Privacyverklaring voor sollicitanten

Deze privacyverklaring voor de sollicitant ('verklaring voor de sollicitant') beschrijft ServiceNow, Inc., inclusief haar dochterondernemingen en gelieerde ondernemingen (gezamenlijk 'ServiceNow', 'we' of 'ons') en privacyprocedures die van toepassing zijn op het door ons verzamelen, gebruiken en openbaar maken van persoonlijke gegevens van onze sollicitanten ('jij' en 'jouw') voor een dienstverband, inclusief stagemogelijkheden bij ServiceNow via onze sollicitatieportals, websites of andere wervingskanalen (gezamenlijk 'sollicitatiesites').

In deze verklaring voor de sollicitant wordt verstaan onder:

• 'Sollicitant': een huidige of voormalige sollicitant voor een dienstverband of opdracht bij ons.
• 'Sollicitantgegevens': de informatie die we verwerken in verband met je sollicitatie en als onderdeel van het sollicitatiegesprek.

Zoals hieronder verder wordt beschreven, verzamelen we verschillende soorten informatie van en over jou die in grote lijnen onder meer in de volgende categorieën vallen: identificatoren, professionele of werkgerelateerde informatie, financiële rekeninginformatie, commerciële informatie, onderwijsinformatie, visuele informatie, informatie over internetactiviteiten.

1.  Informatie die je aan ons doorgeeft als sollicitantgegevens

Als onderdeel van je sollicitatie kunnen wij informatie verwerken die jij als sollicitant aan ons verstrekt, indien toegestaan of vereist door de wet, of indien nodig of toegestaan voor een functie, met inbegrip van, maar niet beperkt tot:

Informatie die we van derden verzamelen

Indien vereist of toegestaan voor een functie en voor zover de toepasselijke wetgeving dat toestaat, kunnen wij informatie over jou verkrijgen uit andere bronnen in verband met je sollicitatie en als onderdeel van het sollicitatiegesprek. We verkrijgen bijvoorbeeld informatie via jouw contact met ons via derden, zoals referenties, onderzoeksbureaus voor arbeidszaken, serviceproviders voor identiteitsverificatie en achtergrondonderzoek of aanpassingen voor mindervaliden/medische condities en andere websites op internet (onderhevig aan het privacybeleid van deze derden). Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om ons toegang te geven tot bepaalde persoonlijke gegevens die door derden zijn opgeslagen op professionele socialemediasites (bijvoorbeeld LinkedIn).

2.  Informatie die we verzamelen wanneer je op de sollicitatiesite navigeert

Wanneer je je op onze sollicitatiesite bevindt, verzamelen we mogelijk ook bepaalde gegevens over je bezoek aan onze websites met behulp van 'cookies' en andere soortgelijke trackingtechnologieën.

Raadpleeg voor meer informatie ons cookiebeleid.

Kinderen

Persoonlijke informatie van iemand onder de 16 jaar wordt niet bewust door ons verzameld. Als je jonger bent dan 16 jaar, mag je niet proberen om onze formulieren in te vullen of om je persoonlijke informatie naar ons te sturen. Als we ontdekken dat we Persoonlijke informatie hebben verzameld van een kind jonger dan 16 jaar, zullen we die informatie onmiddellijk verwijderen.

We kunnen de informatie die we over je verzamelen, gebruiken voor werving en HR‑managementdoeleinden op wereldwijd niveau, indien toegestaan onder de toepasselijke wetgeving of noodzakelijk of toegestaan voor een functie, met inbegrip van, maar niet beperkt tot:

• Het uitvoeren en ondersteunen van Human Resources‑functies en ‑activiteiten, waaronder het verwerken en evalueren van je sollicitatie, het beoordelen van je geschiktheid voor werk, het nemen van beslissingen over indienstname en het beheren en verbeteren van onze wervings‑ en indienstnameprocessen
• Het nakomen van verplichtingen krachtens de arbeids‑ en uitkeringswetgeving
• Veiligheid en gezondheid op de werkplek beheren
• Het beheren van de deelname van werknemers regelingen en programma's op het gebied van secundaire arbeidsvoorwaarden, vergoedingen, human resources en training
• Communicatie met betrekking tot je sollicitatie
• Je informeren over toekomstige vacatures (tenzij je bij ons aangeeft dat je niet wilt dat we contact met je opnemen voor dergelijke doeleinden)
• Het naleven van wettelijke verplichtingen en intern beleid, waaronder die met betrekking tot exportwetten
• Het beheren en uitvoeren van bedrijfsactiviteiten, waaronder het toewijzen van bedrijfsassets en human resources; projectmanagement, recordbeheer en het opzetten van audittrails of andere rapportagetools; het beheren van fusies, overnames, verkoop, herorganisaties, of afstotingen en integratie met de koper
• Het beheren van de online sollicitatieportal en het uitvoeren van achtergrondcontroles en andere controles voorafgaand aan dienstbetrekking

