Productmanagement verschilt op meerdere manieren van projectmanagement. Productmanagement kijkt naar de belangen van de markt. Het is de drijvende kracht achter de langetermijnstrategie voor een product en is niet beperkt tot een specifieke begin- of einddatum: het proces en de evolutie van het product zijn beide continu. Een andere manier om de verschillen tussen deze twee managementtypen te bekijken is door te kijken naar degenen die er de meeste verantwoordelijkheid voor dragen.

Een productmanager moet de toekomst van zijn of haar bedrijfsomgeving begrijpen en de manieren vaststellen waarop er waarde aan kan worden toegevoegd. Extern is een productmanager verantwoordelijk voor alle digitale producten die deel uitmaken van het aanbod aan eindklanten, waaronder voor doorlopende vereisten en roadmaps. Intern is hij of zij de vertegenwoordiger van de bedrijfsfunctie die het product ondersteunt. Een projectmanager daarentegen krijgt werk van een specifieke omvang met een begin- en eindtijd om alles binnen deze reikwijdte te implementeren. Hij of zij is betrokken bij een product zodra dit klaar is voor een specifiek project. Hij of zij is verantwoordelijk voor veel elementen van het project, zoals:

• Planning
• Resourcetoewijzing
• Budgetbeheer
• Beheer van de omvang

Bovendien heeft productmanagement, in tegenstelling tot projectmanagement, over het algemeen geen einddatum; het evolueert voortdurend op basis van de feedback van klanten en schommelingen in de markt.

Ook met Agile-ontwikkeling verschillen product- en projectmanagement. Agile-ontwikkeling kan beide typen management helpen vanwege haar unieke aanpasbaarheid. Hier volgen een paar belangrijke verschillen in de manier waarop Agile kan worden gebruikt op productbasis en op projectbasis:

• Productbasis
• Verhalen en sprints zijn gekoppeld aan een product in Agile-ontwikkeling
• Langetermijnaanpak gericht op het product van begin tot eind
• Vindt continu plaats gedurende de levensduur van het product
• Projectbasis
•  Verhalen en sprints zijn eveneens gekoppeld aan een product
• Duidelijk gedefinieerde omvang en einddatum

Het significante verschil tussen productgebaseerde en projectgebaseerde Agile-ontwikkeling is dat de projectgebaseerde variant een gedefinieerde omvang en een einddatum heeft.

Hoewel ze nauw zijn verwant, dienen ook projectmanagement en portfoliobeheer afzonderlijke doelen binnen een organisatie en zijn gericht op verschillende niveaus van strategische planning.

Zoals eerder besproken is projectmanagement gericht op de gedetailleerde planning, coördinatie en uitvoering van één specifiek project en draait het om ervoor zorgen dat individuele projecten op tijd, binnen de reikwijdte en binnen budget worden voltooid. Portfoliobeheer is daarentegen een benadering op hoger niveau, waarbij toezicht wordt gehouden op een verzameling projecten (of programma's) als een samenhangende portfolio.

Het primaire doel van portfoliobeheer is ervoor te zorgen dat de gehele portfolio aansluit bij de algemene strategische doelstellingen van de organisatie. Dit omvat het besluiten welke projecten moeten worden gestart, voortgezet of beëindigd op basis van strategische afstemming, beschikbaarheid van resources en potentieel rendement. Portfoliobeheer houdt ook rekening met risico's en beloningen op portfolioniveau, waarbij inspanningen worden afgewogen voor optimale organisatorische impact.

Het proces voor projectmanagement bestaat uit vijf stappen of fasen die alle projecten moeten doorlopen.

Initiatie

• Business case
  Een business case rechtvaardigt de noodzaak, de doelstellingen en het rendement van het project.
• Haalbaarheidsonderzoek
  Een haalbaarheidsonderzoek toont aan dat het project binnen een redelijke tijd en met redelijke kosten voor het bedrijf kan worden uitgevoerd.
• Projectcharter
  Een projectcharter illustreert wat het project gaat opleveren en hoe dat echte waarde oplevert.

Met deze documentatie kan het project worden goedgekeurd. Zodra dat is gebeurd, is het projectmanagement verantwoordelijk voor het bijeenbrengen van een team om het project uit te voeren en het uitwerken van de details over hoe het project zal verlopen. Deze fase van projectmanagement eindigt wanneer het projectteam samenkomt voor een startbijeenkomst.

