Een PMO kan een interne groep zijn of een externe groep die wordt ingehuurd om producten te beheren. PMO's verschillen van andere aspecten van een projectmanagementteam. PMO's hebben een brede taakstelling, bestaan uit medewerkers uit vele disciplines en zijn verantwoordelijk voor de projectmanagementnormen in plaats van een individueel project. Het bureau bestaat doorgaans uit een mix van IT-, plannings-, risicobeheer- en financiële professionals, die samen ervoor zorgen dat alle projecten voldoen aan de vastgestelde organisatorische resultaten.
Niet elke organisatie heeft een PMO nodig, maar elke organisatie heeft een projectmanager nodig. De projectmanager is de persoon die verantwoordelijk is voor de algehele controle over projecten en het succes ervan. Portfoliomanagers houden toezicht op alle projecten en programma's in een organisatie, maar richten zich op de overkoepelende doelen en hoe projecten en programma's aansluiten bij die doelen.
Een PMO houdt documentatie over projecten bij, biedt richting en levert belangrijke cijfers over de uitvoering van de beheerde projecten. Vaak is een PMO ook verantwoordelijk voor de budgettering en financiering van projecten onder zijn toezicht.
Het inschakelen van een PMO kan voordeel hebben voor projectmanagementstrategieën en het bedrijf zelf. Over het algemeen biedt een PMO het bedrijf toezicht en planning op hoog niveau. Er is toezicht op het projectmanagement en er zijn standaardprocedures voor de organisatie.
Hier volgen nog drie manieren waarop PMO's nuttig kunnen zijn en echte waarde kunnen bieden voor het bedrijf:
Een PMO zorgt dat iedereen die in het bedrijf aan projecten werkt, dat volgens duidelijke gestandaardiseerde methoden en procedures doet. Een PMO definieert en onderhoudt de projectmanagementnormen voor de organisatie, waardoor projectmanagers en andere leden van het projectmanagementteam makkelijker kunnen nagaan wat de goedgekeurde procedures zijn. Een PMO standaardiseert deze elementen en vereenvoudigt het proces.
Standaardisatie van de procedures door een PMO is een fantastische kans om de organisatie op één lijn te brengen. De PMO-afdeling of -groep kan ervoor zorgen dat de normen en procedures voor projectmanagement zijn afgestemd op het algemene doel van het bedrijf, de bedrijfskoers en andere productdoelen. Organisatorische afstemming draagt ook eraan bij dat projecten echte waarde toevoegen. Een PMO bevindt zich ook in een unieke positie om eventuele overeenkomsten tussen projecten te signaleren en te grote overlap of verlies van resources te voorkomen. In plaats daarvan kan elk project worden afgestemd op andere projecten en het doel van het bedrijf.
Een van de verantwoordelijkheden van een PMO is het identificeren en trainen van projectmanagers. Wanneer een PMO deze verantwoordelijkheid op zich neemt, kan een organisatie beschikken over beter opgeleide en hooggekwalificeerde projectmanagers. In plaats van training over te laten aan iemand met weinig ervaring met projectmanagement, kan een afdeling die alleen voor projectmanagement is opgezet ervoor zorgen dat de training plaatsvindt en dat deze van hoge kwaliteit is. Bedrijven met een PMO (of die een PMO inschakelen) kunnen dus over betere projectmanagers beschikken.
Niet elk bedrijf heeft een PMO en niet elk PMO ziet er hetzelfde uit. Er is geen standaard voor het opzetten van een PMO. Toch zijn er enkele algemene vormen die een PMO aanneemt binnen de projectmanagementstrategie van een organisatie. Dit zijn twee van de meest voorkomende vormen, die de afzonderlijke rollen illustreren die een PMO binnen een bedrijf kan vervullen.
Een algemeen type PMO is het ondersteunende of adviserende PMO. Een ondersteunend PMO verzamelt alle projecten binnen de organisatie, levert best practices voor projecten en biedt sjablonen en training, maar doet dit werk meer op een adviserende manier. Dit type PMO kan extern zijn, maar kan ook deel uitmaken van een afdelingsspecifiek, regionaal of divisiespecifiek PMO.
Een sturend PMO heeft een hoog niveau van managementcontrole en kan organisatorische normen en procedures af te dwingen. Een sturend PMO is in feite de centrale autoriteit binnen de organisatie op het gebied van projectmanagement. Vergeleken met een adviserend PMO, dat alleen aanbevelingen kan doen over best practices voor een bepaald project, heeft een sturend PMO de bevoegdheid om het gebruik van de best practices voor dat project af te dwingen.
PMO's vervullen een aantal belangrijke rollen op het gebied van projectmanagement. Een organisatie die een PMO inschakelt, profiteert doorgaans van drie belangrijke taken en verantwoordelijkheden: richtlijnen, documentatie en rapportage.
PMO's kunnen richtlijnen geven over projectmanagementstrategieën en -tools. Meer specifiek bieden PMO's richtlijnen en best practices over deze methoden. Dit zijn enkele van de meest voorkomende en nuttige methoden en kaders voor projectmanagement waarmee PMO's kunnen helpen:
- Agile
Agile is een iteratieve benadering van het plannen en begeleiden van projectprocessen, waarbij deze worden opgesplitst in kleinere cycli, ook wel sprints genoemd. Dit is een flexibele en krachtige methode.
