Wat is IT Asset Management (ITAM)?

ITAM combineert financieel en contractueel beheer, inventaris- en risicobeheer om de levenscyclus van deze assets te beheren, inclusief tactische en strategische beslissingen.

Assets hebben een beperkte gebruiksduur en organisaties kunnen de waarde ervan maximaliseren met ITAM en proactief beheer. De fasen van de levenscyclus zijn over het algemeen planning, inkoop, implementatie, onderhoud, uitfasering en verwijdering.

Wat zijn de soorten IT-assetbeheer?

Over het algemeen vallen IT-assets onder een of meer van de volgende categorieën: fysiek, software, hardware, mobiel en de cloud. ITAM is ontworpen om een succesvolle implementatie en doorlopende ondersteuning van IT-middelen te garanderen. Als zodanig komt het overeen met deze typen IT-asettypen.

De drie belangrijkste soorten IT-assetbeheer zijn:

  1. Software: Dit type ITAM is iets complexer dan de andere, omdat het gaat om zaken als compliancevereisten, licenties, schaduw-IT en IoT. Softwareassets moeten voortdurend worden bewaakt en gecontroleerd, en de assets moeten voldoende flexibel zijn om de vereisten na te leven en te voldoen aan de eisen en een veranderende markt.
  2. Hardware: fysieke hardware speelt ook een rol in het IT-ecosysteem van een organisatie. Tot deze fysieke bedrijfsmiddelen behoren pc's, printers, kopieerapparaten, laptops, mobiele apparaten, servers en alle andere hardware die binnen het bedrijf wordt gebruikt voor gegevensbeheer.
  3. Cloud: ITAM houdt de kosten en het gebruik van cloudresources bij, waaronder Software as a Service (SaaS), Infrastructure as a Service (IaaS) en Platform as a Service (PaaS). Al deze resources worden beschouwd als assets die binnen ITAM worden beheerd qua kosten en naleving.

Hardware Asset Management versus Software Asset Management

ITAM omvat zowel Hardware Asset Management als Software Asset Management, maar deze zijn conceptueel anders. Hardwarebeheer draait om het beheer van fysieke bedrijfsmiddelen, zoals servers, laptops, pc's, mobiele apparaten, printers, enz. Softwareassets omvatten verscheidene vormen van software, zoals software die rechtstreeks op een computer is gedownload, licenties voor het gebruik van de software en cloudservices.

ISO-normen voor ITAM

De International Standards Organisation (ISO) heeft een officiële reeks normen voor ITAM: ISO 19770, die bestaat uit vijf delen:

  1. ISO/IEC 19770-1: beschrijft beste werkmethoden voor ITAM binnen een bedrijf. Organisaties kunnen hiermee bewijzen dat ze ITAM-procedures uitvoeren in overeenstemming met de normen en dat ze zo aan bestuursvereisten voldoen en IT-activiteiten ondersteunen.
  2. ISO/IEC 19770-2: helpt bedrijven bij het identificeren van software op een bepaald apparaat; een standaard voor software-ID-tags.
  3. ISO/IEC 19770-3: geeft een overzicht van de rechten die zijn gekoppeld aan software en de methode voor het meten van verbruik.
  4. ISO/IEC 19770-4: maakt gestandaardiseerde rapportage van brongebruik mogelijk. Dit is vooral belangrijk bij het beheer van complexere licenties en cloudgebaseerde software en hardware.
  5. ISO/IEC 19770-5: een overzicht van ISO ITAM-normen en terminologie.

