Strategische planning is het proces waarbij de richting van een organisatie wordt bepaald en beslissingen worden genomen over het toewijzen van resources om in deze richting te bewegen. Bij strategische planning moet rekening worden gehouden met langetermijndoelen, externe uitdagingen en interne capaciteiten.
Elk bedrijf, of het nu gaat om een start-up of een wereldwijd conglomeraat, werkt met bepaalde doelstellingen in gedachten. Deze doelstellingen, die vaak worden beschouwd als de mijlpalen van succes, spelen een centrale rol bij het vormgeven van het traject van het bedrijf. Dit zijn de bakens die werknemers, leiders en belanghebbenden op één lijn brengen en ze samenbrengen bij het realiseren van een gedeelde droom.
Helaas is het creëren van deze afstemming zelden zo eenvoudig. In het doolhof van organisatiestructuren, verschillende afdelingsdoelen en uiteenlopende sets vaardigheden kan het bereiken van synergie een enorme opgave zijn. Bij het navigeren door dit complexe landschap wordt het belang van strategische planning duidelijk. Deze systematische aanpak zet niet alleen een duidelijk pad uit voor het bereiken van de gestelde doelen, maar zorgt er ook voor dat iedereen niet alleen samenwerkt, maar ook werkt op manieren waardoor de anderen worden ondersteund en versterkt, om de organisatie in dezelfde positieve richting te bewegen.
Om deze gedeelde visie te helpen realiseren, wenden succesvolle organisaties zich tot strategische planning.
Het afstemmen van doelen binnen de gehele organisatie is een essentiële factor bij het definiëren van toekomstig succes. Strategische planning biedt bedrijven een roadmap voor hun toekomstige ontwikkeling en groei, zorgt dat alle neuzen dezelfde kant op staan en maakt het mogelijk om inspanningen tussen teams en afdelingen te coördineren, om vastgestelde doelen te bereiken en effectief de koers te wijzigen als deze doelen mochten veranderen.
Hierdoor zijn bedrijven beter in staat geïnformeerde beslissingen te nemen, zich aan te passen aan veranderende omstandigheden en een concurrentievoordeel te behouden in hun branche of sector. Met name leidinggevenden dragen de verantwoordelijkheid om te laveren door constante veranderingen en risico's die gepaard gaan met de marktomstandigheden. Tegelijkertijd werken leidinggevenden aan het verhogen van de snelheid, om meer waarde toe te voegen aan de inspanningen van de organisatie. Ze moeten zich afvragen: Wat zal de meeste waarde opleveren gezien de beperkingen van tijd, budget en resources?
Strategische planning helpt ze deze vragen aan te pakken door te kijken naar de time-to-marketbehoeften van klanten, waardoor ze uiteindelijk Agile zijn in hun besluitvorming en het stellen van doelen. Het is ook het vermelden waard dat strategische planning een continu proces is dat flexibiliteit en aanpassing vereist, aangezien de interne en externe omgevingen van de organisatie zich ontwikkelen. Het beheersen van dit proces is een van de waardevolste vaardigheden die leidinggevenden kunnen ontwikkelen.
Strategische planning biedt organisaties een reeks voordelen, zodat ze uitdagingen kunnen aanpakken, geïnformeerde beslissingen kunnen nemen en succes op de lange termijn kunnen behalen. Een aantal belangrijke voordelen zijn:
- Duidelijke richting en focus: Strategische planning biedt een duidelijk en uniform gevoel van richting voor de gehele organisatie. Het brengt ieders inspanningen op één lijn met gemeenschappelijke doelen en prioriteiten, waardoor er minder verwarring kan ontstaan en de focus wordt vergroot.
- Afstemming van inspanningen: Wanneer alle werknemers de missie, visie en doelen van de organisatie begrijpen, kunnen ze beter als een eenheid samenwerken. Deze afstemming leidt tot betere samenwerking, betere coördinatie en het gevoel dat ze een gezamenlijk doel nastreven.
- Geïnformeerde besluitvorming: Strategische planning omvat een grondige analyse van interne en externe factoren. Deze informatie maakt betere besluitvorming mogelijk, doordat leiders kunnen anticiperen op uitdagingen en kansen effectief kunnen benutten.
