Zolang mensen van punt A naar punt B reizen, vertrouwen ze op kaarten om hun weg te vinden. Workflowdiagrammen (ook flowcharts genoemd) vervullen een soortgelijke functie, waarin elke stap van een proces wordt beschreven, inclusief afhankelijkheden, verantwoordelijkheden en tools. Hierdoor kunnen gebruikers logisch effectieve workflows uitstippelen, inefficiënte stappen en blokkers elimineren, samenwerken tussen teams en mogelijke volgende stappen zien in elke fase van een project.

Zie ServiceNow Stroomdesigner voor een voorbeeld van een workflowontwerptool die workflowdiagrammen gebruikt. Stroomdesigner stelt zowel professionele ontwikkelaars als low-code-bedrijfsanalisten in staat om elk bedrijfsproces te automatiseren en integreren als een digitale workflow met natuurlijk taalgebruik.

Activiteitendiagrammen gaan een stap verder; een activiteitendiagram is een Unified Modeling Language (UML)-gedragsdiagram dat de workflow van activiteiten binnen een systeem weergeeft, met behulp van formeel gespecificeerde notaties, symbolen en regels. Een activiteitendiagram in UML wordt over het algemeen gebruikt in het modelleren van softwaresystemen; ze worden beschouwd als gedragsdiagrammen, omdat ze beschrijven wat er in de systemen moet gebeuren die ze modelleren.

Net als bij flowcharts en andere diagrammen zijn activiteitendiagrammen een manier om dynamisch gedrag binnen een systeem visueel weer te geven. Activiteitendiagrammen geven de stroom van programma's op een hoog niveau weer, zodat gebruikers duidelijker inzicht krijgen in de voorwaarden en beperkingen die verbonden zijn aan specifieke activiteiten, en de berichtenstroom tussen activiteiten kunnen zien.

Door een activiteitendiagram in UML te maken, kunnen gebruikers zowel voorwaardelijk als parallel gedrag vastleggen in modellen en diagrammen. De stroom van een activiteit kan worden beheerd met behulp van verschillende besturingselementen in het UML-stroomdiagram. Wat het gebruik betreft, zijn activiteitendiagrammen bij uitstek geschikt voor:

• Het modelleren van gebruiksscenario's en de stappen waaruit deze bestaan.
• Het beschrijven van het softwareprotocol als een toegestane reeks interacties tussen componenten.
• Het modelleren van algoritmen voor software.
• Het in kaart brengen van bedrijfsworkflows tussen meerdere gebruikers in een systeem.
• De uitvoeringsflow tussen systeementiteiten modelleren.
• Gedetailleerde informatie presenteren over functies of algoritmen in het systeem.
• Zorgen voor een goed begrip van systeemfuncties.

Net als bij elk willekeurig bedrijfsprocesdiagram is het belangrijkste voordeel van het gebruik van een activiteitendiagram een verbeterde zichtbaarheid en duidelijkheid van processen. Gebruikers kunnen de relatie tussen objecten bekijken en snel begrijpen, inclusief hoe ze samen stromen. Ze kunnen ook zien waar verschillende verantwoordelijkheden en afhankelijkheden liggen en waar belangrijke beslissingen moeten worden genomen. Diagrammen zijn ook gunstig voor samenwerking en documentatie, aangezien ze processen communiceren op een manier die gemakkelijk kan worden gedeeld tussen teams en afdelingen.

Naast deze voordelen kunnen activiteitendiagrammen bedrijven helpen om het volgende te bereiken:

• De logica van een algoritme demonstreren.
• Beschrijven welke stappen zijn uitgevoerd in een UML-gebruiksscenario.
• Workflows tussen gebruikers en systemen inzichtelijk maken.
• Processen vereenvoudigen en verbeteren door mogelijk complexe gebruiksscenario's te verduidelijken.
• Software-architectuurelementen modelleren, inclusief functie, methode en werking.