Volg de volledige levenscyclus van IT-apparatuur

Hoewel individuele organisaties de levenscyclus van IT-middelen anders kunnen definiëren, volgen de meeste bedrijven de volgende stappen:

  • Verzoek
  • Uitvoering
  • Implementatie
  • Bewaking
  • Service
  • Uitfasering

Kortom, de cyclus begint als een behoefte wordt herkend en er een verzoek wordt ingediend. Er worden belangrijke factoren gedefinieerd, zoals welke assets nodig zijn, hoe ze verkregen kunnen worden en hoe ze gebruikt en gefinancierd zullen worden. Tijdens de uitvoeringsfase vindt het bouwen, kopen, leasen of licentiëren van de asset plaats. Dit wordt gevolgd door de implementatiefase, die toezicht houdt op de installatie van de apparatuur in het IT-ecosysteem. Na de implementatie zorgt de controlefase ervoor dat assets effectief functioneren en de servicefase plaatsvindt waarin assets worden onderhouden en geüpgraded om de levensduur van assets te verlengen. Tot slot worden de assets, zodra ze niet meer nodig zijn, uit gebruik genomen en verwijderd. Dit omvat de overstap van gebruikers op alternatieve resources, het bijwerken van records, het annuleren van overeenkomsten, het beëindigen van licenties en het plannen van vervangende assets.

Bij het hanteren van hardware kan 'inventaris' worden opgenomen als een afzonderlijke fase.

ITAM-processen

Het volgen en beheren van essentiële apparatuur helpt ervoor te zorgen dat bedrijfsmiddelen effectief worden beheerd. Een gedetailleerde, gecentraliseerde locatie waar geautoriseerde gebruikers leenapparatuur kunnen verzoeken, is vereist. Dit moet velden bevatten zoals voor wie het inventariselement wordt aangevraagd, de locatie waar het aangevraagde inventariselement moet worden opgegeven, het model van het aangevraagde inventariselement, het datumbereik waarin wordt bepaald hoelang het inventariselement in gebruik zal zijn en de reden of rechtvaardiging waarom het nodig is.

Weten wie wat heeft

Effectieve gegevens over apparatuurlening kunnen helpen ervoor te zorgen dat elke asset wordt verantwoord en dat een bedrijf altijd een duidelijk beeld heeft van wie wat gebruikt en hoe lang. De detectie van assets kan echter aanvullende informatie bieden over welke apparaten u hebt, mogelijk zelfs buiten wat u denkt te hebben, hoe deze apparaten zijn geconfigureerd en wie ze gebruikt. Detectie- en inventarisbeheer moeten hand in hand gaan; implementeer automatisering zodat alle relevante informatie automatisch in een database kan worden ingevoerd wanneer u assets detecteert, voor een gemakkelijk toegankelijk overzicht.

Locatie van inventariselementen bijhouden

Weten wie de assets moet hebben, wie de assets daadwerkelijk heeft en welke assets er precies beschikbaar zijn, is allemaal uiterst belangrijk. Maar het is niet minder belangrijk om precies te weten waar de assets zich bevinden. Het traceren van de locatie van assets, vaak met behulp van RFID, GPS of het scannen van barcodes, kan helpen om te controleren of assets zich bevinden waar ze moeten zijn. En in het geval dat een asset ontbreekt, zijn deze locatie-trackers van onschatbare waarde voor het lokaliseren en beveiligen van de desbetreffende asset.

Een ITAM-repository

De ITAM-repository is de centrale database voor het opslaan en onderhouden van essentiële financiële, fysieke en contractuele gegevens. Maar een effectieve ITAM-repository dient niet alleen als locatie voor deze gegevens te dienen, maar moet ook gerelateerde taken voor het beheer van IT-middelen kunnen uitvoeren. Opslagplaatsen moeten nauw worden geïntegreerd met aangrenzende toolsets, waaronder inventarisatie, softwaregebruik, beheer van IT-serviceondersteuning, wijzigingsbeheer en inkoop- en configuratiebeheer.