- Resourcetoewijzing: Door het identificeren van belangrijke prioriteiten en initiatieven helpt strategische planning om resources, zoals budget, tijd en personeel, efficiënter en effectiever toe te wijzen. Dit voorkomt verspilling van resources aan minder belangrijke activiteiten.
- Aanpassing aan verandering: Organisaties worden geconfronteerd met een dynamische en evoluerende bedrijfsomgeving. Strategische planning biedt organisaties de flexibiliteit om zich aan te passen aan veranderende omstandigheden, waarbij hun werk volledig wordt afgestemd op de nieuwe doelen en strategieën, en tegelijkertijd een duidelijke koers wordt aangehouden naar hun succes op de lange termijn.
- Visie voor de lange termijn: Strategische planning richt zich op doelen en ambities op de lange termijn. Dit toekomstgerichte perspectief zorgt ervoor dat beslissingen voor de korte termijn passen binnen de bredere visie van de organisatie, waardoor kortzichtige acties worden voorkomen.
- Betrokkenheid van belanghebbenden: Door belanghebbenden, waaronder werknemers, klanten, investeerders en partners, te betrekken bij het proces van strategische planning vergroot je hun gevoel van betrokkenheid bij en hun toewijding aan het succes van de organisatie.
- Meting van de voortgang: Strategische planning omvat het vaststellen van meetbare doelen en prestatiecijfers. Hierdoor kunnen organisaties hun voortgang bijhouden en zich naar behoefte aanpassen om op koers te blijven.
- Verbeterde communicatie: Duidelijke communicatie van het strategische plan in de gehele organisatie bevordert transparantie en begrip. Werknemers op alle niveaus kennen de prioriteiten van de organisatie en kunnen een betekenisvolle bijdrage leveren aan het bereiken ervan.
- Aantrekken van resources: Een sterk strategisch plan kan investeerders, partners en toptalent aantrekken. Het toont de toewijding van de organisatie aan groei en duurzaamheid, waardoor de organisatie aantrekkelijk wordt voor externe belanghebbenden.
- Werknemersbetrokkenheid en -tevredenheid: Werknemers voelen zich eerder betrokken en gemotiveerd wanneer ze begrijpen wat de richting van de organisatie is en hoe hun activiteiten bijdragen aan het succes ervan.
Strategische planning draait om waarde en afstemming te realiseren binnen het bedrijf. Het tijd- en budgetbeheer zijn belangrijk, maar hebben geen nut voor je organisatie als ze geen directe invloed hebben op je bedrijfsstrategie. Door deze vijf belangrijke stappen te volgen kun je zorgen dat je strategie niet alleen tijd en geld bespaart, maar ook de langetermijndoelen van je organisatie dient.
De kern van strategische planning is het vermogen om het doel van de organisatie vast te stellen: de doelen, plus eventuele zorgen, uitdagingen of kansen die van invloed kunnen zijn op het succes van de organisatie. Hiervoor gebruiken organisaties portfolioplannen. Portfolioplannen moeten een reeks perspectieven bieden op het werk: verschillende 'lenzen' waardoor het werk kan worden bekeken. Deze benadering op maat verbetert het strategische inzicht in de huidige situatie en stemt deze af op de bredere context.
In grote ondernemingen zijn er veel taken, initiatieven en werkitems afkomstig van verschillende afdelingen. Prioritering van de portfolio is daarom essentieel. Het beheren en bijhouden van achterstanden uit deze verschillende bronnen kan overweldigend zijn, vooral op ondernemingsniveau. Om dit te overwinnen bieden de beste tools voor prioritering van de portfolio drie verschillende weergaven: lijst, Kanban en hiërarchie. Met deze weergaven kunnen planners initiatieven en werkitems verzamelen, evalueren en rangschikken, en zo een geconsolideerd overzicht bieden in één werkomgeving.