In planningsfase

• Projectschema
  Het projectschema definieert een tijdlijn voor elk van de taken en de toewijzing van resources. 
• Projectbudget
  Een projectbudget is de verzameling van alle geschatte projectkosten op één centrale locatie.
• Plan voor beheer van de omvang
  In een plan voor beheer van de omvang wordt uitgelegd hoe de omvang van je project wordt bijgehouden gedurende het project. 
• Plan voor risicobeheer
  In het plan voor risicobeheer worden de risico's uitgelegd die gepaard kunnen gaan met het project. Een goed plan omvat ook strategieën om deze te beperken.
• Plan voor resourcebeheer
  Het plan voor resourcebeheer beschrijft hoe je resources worden verkregen, toegewezen en beheerd tijdens het project. 
• Plan voor beheer van belanghebbenden
  Het plan voor beheer van belanghebbenden identificeert alle belanghebbenden van het project en de strategieën om ze te beheren. 
• Communicatieplan
  Een communicatieplan moet vermelden hoe essentiële informatie zal worden gedeeld tijdens het project, waarbij wordt gedefinieerd wie de communicatie ontvangt en hoe, en wanneer (en hoe vaak) deze personen communicatie kunnen verwachten.

Uitvoering

Monitoring en controle

Monitoring en controle van het project vinden tegelijkertijd plaats met de uitvoeringsfase van het project. In deze stap wordt de voortgang van de projectactiviteiten bewaakt om ervoor te zorgen dat het projectteam op schema en binnen budget blijft.

Er kunnen aanpassingen vereist zijn als er zich uitdagingen voordoen of de omstandigheden veranderen. Tijdens deze fase worden procedures voor kwaliteitscontrole toegepast.

Afsluiting

De afsluitingsfase is wanneer het project is voltooid en de uiteindelijke projectdeliverables aan de belanghebbenden worden gepresenteerd. Zodra deze zijn goedgekeurd, worden de resources vrijgegeven, wordt de documentatie voltooid en wordt alles afgetekend. Ten slotte wordt door het team een document met geleerde lessen opgesteld, waarin indrukken, inzichten en tijdens het project geleerde lessen worden vastgelegd, zodat ze kunnen worden toegepast tijdens toekomstige projecten.

Projectmanagement is een zeer nuttig onderdeel van een organisatie. In feite voeren projectmanagers zo veel immateriële taken uit dat het niet ongewoon is dat mensen hun waarde niet volledig begrijpen. Het volledig benutten van projectmanagement biedt veel voordelen:

• Efficiëntere teams
  Een projectmanager zorgt ervoor dat er iemand is die verantwoordelijk is voor de tijdige voltooiing van elk aspect van het project. Als er een toegewijd persoon is die de verantwoordelijkheid op zich neemt, worden teams efficiënter.
• Gelukkigere teams en klanten
  Wanneer projecten op tijd en binnen budget worden uitgevoerd, maakt dat iedereen gelukkiger. Projectmanagers helpen dit te realiseren voor de teams en klanten.
• Betere organisatie
  Projectmanagers zijn degenen die toezicht houden op hoe, wanneer en waarom iets moet gebeuren. Ze houden alles georganiseerd, waardoor projecten op schema blijven.
• Groei en ontwikkeling van het team
  Wanneer een projectmanager toezicht houdt op een project, hebben de individuele teamleden de mogelijkheid om te groeien en aan hun vaardigheden te werken, zonder de extra stress van het bijhouden van een project. 
• Meer flexibiliteit
  Een projectmanager is iemand die zich puur en alleen kan richten op het helpen van het team bij aanpassingen en verschuivingen wanneer zich veranderingen voordoen. Dat biedt het projectteam meer flexibiliteit.
• Betere kwaliteit
  Wanneer een teamlid zich uitsluitend op zijn of haar vakgebied kan richten, neemt de kwaliteit toe. Een projectmanager maakt dit mogelijk voor elk teamlid, waardoor de kwaliteit van het project wordt verhoogd.
• Hogere productie
  Wanneer een bedrijf de last van projectmanagement wegneemt van het hele team en neerlegt bij één persoon die hieraan is toegewijd, wordt de tijd van het team vrijgemaakt om meer projecten aan te nemen en meer werk te verzetten. 
• Meer transparantie en verantwoording
  Projectmanagement vereist regelmatige rapportage, waardoor alles beter wordt bijgehouden en beheerd.