Als je wordt aangenomen, kan Sollicitantinformatie worden gebruikt in verband met je dienstverband (bijvoorbeeld om een arbeidsdossier op te stellen; ter administratie van deelname van werknemers aan arbeidsvoorwaarden en trainingsplannen en ‑programma's; of om onboarding‑activiteiten uit te voeren, inclusief het verlenen van toegang tot interne systemen).

In het algemeen hoef je als Sollicitant geen gevoelige persoonlijke gegevens te verstrekken (zoals informatie over je ras, etniciteit, religie of seksuele geaardheid), maar je kunt deze informatie vrijwillig naar eigen goeddunken verstrekken.  Als je ermee instemt deze informatie te verstrekken, wordt deze normaal gesproken alleen gebruikt voor het bewaken van de diversiteit of het bieden van een geschikte werkomgeving voor je (bijvoorbeeld in het geval van aanpassingen voor mindervaliden) en zal deze informatie geen rol spelen bij het indienstname‑ of selectieproces.

We vragen om informatie over je burgerschap/nationaliteit en voor bepaalde functies (bijv. federale functies waarbij je te maken hebt met de federale overheid in de Verenigde Staten) of regio's, maar wij kunnen ook om gezondheidsgerelateerde informatie of oprechte religieuze overtuigingen vragen (bijv. COVID‑19‑vaccinatiestatus of een accommodatieverzoek) om te bevestigen dat we voldoen aan onze wettelijke verplichtingen (bijv. voor specifieke rechtsgebieden geldende COVID‑19‑vereisten).  Deze informatie kan worden bekeken tijdens het wervingsproces omdat deze nodig is om te bepalen of je in aanmerking komt voor een specifieke rol.

In sommige landen en voor bepaalde functies kan het nodig zijn dat we een antecedentenonderzoek uitvoeren, maar alleen wanneer dit volgens de toepasselijke wetgeving verplicht of toegestaan is. Als dit het geval is, wordt alle informatie die we in dit verband verwerken strikt vertrouwelijk behandeld en alleen gebruikt om te bepalen of je in aanmerking komt voor een dienstverband of specifieke functie bij ons.

We kunnen je persoonlijke informatie uit de sollicitantgegevens openbaar maken aan de volgende categorieën ontvangers:

• Dochterondernemingen en gelieerde ondernemingen (waaronder dochterondernemingen buiten de Europese Unie en Zwitserland) in verband met het identificeren van functies waarvoor je mogelijk in aanmerking komt en anderszins voor doeleinden zoals beschreven in deze Verklaring voor de sollicitant.
• Serviceproviders die namens ons services uitvoeren, waaronder voor de hierboven beschreven doeleinden. We geven onze serviceproviders alleen toestemming om sollicitantgegevens te gebruiken of openbaar te maken als dat nodig is om namens ons en alleen in overeenstemming met onze instructies services uit te voeren, of om te voldoen aan wettelijke vereisten. We eisen ook dat onze serviceproviders de privacy en beveiliging van sollicitantgegevens op de juiste wijze beschermen.
• Een mogelijke overnemende partij (en diens tussenpersonen en adviseurs) met betrekking tot een voorgestelde fusie, overname of welke verkoop of overdracht dan ook van een deel van of al onze activa (ook in het geval van een reorganisatie, ontbinding of faillissement), in welk geval Sollicitantgegevens in ons bezit onder de activa vallen die worden overgedragen aan de koper of verwerver. Als er een verkoop, fusie of overname plaatsvindt, zullen wij ons redelijkerwijs inspannen om de overnemende partij ertoe aan te zetten de sollicitantgegevens te gebruiken op een manier die in overeenstemming is met deze verklaring voor de sollicitant.
• Een bevoegde wetshandhavingsinstantie, regelgevende instantie, overheidsinstantie, rechtbank of andere derde om: (i) te voldoen aan een gerechtelijk bevel, een verzoek van een bevoegde wetshandhavingsinstantie of enige andere wettelijke verplichting; (ii) onze gebruiksvoorwaarden van de website of de voorwaarden van enige andere overeenkomst af te dwingen of toe te passen; en (iii) de rechten, eigendommen of veiligheid van ServiceNow of anderen te beschermen, of aan andere wettelijke verplichtingen te voldoen.
• Elke andere persoon met jouw toestemming tot openbaarmaking.