Zodra de prioriteiten zijn vastgesteld is het tijd om het traject voor de toekomst in kaart te brengen. Roadmap-planning biedt belanghebbenden een panoramisch overzicht van functieoverschrijdende plannen, van topinitiatieven tot de kleinste taken. Deze roadmaps leggen het verband tussen elke taak in de organisatie en het oorspronkelijke strategische doel. Ongeacht de leveringsmethode van het werk kunnen planners roadmaps opstellen voor alle eisen, afhankelijkheden tussen taken in de gaten houden en conflicten snel aanpakken. De voortgang kan worden bijgehouden aan de hand van mijlpalen en voltooiingspercentages.
Als er een duidelijke roadmap is, is het tijd voor actie. Implementatie omvat het daadwerkelijk uitrollen van taken, projecten en initiatieven die in de eerdere fasen zijn geïdentificeerd en geprioriteerd. Effectieve tools maken het voor leidinggevenden mogelijk om activiteiten te automatiseren en op elkaar af te stemmen op alle organisatieniveaus, om te garanderen dat de doelen worden gerealiseerd.
Strategische planning is geen eenmalige inspanning. Regelmatige updates en herzieningen zijn cruciaal om de strategie relevant te houden. Constante monitoring om de verdere voortgang te volgen, regelmatige feedback van belanghebbenden, voortdurende aanpassingen van het plan op basis van feedback van gebruikers en periodieke evaluaties op de lange termijn helpen ervoor te zorgen dat iedereen volledig op één lijn blijft met de veranderende doelen van het bedrijf wanneer de omstandigheden veranderen. Het proces voor strategische planning is iteratief en dynamisch, waardoor organisaties zich kunnen aanpassen aan veranderende omstandigheden en tegelijkertijd gericht blijven op hun langetermijndoelstellingen. De cyclus van identificatie, prioritering, ontwikkeling, implementatie en updaten helpt organisaties bij het handhaven van hun strategische richting en het effectief reageren op uitdagingen en kansen.
Strategische planning is meestal een gezamenlijke inspanning waarbij verschillende individuen en groepen binnen een organisatie betrokken zijn. Aangezien dit veel tijd, toewijding en actief werk kost, is de beste aanpak om een commissie te benoemen die dit proces leidt. Deze commissie bestaat uit veel verschillende vertegenwoordigers die uiteenlopende perspectieven meebrengen naar het proces van strategieontwikkeling. Een aantal belangrijke groepen en individuen zijn:
- CEO/algemeen directeur: De hoogste leidinggevende, die verantwoordelijk is voor het bepalen van de algemene richting en visie van de organisatie.
- Executive team: Senior executives en afdelingshoofden die hun expertise bijdragen om de strategische richting te bepalen en afstemming tussen verschillende functionele gebieden te garanderen.
- Functieoverschrijdend team: Een gevarieerde groep leidinggevenden en managers van verschillende afdelingen die hun inzichten en expertise bijdragen aan het planningsproces.
- Project Management Office (PMO): Het PMO biedt een gestructureerd kader voor prioritering van projecten, toewijzing van resources en tijdlijnbeheer. Het PMO fungeert als brug tussen strategie en uitvoering en zorgt dat strategische initiatieven worden vertaald naar concrete projecten.
- Projectmanager/-facilitator: Een projectmanager moet zich ook uitsluitend bezighouden met het toezicht op het planningsproces, het coördineren van vergaderingen en ervoor zorgen dat het proces soepel verloopt.
- Werknemers en eerstelijnsmanagers: Zowel werknemers als managers hebben directe invloed op de activiteiten van de organisatie, dus hun inbreng is van onschatbare waarde voor het begrijpen van de realiteit en functies van het bedrijf.
- Belanghebbenden: Klanten, investeerders en partners kunnen allemaal belangrijke inzichten hebben in de richting en behoeften van je bedrijf en merk.
Strategische planning is meestal een proces op het niveau van het executive team, maar het is niet van toepassing op slechts één niveau of type management. Aangezien je organisatie diverse lagen heeft, moet elk facet van je activiteiten worden overwogen en gepland. Je kunt het in drie categorieën verdelen: zakelijk, corporate en functioneel.
Focus: Dit type plan draait om een specifieke businessunit, productlijn of een specifiek marktsegment binnen de organisatie.
