Privacyverklaring voor sollicitanten

Deze privacyverklaring voor de sollicitant ("Verklaring voor de sollicitant") beschrijft ServiceNow, Inc., inclusief haar dochterondernemingen en gelieerde ondernemingen (gezamenlijk "ServiceNow", "we" of "ons"), privacyprocedures die van toepassing zijn op het door ons verzamelen, gebruiken en openbaar maken van persoonlijke gegevens van onze sollicitanten ("u" en "uw") voor dienstverband, inclusief stagemogelijkheden bij ServiceNow via onze toepassingsportals, websites of andere wervingskanalen (gezamenlijk "Sollicitatiesites").

Voor het doel van deze Verklaring voor de sollicitant geldt:

• "Sollicitant" verwijst naar een huidige of voormalige sollicitant voor dienstverband of betrokkenheid bij ons.
• "Sollicitantgegevens" verwijst naar de informatie die we verwerken in verband met uw sollicitatie en als onderdeel van het sollicitatiegesprek.

Zoals hieronder verder wordt beschreven, verzamelen we verschillende soorten informatie van en over u die in grote lijnen onder meer in de volgende categorieën vallen: identificatoren, professionele of werkgerelateerde informatie, financiële rekeninginformatie, commerciële informatie, onderwijsinformatie, visuele informatie, informatie over internetactiviteiten.

1. Informatie die u aan ons doorgeeft als Sollicitantgegevens

Als onderdeel van uw sollicitatie kunnen wij informatie verwerken die u als Sollicitant aan ons verstrekt, indien toegestaan of vereist door de wet, of indien nodig of toegestaan voor een functie, met inbegrip van, maar niet beperkt tot:

Informatie die we via derden verzamelen

Wij kunnen informatie over u verkrijgen uit andere bronnen, voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving, zoals nodig of toegestaan voor een functie, in verband met uw sollicitatie en als onderdeel van het sollicitatiegespreksproces. Wij verkrijgen bijvoorbeeld informatie via uw contact met ons van derden, zoals verwijzingen, onderzoeksbureaus voor arbeidszaken, serviceproviders voor identiteitsverificatie en achtergrondonderzoek of accommodatie voor beperkingen/medische condities en andere websites op internet (onderhevig aan het privacybeleid van deze derde partij). U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om ons toegang te geven tot bepaalde persoonlijke gegevens die door derden zijn opgeslagen op professionele socialemediasites (bijvoorbeeld LinkedIn).

2. Informatie die we verzamelen wanneer u zich op de Sollicitatiesite bevindt

Wanneer u zich op onze Sollicitatiesite bevindt, verzamelen we mogelijk ook bepaalde gegevens van u over uw bezoek aan onze websites met behulp van "cookies" en andere soortgelijke trackingtechnologieën.

Raadpleeg voor meer informatie ons Cookiebeleid.

Kinderen

Wij verzamelen niet bewust persoonlijke gegevens van personen jonger dan 16 jaar. Als u jonger dan 16 jaar bent, probeer dan niet onze formulieren in te vullen en stuur ons geen persoonlijke gegevens over uzelf. Indien wij vernemen dat we persoonlijke gegevens hebben verzameld van een kind jonger dan 16 jaar, dan zullen wij die gegevens onmiddellijk verwijderen.

We kunnen de informatie die we over u verzamelen, gebruiken voor werving en HR‑managementdoeleinden op wereldwijd niveau, omdat dit mogelijk door de toepasselijke wetgeving wordt toegestaan of noodzakelijk of toegestaan is voor een functie, met inbegrip van, maar niet beperkt tot:

• Het uitvoeren en ondersteunen van Human Resources‑functies en ‑activiteiten, waaronder het verwerken en evalueren van uw sollicitatie, het beoordelen van uw geschiktheid voor werk, het nemen van beslissingen over indienstname en het beheren en verbeteren van onze wervings‑ en indienstnameprocessen
• Het uitvoeren van verplichtingen uit hoofde van arbeidswetgeving en arbeidsvoorwaarden
• Het beheren van veiligheid en gezondheid op de werkplek
• Administratie van deelname van werknemers aan secundaire arbeidsvoorwaarden, vergoedingen, human resources en trainingsplannen en ‑programma's
• Communicatie met u met betrekking tot uw sollicitatie
• U informeren over toekomstige vacatures (tenzij u bij ons aangeeft dat u niet wilt dat we contact met u opnemen voor dergelijke doeleinden)
• Naleving van wettelijke verplichtingen en interne beleidsregels, inclusief met betrekking tot exportcontrolewetten
• Het beheren en uitvoeren van zakelijke activiteiten, waaronder het toewijzen van bedrijfsmiddelen en human resources; projectbeheer, beheer van records en compilatie van audittrails of andere rapportagetools; het beheren van fusies, overnames, verkoop, herorganisaties of afstotingen en integratie met de overnemende partij
• Het beheren van het online carrièreportaal en het uitvoeren van achtergrondonderzoek en andere controles voorafgaand aan het dienstverband

Als u wordt aangenomen, kan Sollicitantinformatie worden gebruikt in verband met uw dienstverband (bijvoorbeeld om een arbeidsdossier op te stellen; ter administratie van deelname van werknemers aan arbeidsvoorwaarden en trainingsplannen en ‑programma's; of om onboarding‑activiteiten uit te voeren, inclusief het verlenen van toegang tot interne systemen).

