De belangrijkste aspecten van facilitair beheer zijn gezondheid en veiligheid. Op de eerste plaats moeten mensen worden beschermd. Gevaren kunnen bestaan uit onveilige ventilatie of giftige lucht, een klimaat dat te warm of te koud is, verouderde machines die stuk kunnen gaan of niet goed functioneren, onjuiste branddetectie- en beveiligingssystemen, ondeugdelijke bebording van uitgangen en ontsnappingsroutes, en een ontoereikende infrastructuur.

Buiten het gebied van gezondheid en veiligheid staan ook activiteiten en kosten op het spel als faciliteiten niet effectief worden beheerd. Het kan bijvoorbeeld eenvoudiger zijn om verouderde hardware te vervangen of repareren voordat deze volledig uitvalt (wat activiteiten kan stoppen of vertragen en kan bijdragen aan verlies van inkomsten of productiviteit).

Een facilitair beheerder ondersteunt ook mensen in kantooromgevingen, wat de productiviteit en het moreel kan beïnvloeden. Bepaalde aspecten, waaronder kantoorindelingen, zijn onderhevig aan regels en voorschriften die de veiligheid aanzienlijk kunnen beïnvloeden. Business Continuity Plans en noodplannen zijn ook essentieel voor het op gang houden van activiteiten, het continu verzamelen en analyseren van informatie en het voorkomen van downtime. Het is ook essentieel dat beheerders toezicht houden op de indeling van het kantoor, waaronder de toegankelijkheid van toiletten en drinkfonteinen, de indeling van zitplaatsen, eventuele schade aan de infrastructuur, en het ruimtegebruik.

Facilitair beheer omvat verschillende essentiële functies die gericht zijn op het garanderen van de effectieve werking van een fysieke omgeving. Dit omvat het toezicht op mensen en organisaties, evenals ruimte en infrastructuur. De zinsnede "mensen en organisaties" omvat een breed spectrum, waaronder afdelingen als marketing, boekhouding, hospitality, HR, ICT (informatiecommunicatietechnologie) en schoonmaak, waarin facilitair beheerders een cruciale rol spelen voor het coördineren en ondersteunen van de activiteiten.

Harde services versus zachte services in facilitair beheer

Hoewel facilitair beheer elk aspect omvat van het beheren van de fysieke locaties waar werk wordt uitgevoerd (en de mensen en resources die het werk mogelijk maken), bestaat er onderscheid tussen harde services en zachte services in facilitair beheer. Harde services hebben betrekking op de fysieke en constructieaspecten van een faciliteit, zoals onderhoud van HVAC-systemen, sanitair, elektrische systemen en gebouwbeveiliging. Voorbeelden van harde services zijn het uitvoeren van regelmatige inspecties van apparatuur, het waarborgen van de brandveiligheid en het beheren van toegangsbeheersystemen van gebouwen.

Soft services daarentegen houden geen verband met de constructie, maar zijn gericht op het comfort en het welzijn van de gebruikers. Deze services omvatten aspecten zoals conciërge- en schoonmaakservices, catering, hovenierswerkzaamheden en interieurontwerp. Zachte services dragen bij aan het creëren van een aangename en productieve werkomgeving voor werknemers.

Facilitaire services versus werkplekservices

Het is ook belangrijk om onderscheid te maken tussen facilitaire services en werkplekservices. Facilitaire services omvatten voornamelijk het beheer en onderhoud van de fysieke ruimte en infrastructuur, waaronder taken met betrekking tot het ontwerp, de constructie, het leasen en de gebruiksplanning van de werkplek, en de inkoop van meubilair ervoor. Facilitair beheerders zorgen dat de fysieke omgeving bevorderlijk is voor het bereiken van de doelstellingen van de organisatie.

