Wat is IT Asset Management (ITAM)?

Assets hebben een beperkte gebruiksduur en organisaties kunnen de waarde ervan maximaliseren met ITAM en proactief beheer. De fasen van de levenscyclus zijn over het algemeen planning, inkoop, implementatie, onderhoud, uitfasering en verwijdering.

ITAM omvat zowel Hardware Asset Management als Software Asset Management, maar deze zijn conceptueel anders. Hardwarebeheer draait om het beheer van fysieke bedrijfsmiddelen, zoals servers, laptops, pc's, mobiele apparaten, printers, enz. Softwareassets omvatten verscheidene vormen van software, zoals software die rechtstreeks op een computer is gedownload, licenties voor het gebruik van de software en cloudservices.

De International Standards Organisation (ISO) heeft een officiële reeks normen voor ITAM: ISO 19770, die bestaat uit vijf delen:

1. ISO/IEC 19770-1: beschrijft beste werkmethoden voor ITAM binnen een bedrijf. Organisaties kunnen hiermee bewijzen dat ze ITAM-procedures uitvoeren in overeenstemming met de normen en dat ze zo aan bestuursvereisten voldoen en IT-activiteiten ondersteunen.
2. ISO/IEC 19770-2: helpt bedrijven bij het identificeren van software op een bepaald apparaat; een standaard voor software-ID-tags.
3. ISO/IEC 19770-3: geeft een overzicht van de rechten die zijn gekoppeld aan software en de methode voor het meten van verbruik.
4. ISO/IEC 19770-4: maakt gestandaardiseerde rapportage van brongebruik mogelijk. Dit is vooral belangrijk bij het beheer van complexere licenties en cloudgebaseerde software en hardware.
5. ISO/IEC 19770-5: een overzicht van ISO ITAM-normen en terminologie.

Het volgen en beheren van essentiële apparatuur helpt ervoor te zorgen dat bedrijfsmiddelen effectief worden beheerd. Een gedetailleerde, gecentraliseerde locatie waar geautoriseerde gebruikers leenapparatuur kunnen verzoeken, is vereist. Dit moet velden bevatten zoals voor wie het inventariselement wordt aangevraagd, de locatie waar het aangevraagde inventariselement moet worden opgegeven, het model van het aangevraagde inventariselement, het datumbereik waarin wordt bepaald hoelang het inventariselement in gebruik zal zijn en de reden of rechtvaardiging waarom het nodig is.

Effectieve gegevens over apparatuurlening kunnen helpen ervoor te zorgen dat elke asset wordt verantwoord en dat een bedrijf altijd een duidelijk beeld heeft van wie wat gebruikt en hoe lang. De detectie van assets kan echter aanvullende informatie bieden over welke apparaten u hebt, mogelijk zelfs buiten wat u denkt te hebben, hoe deze apparaten zijn geconfigureerd en wie ze gebruikt. Detectie- en inventarisbeheer moeten hand in hand gaan; implementeer automatisering zodat alle relevante informatie automatisch in een database kan worden ingevoerd wanneer u assets detecteert, voor een gemakkelijk toegankelijk overzicht.

Weten wie de assets moet hebben, wie de assets daadwerkelijk heeft en welke assets er precies beschikbaar zijn, is allemaal uiterst belangrijk. Maar het is niet minder belangrijk om precies te weten waar de assets zich bevinden. Het traceren van de locatie van assets, vaak met behulp van RFID, GPS of het scannen van barcodes, kan helpen om te controleren of assets zich bevinden waar ze moeten zijn. En in het geval dat een asset ontbreekt, zijn deze locatie-trackers van onschatbare waarde voor het lokaliseren en beveiligen van de desbetreffende asset.

De ITAM-repository is de centrale database voor het opslaan en onderhouden van essentiële financiële, fysieke en contractuele gegevens. Maar een effectieve ITAM-repository dient niet alleen als locatie voor deze gegevens te dienen, maar moet ook gerelateerde taken voor het beheer van IT-middelen kunnen uitvoeren. Opslagplaatsen moeten nauw worden geïntegreerd met aangrenzende toolsets, waaronder inventarisatie, softwaregebruik, beheer van IT-serviceondersteuning, wijzigingsbeheer en inkoop- en configuratiebeheer.