Informatie over hardware- en software-inventarisatie en -gebruik

Effectief beheer van IT-middelen is afhankelijk van uw vermogen om relevante cijfers bij te houden. Hiervoor moet u bepalen welke KPI's de moeite waard zijn om prioriteiten te stellen. Het bijhouden van de juiste meetwaarden draagt bij aan betere prestaties van bedrijfsmiddelen, lagere reparatie- en onderhoudskosten en optimaal gebruik en effectiviteit. Algemene trackingstatistieken omvatten het volgende:

  • Kosten
  • Aantal assets
  • Software met/zonder licentie
  • Te weinig/te veel gebruikte licenties
  • Verlopen garanties

Gegevens importeren

Een succesvolle ITAM is sterk afhankelijk van nauwkeurige, up-to-date assetgegevens die afkomstig kunnen zijn uit meerdere bronnen in databases, servers, platforms en oplossingen. Het importeren van gegevens op een centrale locatie is een cruciale stap om een nauwkeurig beeld van de assets te verkrijgen.

SaaS

Software-as-a-Service Management controleert de aanschaf, het onboarding, de licenties, de vernieuwing en het onboarden van toepassingen die een bedrijf gebruikt.

IaaS

Infrastructure as a Service is een model waarbij computerresources, die normaal gesproken in een datacenter kunnen worden gehost, in plaats daarvan in een cloudomgeving worden gehost. Het beheer van IaaS omvat het controleren van het gebruik van computerkracht vanuit een cloudomgeving of het gebruik van opslag en capaciteit.

PaaS

Platform as a service biedt een ontwikkelings- en implementatieomgeving in de cloud, waarmee cloud-gebaseerde apps van elke omvang kunnen worden geïmplementeerd. Beheer daarvan omvat het aanschaffen van resources van een provider en het betalen van de kosten, en het controleren van het gebruik om binnen een budget- of gebruiksovereenkomst te blijven.

Biedt één bron van waarheid

Assetbeheer leidt tot orde. Assets worden vaak op veel verschillende plaatsen gevolgd door allerlei verschillende mensen, geen enkele persoon is de eigenaar van assets en er is niet een enkele tool die informatie over de assets centraliseert. ITAM biedt dataconsolidatie en biedt systemen die het werk doen zonder dat u eindeloos artefacten hoeft op te sporen, het gebruik te bewaken of afhankelijkheden hoeft te interpreteren.

Verbetert het gebruik, minder risico's en minder verspilling

Informatie blijft up-to-date, zodat teams verspilling kunnen voorkomen en het gebruik kunnen verbeteren. Controle dwingt ook beveiliging en compliance af rond juridische beleidsregels, waardoor u minder risico's loopt als gevolg van boetes.

Verhoogt de productiviteit zonder verlies van betrouwbaarheid

Tools voor assetbeheer zijn bijzonder nuttig omdat teams de principes van DevOps en SRE omarmen. Er is meer afhankelijkheid van infrastructuur- en platformservices en effectief assetbeheer biedt de mogelijkheid om het verbruik te beheren.

Ondersteunt IT- en bedrijfsmethoden en maakt teams mogelijk

Assetbeheer ondersteunt ITSM- en ITIL-processen zoals veranderings-, incident- en probleembeheer. Met direct beschikbare juiste informatie kunnen teams sneller werken en de gevolgen beter voorspellen voordat ze plaatsvinden. Daarnaast ondersteunt dit HR (onboarding & off-boarding), financiën voor het bijhouden van assets, beveiliging voor het oplossen van kwetsbaarheden en operationeel beheer door te helpen bij het ontdekken en in kaart brengen van bepaalde kritieke assets en hun afhankelijkheden.

Lagere kosten door constante controle

Soms kunt u meerdere licenties, instances of resources hebben die ofwel te veel of helemaal niet worden gebruikt. Het consolideren en voortdurend controleren van assets kan informatie verschaffen over alle resources en of ze meer geld verbruiken dan nodig is.

