Verwenden des Playbooks für Lieferanten-Onboarding zum Onboarding von Lieferanten

Lieferantenbesitzer und Lieferantenmanager können das Lieferanten-Onboarding-Playbook verwenden, um die Aufgaben und Aktivitäten abzuschließen, die zum Onboarding neuer Lieferanten erforderlich sind.

Playbooks-Übersicht

Playbooks bieten Schritt-für-Schritt-Anleitungen für Onboarding-Lieferanten. Ein Playbook visualisiert einen Workflow in einer einfachen, aufgabenorientierten Ansicht. Der Workflow für ein Playbook wird normalerweise mit erstellt Prozessautomatisierungs-Designer .

Ein Playbook verwendet einen Workflow und teilt ihn in mehrere Phasen auf. Jede Phase in einem Playbook enthält eine oder mehrere Aktivitäten oder Schritte, die ein Lieferantenbesitzer oder Lieferantenmanager abschließen muss. Phasen können auch automatisierte Aktivitäten enthalten, z. B. das Senden einer E-Mail an einen Lieferantenkontakt, wenn eine Phase oder Aktivität abgeschlossen ist. Weitere Informationen finden Sie unter Interagieren Sie mit Playbook .

Bei Verwendung eines Playbooks kann ein Lieferantenbesitzer oder Lieferantenmanager:

• Zeigen Sie die Playbook-Phasen und -Aktivitäten an.
• Zeigen Sie Statusindikatoren an, die den aktuellen Status jeder Aktivität oder jeden Schritt anzeigen.
• Kontrollkästchen anzeigen, die die Phase angeben, in der Sie sich derzeit im Workflow befinden.
• Wählen Sie eine Aktivität aus, und führen Sie die erforderlichen Arbeiten aus, um diese Aktivität abzuschließen.
• Markieren Sie eine Aktivität als abgeschlossen, und wechseln Sie zur nächsten Aktivität oder Phase.
• Schließen Sie die Phasen und Aktivitäten ab, die zum Abschließen des Falls erforderlich sind.

Playbook für Lieferanten-Onboarding

Sie können das Playbook für Lieferanten-Onboarding verwenden, um einen neuen Lieferanten zu onboarden. Das Playbook für Lieferanten-Onboarding bietet die Aktivitäten und Aufgaben, die ein Lieferantenbesitzer oder Lieferantenmanager während des Onboarding-Prozesses ausführen kann.

Sie können das Playbook für Lieferanten-Onboarding mit Fällen verwenden, die mit dem Falltyp „Onboarding eines Lieferanten“ erstellt werden.

Das Playbook für Lieferanten-Onboarding wird in angezeigt Playbook Registerkarte auf der Seite „Falldetails“ in Source-to-Pay-Arbeitsbereich.

Nachdem Sie eine Lieferanten-Onboarding-Anforderung übermittelt haben, erstellt die Anwendung einen neuen Fall vom Typ Onboarding eines Lieferanten und öffnet die Seite „Falldetails“. Sie können auswählen Playbook Registerkarte und starten Sie den Lieferanten-Onboarding-Prozess mithilfe des Playbooks. Weitere Informationen zum Erstellen eines Lieferanten finden Sie unter Fügen Sie einen Lieferanten hinzu.

Wichtig:

Supplier Lifecycle Operations Erstellt einen Genehmigungsdatensatz, wenn die Aktion „Genehmigung anfordern“ Teil eines SLO-Flows ist. Dieser Genehmigungsdatensatz kann vom Anwender genehmigt werden, der zur Gruppe „Lieferantenadministratoren“ (Tabelle „sys_user_Group“) gehört. Weitere Informationen finden Sie unter Add a user to a group.

Abbildung : 1. Registerkarte „Playbook“ auf der Seite „Falldetails“

Das Playbook für Lieferanten-Onboarding umfasst die folgenden Phasen:

• Registrierung: Enthält Aktivitäten zum Registrieren des Lieferanten.
• Qualifizierung: Enthält Aktivitäten zur Überprüfung der Berechtigung des Lieferanten.
• Aktivierung: Enthält Aktivitäten zum Aktivieren des Lieferanten.
• Ablehnung: Enthält Aktivitäten zum Ablehnen des Lieferanten.

Registrierungsphase

Die folgende Tabelle listet die Aktivitäten in der Registrierungsphase des Playbooks für Lieferanten-Onboarding auf.