Als je je in de Europese Economische Ruimte bevindt, verzamelen we gewoonlijk alleen persoonlijke informatie van je als we hiervoor jouw toestemming hebben, wanneer dit nodig is voor de uitvoering van een contract (zoals je arbeidsovereenkomst), om te voldoen aan de toepasselijke wetgeving (bijvoorbeeld op het gebied van veiligheid en gezondheid en belastingen) of wanneer de verwerking in ons gerechtvaardigd belang is (zoals het beoordelen van je geschiktheid voor een specifieke rol bij ServiceNow), voor zover jouw belangen op het gebied van gegevensbescherming of jouw fundamentele rechten en vrijheden niet zwaarder wegen. Wanneer we speciale categorieën van persoonlijke informatie van je verzamelen, zullen we dit normaal gesproken alleen doen met jouw uitdrukkelijke toestemming of wanneer we wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld op grond van de arbeidswetgeving) om die informatie te verwerken. Als je vragen hebt over of verdere informatie nodig hebt wat betreft de wettelijke grondslag waarmee wij je persoonlijke gegevens verzamelen en gebruiken, neem dan contact met ons op via de contactgegevens die hieronder zijn verstrekt.

Wij en onze serviceproviders kunnen je Sollicitantgegevens overdragen aan andere rechtsgebieden dan het rechtsgebied waarin je deze gegevens hebt verstrekt, waaronder aan de Verenigde Staten. Deze verklaring voor de sollicitant is van toepassing op alle locaties waar je gegevens worden verwerkt.

Als je een bezoeker uit de Europese Economische Ruimte ('EER') bent, zullen wij je persoonlijke gegevens beschermen wanneer deze buiten de EER worden overgedragen, door:

• deze te verwerken in een gebied waarvan de Europese Commissie heeft vastgesteld dat het een passend beschermingsniveau voor persoonsgegevens biedt; of
• anderszins geschikte maatregelen te treffen om je persoonlijke gegevens te beschermen, inclusief het gebruik van Standaard Contractbepalingen of een ander wettelijk overdrachtsmechanisme dat is goedgekeurd door de Europese Commissie.

Als je meer informatie nodig hebt over onze internationale overdracht van persoonlijke gegevens, neem dan contact met ons op via de contactgegevens die hieronder zijn verstrekt.

Wok treffen passende technische en organisatorische maatregelen om de gegevens van sollicitanten te beschermen tegen onopzettelijke of onwettige vernietiging, verlies, aanpassing, ongeoorloofde openbaarmaking en toegang. Onze werknemers met toegang tot sollicitantgegevens zijn verplicht deze informatie vertrouwelijk en veilig te houden.

Communicatie

Door een formulier in te dienen op onze sollicitatiesites, stem je ermee in dat ServiceNow contact met je opneemt met betrekking tot je sollicitatie en het wervingsproces. We kunnen contact met je opnemen via e‑mail, telefoon of instant messaging.

Als je je toestemming voor het ontvangen van communicatie van ons op enig moment wilt intrekken, kun je ons een e‑mail sturen via privacy@servicenow.com of de contactgegevens onder het kopje Contactgegevens hieronder gebruiken.

Tenzij een langere bewaartermijn wettelijk vereist is, bewaren wij sollicitantgegevens wanneer we een legitieme zakelijke noodzaak hebben om dit te doen of zolang die gegevens nodig zijn om te voldoen aan de doeleinden die in deze Verklaring voor de sollicitant zijn beschreven. Daarnaast kunnen we sollicitantgegevens ook bewaren om je te overwegen voor andere vacatures waar een dergelijke bewaring wettelijk is toegestaan, behalve als je ons geen toestemming geeft om je sollicitantgegevens voor zulke doeleinden te bewaren.

We kunnen sollicitantgegevens te allen tijde verwijderen, voor zover toegestaan of vereist door de wet. Wanneer we niet langer een wettelijke plicht of legitiem zakelijk belang hebben om je persoonlijke informatie te verwerken, verwijderen of anonimiseren we deze gegevens.

