Personeelsbeheer beschrijft de processen die worden gebruikt om werknemers en resources toe te wijzen om de productiviteit te optimaliseren, risico's te verminderen en aan de voorschriften te blijven voldoen.
Mensen zien het succes van een bedrijf vaak als afhankelijk van hoe goed het externe interacties beheert, met name het creëren van effectieve producten, het aanbieden van waardevolle services en het onderhouden van positieve klantrelaties. Maar hoewel deze front-end processen van vitaal belang zijn, vertegenwoordigen ze niet de hele vergelijking voor zakelijk succes. Interne processen, interacties en strategieën spelen een essentiële rol bij het bepalen hoe effectief een organisatie kan voldoen aan de eisen van klanten en tegelijkertijd flexibel kan inspelen op veranderende markten en andere omstandigheden kan aanpakken. En van deze essentiële interne processen zijn de processen die de grootste potentiële impact hebben vaak de processen waarbij de belangrijkste resource van het bedrijf betrokken is: de werknemers.
Werknemers brengen de vaardigheden en ervaringen mee waarop ze vertrouwen om hun toegewezen taken uit te voeren, maar voordat ze optimaal kunnen worden gebruikt, hebben ze richting nodig. Personeelsbeheer (Workforce management, oftewel WFM) stelt organisaties in staat om een strategische benadering te volgen bij het toewijzen van werknemers, samen met de essentiële resources waarvan de betreffende werknemers afhankelijk zijn. Op de juiste manier geïmplementeerd biedt WFM organisaties een meer doelbewuste en doelgerichte benadering van de distributie van resources (en human resources).
Effectieve software voor personeelsbeheer omvat talentwerving, ontwikkeling van vaardigheden, prestatiebeheer, planning, tijdregistratie, arbeidsprognoses en compliance met arbeidsvoorschriften. Het gaat ook om de uitdagingen van het beheren van gedistribueerde teams en het faciliteren van extern werk. Door deze componenten te integreren, kunnen organisaties een flexibel en aanpasbaar personeelsbestand creëren dat kan voldoen aan de eisen van de markt en dat organisatorische doelen kan behalen. Deze voordelen gaan verder dan operationele efficiëntie en hebben invloed op de werknemerstevredenheid, het behoud en de kostenoptimalisatie.
Meer specifiek kan een effectieve benadering van WFM het volgende bieden:
Effectieve WFM-software stelt organisaties in staat waardevolle inzichten te verkrijgen in essentiële bedrijfsstatistieken. Met behulp van geavanceerde WFM-tools en -technologieën kunnen organisaties nauwkeurig bepalen hoeveel werknemers nodig zijn om specifieke taken of projecten te voltooien. Deze gegevensgestuurde benadering zorgt voor optimale personeelsniveaus, waardoor overbezetting of onderbezetting worden voorkomen die de productiviteit en kostenefficiëntie negatief kunnen beïnvloeden.
Bovendien bieden WFM-systemen realtime zichtbaarheid van de dagelijkse prestaties van werknemers. Via geautomatiseerde tracking- en rapportagefuncties kunnen organisaties de productiviteit van individuele personen en teams bewaken en meten, gebieden voor verbetering identificeren en weloverwogen beslissingen nemen om de toewijzing van resources te optimaliseren. Deze gegevensgestuurde benadering helpt organisaties toppresteerders te identificeren, uitzonderlijke bijdragen te belonen en prestatieproblemen snel aan te pakken, waardoor een cultuur van continue verbetering wordt bevorderd.
Personeelsbeheer speelt een cruciale rol bij het afstemmen van beleid in de hele organisatie. Door consistente beleidsregels en procedures vast te stellen, elimineert WFM inconsistenties die kunnen leiden tot hogere kosten, personeelstekorten, veiligheidsincidenten op de werkplek en een inefficiënte productie. Bovendien stelt personeelsbeheer organisaties in staat om effectiever op de hoogte te blijven van veranderende werkplek- en arbeidswetgeving, waardoor compliance met regelgeving wordt gegarandeerd.
Een goed geïmplementeerde strategie voor personeelsbeheer zorgt ervoor dat alle werknemers zich houden aan arbeidsvoorschriften, industriestandaarden en bedrijfsbeleid. Het bevordert eerlijke werkwijzen met betrekking tot planning, tijdregistratie, verlofbeheer en andere personeelsgerelateerde processen. Deze afstemming van beleid beperkt niet alleen compliancerisico's, maar creëert ook een harmonieuze werkomgeving, waardoor de werknemerstevredenheid wordt verbeterd en de kans op potentieel verstorende conflicten wordt verkleind.
Personeelsbeheer heeft directe invloed op de betrokkenheid en het behoud van werknemers. Door gebruik te maken van WFM-werkwijzen kunnen organisaties transparante en eerlijke planningsprocessen creëren, waardoor werknemers kunnen profiteren van voorspelbaarheid en een balans tussen werk en privéleven. Werknemers die controle hebben over hun planning en gemakkelijk verlof kunnen aanvragen of van dienst kunnen wisselen, ervaren een hogere werktevredenheid en zijn meer geneigd om betrokken te blijven bij hun organisatie.