Aktivität	Aktivitätsdetails
Onboarding-Details erfassen	Verarbeitet die Lieferantendetails, die im Onboarding-Anforderungsformular erfasst wurden. Diese Aktivität wird automatisch abgeschlossen.
Onboarding-Variablen verarbeiten	Verwendet die bereitgestellten Informationen, um die Onboarding-Aktivitäten zu starten. Diese Aktivität wird automatisch abgeschlossen.
Lieferantenfalldatensatz aktualisieren	Legt den Lieferantenfalldatensatz auf „in Bearbeitung“ fest. Diese Aktivität wird automatisch abgeschlossen.
Mögliche doppelte Lieferanten anzeigen	Zeigt doppelte Lieferantendatensätze an, um sicherzustellen, dass Sie keinen vorhandenen Lieferanten onboarden. Wenn keine doppelten Lieferantendatensätze vorhanden sind, wird diese Aktivität automatisch abgeschlossen. Wenn doppelte Lieferantendatensätze vorhanden sind, wählen Sie aus Liste Öffnen Um den doppelten Datensatz anzuzeigen und das Problem zu beheben.
Mögliche doppelte Onboarding-Anforderungen anzeigen	Zeigt doppelte Fälle von Lieferanten-Onboarding-Anforderungen an, um sicherzustellen, dass kein vorhandener Fall dupliziert wird. Wenn keine doppelten Lieferanten-Onboarding-Anforderungsfälle vorhanden sind, wird diese Aktivität automatisch abgeschlossen. Wenn doppelte Lieferantenfälle vorhanden sind, wählen Sie aus Liste Öffnen Um die doppelten Fälle anzuzeigen und das Problem zu beheben.
Nach Supplier Intelligence-Quelle suchen	Überprüft, ob eine Supplier Intelligence-Plattform zum Importieren von Lieferantendaten installiert ist.
Importieren Sie Lieferantendetails aus einer intelligenten/externen Quelle	Importiert Lieferantendetails aus der Supplier Intelligence-Plattform. Verfügbare Aktionen: Daten importieren Überspringen
Erstellen Sie einen neuen Unternehmensdatensatz	Erstellt einen neuen Datensatz für den Lieferanten in der Tabelle „Unternehmen“ [Core_Company]. Diese Aktivität wird automatisch abgeschlossen.
Erstellen Sie einen neuen Lieferantendatensatz	Erstellt einen neuen Lieferantendatensatz in der Lieferantentabelle [sn_fin_Supplier]. Diese Aktivität wird automatisch abgeschlossen.
Ordnen Sie den Onboarding-Fall dem neu erstellten Lieferanten zu.	Ordnet den Onboarding-Fall dem Lieferanten zu. Die Lieferant Feld zeigt den neu erstellten Lieferanten auf an Details Registerkarte des Falls. Diese Aktivität wird automatisch abgeschlossen.
Lieferantenprofil mit Drittparteiquelle synchronisieren	Synchronisiert die Lieferanten- und Unternehmensdatensätze mit Daten aus einer Drittanbieter-Lieferantenintelligenz. Diese Aktivität wird automatisch abgeschlossen.
Lieferantenkontakt einladen	Sendet eine E-Mail an den primären Kontakt, um sich bei zu registrieren Zusammenarbeitsportal für Lieferanten.
Überprüfen Sie, ob die Lieferanteninformationen korrekt sind	Stellen Sie sicher, dass die Lieferanteninformationen korrekt und aktuell sind. Verfügbare Aktionen: Als abgeschlossen markieren Überspringen Aktualisieren
Warten auf Versand der Einladung an Lieferantenkontakt	Wartet, bis dem primären Kontakt Zugriff auf gewährt wird Zusammenarbeitsportal für Lieferanten.
Legen Sie den Fallstatus auf „Warten“ fest.	Legt den Fallstatus auf „Warten“ fest. Nachdem diese Aktivität abgeschlossen ist, wechselt das Playbook zur Qualifizierungsphase.

Qualifizierungsphase

Die folgende Tabelle listet die Aktivitäten in der Qualifizierungsphase des Playbooks für Lieferanten-Onboarding auf.

