Wat is facilitair beheer?

Het beheer van faciliteiten zorgt ervoor dat faciliteiten voldoende veilig en comfortabel zijn voor de mensen die deze gebruiken.

Facilitair beheer omvat een breed scala aan disciplines en rollen. In de kern zorgt facilitair beheer ervoor dat de faciliteiten van de omgeving in harmonie zijn met de mensen die de faciliteiten gebruiken. Succes hangt sterk af van een omgeving waarin mensen zich veilig en prettig voelen, van een werkplek tot een industriële ruimte en een appartementencomplex.

De belangrijkste aspecten van facilitair beheer zijn gezondheid en veiligheid. In de eerste plaats moeten mensen worden beschermd. Gevaren kunnen bestaan uit onveilige ventilatie of giftige lucht, een klimaat dat te warm of te koud is, verouderde machines die stuk kunnen gaan of niet goed functioneren, onjuiste branddetectie- en beveiligingssystemen, ondeugdelijke borden voor uitgangen en ontsnappingsroutes en onvoldoende infrastructuur.

Buiten de gezondheids- en veiligheidsaspecten zijn er ook activiteiten en kosten die op het spel staan als de faciliteiten niet goed worden beheerd. Verouderde hardware is bijvoorbeeld gemakkelijker te vervangen of te repareren voordat deze volledig is uitgevallen, want dat kan de bedrijfsvoering stilleggen of vertragen en kan bijdragen aan inkomsten- of productiviteitsverlies.

Een facilitair manager ondersteunt ook mensen in kantooromgevingen die de productiviteit en de moraal kunnen beïnvloeden. Sommige aspecten, waaronder kantoorinrichting, zijn onderworpen aan codes en voorschriften die de veiligheid aanzienlijk kunnen beïnvloeden. Bedrijfscontinuïteitsplannen en noodplannen zijn ook cruciaal voor het aan de gang houden van activiteiten, het voortdurend verzamelen en analyseren van informatie en het voorkomen van uitvaltijd. Het is tevens van cruciaal belang om toezicht te houden op de indeling van het kantoor, inclusief toegang tot toiletten en drinkfonteinen, zitplaatsindeling, mogelijke schade aan de infrastructuur en beheer van het gebruik van de ruimte.

Een facilitair manager houdt toezicht op mensen en organisaties, en op ruimte en infrastructuur. Mensen en organisaties omvatten functies als marketing, boekhouding, cafés/restaurants, HR, ICT, en de schoonmaak. Een facilitair manager houdt ook toezicht op ruimte en infrastructuurrekeningen voor werkplekken, bouw, leases, bezetting, onderhoud en meubilair.

Er zijn verschillende bedrijfsfuncties waarvoor facilitair managers nodig zijn. In de kern zijn ze bedoeld om iedereen onder hun beheer veilig en in leven te houden. Er zijn twee niveaus waarop een facilitair manager moet werken. Ten eerste tactisch, toezicht op ruimte, bedrijfsrisico's, kosten en services. De andere is operationeel, toezicht op de kosteneffectiviteit van een bedrijfsomgeving voor de gebruikers.

  • Brandveiligheid: brand kan leiden tot overlijdensgevallen, productiviteitsverlies en verlies van bedrijfsmiddelen. De facilitair manager moet altijd beschikken over een degelijk plan, het plan duidelijk communiceren en ervoor zorgen dat de noodzakelijke middelen aanwezig zijn om brand te blussen of methoden voor ontsnappingsveiligheid te bieden.
  • Beveiliging: faciliteitsmanagers houden toezicht op de bescherming van personen en bedrijfsmiddelen, waaronder beveiligingshardware, camera's en mogelijke fysieke beveiligingsmaatregelen zoals veiligheidspersoneel.
  • Planning van de bedrijfscontinuïteit: in het geval van brand, diefstal of een volledige storing in de bedrijfsvoering, moeten facilitair managers een plan hebben dat het bedrijf kan helpen door te draaien met zo min mogelijk tijdverlies en verstoring van de bedrijfsvoering. Dit kan een herstellocatie, back-upvoeding, back-upsoftware of back-uphardware zijn.
  • Onderhoud: Facilitair managers moeten ervoor zorgen dat het juiste onderhoud onmiddellijk wordt uitgevoerd om de veiligheid en een soepele werking te garanderen. Dit kan alles omvatten, van het vervangen van verlichting tot het onderhouden van het gebouw zelf, schilderen, noodzakelijke reparaties, sanitair en naleving van bouwvoorschriften voor veiligheidsdoeleinden.
  • Milieu: de gezondheid en veiligheid van het milieu vereist organisatie. Werknemers kunnen ziek worden, gezondheidsproblemen hebben met betrekking door onveilige omstandigheden of gewond raken als iets niet veilig is. Dit onderbreekt niet alleen de werkzaamheden en brengt algemene veiligheidsrisico's met zich mee, maar het bedrijf krijgt ook met aansprakelijkheids- en verzekeringskwesties te maken.
  • Ruimtewijzigingen: wijzigingen in apparatuur, personeelsverloop en een toename van het personeel kunnen altijd leiden tot een verandering in de indeling van het kantoor. Het facilitair beheer moet erop letten dat een kantoor niet ondoordacht wordt ingericht, er zijn regels waaraan moet worden voldaan. Er moet bijvoorbeeld voldoende ruimte zijn per personeelslid, het gebouw moet voldoen aan de brandmarshalcode, er moeten borden zijn om uitgangen en veiligheidsroutes aan te geven, de temperatuur moet goed worden gecontroleerd, de ruimte moet goed worden geventileerd, De ruimte moet goed verlicht zijn en er moeten voorzieningen beschikbaar zijn, zoals drinkwater en toiletten die goed worden onderhouden.
  • Schoonmaken: een vuile ruimte is iets waar een bedrijf aansprakelijk voor kan worden gesteld en kan tevens leiden tot een slechte moraal onder de werknemers. Schoonmaken vindt doorgaans buiten kantooruren plaats. Het is noodzakelijk om de oppervlakken, tapijten, toiletten en prullenbakken met bepaalde tussenpozen gedurende de week schoon te maken.