Hoewel elke organisatie haar eigen variant kan hanteren van veelvoorkomende methodologieën, vallen de meeste benaderingen van projectmanagement in een van de volgende categorieën:

Projectplanning

Projectplanning is een fundamentele fase in de levenscyclus van projectmanagement. Ze omvat het beschrijven van de doelstellingen van het project, het definiëren van de omvang, het bepalen van de vereiste resources en het vaststellen van tijdlijnen. Door middel van uitgebreide planning streven projectmanagers naar het duidelijk geven van een richting, het stellen van verwachtingen en het beperken van potentiële risico's. Een effectief projectplan dient als blauwdruk, die alle belanghebbenden van begin tot voltooiing begeleidt en zorgt voor afstemming op overkoepelende doelen van de organisatie.

Bij de watervalmethode moet elke taak die deel uitmaakt van het project worden voltooid voordat de volgende kan beginnen. De stappen in het project zijn allemaal lineair en stromen in één richting naar de volgende stap, zoals een waterval. Tijdlijnen zijn cruciaal bij de watervalmethode, aangezien elke stap op tijd moet worden uitgevoerd om het hele project op schema te houden.

Agile

Agile projectbeheer is afkomstig uit de computersoftwarebranche. Oorspronkelijk waren er 12 kernprincipes van het Agile Manifest, maar nu is Agile projectmanagement een iteratief proces dat is gericht op continue monitoring en verbetering van deliverables. In de kern zijn hoogwaardige deliverables het resultaat van het bieden van waarde voor de klant.

Agile projectmanagement volgt geen sequentiële stapsgewijze benadering zoals de watervalmethode. In plaats daarvan worden projectfasen parallel uitgevoerd door verschillende teamleden binnen een organisatie. Met deze aanpak kunnen fouten worden opgespoord en verholpen zonder dat de hele procedure opnieuw hoeft te worden gestart.

Lean

De lean-methodologie draait om het voorkomen van verspilling van tijd en resources. Het belangrijkste idee bij deze strategie is om meer waarde te creëren voor klanten met gebruik van minder resources. De enige resources die voor het project worden gebruikt, zijn de resources die rechtstreeks bijdragen aan de succesvolle voltooiing ervan.

Scrum-projectmanagement

Scrum-projectmanagement is een techniek die prioriteit geeft aan iteratieve en incrementele productlevering. Dat gebeurt door constante feedback en gezamenlijke besluitvorming. Scrum zorgt voor vaste kosten en een vaste tijdsduur voor het controleren van de vereisten met gezamenlijke ceremonies, tijdvakken, frequente feedbackcycli en een geprioriteerde productachterstand.

Kanban-methode

De Kanban-methode is een kader dat wordt gebruikt bij softwareontwikkeling waarbij werkitems visueel worden weergegeven om te helpen zorgen voor realtime communicatie en transparantie. Kanban-borden helpen teams en projectmanagers bij het bijhouden van alles wat bij het project is betrokken en wie ervoor verantwoordelijk is. Bij Kanban ligt de nadruk op de stroom en wordt elke taak beheerd door deze te markeren als niet voltooid, in uitvoering of voltooid.

Six Sigma

Six Sigma is een set methodologieën en tools die wordt gebruikt om bedrijfsprocessen te verbeteren door defecten en fouten te verminderen. De focus van deze methodologie ligt op nauwkeurigheid en vermindering van variatie. Ze biedt een systematisch kader om variaties vast te stellen en te elimineren die van invloed kunnen zijn op de projectprestaties.

Kritiekpadmethode (CPM)

De kritiekpadmethode (CPM: Critical Path Method) is een methodologie die is gericht op het vinden van het kritieke pad van het project of de langste reeks taken die moet worden voltooid om het hele project te voltooien. Het in kaart brengen van de taken en hun tijdlijnen helpt om het kritieke pad of de tijdlijn, het budget en de omvang van het hele project te illustreren.

Kritieke-ketenmethode (CCPM)

De kritieke-ketenmethode (CCPM: Critical Chain Policy Management) is een methodologie waarbij elke taak in het project in een keten wordt geplaatst met buffers die indien nodig kunnen worden gebruikt. Deze buffers worden gewaardeerd. De monitoring en controle van het project zijn voornamelijk gericht op het gebruik van de buffers.

PRINCE2

PRINCE2 staat voor Projects IN Controlled Environments (projecten in gecontroleerde omgevingen). Deze methode is gericht op het beheren van resources en risico's door projecten in kleinere fasen te verdelen, duidelijke rollen en verantwoordelijkheden te definiëren en zeven gedefinieerde principes te gebruiken om de levenscyclus van het project te beheren.

Hybride projectmanagement

Onder bepaalde omstandigheden kan daarnaast een combinatie van aanpakken passend zijn. Een voorbeeld hiervan is hybride projectmanagement. Met hybride management brengt een bedrijf twee (of meer) verschillende methodologieën voor projectmanagement samen om een geheel nieuwe methode te creëren die voorziet in de behoeften van het project.