Personeelsbeheer stelt organisaties tevens in staat hiaten in vaardigheden te identificeren en doelgerichte trainings- en ontwikkelingsmogelijkheden te bieden. Door te investeren in de professionele groei van werknemers en hun vaardigheden af te stemmen op de behoeften van de organisatie, kunnen organisaties een cultuur van continu leren en carrièreontwikkeling bevorderen, wat leidt tot een hogere betrokkenheid en behoud van werknemers.
Het optimaliseren van arbeidskosten is een belangrijk voordeel van personeelsbeheer. WFM-systemen bieden nauwkeurige mogelijkheden voor arbeidsprognoses, waardoor organisaties het personeelsniveau kunnen afstemmen op de vraag en onnodige arbeidskosten kunnen voorkomen. Door werknemers efficiënt te plannen op basis van werklast en vraagpatronen, verlagen organisaties hun overwerkkosten en minimaliseren ze de behoefte aan tijdelijke of contractarbeid.
Bovendien helpen WFM-tools mogelijkheden voor operationele efficiëntie te identificeren, zoals het optimaliseren van ploegenpatronen, het verbeteren van taaktoewijzing en het verminderen van tijddiefstal of 'buddy punching'. Deze kostenbesparende maatregelen dragen bij aan de algehele winstgevendheid en het concurrentievermogen.
Hoewel de softwareopties voor personeelsbeheer allemaal een vergelijkbaar mandaat hebben voor het optimaliseren van de organisatie van werknemers en resources, is niet elke WFM-oplossing van hetzelfde kaliber. De beste WFM-software biedt een scala aan functionaliteit, en omvat in het algemeen:
Afwezigheidsbeheer
Een effectieve WFM-oplossing omvat robuuste mogelijkheden voor afwezigheidsbeheer om diverse soorten verlof van werknemers af te handelen, zoals vakanties, ziekteverzuim en andere verlofaanvragen. Het stelt organisaties in staat om afwezigheid van werknemers efficiënt te beheren en bij te houden, waardoor de juiste personeelsniveaus worden gegarandeerd en de verstoring van de activiteiten tot een minimum wordt beperkt.Analytics
Geavanceerde analysefuncties zijn cruciaal in een effectieve WFM-oplossing, die organisaties bruikbare inzichten en gegevensgestuurde besluitvormingsmogelijkheden biedt via uitgebreide rapporten, dashboards en visualisaties. Deze personeelsanalyses helpen organisaties bij het identificeren van trends, het optimaliseren van resourcetoewijzing en het continu verbeteren van strategieën voor personeelsbeheer.Budgettering van arbeid
Functies voor budgettering van arbeid in software voor personeelsbeheer helpen organisaties om arbeidskosten nauwkeurig te voorspellen en toe te wijzen. Dit stelt bedrijven in staat arbeidskosten af te stemmen op behoeften, personeelsniveaus te optimaliseren en kosteneffectieve resourcetoewijzing te garanderen.Mobiele toegang
Werk is niet langer gebonden aan het kantoor (of de desktopcomputer). Het huidige personeel is niet gebonden en verwacht essentiële functies te kunnen uitvoeren via hun geautoriseerde mobiele slimme apparaten. Mobiele toegankelijkheid stelt werknemers en managers in staat om vanaf elke locatie en op elk moment toegang te krijgen tot het systeem om planningen te bekijken, verlof aan te vragen en diensten te wisselen, terwijl managers onderweg aanvragen kunnen goedkeuren, werknemersgegevens kunnen bewaken en realtime aanpassingen kunnen maken.Beheer van overuren
Een effectieve WFM-oplossing moet functies bevatten om efficiënt overuren te beheren, organisaties te helpen overuren te bewaken en te beheersen, te zorgen voor compliance met arbeidsvoorschriften en de planning van het personeel te optimaliseren om kosten tot een minimum te beperken.Prestatiebeheer
Het volgen en evalueren van werknemersprestaties is een belangrijke factor in personeelsbeheer. WFM-tools voor prestatiebeheer stellen organisaties in staat prestatiedoelen te stellen en regelmatig prestatiebeoordelingen uit te voeren, terwijl ze ook tijdrelevante feedback bieden om de betrokkenheid en productiviteit van werknemers te verbeteren.Compliance met regelgeving
Gezien de mogelijke boetes voor niet-naleving moeten effectieve WFM-oplossingen in staat zijn ervoor te zorgen dat het bedrijf in kwestie werkt conform arbeidswetten en brancheregels. Dit helpt organisaties compliance-gerelateerde processen te automatiseren, zoals het beheren van werkuurbeperkingen, pauzes en rustperioden, waardoor het risico op compliance-schendingen wordt verkleind.Planning
Robuuste planningsmogelijkheden stellen organisaties in staat om geoptimaliseerde planningen te maken op basis van vraag, beschikbaarheid van werknemers, vaardigheden en een reeks andere factoren. Efficiënte planning helpt overbezetting, onderbezetting en conflicten te minimaliseren en zorgt ervoor dat de juiste werknemers aan de juiste taken worden toegewezen.Tijdregistratie
Tot slot is nauwkeurige tijdregistratie een fundamentele functie van effectieve WFM-oplossingen. Met Tijdregistratie kunnen organisaties werkuren, pauzes en afwezigheid van werknemers vastleggen en registreren, waardoor nauwkeurige loonverwerking mogelijk wordt, inzicht wordt verkregen in arbeidskosten en compliance met arbeidsvoorschriften wordt gegarandeerd.
