Bij het opstellen van een business continuity plan zijn er vier hoofdgebieden waarop je je moet richten.
Bedrijfscontinuïteitsbeheer is alleen effectief als het is geïmplementeerd voordat de noodsituatie zich voordoet. Door te anticiperen op potentiële risico's en je erop voor te bereiden door een team voor noodsituaties op te zetten, kun je ervoor zorgen dat je organisatie bij een ramp niet in paniek raakt. De anticipatiefase moet het volgende omvatten:
Door een gedetailleerde inventarisatie van cruciale voorraden te maken en deze inventaris indien mogelijk te vergroten, zorg je ervoor dat jij over de middelen beschikt die je nodig hebt om operationeel te blijven, zelfs wanneer de leveringsketens worden verstoord.
Moderne bedrijfsprocessen werken niet in een vacuüm. Ze vormen een complex, verbonden web van onderling afhankelijke functies. Door te bepalen welke functies, processen en systemen afhankelijk zijn van welke andere functies, processen en systemen, krijg je een duidelijker beeld van waar je je op moet richten. Bovendien kunnen er ook buiten je organisatie afhankelijkheden bestaan en die moet je ook meenemen.
Een bedrijfsimpactanalyse en risicobeoordeling helpen je beter te begrijpen waar belangrijke elementen van je bedrijf het meest in gevaar zijn. Na de identificatie kun je deze gebieden vervolgens prioriteren, zodat de meest vitale en potentieel impactvolle elementen de hoogste aandacht krijgen bij het opstellen van je plan.
Bij het opstellen van je bedrijfscontinuïteitsplan zul je waarschijnlijk potentiële zwakke punten binnen je organisatie identificeren. Deze kwetsbaarheden kunnen tijdens een noodsituatie extra problemen veroorzaken. Door bestaande gebreken aan te pakken en regelmatig preventieactiviteiten uit te voeren, kun je de kans op een verstoring verkleinen. De preventiefase moet het volgende omvatten:
Met de juiste controles kunnen bedrijven vaak de verstoringen vermijden die rampen en andere noodsituaties vaak met zich meebrengen. Het identificeren en vaststellen van welke controles kunnen worden uitgevoerd in reactie op welke noodsituaties (zoals cyberbeveiligingsmaatregelen in het geval van een cyberaanval of waterkeringen in het geval van een overstroming) is een essentiële stap in de preventiefase van bedrijfscontinuïteitsbeheer.
Wacht bij het opstellen van je plan niet tot er een noodsituatie optreedt om te zien of het effectief is. Training en opleiding van werknemers en programmabeoordelingen helpen je eventuele problemen met je plan op te sporen en stellen je in staat problemen beter te voorkomen voordat ze zich voordoen.
Een snelle respons kan de meest effectieve bescherming tegen verstoring zijn. Bewaak je systemen actief op tekenen van verstoring en neem passende maatregelen wanneer deze zich voordoen. Met geavanceerde monitoringtools kun je zelfs automatische reacties op bepaalde situaties instellen, waardoor je de responstijd als probleem op effectieve wijze oplost.
Wanneer er verstoringen optreden, bepaalt je respons het resultaat voor je bedrijf. Zorg ervoor dat de verantwoordelijkheden duidelijk zijn afgebakende voor elk lid van je team en dat er een strategie is om richting en stabiliteit te geven. De responsfase moet het volgende omvatten:
Je eerste prioriteit bij een verstoring is om te herstellen, zodat je je activiteiten kunt hervatten. Herstel snel systemen waarin het probleem optreedt en prioriteer kritieke systemen boven niet-kritieke systemen. Houd er rekening mee dat sommige systemen en applicaties meer tijd nodig hebben om weer op gang te komen.
Communicatie moet een essentieel onderdeel zijn van je respons bij een ramp. Vertrouw op beschikbare, onaangetaste communicatiekanalen om je werknemers te bereiken en ze te informeren over de situatie. Houd je noodcommunicatie kort en bondig, en volg de vastgestelde communicatieprotocollen. En als het incident waarschijnlijk gevolgen heeft voor je klanten, is het bovendien jouw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat zij op de hoogte blijven van wat er gebeurt en wat je doet om het probleem op te lossen.
Nu je essentiële processen en communicatielijnen goed werken, moet je je richten op het herstellen van beschadigde of gecompromitteerde systemen. Dit herstel kan veel tijd kosten, maar als je over een effectief continuïteitsplan beschikt, kun je de elementen met het hoogste risico het eerst aanpakken en de normale gang van zaken veel sneller herstellen.
Er wordt wel gezegd dat geen enkel plan het contact met de vijand overleeft. En hoewel een robuust, gedetailleerd bedrijfscontinuïteitsplan een grote bijdrage kan leveren aan de bescherming van je bedrijf in geval van nood, zullen er waarschijnlijk momenten zijn waarop je je plan moet aanpassen aan nieuwe of onverwachte omstandigheden. De aanpassingsfase moet het volgende omvatten:
Voer een systematisch proces uit voor het identificeren van de onderliggende oorzaak van problemen of gebeurtenissen en een aanpak om deze te voorkomen en erop te reageren. Dit is gebaseerd op het idee dat effectief management meer vereist dan alleen het blussen van brandjes die ontstaan. Het omvat ook het vinden van manieren om deze te voorkomen.
Evalueer hoe effectief je controles waren. Hierbij beoordeel je ook of de controles effectief zijn ontworpen en werken zoals verwacht. Als je hiaten constateert, moeten nieuwe controles worden geïmplementeerd.