De drie componenten

  • Fysiek: deze informatie wordt doorgaans verzameld met behulp van meer handmatige processen, zoals barcodelezers of RFID-systemen. Het houdt rekening met wat er wordt geïmplementeerd, wat er nog in het magazijn kan zijn en wat volgens de planning uitgefaseerd zal worden.
  • Financieel: de financiële component van de ITAM-database, die doorgaans is gebaseerd op inkoopsystemen of -orders, geeft het inkoopordernummer, aantal, merk en model, afschrijving, leveranciersnaam en kostenplaats. Het bijhouden van dit onderdeel is zeer nuttig omdat het inzicht biedt in de totale eigendomskosten, het rendement en budgetten die kunnen worden toegewezen aan projecten en services.
  • Contractueel: de informatie die uit contractgegevens wordt verzameld, is afkomstig van de wederverkoper, de leverancier of het contractbeheersysteem. De informatie omvat de definitieve versie van een contract met details zoals de licentierechten, het aantal apparaten, de aankoopprijs, SKU van de leverancier, serviceniveaus en onderhoud.

  1. Begin met steun verkrijgen bij leidinggevenden
  2. Start een team om het project te leiden
  3. Definieer wat de kritieke assets zijn
  4. Identificeer cloudresources
  5. Bepaal methoden voor het opsporen en integreren van gegevens
  6. Gebruik een levenscyclusgebaseerde benadering
  7. Wees proactief met uw traceringsinspanningen en houd uw activiteiten continu bij om overmatige implementatie te voorkomen
  8. Bepaal of u een CMDB wilt gebruiken
  9. Automatiseer zoveel mogelijk
  10. Integreer en maak gegevens beschikbaar aan alle IT-afdelingen.
  11. Ken uw softwarelicenties
  12. Verzamel feedback voor continue verbetering
  13. Betrek andere teams bij feedback

Er zijn verschillende redenen waarom ITAM uw organisatie kan helpen succesvol te zijn.

U wilt geld besparen

Een van de belangrijkste strategieën om kosten te besparen is het optimaliseren van de uitgaven aan software, infrastructuur en platformservices. Organisaties kunnen hun uitgaven met wel 30% verlagen wanneer ze beste werkmethoden gebruiken om softwarelicenties en het gebruik van bedrijfsmiddelen te optimaliseren.

U vertrouwt op spreadsheets

Bedrijven volgen hun bedrijfsmiddelen nog steeds met spreadsheets, maar de kans is groot dat uw spreadsheets niet altijd nauwkeurig zijn. Bovendien creëren spreadsheets gegevenssilo's, waardoor het moeilijk is om alle geautoriseerde gebruikers toegang te geven tot dezelfde actuele informatie.

Het is moeilijk om het tempo van de veranderingen bij te houden

Assets staan nooit stil en handmatige tracking kan een onmogelijke taak worden. Omgaan met problemen zoals diefstal, vervanging en uitfasering van IT-assets, nieuwe verzendingen, enz. kan een chaotische IT-omgeving creëren die meer aandacht vraagt voor details.

"Schaduw-IT" is een realiteit

Schaduw-IT verwijst naar toepassingen, licenties en andere IT-middelen die worden aangeschaft en gebruikt zonder dat het IT-team hiervan op de hoogte is. Gecentraliseerde ITAM-software houdt IT op de hoogte en voorkomt overmatige uitgaven, risico's en non-compliance. Schaduw-IT is een realiteit voor bijna alle moderne bedrijven. Hoe u deze beheert, maakt verschil voor het beheersingsniveau dat u hebt om risico's en uitgaven te verminderen.

Duik dieper met IT Asset Management met ServiceNow

IT Asset Management is gebouwd op het Now Platform® en bevat krachtige platformfuncties waarmee u het bijhouden van bedrijfsmiddelen in uw hele organisatie kunt vereenvoudigen. We werken goed samen met bestaande software: IT Asset Management kan eenvoudig worden geïntegreerd met toepassingen van partners en derden.

Contact
Demo