Werkplekservices omvatten een breder spectrum van functies die verder reiken dan de fysieke ruimte, waaronder de strategische planning voor het gebruik van de werkplek, het bevorderen van een cultuur van samenwerking en inclusie, en het leveren van services die het welzijn en de productiviteit van werknemers verbeteren. Werkplekservices bestaan om een aantrekkelijke werkomgeving te creëren die aansluit bij de waarden en doelen van de organisatie.

• Brandveiligheid
  Branden kunnen leiden tot het verlies van levens, assets en productiviteit. De facilitair beheerder moet altijd een gedegen plan hebben om zijn of haar mensen voor te bereiden op een kalme en ordelijke reactie op noodsituaties door brand. Vervolgens moeten ze het plan duidelijk communiceren en zorgen dat de noodzakelijke tools aanwezig zijn om een brand te blussen of dat er manieren zijn om veilig te ontsnappen.
• Beveiliging
  Facilitair beheerders houden toezicht op de bescherming van personen en assets, waaronder beveiligingshardware, camera's en mogelijke fysieke beveiligingsmaatregelen, zoals beveiligers. 

• Business Continuity Planning
  In het geval van brand, diefstal of een volledige onderbreking van de bedrijfsvoering moeten facilitair beheerders een plan hebben dat het bedrijf kan helpen door te draaien met zo min mogelijk tijdverlies en verstoring van de bedrijfsvoering. Dit kan een herstellocatie, back-upvoeding, back-upsoftware of back-uphardware omvatten.
• Onderhoud
  Facilitair beheerders moeten zorgen dat tijdig het juiste onderhoud wordt uitgevoerd om de veiligheid en een soepele werking te garanderen. Dit kan alles omvatten van het vervangen van verlichting tot het onderhouden van het gebouw zelf: schilderen, decoreren, uitvoeren van noodzakelijke reparaties, werkzaamheden aan het sanitair en compliance met de bouwvoorschriften voor veiligheidsdoeleinden.
• Milieu
  Organisatie is noodzakelijk voor gezondheid en veiligheid op milieugebied. Werknemers kunnen ziek worden, gezondheidsproblemen ontwikkelen die verband houden met onveilige omstandigheden, of gewond raken als iets niet veilig is. Niet alleen leidt dit tot onderbreking van de activiteiten en algemene veiligheidsrisico's, maar het bedrijf wordt ook in een positie gebracht van aansprakelijkheid en verzekeringsproblemen.
• Wijzigingen in de ruimte
  Wijzigingen in apparatuur en verloop en toename van personeel kunnen altijd leiden tot een verandering in de kantoorindeling. Facilitair beheer moet erop toezien dat een kantoor niet lukraak wordt ingedeeld; er moet aan bepaalde voorschriften worden voldaan. Zo geldt er bijvoorbeeld een verplichte hoeveelheid ruimte per personeelslid, moet het gebouw voldoen aan de voorschriften van de brandweer, moet er bebording zijn voor uitgangen en vluchtroutes, moet de temperatuur goed worden geregeld, moet de ruimte goed worden geventileerd en goed zijn verlicht en moeten voorzieningen zoals drinkwater en toiletten beschikbaar zijn en goed worden onderhouden.
• Schoonmaak
  Een vieze ruimte kan leiden tot risico's en een slecht moreel onder werknemers. Schoonmaak vindt gewoonlijk buiten kantooruren plaats. Oppervlakken, tapijten, toiletten en afvalbakken moeten op gezette tijden gedurende de week goed worden schoongemaakt.

Een succesvol programma voor facilitair beheer vereist een volledig en holistisch inzicht in de omvang, waarbij leiders volledig betrokken zijn en in staat zijn om resources toe te wijzen aan de activiteiten die ervan afhankelijk zijn. In de context van hedendaags facilitair beheer voor organisaties op ondernemingsniveau kan de omvang worden gecategoriseerd in verschillende essentiële gebieden (met enige overlapping):

Administratieve services

Administratieve services omvatten de verschillende beheer- en organisatorische functies die nodig zijn voor een efficiënte bedrijfsvoering in een faciliteit. Deze services omvatten een reeks verantwoordelijkheden, die elk helpen zorgen dat de faciliteit aan de doelstellingen voldoet en financieel levensvatbaar blijft:

• Planning en begroting
  Dit omvat de ontwikkeling van jaarlijkse operationele begrotingen en kapitaalbegrotingen voor de lange termijn, om de financiële duurzaamheid van de activiteiten op het gebied van facilitair beheer te waarborgen. Hiermee wordt de financiële roadmap vastgesteld voor het onderhouden en verbeteren van de fysieke omgeving.
• Organisatorisch toezicht
  Administratieve services vormen het framework voor efficiënte activiteiten voor facilitair beheer. Dit omvat taken zoals organisatiestructuur, workflowoptimalisatie en prestatie-evaluatie.
• Financieel management
  Dit aspect omvat het verwerken van facturen, het uitvoeren van afwijkingsanalyses en het waarborgen van fiscale verantwoording. Het zorgt ervoor dat financiële middelen effectief worden toegewezen en gebruikt.

Gebouwenservices

Gebouwenservices van facilitair beheer zijn uitsluitend ontworpen om zich te richten op het onderhoud, de werking en de optimalisatie van de fysieke gebouwen van het bedrijf, en de bijbehorende systemen. Dit omvat:

• Onderhoud en instandhouding
  Gebouwenservices zijn gericht op het waarborgen van de goede werking van componenten van gebouwen en het verlengen van de levensduur van aanwezige apparatuur. Het omvat een aantal taken en verantwoordelijkheden, zoals routine-inspecties, reparaties en preventief onderhoud om faciliteiten in optimale staat te houden.
• HVAC
  Deze component omvat het beheer van klimaatregelingssystemen, waardoor een comfortabele binnenomgeving voor gebruikers wordt gewaarborgd. Dit omvat HVAC-onderhoud, maatregelen voor energie-efficiëntie en reactie op problemen met verwarming/koeling.
• Elektriciteit en verlichting
  Gebouwenservices houdt ook toezicht in op elektrische systemen en verlichting, om de veiligheid en efficiëntie te verbeteren. Het beheer van de verlichtingskwaliteit, veiligheidsmaatregelen voor het elektrisch systeem en onderhoud van elektrische systemen vallen allemaal hieronder.
• Brandveiligheid
  Het implementeren van brandveiligheidsmaatregelen is essentieel om gebruikers te beschermen tegen de risico's van brand. Gebouwenservices omvatten brandalarmsystemen, het onderhoud van brandblussers en brandevacuatieplannen.
• Dakbedekkingssystemen
  Dit aspect omvat preventief onderhoud en het uitvoeren van reparaties om de structurele integriteit van het gebouw te behouden. Goed onderhoud van de dakbedekking is essentieel om lekken en constructieschade te voorkomen.

Services ter ondersteuning van gebruikers

Ten slotte zijn er de services ter ondersteuning van gebruikers, die zijn ontworpen om de tevredenheid en prestaties te verhogen van personen die de faciliteit gebruiken. Deze strategie omvat het volgende:

• Conciërgeservices
  Services ter ondersteuning van gebruikers zijn gericht op het schoon en hygiënisch houden van de omgeving, om het welzijn van gebruikers te bevorderen. Ze omvatten schoonmaakschema's, afvalbeheer en hygiënenormen.
• Hovenierswerkzaamheden
  Onder deze categorie valt het beheer van buitenruimten waardoor de esthetiek wordt verbeterd en werknemers en bezoekers een gastvrije indruk krijgen.
• Opzetten van evenementen/vergaderingen
  Services ter ondersteuning van gebruikers maken naadloze evenementen en vergaderingen mogelijk om bedrijfsactiviteiten te ondersteunen, door te zorgen dat de fysieke omgeving voldoet aan de specifieke vereisten van elk evenement.
• Reactie op noodsituaties
  Het garanderen van snelle en effectieve reacties op onvoorziene crises, zoals natuurrampen of veiligheidsincidenten, is essentieel om gebruikers te beschermen. Bedrijfsnoodplannen en noodprotocollen maken deel uit van deze service.
• Beveiliging
  Het implementeren van beveiligingsmaatregelen om mensen en assets te beschermen is van het grootste belang. Dit omvat toegangsbeheer, bewakingssystemen en beveiligingspersoneel.