Effectief beheer van IT-middelen is afhankelijk van uw vermogen om relevante cijfers bij te houden. Hiervoor moet u bepalen welke KPI's de moeite waard zijn om prioriteiten te stellen. Het bijhouden van de juiste meetwaarden draagt bij aan betere prestaties van bedrijfsmiddelen, lagere reparatie- en onderhoudskosten en optimaal gebruik en effectiviteit. Algemene trackingstatistieken omvatten het volgende:

• Kosten
  
• Aantal assets
• Software met/zonder licentie
• Te weinig/te veel gebruikte licenties
• Verlopen garanties

Een succesvolle ITAM is sterk afhankelijk van nauwkeurige, up-to-date assetgegevens die afkomstig kunnen zijn uit meerdere bronnen in databases, servers, platforms en oplossingen. Het importeren van gegevens op een centrale locatie is een cruciale stap om een nauwkeurig beeld van de assets te verkrijgen.

Assetbeheer leidt tot orde. Assets worden vaak op veel verschillende plaatsen gevolgd door allerlei verschillende mensen, geen enkele persoon is de eigenaar van assets en er is niet een enkele tool die informatie over de assets centraliseert. ITAM biedt dataconsolidatie en biedt systemen die het werk doen zonder dat u eindeloos artefacten hoeft op te sporen, het gebruik te bewaken of afhankelijkheden hoeft te interpreteren.

Informatie blijft up-to-date, zodat teams verspilling kunnen voorkomen en het gebruik kunnen verbeteren. Controle dwingt ook beveiliging en compliance af rond juridische beleidsregels, waardoor u minder risico's loopt als gevolg van boetes.

Tools voor assetbeheer zijn bijzonder nuttig omdat teams de principes van DevOps en SRE omarmen. Er is meer afhankelijkheid van infrastructuur- en platformservices en effectief assetbeheer biedt de mogelijkheid om het verbruik te beheren.

Assetbeheer ondersteunt ITSM- en ITIL-processen zoals veranderings-, incident- en probleembeheer. Met direct beschikbare juiste informatie kunnen teams sneller werken en de gevolgen beter voorspellen voordat ze plaatsvinden. Daarnaast ondersteunt dit HR (onboarding & off-boarding), financiën voor het bijhouden van assets, beveiliging voor het oplossen van kwetsbaarheden en operationeel beheer door te helpen bij het ontdekken en in kaart brengen van bepaalde kritieke assets en hun afhankelijkheden.

Soms kunt u meerdere licenties, instances of resources hebben die ofwel te veel of helemaal niet worden gebruikt. Het consolideren en voortdurend controleren van assets kan informatie verschaffen over alle resources en of ze meer geld verbruiken dan nodig is.

Er zijn verschillende redenen waarom ITAM uw organisatie kan helpen succesvol te zijn.

Een van de belangrijkste strategieën om kosten te besparen is het optimaliseren van de uitgaven aan software, infrastructuur en platformservices. Organisaties kunnen hun uitgaven met wel 30% verlagen wanneer ze beste werkmethoden gebruiken om softwarelicenties en het gebruik van bedrijfsmiddelen te optimaliseren.

Bedrijven volgen hun bedrijfsmiddelen nog steeds met spreadsheets, maar de kans is groot dat uw spreadsheets niet altijd nauwkeurig zijn. Bovendien creëren spreadsheets gegevenssilo's, waardoor het moeilijk is om alle geautoriseerde gebruikers toegang te geven tot dezelfde actuele informatie.

Assets staan nooit stil en handmatige tracking kan een onmogelijke taak worden. Omgaan met problemen zoals diefstal, vervanging en uitfasering van IT-assets, nieuwe verzendingen, enz. kan een chaotische IT-omgeving creëren die meer aandacht vraagt voor details.

Schaduw-IT verwijst naar toepassingen, licenties en andere IT-middelen die worden aangeschaft en gebruikt zonder dat het IT-team hiervan op de hoogte is. Gecentraliseerde ITAM-software houdt IT op de hoogte en voorkomt overmatige uitgaven, risico's en non-compliance. Schaduw-IT is een realiteit voor bijna alle moderne bedrijven. Hoe u deze beheert, maakt verschil voor het beheersingsniveau dat u hebt om risico's en uitgaven te verminderen.