Van projecten naar producten

Projectmanagement kan er anders uitzien in het tijdperk van digitale verstoring, en het kader van projecten naar producten is ontworpen om dat tegen te gaan. Met dit model worden teamleden toegewijd en volledig toegewezen aan een bepaald product.. Er geldt geen einddatum voor de toewijzing van teams aan een product of de toegewezen verantwoordelijkheden.

De projectmanagementdriehoek (duivelsdriehoek)

Projectmanagement heeft altijd te maken met de duivelsdriehoek, ook wel de projectmanagementdriehoek genoemd. Bij elk project gelden beperkingen qua:

• Tijd
• Projectomvang
• Kosten

Projectmanagement is de praktijk om deze goed in balans te brengen. De volledige omvang van projecten moet worden uitgevoerd in zo min mogelijk tijd en tegen de laagste kosten. Die balans kan lastig zijn, en daarom zijn tools voor projectmanagement zo belangrijk.

Voor succesvol projectmanagement is het belangrijk om de juiste tools te gebruiken. Dit is een aantal van de meest voorkomende tools voor projectmanagement.

Kritiekpadmethode

De kritiekpadmethode is een techniek voor tijdbeheer die voornamelijk wordt gebruikt bij projectplanning. Deze methode is gericht op de volgorde en duur van taken, waarbij het langste pad van geplande activiteiten tot het einde van het project wordt bepaald. Door dit "kritieke pad" te bepalen kunnen projectmanagers de kortst mogelijke duur van het project vaststellen en taken uitlichten die rechtstreeks van invloed zijn op de voltooiingsdatum van het project. De kritiekpadmethode helpt bij het krijgen van inzicht in taakafhankelijkheden, het efficiënt toewijzen van resources en het beperken van potentiële vertragingen.

Gantt-grafieken

Gantt-grafieken zijn visuele weergaven van de tijdlijn van een project, waarbij taken en hun respectievelijke tijdsduur worden weergegeven in een agenda. Elke taak wordt weergegeven als een balk, waarvan de lengte overeenkomt met de duur van de taak. Doordat taken chronologisch erin worden gerangschikt, bieden Gantt-grafieken duidelijkheid over de voortgang van projecten, tonen ze afhankelijkheden en helpen ze bij de effectieve coördinatie van resources. Deze tool kan een cruciale rol spelen bij zowel planning als monitoring, waardoor er op elk moment een duidelijk overzicht is van de status van een project.

Kanban-borden

Kanban-borden zijn een tool voor projectmanagement die is gebaseerd op visuele aanwijzingen en incrementele verbeteringen van de workflow. Ze stellen teams in staat om taken te visualiseren, hun voortgang te bewaken en de efficiëntie van de workflow te optimaliseren. Traditionele borden zijn onderverdeeld in kolommen die elk staan voor een fase in de workflow. Wanneer taken de workflow doorlopen, worden ze van de ene kolom naar de volgende verplaatst. Deze visualisatie kan fysiek gebeuren met papier (bijvoorbeeld met plaknotities), maar gebeurt meestal met digitale tools. Een digitaal visualisatiesysteem bevordert transparantie, vergemakkelijkt samenwerking en helpt bij het in real time vaststellen van knelpunten of inefficiënties.

Statusrapport

Een statusrapport is een tool voor regelmatige communicatie die belanghebbenden een update biedt over de huidige staat van een project. Dit document bevat doorgaans informatie over taakvoltooiing, budgetnaleving, potentiële uitdagingen en eventuele afwijkingen van het oorspronkelijke plan. Door een momentopname van de status en voortgang van het project te bieden bevorderen statusrapporten transparantie, faciliteren ze geïnformeerde besluitvorming en zorgen ze dat alle partijen de projectdoelstellingen en -resultaten voor ogen houden.

Resourceplanning

Een andere waardevolle tool is resourceplanning. Weten welke resources nodig zijn voor een project en hoe ze worden ingezet is niet alleen van belang voor het succes van het project, maar ook voor het budget. Resourceplanning omvat drie hoofdcomponenten:

• Optimalisatie van resourcetoewijzing
• In balans brengen van de werklast
• Beheer van resourcebeperkingen

Met resourceplanning kunnen projectmanagers garanderen dat ze beschikken over wat nodig is om een project te doen slagen.