Facilitair beheer is een veelzijdig vakgebied dat een breed scala aan rollen en verantwoordelijkheden vereist om de effectieve werking van fysieke omgevingen te garanderen en organisaties te helpen hun doelen te bereiken. Deze rollen kunnen globaal worden ingedeeld in vier fundamentele gebieden:

Strategische rollen

Mensen met een strategische rol in facilitair beheer nemen het voortouw bij het vaststellen hoe de faciliteit de organisatie zal helpen haar vastgestelde doelstellingen te bereiken. Hiertoe behoren verschillende C-suitefuncties (CFO's, algemeen directeurs, enz.). Deze personen bieden resources, wijzen budgetten toe en creëren strategische platformen om de faciliteit af te stemmen op de bredere missie van de onderneming.

Operationele rollen

Mensen met een operationele rol staan meestal onder toezicht van een operations-manager of facilitair beheerder en richten zich op het dagelijkse beheer van aan de faciliteit gerelateerde taken en services. Iemand met deze rol coördineert dagelijkse activiteiten, houdt toezicht op onderhoud en reparaties, en beheert leveranciersrelaties. Operationele leiders stimuleren initiatieven, zorgen dat ze worden voltooid, meten prestaties en communiceren met het team over operationele problemen om deze op te lossen.

Tactische rollen

Tactische rollen zijn essentieel voor het succes van de faciliteit als geheel, en worden vervuld door intern onderhoudspersoneel dat verantwoordelijk is voor het gebouw. Deze professionals voeren essentiële services uit: licht onderhoud van bouwsystemen, reageren op verzoeken van gebruikers van het gebouw, enz. Tactische rollen bestaan om te zorgen dat de faciliteit soepel en zonder onderbreking blijft werken.

Rollen voor technische ondersteuning

Ten slotte zijn er de rollen voor technische ondersteuning. Deze worden vervuld door specialisten en ervaren vakmensen die expertise hebben in het beheer van specifieke aspecten van de faciliteit. Professionals zoals HVAC-technici, elektra- en verlichtingsexperts, brandveiligheidsspecialisten, dakconstructeurs en consultants voor facilitair beheer bieden technische begeleiding, service en reparatieoplossingen. Zonder rollen voor technische ondersteuning zouden faciliteiten hun complexe technische systemen niet kunnen onderhouden.

Rollen voor technische ondersteuning

Ten slotte zijn er de rollen voor technische ondersteuning. Deze worden vervuld door specialisten en ervaren vakmensen die expertise hebben in het beheer van specifieke aspecten van de faciliteit. Professionals zoals HVAC-technici, elektra- en verlichtingsexperts, brandveiligheidsspecialisten, dakconstructeurs en consultants voor facilitair beheer bieden technische begeleiding, service en reparatieoplossingen. Zonder rollen voor technische ondersteuning zouden faciliteiten hun complexe technische systemen niet kunnen onderhouden.

De organisatiestructuur van een afdeling facilitair beheer is een kritieke factor voor de effectiviteit en efficiëntie ervan, aangezien deze de verdeling van verantwoordelijkheden, communicatiestromen en beslissingen binnen de afdeling bepaalt. Er zijn drie primaire soorten structuren voor facilitair beheer:

Functionele structuur

De functionele structuur wordt over het algemeen aangetroffen in grotere organisaties met diverse en complexe faciliteiten. In deze opstelling zijn specifieke teams of individuen verantwoordelijk voor specifieke functies van faciliteiten, zoals ruimteplanning, meubelbeheer, ontwerp en constructie, preventief onderhoud, beheerservices, terreinonderhoud, assetmanagement, verhuizingen van kantoren en helpdeskondersteuning, enz. Dit maakt een meer geconcentreerde focus mogelijk op specialistische kennis en vaardigheden binnen elk functioneel gebied.

