In alle bedrijfstakken heeft automatisering het voor organisaties mogelijk gemaakt om meer te doen met minder, waardoor de kosten zijn verlaagd en de nauwkeurigheid en productie zijn verbeterd. Maar de traditionele automatisering is over het algemeen gebaseerd op programmering, waarbij gebruik wordt gemaakt van toepassingen met hoge code om te integreren met relevante systemen. RPA hanteert een andere aanpak, waarbij taken worden uitgevoerd op het niveau van de gebruikersinterface. En omdat RPA-bots zijn ontworpen om te kopiëren en te leren van gebruikersacties, is het niet nodig de onderliggende IT-infrastructuur te wijzigen. RPA-robots kunnen al dan niet worden beheerd, afhankelijk van of ze hulp of toezicht van menselijke operators nodig hebben.
In essentie automatiseert RPA specifieke soorten feitelijke menselijke activiteiten en grootschalige activiteiten op het gebied van gegevensverplaatsing, die in staat zijn om herhaalde, eentonige en op regels gebaseerde taken en opdrachten snel en accuraat af te handelen.