Omvang: Het beschrijft de strategieën en acties die de businessunit zal ondernemen om haar doelen te bereiken en bij te dragen aan het algehele succes van de organisatie.
Componenten: Een zakelijk strategisch plan omvat gewoonlijk marktanalyse, concurrentiepositie, groeistrategieën, productontwikkelingsplannen, marketingstrategieën, en financiële prognoses die specifiek zijn voor de businessunit.
Focus: Het corporate strategische plan omvat de hele organisatie en definieert de algemene richting en prioriteiten ervan.
Omvang: Het beschrijft de strategieën die de organisatie leiden, vaak voor meerdere businessunits, productlijnen en markten.
Componenten: Een corporate strategisch plan omvat de missie, visie, waarden, overkoepelende doelen, strategieën voor resourcetoewijzing, plannen voor fusies en acquisities, diversificatiestrategieën en benaderingen voor risicobeheer.
Focus: Functionele strategische plannen zijn gericht op specifieke functionele gebieden of afdelingen binnen de organisatie, zoals marketing, bedrijfsactiviteiten, human resources, financiën of technologie.
Omvang: In deze plannen wordt beschreven hoe een bepaalde functie zal bijdragen aan het bereiken van zakelijke en corporate doelstellingen.
Componenten: In een functioneel strategisch plan worden strategieën beschreven die betrekking hebben op de specifieke functie, zoals strategieën voor personeelswerving en -behoud, marketingcampagnes, plannen voor technologische innovatie, of optimalisatie van de leveringsketen.
Strategiekaarten en andere managementtactieken spelen een cruciale rol bij het leiden van organisaties door strategische planning. Er zijn veel veranderlijke elementen bij strategische planning, dus het is belangrijk om een dynamische tool of methode te gebruiken die je helpt samen te werken en te visualiseren hoe je plan zal verlopen.
Strategiekaarten worden vaak ontworpen om leidinggevenden te helpen om inzicht te krijgen in de oorzaak-en-gevolgrelaties van hun algehele strategie. Als je bijvoorbeeld meer inzicht wilt krijgen in hoe je kosten kunt verlagen en toch een bepaald bedrijfsproces kunt verbeteren, kan een strategische kaart met de details over het onderlinge verband van die elementen je helpen bij de besluitvorming.
In de voortdurend veranderende markten van tegenwoordig is het afstemmen van de activiteiten van een bedrijf op de korte- en langetermijndoelstellingen niet alleen een prioriteit, maar ook een noodzaak. Het afstemmen van werk en doelen is de sleutel tot het maximaliseren van de efficiëntie, het bevorderen van samenwerking en het stimuleren van consistente groei. Strategische planning is het middel waarmee deze afstemming kan worden gerealiseerd. Zonder de juiste tools en resources kunnen zelfs de strategische inspanningen met de beste bedoelingen echter niet hun doel bereiken.
Tools voor strategische planning van ServiceNow ontketenen een revolutie in de manier waarop organisaties hun personeel, taken en doelstellingen samenbrengen. Stem al het werk af op strategie, prioriteer initiatieven en maak visuele roadmaps. Houd automatisch doelen bij in je agile-, waterval- of hybride aanpak. Pas krachtige functies toe, zoals het Goals Framework en Portfolio Plans, om een gepersonaliseerde afstemming van de strategie mogelijk te maken. Gebruik de tool Planning Prioritization om te zorgen dat de inspanningen van je personeel zijn gericht op zaken die er het meest toe doen. En met Hybrid Roadmaps wordt al het traditionele, Agile en hybride werk beheerd vanuit één centraal platform, waardoor leidinggevenden afhankelijkheden kunnen visualiseren en potentiële conflicten proactief kunnen aanpakken.
Als het gaat om het verbinden van het werk van je personeel met de doelen van je bedrijf, kunnen de juiste tools een groot verschil maken. ServiceNow is je bondgenoot bij het bereiken van de doelstellingen die er het meest toe doen. Lees meer over strategische planning van ServiceNow en bereid je voor om je bedrijf af te stemmen als nooit tevoren.