Geïntegreerde structuur

De geïntegreerde structuur wordt vaak toegepast in kleinere organisaties met compacte portfolio's of slechts één gebouw. Deze kan echter ook worden toegepast in grotere organisaties met geografisch verspreide faciliteiten. In dit model neemt één persoon binnen de afdeling facilitair beheer de verantwoordelijkheid op zich voor een breed scala aan functionele gebieden. Hoewel deze persoon mogelijk geen toezicht houdt op elk aspect (bijv. ruimteplanning), omvat zijn of haar verantwoordelijkheden verschillende activiteiten met betrekking tot facilitair beheer, of het nu gaat om ruimten in eigendom of gehuurde ruimten.

Matrixstructuur

De matrixstructuur wordt vaak toegepast in grotere organisaties met diverse faciliteiten op verschillende locaties. In tegenstelling tot functionele en geïntegreerde structuren heeft de matrixstructuur niet altijd een duidelijke en eenduidige rapportagelijn. Bij deze regeling kan er een gecentraliseerde groep met gedeelde services zijn die ondersteuningsservices levert aan operationele leveringsteams die zijn toegewezen aan verschillende contracten of businessunits.

Facilitair beheerders zijn onmisbaar bij het toezicht op en onderhoud van de werkomgevingen waarop organisaties vertrouwen, en dit vereist uiteenlopende vaardigheden. Tot de meest relevante competenties die vereist zijn voor effectief facilitair beheer behoren:

• Projectmanagement
  Facilitair beheerders behandelen vaak projecten die verband houden met renovaties, uitbreidingen en upgrades. Vaardigheden op het gebied van projectmanagement zijn essentieel voor het tijdig en binnen budget plannen, uitvoeren en voltooien van deze initiatieven.
• Leiderschap en strategie
  Facilitair beheerders moeten leiderschap tonen aan hun teams en strategische plannen ontwikkelen voor facilitair beheer. Deze vaardigheid speelt een belangrijke rol bij het afstemmen van de facilitaire activiteiten op de bredere doelstellingen van de organisatie.
• Activiteiten en onderhoud
  Facilitair beheerders nemen de verantwoordelijkheid voor de dagelijkse activiteiten en het voortdurende onderhoud van fysieke assets en moeten diepgaande kennis hebben van hoe de faciliteit werkt en wat voor onderhoud deze vereist.
• Financiën en bedrijf
  Managers moeten inzicht hebben in kostenbeheersing en financiële duurzaamheid, zodat ze begrotingen kunnen opstellen, resources kunnen toewijzen en financiële beslissingen kunnen nemen met betrekking tot het beheer van de faciliteit.
• Duurzaamheid
  Duurzaamheid wordt steeds belangrijker bij facilitair beheer. Facilitair beheerders moeten groene werkwijzen, initiatieven voor energie-efficiëntie en milieuvriendelijke oplossingen implementeren, zodat ze de milieueffecten van de faciliteit kunnen verminderen, de bedrijfskosten kunnen verlagen en het facilitair beheer kunnen afstemmen op de doelstellingen van maatschappelijk verantwoord ondernemen.
• Communicatie
  Effectieve communicatie is essentieel voor facilitair beheerders om te communiceren met diverse belanghebbenden, waaronder gebruikers, leveranciers en het senior management.
• Risicobeheer
  Proactief risicobeheer beschermt het welzijn van gebruikers, beschermt assets van de organisatie en garandeert compliance met wet- en regelgeving. Facilitair beheerders moeten risico's met betrekking tot de activiteiten van de faciliteit, veiligheid en compliance met regelgeving vaststellen en beperken.
• Onroerend goed
  Expertise op het gebied van onroerend goed helpt facilitair beheerders bij het nemen van geïnformeerde beslissingen over het gebruik van onroerend goed, huuronderhandelingen en het optimaliseren van onroerendgoedportfolio's. Facilitair beheerders moeten vaak inzicht hebben in de dynamiek van de onroerendgoedmarkt, zodat ze het onroerend goed van het bedrijf als een fysieke asset kunnen overzien.

