Wat is software asset management (SAM)?

SAM omvat kosten, budgettering, strategie en besluitvormingsprocessen bij de aanschaf, het gebruik en de verwijdering van softwarebronnen, zowel intern als extern, op locatie of in de cloud.

SAM is eerder tactisch van aard, omdat het zich richt op het balanceren en verantwoorden van softwarelicenties en overeenkomsten die zijn aangeschaft bij de gebruikte software. De software-assets worden beheerd om ervoor te zorgen dat het gebruik van alle software in overeenstemming is met de voorwaarden van de software en andere voorwaarden van de softwareleverancier. SAM is een continu proces met strategische doelen dat de volgende voordelen biedt:

• Onderhandelingen over volumecontracten om softwarelicenties die onderbenut zijn te elimineren of opnieuw toe te wijzen.
• Werken met bedrijfsbeveiligings- en risicopraktijken om ervoor te zorgen dat de organisatie en software voldoen aan de licentie- en beveiligingsvereisten en niet kwetsbaar zijn voor aanvallen.
• Verbetering van de productiviteit en de workflows.
• Beperking van de overheadkosten door IT-processen te stroomlijnen via automatisering of beheer, bijvoorbeeld door de implementatie van patches en het volgen van problemen.
• Inrichting en onderhoud van processen die zijn gekoppeld aan SAM-doelen op lange termijn, zoals aanschaf, documentatie, implementatie en gebruik van software.

SAM-processen worden ondersteund door een aantal technologieën:

• Licentiebeheer: Een intelligente opslagplaats voor licentieafstemming met gegevens die door inventarisatietools worden geleverd. Hiermee beschikt de organisatie over een effectieve licentiepositie of een overzicht van plaatsen waar de organisatie te veel of te weinig licenties heeft.
• Patches beheren: Automatiseert de implementatie van softwarepatches. Het doel is ervoor te zorgen dat alle computers en software up-to-date zijn en voldoen aan de beveiligingsnormen van de organisatie.
• Software-inventarisatie: Vertegenwoordigt software in het gehele computernetwerk, inclusief informatie over softwarebestanden, de titel, de grootte, de datum, de versie, het pad en de product-ID.
• Softwaremeting: Een meting van het softwaregebruik en of de software wel of niet aan de voorschriften voldoet.
• Toepassingsbeheer: Beheren wie en wat toegang heeft tot bepaalde software of bepaalde softwaregebieden.

De internationale organisatie voor standaardisatie (ISO) heeft een reeks normen die zijn ingedeeld onder de ISO/IEC 19770-normengroep die IT-teams helpt bij het beheren van assets, inclusief software-assets.

Een volledig overzicht van de softwarebehoeften en het huidige gebruik van de software van een organisatie biedt een grondig inzicht in de kosten. Als dit inzicht eenmaal is verworven, kunnen softwarelicenties worden aangepast en onderhandeld om aan de behoeften van een organisatie te voldoen.

Organisaties besteden onnodig veel tijd aan het beheer van software-assets zonder een SAM-systeem. Een geautomatiseerd SAM-systeem helpt medewerkers om alle nodige informatie over software-assets te verzamelen, waardoor er meer tijd overblijft voor belangrijkere taken.

Er zijn SAM-processen die zijn geautomatiseerd, waardoor individuele tijd wordt vrijgemaakt om zich te richten op complexere softwaregerelateerde taken. Een SAM-tool detecteert non-compliance, zoekt configuraties met een hoog risico, stelt optimalisatieopties voor en vult softwareaanvragen binnen een huidige licentie in.

Een goede relatie met leveranciers kan jaren duren, ervan uitgaande dat de relatie goed is en dat het product van de leverancier voortdurend wordt vernieuwd. Het is van cruciaal belang om een open en consistente dialoog met leveranciers te houden, om ervoor te zorgen dat de leveranciers een inzicht hebben in de behoeften en doelstellingen van software asset management.

Softwaregebruik vereist vaak audits om de naleving van wetten, voorschriften, contracten en licentieovereenkomsten te garanderen. Een ongeplande audit leidt tot financiële verliezen voor een organisatie, en tot een verlies van vertrouwen in de organisatie en de producten of diensten. Het is belangrijk om van tevoren te weten of een organisatie al dan niet aan de voorschriften voldoet. SAM helpt hiervoor te zorgen, via een constant beheer en communicatie met de softwareleveranciers.

SAM vermindert de noodzaak van IT-interventies bij de software-installatie, omdat het eenvoudig kan worden gedownload en geïnstalleerd via een leverancier of het internet. Het gebruik van SAM-tools helpt u de volledige controle te behouden over de uitgaven voor cloudsoftware. Het biedt ook transparantie over welke cloudsoftwareproducten door de organisatie worden gebruikt en op welke apparaten. De licenties van een organisatie kunnen worden beheerd, inclusief de algemene voorwaarden, de onderhoudsovereenkomst en de gebruiksrechten.

Softwarelicenties maken deel uit van de software die moet worden beheerd en verantwoord. Elke licentie bevat normen en informatie over de manier waarop de software moet worden geïnstalleerd en gebruikt, en het is de taak van de organisatie om ervoor te zorgen dat haar bedrijf voldoet aan de algemene voorwaarden in de licentieovereenkomst.

Leveranciers voeren vaak audits uit om ervoor te zorgen dat u voldoet aan hun licentieovereenkomsten, inclusief de algemene voorwaarden. Er zijn twee mogelijke resultaten: Compliant of niet-compliant. Er is geen tussenweg. Voer regelmatig interne audits uit om ervoor te zorgen dat een organisatie voldoet aan een licentieovereenkomst, omdat audits die door leveranciers worden uitgevoerd kostbaar en tijdrovend kunnen zijn.

Compliance is ongelooflijk belangrijk, maar het is ook belangrijk om ervoor te zorgen dat een organisatie niet te veel betaalt voor licenties vanwege de angst om niet aan de voorschriften te voldoen. Onnodige licenties kunnen op lange termijn in sommige gevallen duurder zijn dan een audit of een niet-compliance. Het is dus van cruciaal belang de tijd te nemen om ervoor te zorgen dat een organisatie alleen de noodzakelijke licenties gebruikt en tegelijkertijd aan de voorschriften blijft voldoen.

SAM biedt een organisatie de mogelijkheid om consistent inzicht te hebben in zowel huidige als toekomstige softwarebehoeften. Teams kunnen dan vooruitplannen op het gebied van softwarebehoeften of een nieuwe strategie kiezen op basis van de huidige softwarewijzigingen of -mogelijkheden, en dit biedt een proactieve strategische benadering. Het omvat ook de uitvoering van proactieve audits, om ervoor te zorgen dat alles aan de voorschriften voldoet.