Wij bieden je bepaalde rechten met betrekking tot je Sollicitantgegevens:

• Als je de persoonlijke informatie die we verzamelen, verwerken of delen wilt inzien, corrigeren, bijwerken of wilt laten verwijderen, en dit niet kunt doen via de sollicitatietool die we gebruiken, kun je ons een e‑mail sturen via privacy@servicenow.com. Je kunt ook contact opnemen met je recruiter of Human Resources‑vertegenwoordiger.
• Bepaalde rechtsgebieden (bijvoorbeeld de Europese Economische ruimte) bieden hun inwoners specifieke privacyrechten onder de toepasselijke wetgeving. We zullen je verzoeken om dergelijke rechten uit te oefenen, met inbegrip van je recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonlijke informatie, je recht op beperking of stopzetting van de verwerking of je recht op overdraagbaarheid van je persoonlijke informatie, verwerken in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. Afhankelijk van de toepasselijke wetgeving heb je het recht om inzage in je Sollicitantgegevens te vragen en informatie over je Sollicitantgegevens te ontvangen, onjuistheden in de Sollicitantgegevens te laten bijwerken en corrigeren, en de verwerking van dergelijke gegevens te laten beperken of stopzetten door ons, of om de gegevens te laten wissen, verwijderen of overdragen (naar gelang van toepassing of zoals toegestaan door de toepasselijke wetgeving). Je kunt ons een e‑mail sturen via privacy@servicenow.com of de contactgegevens onder het kopje Contactgegevens hieronder gebruiken.
• Daarnaast kun je, indien wij je persoonlijke gegevens met jouw toestemming verwerken, je toestemming op enig moment intrekken.
• Je hebt het recht om een klacht in te dienen bij een autoriteit voor gegevensbescherming als je niet tevreden bent met het feit dat wij je persoonlijke informatie verzamelen en gebruiken.  Neem voor meer informatie contact op met je lokale autoriteit op het gebied van gegevensbescherming. De contactgegevens voor de gegevensbeschermingautoriteiten in de Europese Economische Ruimte, Zwitserland en bepaalde niet‑Europese landen (inclusief de VS en Canada) vind je hier.
• Je hebt het recht om niet gediscrimineerd te worden voor de uitoefening van deze rechten.
• Als je een gemachtigde vertegenwoordiger bent die rechten wil uitoefenen namens een betrokkene, neem dan contact met ons op via de informatie in het gedeelte Contactgegevens hieronder en geef ons een kopie van de schriftelijke toestemming, waarin je als diens gemachtigde vertegenwoordiger wordt aangewezen.  We kunnen de betrokkene op de hoogte stellen en vragen dat hij/zij onafhankelijk zijn/haar identiteit verifieert voordat wordt voldaan aan het verzoek van de gemachtigde vertegenwoordiger.

We zullen op dergelijke verzoeken reageren in overeenstemming met de vereisten van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.  Let op: om aan je verzoek te voldoen, kan het zijn dat wij je om bepaalde informatie vragen om je identiteit te verifiëren.

We behouden ons het recht voor om deze verklaring voor de sollicitant van tijd tot tijd bij te werken of te wijzigen. Als we belangrijke wijzigingen aanbrengen in deze verklaring voor de sollicitant, zullen we sollicitanten hiervan op de hoogte stellen via een passende kennisgeving online of op een andere manier (als we je contactgegevens hebben, gebeurt dit mogelijk via e‑mail) en, indien en waar vereist door de toepasselijke wet, om je toestemming vragen. 

Voor vragen of opmerkingen over deze verklaring voor de sollicitant en onze privacypraktijken, of als je je informatie moet bijwerken, wijzigen of verwijderen of om andere rechten uit te oefenen, kun je op de volgende wijze contact met ons opnemen:

Sollicitanten die zich buiten de Europese Economische ruimte bevinden, kunnen contact met ons opnemen via: 

ServiceNow, Inc.
Attn: Privacy
2225 Lawson Lane
Santa Clara, CA 95054

E‑mail: privacy@servicenow.com.

Sollicitanten in de Europese Economische ruimte kunnen contact met ons opnemen via:

ServiceNow Ireland Limited (the data controller)
Attn: Privacy
60 Dawson Street,
Dublin
Ierland

E‑mail: privacy@servicenow.com.

Zie de Privacyverklaring van ServiceNow op https://www.servicenow.com/nl/privacy‑statement.html voor meer informatie over de algemene privacypraktijken van ServiceNow