Aktivität	Aktivitätsdetails
Überprüfen, ob das Plugin „Risikobewertung für Lieferanten“ installiert ist	Überprüft, ob das Plugin „Risikobewertung für Lieferanten“ installiert ist.
Entscheidung über Risikobewertung	Ermöglicht Ihnen die Auswahl, ob Sie eine Risikobewertung für den Lieferanten durchführen müssen, der eingebunden wird. Verfügbare Aktionen: Ohne Bewertung fortfahren Risikobewertung durchführen
Risikobewertung durchführen	Das Playbook startet den Risikobewertungsprozess.
Warten auf Abschluss der Risikobewertung	Das Playbook wartet auf den Abschluss der Risikobewertung. Ein neuer Sorgfaltspflicht-Fall wird erstellt. Sie können diesen Fall auf sehen Zugehörige Fälle Registerkarte der Onboarding eines Lieferantenfalls. Wählen Sie den Link für den Sorgfaltspflicht-Fall aus, der das Playbook „Risikobewertung durchführen“ öffnet. Eine der folgenden Ereignisse tritt auf: Wenn Sie nur das Plugin „Risikobewertungsintegration für Lieferantenlebenszyklusvorgänge“ [com.snc.sn_Supplier_tprm] installiert haben, löst das Playbook „Risikobewertung durchführen“ den Flow aus, der Aktivitäten enthält, um die Berechtigung des Lieferanten durch Erstellen von Risikobewertungen zu verifizieren. Weitere Informationen finden Sie unter Playbook-Phasen und -Aktivitäten nur wenn Risikomanagement für LieferantenIst installiert. Wenn Sie sowohl die Plugins „Risikobewertungsintegration für Lieferantenlebenszyklusvorgänge“ [com.snc.sn_Supplier_tprm] als auch „GRC: Sorgfaltspflicht für Drittpartei-Risiken“ [com.sn_tprm_Onboarding] installiert haben, löst das Playbook „Risikobewertung durchführen“ den Flow aus, der Aktivitäten zum Erstellen einer Sorgfaltspflicht-Anforderung, zum Abschließen von Bewertungen des inhärenten Risikofragebogens (IRQ) und zum Durchführen von Risikobewertungen für eine Drittpartei und zur Durchführung Weitere Informationen finden Sie unter Playbook-Phasen und -Aktivitäten, wenn Drittpartei-Risk Due Diligence installiert ist.
Lieferantenfalldatensatz aktualisieren	Aktualisiert den Status des Falls in „in Bearbeitung“.
Sicherstellen, dass Lieferant keinen Einschränkungen unterliegt	Stellen Sie sicher, dass sich dieser Lieferant nicht auf einer eingeschränkten Unternehmens- oder Regierungsliste befindet. Wenn ja, müssen Sie diesen Fall ablehnen. Verfügbare Aktionen: Nicht eingeschränkte bestätigen Ablehnen Wenn Sie auswählen Ablehnen , Das Playbook öffnet Ablehnungsphase.
Qualifizierungsstatus bestätigen	Bestätigen Sie, ob Sie das Onboarding fortsetzen oder den Lieferanten ablehnen möchten. Verfügbare Aktionen: Onboarding fortsetzen Ablehnen Wenn Sie auswählen Ablehnen , Das Playbook öffnet Ablehnungsphase. Nachdem diese Aktivität abgeschlossen ist, wechselt das Playbook zur Aktivierungsphase.

Aktivierungsphase

Die folgende Tabelle listet die Aktivitäten in der Aktivierungsphase des Playbooks für Lieferanten-Onboarding auf.

Aktivität	Aktivitätsdetails
Aufgabe zum Erfassen von Bankdetails erstellen	Erstellt und weist dem primären Lieferantenkontakt eine Aufgabe zu, um die Bankdetails des Lieferanten zu aktualisieren.
Aufgabe erstellen, um die Lieferantenprofildetails zu überprüfen	Erstellt und weist dem primären Lieferantenkontakt eine Aufgabe zu, um die Lieferantenprofildetails zu überprüfen.
Warten, bis der Lieferant die Bankdetails abgeschlossen hat	Diese Aktivität wird abgeschlossen, nachdem der primäre Lieferantenkontakt die Aufgabe „Bankdetails aktualisieren“ im Zusammenarbeitsportal für Lieferanten abgeschlossen hat.
Warten, bis Lieferant seine Profildetails validiert hat	Diese Aktivität wird abgeschlossen, nachdem der primäre Lieferantenkontakt die Aufgabe „Lieferantenprofil aktualisieren“ im Lieferantenzusammenarbeitsportal validiert hat.
Lieferantenaktivierung bestätigen	Bestätigen Sie, ob Sie das Onboarding fortsetzen oder den Lieferanten ablehnen möchten. Verfügbare Aktionen: Onboarding fortsetzen Ablehnen Wenn Sie auswählen Ablehnen , Das Playbook öffnet Ablehnungsphase.
Lieferantendatensatz aktivieren	Legt den Lieferantendatensatz auf „Onboarding=wahr“ fest.
Status des Lieferantenunternehmens aktualisieren	Legt den Status für den Unternehmensdatensatz auf fest Aktiv .
Willkommens-E-Mail an Lieferanten senden	Sendet eine E-Mail mit einer Willkommensnachricht an den Lieferanten.
Anfordernde Person über die Onboarding-Abschluss benachrichtigen	Sendet eine E-Mail an die anfordernde Person, in der sie über den Abschlussstatus des Lieferanten-Onboarding informiert wird.
Legen Sie den Onboarding-Fall auf „Abgeschlossen“ fest.	Aktualisiert den Onboarding-Fall auf „Abgeschlossen“.

Ablehnungsphase

Die folgende Tabelle listet die Aktivitäten in der Ablehnungsphase des Playbooks für Lieferanten-Onboarding auf.

Aktivität	Aktivitätsdetails
Ablehnungsgrund angeben	Geben Sie einen Grund für die Ablehnung des angeforderten Lieferanten-Onboardings an. In Abschlussnotizen Geben Sie den Grund für die Ablehnung ein, und wählen Sie aus Lieferanten Ablehnen . Verfügbare Aktionen: Lieferant ablehnen Überspringen
E-Mail mit Ablehnung an Lieferanten senden	Sendet eine E-Mail an den Lieferanten, in der er darüber informiert wird, dass seine Onboarding-Anforderung abgelehnt wurde.
Anfordernde Person über die Onboarding-Ablehnung benachrichtigen	Sendet eine E-Mail an die anfordernde Person, in der sie über die Ablehnung des Lieferanten-Onboarding informiert wird.
Legen Sie den Onboarding-Fall auf „abgelehnt“ fest	Aktualisiert den Onboarding-Fall auf „als abgelehnt geschlossen“.