Het implementeren van technologie in facilitair beheer is nog nooit zo belangrijk geweest. In het ideale geval stimuleert een werkplekbeheersysteem de besluitvorming door gegevens te verzamelen. Het is de taak van de facilitair beheerder om te bepalen welke technologische systemen de beste zijn voor de faciliteit en het meest bijdragen aan geïnformeerde beslissingen, en deze systemen te implementeren.

Een facilitair beheerder moet zorgvuldig onderzoek doen naar verschillende softwareopties, kosten en de ROI berekenen, de voordelen en behoeften afwegen, en de mogelijkheden van bepaalde software begrijpen. Daarnaast moeten ze onderzoek doen naar de nieuwste technologieën en hoe deze in de software kunnen worden geïntegreerd.

Goede voorbeelden van technologieën die kunnen worden geïntegreerd zijn apparaten die zijn verbonden met het netwerk, of het Internet of Things (IoT). IoT-apparaten kunnen automatisch gegevens verzamelen en deze naar software voor facilitair beheer verzenden. Deze kan vervolgens rapporten genereren en gegevenstrends detecteren die het onderzoeken waard kunnen zijn voor op gegevens gebaseerde besluitvorming.

IoT-apparaten kunnen bestaan uit:

• Koolmonoxidesensoren: wees voorzichtig met dit giftige gas in de omgeving om letsel of overlijden te voorkomen.
• Water- en energieverbruik: het gebruik hiervan bijhouden om verspilling te voorkomen en duurzaamheid te bevorderen.
• Thermostaten: pas de temperaturen automatisch aan en houd ze op een constant niveau om verdere verspilling te voorkomen en de klimaatbeheersing in een omgeving te bevorderen. Dit kan de temperatuur in een kantoor of een ideaal klimaat zijn voor een ruimte vol machines.
• Bewegingssensoren: hiermee kun je de verlichting in- of uitschakelen, afhankelijk van de aanwezigheid van een mens.
• Branddetectiesystemen: brand snel detecteren en blussen voordat deze zich te ver verspreidt of onherstelbare schade veroorzaakt.
• RFID-trackers: Volg de bewegingen van mensen in het gebouw en beperk de toegang tot bepaalde gebieden.

Er zijn ook trends in facilities management software:

• Artificial intelligence (AI): Voorspellende analyses kunnen huidige en toekomstige inzichten bieden in de noodzakelijke besluitvorming. Beschadigde of verslechterende apparatuur kan worden gedetecteerd en gerepareerd of vervangen voordat deze defect raakt. Menselijke fouten kunnen ook worden verminderd, aangezien AI het besluitvormingsproces kan versnellen en nauwkeuriger kan maken. AI-systemen kunnen ook informatie verzamelen over resourcegebruik, prestaties, tevredenheid en werknemersprestaties.
• Cloudcomputing: Software migreert momenteel snel naar de cloud en facilitair beheer kan alleen eenvoudiger worden met toegang tot gegevens en software vanaf locaties buiten een lokaal netwerk of serverwerk. Het werk is draagbaar, gegevens zijn draagbaar en faciliteiten zijn eenvoudiger op te schalen met meer beschikbare ruimte voor opslag en analyse.

Lees meer over software voor facilitair beheer met ServiceNow. ServiceNow Facilities Service Management stroomlijnt je procedures voor facilitair beheer en bevordert groei en innovatie, van hulp bij het onderhoud van faciliteiten tot het bevorderen van de veiligheid en beveiliging van je personeel en activiteiten. Neem vandaag nog contact op met ServiceNow voor meer informatie!