Hoewel activiteitendiagrammen gestandaardiseerde regels in UML volgen, is er nog enige vrijheid bij het maken van deze diagrammen, vooral wat betreft de elementen die moeten worden opgenomen. Activiteitendiagrammen bevatten meestal de volgende onderdelen:

Activiteiten

Activiteiten beschrijven bedrijfsprocessen en omvatten activiteitsknooppunten en activiteitsgrenzen, zodat taken in een reeks kunnen verlopen.

Acties

Een actie is een taak die wordt uitgevoerd door de software van de gebruiker. Acties beginnen wanneer aan alle invoervoorwaarden is voldaan en volgen de grenzen van inkomende en uitgaande activiteiten om de stroom van controle en gegevens tussen activiteitsknooppunten te specificeren.

Activiteitsgrenzen

Een activiteitsgrens is een directe verbinding tussen activiteitsknooppunten, die het pad vertegenwoordigt dat een token kan nemen tussen twee activiteitsknooppunten. De activiteitsgrens is verantwoordelijk voor het voortzetten van de stroom naar de volgende actie zodra de vorige actie is voltooid.

Regelflows

Regelflows zijn connectoren die de flow tussen de stappen in het schema visualiseren.

Startknooppunten

Het startknooppunt is het eerste knooppunt aan het begin van het diagram en vertegenwoordigt dus ook het beginpunt van de activiteit.

Beslissingen

Een beslissing is een punt in het diagram waar de gebruiker of de software een keuze kan maken. Elke optie leidt tot een nieuwe tak, zodat de beslissing bestaat uit één invoer en ten minste twee uitvoeren.

Samenvoegingen

Samenvoegingen zijn het tegenovergestelde van beslissingen, waarbij meerdere takken of stromen worden samengevoegd tot één punt. Een samenvoeging bestaat uit ten minste twee invoeren en slechts één uitvoer.

Eindknooppunten

Het eindknooppunt is de laatste stap in de activiteit; voltooiing van het eindknooppunt duidt aan dat de activiteit eveneens is voltooid.

Het begrijpen van de verschillende notaties en symbolen is cruciaal voor het effectief gebruiken en interpreteren van activiteitendiagrammen. De symbolen dienen als de taal van het diagram, waardoor complexe workflows, beslissingen en processen duidelijk en consistent in kaart kunnen worden gebracht. Enkele van de standaardnotaties en -symbolen die vaak in een activiteitendiagram worden aangetroffen, zijn: beginstatus of beginpunt
Dit wordt meestal weergegeven door een gevulde cirkel en geeft het beginpunt van de activiteitsstroom aan. De beginstatus stelt de fase in voor de volgende acties of taken die volgen in het diagram. Voor swimlane-activiteitendiagrammen moet het beginpunt in de eerste kolom in de linkerbovenhoek worden geplaatst.