- Waterfall
Bij deze methode gaat elke taak van de ene naar de andere fase, net als een waterval. De stroom vereist een zorgvuldige planning, maar kan projecten effectief verder brengen.
- Scrum
Scrum is vergelijkbaar met agile, maar er moeten om de 30 dagen deliverables worden geleverd. Deze methode werkt geweldig voor teams die worstelen met productiviteit.
- Six Sigma
Six Sigma is een methodologie die wordt gebruikt om processen te verbeteren door alles weg te nemen wat als een defect wordt beschouwd. Het doel is om fouten van welke aard dan ook te verminderen voor maximale nauwkeurigheid en geweldige producten.
Een belangrijke taak van een PMO is documentatie. PMO's bieden richtlijnen en best practices voor projectmanagement, waarbij best practices zijn afgeleid van eerdere projecten. Wanneer een PMO documentatie over projecten bijhoudt, kan het beter beslissen en voorspellen wat goed zal werken en wat het beste is voor een bepaald project. Documentatie biedt input voor de manier van werken.
PMO-rapporten zijn een waardevol hulpmiddel voor succesvol projectmanagement. Rapportages helpen projecten op schema te houden en informeren belanghebbenden over de voortgang. Wanneer PMO's de rapportages verzorgt, kunnen ze de voortgang van projecten bijhouden, alle belanghebbenden op de hoogte houden en rapporteren aan het hogere management over het project. Dit vermindert de administratieve last van rapportages voor projectleden en houdt het project van begin tot eind op koers.
PMO's bieden een bedrijf veel voordelen en kunnen veel belangrijke taken en verantwoordelijkheden vervullen, maar ze brengen ook uitdagingen met zich mee. Deze uitdagingen kunnen een flinke opgave zijn, maar er bestaan oplossingen voor bedrijven die de voordelen van een PMO willen benutten voor succesvol projectmanagement. Dit zijn vier van de meest voorkomende uitdagingen van PMO's en de oplossingen daarvoor.
Een PMO is alleen nuttig als er wordt gecommuniceerd met de teamleden die aan het project werken. Een gebrekkige communicatie tussen een PMO en de teamleden betekent dat het team niet profiteert van de kennis en normen die de PMO kan bieden. Om dit knelpunt weg te nemen, is het belangrijk om te zorgen voor meerdere communicatiekanalen en regelmatige contactmomenten tussen het PMO en de teamleden.
Voor sommige bedrijven is de projectmanager de beste tussenpersoon. Dit kan effectief zijn zolang er regelmatig wordt gecommuniceerd.
Een van de belangrijkste succesfactoren voor een PMO is de bezetting. Een echt struikelblok is wanneer een PMO-teams niet over de vereiste vaardigheden beschikt om het projectmanagementteam meerwaarde te bieden. Deze uitdaging kan worden aangepakt door zorgvuldig de vaardigheden te selecteren die het team nodig heeft om de taken en verantwoordelijkheden van een PMO uit te voeren. Veel bedrijven huren een grote verscheidenheid aan personen in.
Sommige PMO's weten niet hoe de projecten verlopen en aan welke taken momenteel wordt gewerkt. Dat gebrek aan zichtbaarheid beperkt het potentieel en de waarde die PMO's kunnen toevoegen. Wanneer PMO's geen inzicht hebben, kunnen ze teams niet adviseren over de beste projectmanagementpraktijken voor dat project. Om deze uitdaging het hoofd te bieden, is het belangrijk om PMO's inzicht te geven in wat de teams doen. Dit kan ook bijdragen aan een betere communicatie.
Conflicten kunnen elk type project laten ontsporen. Als teamconflicten niet worden opgelost, kan dat tot veel problemen leiden met PMO's. Het belangrijkste is om manieren te bieden om conflicten op te lossen voordat ze kunnen escaleren. Door problemen vroegtijdig aan te pakken, blijven de teams productiever en daalt het risico dat een project stilvalt.
De juiste PMO-software past zich ook aan de bedrijfsdoelstellingen aan. Helaas gebruikt niet elk bedrijf de juiste software. Veel organisaties gebruiken PPM (projectportfoliobeheer) als PMO-software. Maar in de praktijk kan deze de beloften niet waarmaken. Ondanks het gebruik van PPM is het moeilijk om strategieën, investeringen en resultaten op elkaar af te stemmen.
Daarom heeft ServiceNow Strategisch portfoliobeheer ontwikkeld. Dit stelt organisaties in staat om prioriteiten te stellen en te financieren wat het belangrijkst is, een roadmap op te stellen als richtlijn voor investeringen, plannen te communiceren en de voortgang bij te houden. SPM (serviceportfoliobeheer) stelt teams in staat om werk te plannen en uit te voeren volgens elke methode, terwijl de zakelijke behoeften op één centrale plek worden beheerd. Dit is de PMO-software die organisaties kan helpen uitdagingen het hoofd te bieden en te profiteren van een slagkrachtig PMO.
Lees meer over Strategisch portfoliobeheer om vandaag nog te beginnen met de transformatie van jouw PMO.