Omdat personeelsbeheer een dergelijk scala aan functies en verantwoordelijkheden omvat, is het geen verrassing dat het bouwen van een uitgebreide oplossing die is afgestemd op specifieke bedrijfsbehoeften een belangrijke onderneming kan zijn in termen van tijd en inspanning. Toch maken de voordelen de investering meer dan de moeite waard. Bij het leggen van een basis voor optimaal personeelsbeheer moeten organisaties de volgende stappen overwegen:
In de eerste fase stelt leiderschap zowel korte- als langetermijndoelstellingen vast, waarbij de gewenste resultaten van een WFM-oplossing worden vastgesteld en wordt bepaald hoe het personeel moet worden afgestemd om deze doelen te bereiken. Het vaststellen van een strategische richting biedt een duidelijke visie en doel voor inspanningen op het gebied van personeelsbeheer, waardoor de organisatie effectief prioriteiten kan stellen en resources kan toewijzen.
Door gegevens van het huidige personeel te verzamelen en te controleren kunnen organisaties overlappingen, hiaten en inefficiënties in hun bestaande personeelsprocessen identificeren. Grondige analyse helpt gebieden voor verbetering te identificeren, zoals vaardigheidskloven, personeelstekorten of knelpunten in processen, en stelt organisaties in staat om gegevensgestuurde beslissingen te nemen bij het optimaliseren van hun personeelsbestand.
Er bestaan verschillende tools en software om de principes van personeelsbeheer toe te passen, en de keuze van de meest geschikte is afhankelijk van het huidige personeelsbestand en de toekomstige doelstellingen van de organisatie. Door de juiste oplossingen te vinden, kunnen organisaties processen stroomlijnen en de efficiëntie maximaliseren zonder hun doelen uit het oog te verliezen.
Zodra de juiste WFM-oplossingen zijn geïmplementeerd, is het belangrijk om gestandaardiseerde procedures te creëren voor gebruik in de hele organisatie om procesconsistentie te garanderen, dubbelzinnigheid te elimineren en effectieve communicatie tussen teams mogelijk te maken. Duidelijke procedures bevorderen transparantie, minimaliseren fouten en verbeteren de algehele operationele efficiëntie.
Door gebruik te maken van technologie en automatiseringstools kunnen organisaties handmatige beheertaken verminderen, gegevensinvoer en -rapportage stroomlijnen en het risico op fouten minimaliseren. Het implementeren van automatisering vermindert de tijd en inspanning die nodig zijn voor specifieke taken, waardoor waardevolle werknemerstijd wordt vrijgemaakt, zodat ze zich kunnen richten op strategischere verantwoordelijkheden.
Personeelsbeheer is een doorlopend proces dat monitoring en evaluatie vereist; wanneer doelstellingen veranderen of nieuwe uitdagingen ontstaan, moeten organisaties hun WFM-systemen dienovereenkomstig aanpassen. Bewaking van de voortgang, beoordeling van de prestaties en het doorvoeren van aanpassingen waar nodig zorgen ervoor dat het personeel op één lijn blijft met de organisatorische doelen en veranderende bedrijfsbehoeften, zelfs tijdens instabiele perioden.
Effectief personeelsbeheer is essentieel voor organisaties om een productief en betrokken personeelsbestand te creëren. Veel organisaties worstelen echter met silogebaseerde HR-technologie en te complexe werknemerstrajecten. Dat is waar ServiceNow HR Service Delivery-integraties een rol gaan spelen. ServiceNow streeft ernaar de wereld van het werk beter te laten werken voor mensen door digitale workflows en naadloze integraties te leveren die de werknemerservaring verbeteren en tegelijkertijd de productiviteit ontsluiten.
Met ServiceNow Employee Workflows en integraties met toonaangevende HCM- en personeelsbeheeroplossingen kunnen organisaties de manier optimaliseren waarop ze resourcetoewijzing en -afstemming benaderen. De uniforme portal van ServiceNow Werknemerscentrum biedt werknemers eenvoudige toegang tot de juiste HR-apps en relevante informatie, waardoor de frustratie van het navigeren door meerdere back-endoplossingen wordt geëlimineerd. Daarnaast ondersteunt ServiceNow Virtuele agent managers en werknemers met uitgebreide gesprekken, waardoor verschillende HR-gerelateerde taken worden vereenvoudigd. En dat is nog maar het begin.
Probeer de demo van ServiceNow vandaag nog om zelf te zien hoe ServiceNow het personeelsbeheer transformeert. Want je personeel is immers de drijvende kracht achter je bedrijf.