Wat is SaaS-licentiebeheer?

Elke gebruiker die de SaaS gebruikt, krijgt een eigen licentie.

Een bedrijf betaalt voor het gebruik van een SaaS-applicatie, ongeacht of deze wordt gebruikt.

Een vast tarief wordt meestal op een regelmatige basis, gewoonlijk maandelijks of jaarlijks, gefactureerd.

De prijs neemt toe naarmate er meer functies worden toegevoegd.

Bedrijven kunnen extra licenties blijven zitten als deze niet meer worden gebruikt. Dit kan het gevolg zijn van ad hoc-aankopen die leiden tot overmatige aanschaf. Licenties kunnen ook overmatig worden als bedrijven geen gebruik maken van ondernemingsovereenkomsten en het gebruik en de installatie van SaaS applicaties niet bijhouden.

Soms worden er licenties aangeschaft die nooit worden gebruikt, ook al bestaat de bedoeling om ze te gebruiken. Een gebrek aan gebruikersbeheer kan leiden tot te veel gebruikers, en als bepaalde gebruikers moeten worden verwijderd kan dat duur zijn bij betaling van de app per gebruiker.

Voor gebruikers die een bedrijf verlaten, moet ook de toegang tot de applicaties worden ingetrokken, omdat er een beveiligingsrisico kan ontstaan als mensen buiten de organisatie nog steeds toegang hebben tot applicaties die alleen voor werknemers zijn bedoeld.

Er zijn enkele applicaties waarin meer wordt aangerekend voor premium functies. Bedenk of iedereen die de applicatie gebruikt toegang nodig heeft tot bepaalde functies als hij of zij de functies niet nodig heeft om zijn of haar werk uit te voeren.

Niet alle SaaS applicaties worden tegelijkertijd aangeschaft, wat kan leiden tot problemen bij de verlengingen als deze niet op de juiste manier worden georganiseerd. De meeste applicaties waarschuwen u voor een aanstaande verlenging, maar niet allemaal. Het is belangrijk om verlengingen bij te houden, ongeacht de datums. Desorganisatie kan ook leiden tot onnodige kosten als een licentie niet meer nodig is of als prijsonderhandelingen mogelijk zijn.

Sommige toepassingen bieden functies in niveaus, en niet alle gebruikers hebben toegang tot alle functies nodig. Om veiligheidsredenen is het raadzaam om de minimale toegang te verlenen tot een toepassing die een gebruiker nodig heeft om zijn/haar werk uit te voeren. Het is ook belangrijk om een product te laten checken door IT voordat het wordt aangeschaft, om te garanderen dat het de juiste beveiligingsprotocollen volgt.

Er zijn belangrijke best practices waarmee u rekening moet houden bij het beheer van SaaS-licenties.

Elke SaaS-strategie is afhankelijk van uw vermogen om bestaande SaaS-assets nauwkeurig te identificeren en te catalogiseren. Voordat u uw strategie kunt ontwikkelen, moet u dus inzicht hebben in de status van SaaS-licenties binnen uw organisatie. Zoek alle licenties die momenteel in gebruik zijn op en bepaal vervolgens wie er een licentie heeft om ze te gebruiken, of er dubbele licenties zijn, of er schaduw-IT plaatsvindt en welke bijbehorende aankoopkosten, servicekosten en onderhoudscontracten erin zijn opgenomen.

Niet alle organisaties beschikken over de knowhow om SaaS-kosten bij te houden en te beheren, en er is mogelijk een gebrek aan inzicht in welke software op welke apparaten wordt gebruikt. Neem de tijd om een beter inzicht te verwerven in de kosten van het gebruik van SaaS applicaties in het verleden, het heden en de toekomst. Het bijhouden van toekomstig gebruik is met name belangrijk, omdat het een organisatie kan helpen bij het plannen en budgetteren van behoeften inzake toekomstige SaaS-applicaties.

SaaS-licentiebeheer verandert op fundamentele wijze de houding van IT en inkoop, van een gecentraliseerde, reactieve benadering in een krachtig, op inzicht gebaseerd beheer van de voortdurend evoluerende SaaS-leveranciers-stack. Voor een zo effectief mogelijke implementatie zijn het type en de kwaliteit van de gegevens belangrijk. Hieronder vindt u de vier stromen SaaS-gegevens die nodig zijn voor een zo nauwkeurig mogelijk beeld van uw SaaS-stack.