Financiële planning

Financiële planning is dezelfde tool, maar dan gebruikt voor de financiën van het project. Deze bestaat uit:

• Budgetbeheer
• Kostenbeheersing
• Evaluatie van de financiële prestaties van het project
• Planning/beheer van risico's en andere problemen

Projectmanagement is niet iets waar alleen een projectmanager aan werkt. Er zijn binnen een projectmanagementteam vaak veel rollen die cruciaal zijn voor het slagen van projecten. Dit is een aantal van de meest voorkomende rollen in projectmanagement:

• Projectmanager
  De projectmanager is verantwoordelijk voor de kennisgebieden in het hele project. Hij of zij leidt over het algemeen het project.
• Projectsponsor
  De sponsor is de klant van het project. Afhankelijk van de organisatie kunnen er verschillende niveaus van projectsponsoren zijn.
• Projectteamleden
  Teamleden zijn bekwame professionals die een bijdrage leveren aan het proces van het produceren van deliverables en het bereiken van de projectdoelen. Het aantal teamleden kan variëren afhankelijk van het project.
• Belanghebbenden van het project
  Dit is een persoon of groep personen met een gevestigd belang in het project. Gewoonlijk moet een projectmanager tijdens het project communiceren met alle belanghebbenden.
• Projectportfoliomanager
  Projectportfoliomanagers werken aan het optimaliseren van hun projectportfolio's, balanceren capaciteit met vraag, en koppelen plannen en resources aan de uitvoering van het project. Ze kunnen ook alle processen en strategieën combineren die door de projectmanager worden gebruikt.
• Klanten
  Dit is een groep personen of een persoon voor wie het project of een hoofdcomponent van het project wordt geleverd.

Er zijn veel certificeringen voor projectmanagement beschikbaar om vaardigheden te verbeteren en de benodigde kwalificaties te verwerven. Dit is een aantal veelvoorkomende certificeringen voor projectmanagement:

Google Project Management Certificate: dit certificeringsprogramma onderwijst de basisprincipes van projectmanagement. PMI-certificeringen: er zijn meerdere certificeringsniveaus en de meeste projectmanagers krijgen de Project Management Professional-certificering (PMP), een standaard in de branche.

• Google Project Management Certificate
  Dit certificeringsprogramma onderwijst de basisprincipes van projectmanagement.
• PMI-certificeringen
  Er zijn meerdere certificeringsniveaus en de meeste projectmanagers krijgen de Project Management Professional-certificering (PMP), een standaard in de branche.
• Agile-certificeringen
  Er zijn meerdere certificeringen beschikbaar, en dit is een vereiste voor projectmanagers die Agile- of Scrum-methodologieën gebruiken.
• PRINCE2-certificeringen
  De meeste bedrijven vereisen een certificeringsniveau van PRINCE2 om aan een PRINCE2-project te werken. Het wordt het vaakst gebruikt in het Verenigd Koninkrijk, Australië en Europa.
• ServiceNow-certificering
  Deze certificering is de toepassing van methoden, tools en technieken om nieuwe mogelijkheden te bereiken, te voldoen aan eisen, te reageren op organisatorische veranderingen of een nieuwe kans te realiseren. Deze is vooral handig voor projectportfoliomanagers.

Projectmanagement is een belangrijk onderdeel van een bedrijf, dus het is belangrijk om over de tools te beschikken waarmee je teams optimaal kunnen presteren. Bij ServiceNow geloven we dat dit kan worden gerealiseerd door middel van Strategic Portfolio Management (SPM).

Dit definiëren we als: leidinggevenden in staat stellen om strategie te vertalen in resultaten die de bedrijfswaarde vergroten. Het stelt organisaties in staat om prioriteiten te stellen en te financieren wat het belangrijkst is, een roadmap op te stellen als richtlijn voor investeringen, plannen te communiceren en de voortgang bij te houden. Genereer onmiddellijk en automatisch gedetailleerde statusrapporten. En breng elke tool voor projectmanagement samen in één gecentraliseerd platform, zodat projectmanagers hun projecten, resources, financiën en andere relevante gegevens kunnen zien, allemaal gebaseerd op één bron van waarheid en gecoördineerd in de hele organisatie. SPM stelt teams in staat om werk te plannen en uit te voeren volgens elke methode, terwijl de vraag van het bedrijf wordt geconsolideerd en gecentraliseerd. Dankzij ServiceNow hebben bedrijven vandaag de dag eindelijk een moderne oplossing voor projectmanagement.

Of het nu gaat om Agile Delivery, hybride of SAFe, ServiceNow biedt de tools die je nodig hebt om de toewijzing van resources, budgettering en in feite elk aspect van projectmanagement naar een hoger plan te tillen.

Lees meer over Strategic Portfolio Management van ServiceNow en transformeer je processen voor projectmanagement.