• Activiteits- of actiestatus
  Actiestatussen (ook wel 'activiteitsstatussen' genoemd) geven in het kort de taken en activiteiten weer die in de hele processtroom worden uitgevoerd. Deze notaties worden vaak weergegeven als afgeronde rechthoeken en bevatten een beschrijving van de uit te voeren activiteit.
• Actiestroom
  Actiestroom wordt weergegeven door pijlen die de actiestatussen verbinden. Ze tonen de reeks of volgorde waarin de activiteiten worden uitgevoerd, en leiden de stroom van de ene status naar de andere.
• Objectstroom
  Objectstromen zijn vergelijkbaar met actiestromen, maar worden gebruikt om de stroom van objecten of gegevens tussen activiteiten aan te geven. Ze kunnen ook worden weergegeven met pijlen, soms geannoteerd of onderscheiden door kleur of stijl om ze te scheiden van actiestromen.
• Beslissingen en vertakkingen
  Beslissingen worden aangeduid met diamantvormen en vertegenwoordigen besluitvormingspunten binnen het proces. Vertakking vindt plaats vanaf deze beslissingspunten, wat leidt tot meerdere mogelijke paden op basis van voorwaarden of keuzes.
• Beveiligingen
  Beveiligingen zijn voorwaarden waaraan voldaan moet worden om de stroom een bepaald pad te laten volgen. Ze worden meestal gelabeld naast de pijl die uit een beslissingssymbool leidt om de voorwaardelijke stroom weer te geven.
• Synchronisatie
  Een synchronisatiebalk (vaak een 'fork' of 'join' genoemd) wordt gebruikt om het punt aan te geven waar meerdere stromen samenkomen (join) of splitsen (fork). Dit helpt bij het modelleren van parallelle activiteiten binnen het systeem.
• Tijdevent
  Dit is een klokachtig(e) symbool of notatie die een specifiek punt in de tijd of na een ingestelde duur aangeeft wanneer een activiteit moet plaatsvinden. Tijdevents helpen bij het modelleren van processen met strikte deadlines.
• Samenvoegevent
  Samenvoegevents worden weergegeven door diamantvormen, vergelijkbaar met beslissingen, maar zonder voorwaarden. Deze symbolen geven aan waar meerdere stromen samenkomen om één uniforme stroom te vormen.
• Verzonden en ontvangen signalen
  Verzonden en ontvangen signalen geven aan hoe een taak kan worden gewijzigd door externe elementen en worden weergegeven als envelopvormige pictogrammen. Verzonden en ontvangen signalen worden gebruikt om aan te geven wanneer een status niet kan veranderen totdat een specifiek bericht is ontvangen.
• Onderbrekende rand
  Een onderbrekende rand is een geribbelde (bliksemschichtvormige) lijn met een pijlpunt die een onderbreking in de hoofdstroom aangeeft. Het wordt gebruikt om uitzonderingen of gebeurtenissen te modelleren die de normale volgorde van activiteiten kunnen verstoren.
• Swimlanes
  Swimlanes zijn parallelle vakken of kolommen die worden gebruikt om activiteiten te scheiden op basis van wie er verantwoordelijk voor is: afdelingen, systemen of individuen.
• Eindstatus of eindpunt
  De eindstatus geeft het einde van de activiteitsstroom aan en geeft aan dat het proces is voltooid. Dit wordt vaak voorgesteld door een gevulde cirkel met een holle cirkel eromheen.

Hoewel zowel activiteitendiagrammen als flowcharts dienen om processtromen en besluitvormingstrajecten te visualiseren, hebben ze verschillende kenmerken, notaties en use cases die ze onderscheiden. Inzicht in de verschillen kan organisaties helpen te beslissen welke tool het meest geschikt is voor specifieke behoeften.

Complexiteit en details

• Activiteitendiagrammen: Doorgaans complexer en bieden een hoger detailniveau, waaronder voorwaardelijk en parallel gedrag, synchronisatiepunten en meer. Ze maken deel uit van de Unified Modeling Language (UML) en volgen dus een gestandaardiseerde set notaties en symbolen.
• Flowcharts: Over het algemeen eenvoudiger en minder gedetailleerd, gebruikt voor eenvoudige processen en besluitvormingsstructuren. Ze hebben geen gestandaardiseerde set notaties, hoewel er veelgebruikte symbolen zijn.

Notatie en symbolen

• Activiteitendiagrammen: Gebruiken een specifieke set UML-notaties, waaronder actiestatussen, activiteitsgrenzen, controlestromen en meer, om een consistente, geformaliseerde weergave van processen mogelijk te maken.
• Flowcharts: Hebben een meer ontspannen set symbolen zoals ovalen voor begin/eind, rechthoeken voor processen en ruiten voor beslispunten.

Gebruikscontext

• Activiteitendiagrammen: Meestal gebruikt in software-engineering voor het weergeven van de dynamische aspecten van softwaresystemen, maar zijn ook nuttig op andere gebieden voor het modelleren van complexe processen.
• Flowcharts: Hebben een breder scala aan toepassingen, van bedrijfsprocessen tot systeemengineering, en kunnen in vrijwel elke discipline worden gebruikt.