Vier stromen SaaS-gegevens:

1. Financiële betalingsgegevens: Een sanering van de kostenzijde van het grootboek- en de onkostengegevens is vereist om een beeld te schetsen van de totale leveranciersvoetafdruk waarmee het bedrijf momenteel te maken heeft. Werkelijke waarden zijn interessant, maar er kan ook gebudgetteerde informatie worden opgenomen om een beeld te schetsen van het budget versus de werkelijke waarden.
2. Contractgegevens van leveranciers: Deals kunnen variëren van ondernemingsovereenkomsten, SOW's, SLA's en beveiligingsbeoordelingen tot een eenvoudige ontvangst van e-mails in iemands inbox. Weten wat uw situatie is bij elke leverancier is essentieel voor het beheren van die relatie en het beperken van risico's, het verhogen van de waarde en het beheersen van kosten.
3. Licenties en verbruiksgegevens van leveranciers: De drijfveren voor de prijzen veranderen voortdurend in de softwarebranche, van op licentie gebaseerd tot op verbruik gebaseerd, tot een mix van meerdere drijfveren in de meeste huidige contracten. Inzicht in het gebruik correleert met bedrijfswaarde. Krijgt u waar u voor hebt betaald?
4. Tribale kennis (spreadsheet): De meeste bedrijven hebben een spreadsheet of database met informatie. In dit spreadsheet komen allerlei soorten informatie terecht, van verlengingsdatums tot eigendom, licenties en geschatte kosten. Als er een kolom bestaat, moet deze waardevol genoeg zijn geweest om te volgen. Daarom is het belangrijk om die gegevens in één platform samen te voegen.

SaaS-licentiebeheer zou suggereren dat na het combineren van alle stromen SaaS-gegevens in één geïntegreerd platform, alle belanghebbenden in het bedrijf van IT, inkoop, software-eigenaars en budgethouders moeten worden betrokken.

Het kan moeilijk zijn om te onthouden wanneer licenties moeten worden verlengd of wanneer ze verlopen. Stel voor alles herinneringen in, van verlengingsdatums van licenties tot onderhoudstijdstippen, om ervoor te zorgen dat alles aan de voorschriften blijft voldoen en up-to-date en veilig blijft.

Alle noodzakelijke partijen moeten zich bewust zijn van het belang van SaaS-licentiebeheer en waarom dit zorgvuldig moet worden bijgehouden en gecontroleerd. Het is niet voldoende om alleen het proces zelf te omschrijven. IT-teams moeten het voortouw nemen in het beheer van SaaS-applicaties door de processen en procedures te omschrijven, ze uit te leggen aan de noodzakelijke partijen en ervoor te zorgen dat alles aan de voorschriften voldoet.

Dit kan het gevolg zijn van een gebrekkige communicatie tussen de beheerder van een SaaS-applicatie en de factureringsafdeling, die mogelijk voor een app blijft betalen zonder kennis te hebben van de annulering. Het is ook mogelijk dat een teamleider zich abonneert op een gratis proefversie van een applicatie, creditcardgegevens invoert en daarna de proefversie vergeet.

Een team kan zijn geabonneerd op een app, maar maakt mogelijk niet gebruik van de volledige set functies van de app. Dit biedt de mogelijkheid om het abonnement te downgraden of gebruikersrollen te beperken als bepaalde leden van het team de applicatie niet gebruiken. Er kunnen ook andere applicaties zijn die financieel en qua functies meer geschikt zijn.

Het is mogelijk dat teams verschillende applicaties gebruiken met overlappende functies. De IT-teams moeten regelmatig de SaaS-applicaties die door elk team gratis of betaald worden gebruikt evalueren, redundanties elimineren en een applicatie kiezen die de doelstellingen dient die elk team nodig heeft.

De persoon die beheerdersrechten heeft voor de SaaS-applicatie. Deze persoon voegt gebruikers toe, verwijdert gebruikers of wijzigt machtigingen in de hele organisatie.

De primaire koper of besluitvormer die de SaaS-applicatie kiest. Meestal een teamleider.

De persoon die het contract voor de SaaS-applicatie heeft.

Elk teamlid dat de applicatie gebruikt. Het toegangsniveau van elke gebruiker wordt doorgaans gedefinieerd door de IT-beheerder. Het wordt meestal toegekend bij de onboarding of bij een wijziging in de status van de medewerker.

Houdt toezicht op het beheer, de implementatie, het onderhoud en het gebruik van de software-assets.

Bewaakt SaaS-applicaties in de cloud terwijl ze worden geïmplementeerd, gebruikt en afgesloten.

Medewerkers moeten effectief worden ingewerkt wanneer ze toetreden tot de organisatie. Het onboarding-proces kan ad-hoc worden uitgevoerd, wat het beheer kan bemoeilijken. Ze moeten vanaf de eerste dag toegang krijgen, om hen te helpen productief te zijn en om onnodige uitvaltijd te voorkomen.

Er is altijd een kans dat een werknemer door een opklimt in een organisatie en van afdeling of rol veranderen. Werknemers hebben in dergelijke gevallen een andere toegang en andere verantwoordelijkheden nodig, wat betekent dat ze een bepaalde toegang met extra rechten moeten krijgen. Er zijn ook mensen die niet langer de beheerdersstatus nodig hebben, wat betekent dat deze moet worden ingetrokken.

Zodra een medewerker bij een organisatie vertrekt of wordt ontslagen, is het van cruciaal belang om onmiddellijk alle toegang tot de SaaS-licenties uit te schakelen. Iemand die toegang heeft tot een SaaS-licentie kan toegang hebben tot gevoelige bedrijfsgegevens, waardoor het van cruciaal belang is om alle toegang onmiddellijk in te trekken.