Het implementeren van technologie in facilitair beheer is nog nooit zo belangrijk geweest. In het ideale geval zal een werkplekbeheersysteem de besluitvorming stimuleren door gegevens te verzamelen. Het is de taak van de facilitair manager om de technologische systemen te identificeren en te implementeren die het beste zijn voor de faciliteit en die bijdragen aan de meest geïnformeerde beslissingen.

Een facilitair manager moet zich inzetten voor het onderzoeken van verschillende softwareopties, het berekenen van kosten en rendement, het afwegen van de voordelen en behoeften en het begrijpen van de mogelijkheden van bepaalde software. Denk na over de nieuwste technologieën en hoe deze in de software kunnen worden geïntegreerd.

Een goed voorbeeld van een technologie die kan worden geïntegreerd, wordt gevormd door apparaten die zijn verbonden met het netwerk, of het Internet of Things (IoT). IoT-apparaten kunnen gegevens automatisch verzamelen en verzenden naar facilitair beheersoftware, die vervolgens rapporten kan genereren en gegevenstrends kan opsporen die de moeite waard zijn om te onderzoeken Hierdoor kunnen beslissingen op basis van gegevens worden genomen.

IoT-apparaten kunnen bestaan uit:

  • Koolmonoxidesensoren: wees voorzichtig met dit giftige gas in de omgeving om letsel of overlijden te voorkomen.
  • Water- en energieverbruik: het gebruik hiervan bijhouden om verspilling te voorkomen en duurzaamheid te bevorderen.
  • Thermostaten: pas de temperaturen automatisch aan en houd ze op een constant niveau om verdere verspilling te voorkomen en de klimaatbeheersing in een omgeving te bevorderen. Dit kan de temperatuur in een kantoor of een ideaal klimaat zijn voor een ruimte vol machines.
  • Bewegingssensoren: hiermee kunt u de verlichting in- of uitschakelen, afhankelijk van de aanwezigheid van een mens.
  • Branddetectiesystemen: brand snel detecteren en blussen voordat deze zich te ver verspreidt of onherstelbare schade veroorzaakt.
  • RFID-trackers: Volg de bewegingen van mensen in het gebouw en beperk de toegang tot bepaalde gebieden.

Er zijn ook trends in facilities management software:

  • Kunstmatige intelligentie (AI): voorspellende analyses kunnen actuele en toekomstige inzichten bieden in de noodzakelijke besluitvorming. Beschadigde of versleten apparatuur kan worden gedetecteerd en gerepareerd of vervangen voordat deze defect raakt. Menselijke fouten kunnen ook worden verminderd, omdat AI het besluitvormingsproces kan versnellen en nauwkeurig kan uitvoeren. AI-systemen kunnen ook informatie verzamelen over het gebruik van middelen, de prestaties, de tevredenheid en de prestaties van werknemers.
  • Cloud computing: software migreert momenteel snel naar de cloud en facilitair beheer kan alleen eenvoudiger worden met toegang tot gegevens en software vanaf locaties buiten een lokaal netwerk of serverwerk. Gegevens zijn draagbaar en faciliteiten zijn eenvoudiger op te schalen met meer beschikbare opslag- en analyseruimte.

Meer informatie over facilities management software met ServiceNow. Wij bieden uitstekende softwareservices waarmee u uw facilitair beheer kunt stroomlijnen en groei en innovatie kunt stimuleren, van ondersteuning bij het onderhoud van faciliteiten tot het bevorderen van veiligheid en beveiliging voor uw personeel en activiteiten.

Verken de mogelijkheden voor facilities management

Verbeter de werknemerservaring met verbonden digitale workflows.

Contact
Demo