Flexibiliteit

• Activiteitendiagrammen: Meer rigide vanwege hun formele notaties, maar dit kan een voordeel zijn bij het modelleren van complexe, veelzijdige systemen.
• Flowcharts: Flexibeler en eenvoudiger te maken, geschikt voor eenvoudige processen waarvoor geen gespecialiseerde notaties nodig zijn.

Object- en gegevensstroom

• Activiteitendiagrammen: Kan niet alleen de stroom van activiteiten modelleren, maar ook de stroom van objecten of gegevens tussen activiteiten, waardoor een vollediger beeld van het systeem wordt verkregen. Ze kunnen worden gebruikt voor zowel overzichten op hoog niveau als gedetailleerde activiteiten op laag niveau van een systeem.
• Flowcharts: Richten zich voornamelijk op de stroom van activiteiten of taken en bevatten meestal niet de stroom van objecten of gegevens tussen taken. Ze bieden meestal een overzicht op hoog niveau van een proces en zijn mogelijk niet geschikt voor extreem gedetailleerde modellering.

ServiceNow, de marktleider op het gebied van IT-beheer, biedt bedrijven over de hele wereld de voordelen van geavanceerde activiteitentoewijzingen. ServiceNow Process Automation is gebaseerd op het bekroonde Now Platform en stelt organisaties in staat om gedetailleerde processtromen te creëren met behulp van gegevens uit audittrails, voor een eenvoudige maar diepgaande analyse van bedrijfsprocessen. Elimineer knelpunten in processen, ontdek verborgen inefficiënties, zie gedetailleerde visuele weergaven van je proces- en activiteitenstroom en maak een volledige kaart van elke verbinding, afhankelijkheid en relatie. Process Automation maakt het allemaal mogelijk.

Met Process Automation hebben organisaties een gebruiksvriendelijke oplossing voor snelle, nauwkeurige en kosteneffectieve diagrammen. Bedrijven die ServiceNow Process Automation gebruiken profiteren in het bijzonder van de volgende voordelen:

Geoptimaliseerde processen

Plaats vitale processen en al hun bijbehorende taken, activiteiten, acties, verantwoordelijkheden en afhankelijkheden onder een microscoop. Ongeëvenaarde proceszichtbaarheid maakt het mogelijk om de servicelevering continu te meten en te verbeteren om beter af te stemmen op SLA's en klantverwachtingen. Met ServiceNow is het optimaliseren van processen continu en effectief.

Betere controle van prestaties

Processen zijn niet de enige aspecten die verbeterd kunnen worden ten opzichte van Procesoptimalisatie; werknemers, servicemedewerkers en anderen die betrokken zijn bij relevante processen hebben een gedetailleerder beeld van hun eigen prestaties. Procesoptimalisatie maakt het mogelijk om de effectiviteit in een organisatie te zien en te vergelijken, zodat leiders en werknemers stappen kunnen nemen om de resultaten voor werkgroepen en taken te verbeteren.

Verbeterde IT-productiviteit

Door bedrijfsprocessen te stroomlijnen, stelt ServiceNow Procesoptimalisatie organisaties in staat onnodige elementen weg te nemen, en werknemers en machines een duidelijke, eenvoudig te volgen reeks stappen te bieden om de activiteit te voltooien. Hierdoor worden resources vrijgemaakt en krijgen bedrijven de kans om deze resources toe te passen op andere projecten en taken, waardoor de productiviteit over de hele linie wordt verbeterd.

Verhoogde efficiëntie

Naast een hogere productiviteit helpt de mogelijkheid om onnodige varianten van kernbedrijfsprocessen te elimineren ook de investeringskosten te verlagen. Organisaties kunnen meer doen met minder, voor een grotere efficiëntie van bedrijfsprocessen.

Snellere resultaten

Gestroomlijnde processen zorgen voor snellere oplossingen. En door integratie met Beheer van continue verbetering van ServiceNow en andere ServiceNow-apps kunnen organisaties hun workflows sneller dan ooit verbeteren.