijst de term 'virtueel kantoorbeheer' soms naar een kantoormanager voor remote en hybride kantooromgevingen waar de werknemers van een bedrijf niet allemaal vanaf dezelfde locatie werken.
Een corporate office manager werkt op het hoofdkantoor van een bedrijf dat verschillende andere kantoren bezit. Deze persoon, die vaak de titel 'District Manager' draagt, coördineert met de branchemanagers in de satellietkantoren. Corporate office managers nemen de leiding in de coördinatie met het management van deze andere kantoren. Hoewel sommige taken lijken op die van een kantoormanager die rechtstreeks voor de klanten van het bedrijf werkt, werkt de corporate office manager meestal achter de schermen om de bijkantoren te helpen hun doelen te bereiken. Dit kan betekenen dat deze regelmatig naar de bijkantoren reist om toezicht te houden op de branchemanagers.
Elke resource heeft een prijs en een waarde. Van apparatuur tot financiën en de medewerkers zelf, het beste uit deze resources halen betekent begrijpen wat er beschikbaar is en hoe dat het beste kan worden ingezet om ervoor te zorgen dat de waarde voor het bedrijf groter is dan de kosten.
In de dagelijkse sleur van processen en workflows kan het gemakkelijk zijn de grote doelstellingen uit het oog te verliezen. Het is de taak van kantoormanagers om doelgericht te blijven, ze dienen het doel achter het werk te kennen en dat doel over te brengen op een manier die werknemers kunnen begrijpen en waarderen.
Inefficiëntie is de vijand van productiviteit. Kantoorbeheer moet altijd op de hoogte zijn van de huidige processen in het kantoor en klaar staan om inefficiënties te identificeren en te verfijnen om een meer gestroomlijnde manier van werken te garanderen.
Kantoorbeheer is een enorm belangrijk concept met invloed op alles, van de effectiviteit van de strategische planning tot de veiligheid en het comfort van de werknemers zelf. Overweeg de volgende tips om ervoor te zorgen dat het kantoorbeheer de bedrijfsdoelstellingen op de juiste wijze ondersteunt:
Elke beslissing op het gebied van kantoorbeheer moet worden ondersteund door betrouwbare gegevens. Bepaal welke vragen moeten worden beantwoord en welke meetwaarden kunnen worden gemeten om een bruikbaar inzicht te krijgen in processen, productiviteit en andere factoren. Met de juiste gegevens hebben kantoormanagers het voordeel dat ze hun beslissingen kunnen baseren op feiten in plaats van op meningen en gissingen.
Elke beslissing op het gebied van kantoorbeheer moet worden ondersteund door betrouwbare gegevens. Bepaal welke vragen moeten worden beantwoord en welke meetwaarden kunnen worden gemeten om een bruikbaar inzicht te krijgen in processen, productiviteit en andere factoren. Met de juiste gegevens hebben kantoormanagers het voordeel dat ze hun beslissingen kunnen baseren op feiten in plaats van op meningen en gissingen.
Zonder effectieve communicatie is samenwerking niet mogelijk. Werknemers moeten weten wat er van hen wordt verwacht, hoe ze worden geëvalueerd en welke resources beschikbaar zijn. Werkgevers moeten weten welke pijnpunten hun werknemers ervaren en welke suggesties zij hebben om het bedrijf te verbeteren. Individuele werknemers, teams en afdelingen moeten onbeperkt kunnen communiceren, zodat ze hun werk aan gezamenlijke projecten kunnen coördineren, over oplossingen kunnen brainstormen en problemen snel kunnen oplossen zonder iets twee keer te doen. Kortom, het is de taak van de kantoormanager om ervoor te zorgen dat een ieders stem wordt gehoord.
Digitale tools hebben de mogelijkheden van moderne kantoren uitgebreid. Maar niet elke digitale oplossing is geschikt voor elke omstandigheid of elk bedrijf. Kantoormanagers moeten kunnen onderzoeken, vergelijken, evalueren en beslissen welke digitale oplossingen de moeite waard zijn om in te investeren om hun werknemers te helpen beter te presteren. Meestal betekent dit nauwe samenwerking met de IT-afdeling, hoewel er ook gevallen kunnen zijn waarin de kantoormanager de volledige verantwoordelijkheid op zich neemt.
In de kern gaat kantoorbeheer over het analyseren van gegevens, het coördineren van de communicatie tussen medewerkers en het stroomlijnen van essentiële bedrijfsprocessen voor efficiëntere workflows en verbeterde werkomgevingen. ServiceNow, de leider in IT-beheer, biedt met Workplace Service Delivery (WSD) de oplossingen die moderne bedrijven nodig hebben om meer uit hun strategieën voor kantoorbeheer te halen.
ServiceNow WSD geeft u de kracht om uw medewerkers te ondersteunen, waar ze ook zijn en welke geautoriseerde apparaten ze ook gebruiken. Zo kunt u een volledig verbonden personeelsbestand creëren. Verbeter de zichtbaarheid en bied intuïtieve mobiele oplossingen voor de werkplek. Optimaliseer uw beschikbare kantoorruimte met tools voor ruimteplanning. Volg cases, problemen en serviceverzoeken op kantoor met behulp van uitgebreide dashboards. Pas analytische inzichten toe voor een realtime zicht op de dienstverlening op de werkplek. En misschien wel het belangrijkste: geef uw medewerkers de werkplekresources die ze nodig hebben om hun werk goed te doen. ServiceNow maakt het allemaal mogelijk.
Breng kantoorbeheer verder dan ooit tevoren. Kom meer te weten over Workplace Service Delivery en creëer een kantooromgeving die succes bevordert.
Lees meer over hoe Workplace Service Delivery de nieuwe hybride werkplek voor werknemers mogelijk kan maken