In het algemeen eisen we niet dat sollicitanten gevoelige persoonlijke informatie verstrekken (zoals informatie over uw ras, etniciteit, religie of seksuele geaardheid), maar u kunt deze informatie vrijwillig verstrekken naar uw eigen goeddunken. Als u akkoord gaat met het verstrekken van deze informatie, wordt deze gewoonlijk alleen gebruikt voor het bewaken van de diversiteit of het bieden van een geschikte werkomgeving voor u (bijvoorbeeld als u accommodatie voor beperkingen nodig hebt) en is dit geen factor waarmee rekening wordt gehouden in het wervings‑ of selectieproces.

We vragen om informatie over uw burgerschap/nationaliteit en voor bepaalde functies (bijv. Federale functies in de Verenigde Staten) of regio's, maar wij kunnen om gezondheidsgerelateerde informatie of oprechte religieuze overtuigingen vragen (bijv. COVID‑19‑vaccinatiestatus of een accommodatieverzoek) om te bevestigen dat we voldoen aan onze wettelijke verplichtingen (bijv. voor specifieke rechtsgebieden geldende COVID‑19‑vereisten). Deze informatie is zichtbaar in het wervingsproces, omdat ze vereist is om te bepalen of iemand in aanmerking komt voor een specifieke functie.

In sommige landen en voor sommige functies moeten we mogelijk controles van criminele achtergrond en drugsscreening uitvoeren, maar alleen indien dit vereist of toegestaan is door de toepasselijke wetgeving. In dergelijke gevallen wordt alle informatie die we in dit verband verwerken strikt vertrouwelijk behandeld en alleen gebruikt om te oordelen of u in aanmerking komt voor een dienstverband of specifieke functie bij ons.

We kunnen persoonlijke gegevens die zijn ontvangen in de Sollicitantgegevens mogelijk vrijgeven aan ontvangers in de volgende categorieën:

• Dochterondernemingen en gelieerde ondernemingen (waaronder dochterondernemingen buiten de Europese Unie en Zwitserland) in verband met het identificeren van functies waarvoor u mogelijk in aanmerking komt en anderszins voor doeleinden zoals beschreven in deze Verklaring voor de sollicitant.
• Serviceproviders die namens ons services uitvoeren, waaronder voor de hierboven beschreven doeleinden. Wij geven onze serviceproviders alleen toestemming om Sollicitantgegevens te gebruiken of vrij te geven wanneer dit nodig is om namens ons en uitsluitend in overeenstemming met onze instructies services uit te voeren, of om te voldoen aan wettelijke vereisten. We vereisen ook dat onze serviceproviders de privacy en veiligheid van Sollicitantgegevens op de juiste wijze waarborgen.
• Een mogelijke overnemende partij (en diens tussenpersonen en adviseurs) met betrekking tot een voorgestelde fusie, overname of welke verkoop of overdracht dan ook van een deel van of al onze activa (ook in het geval van een reorganisatie, ontbinding of faillissement), in welk geval persoonlijke gegevens over u in ons bezit onder de activa vallen die worden overgedragen aan de koper of verwerver. Indien een verkoop, fusie of overname plaatsvindt, zullen wij redelijke inspanningen verrichten om de ontvangende partij te wijzen op het gebruik van de Sollicitantgegevens op een manier die in overeenstemming is met deze Verklaring voor de sollicitant.
• Een bevoegde wetshandhavingsinstantie, regelgevende instanties, overheidsinstantie, rechtbank of andere derde partij om: (i) te voldoen aan een gerechtelijk bevel, een verzoek van een bevoegde wetshandhavingsinstantie, of enige andere wettelijke verplichting; (ii) de Gebruiksvoorwaarden van onze Website of de voorwaarden van enige andere overeenkomst af te dwingen of toe te passen, en (iii) om de rechten, het eigendom of de veiligheid van ServiceNow of anderen te waarborgen, of om andere wettelijke verplichtingen na te komen.
• Elke andere persoon met uw toestemming tot openbaarmaking.

Als u uit de Europese Economische Ruimte (EER) komt, verzamelen we normaal gesproken alleen persoonlijke informatie over u wanneer we uw toestemming hebben om dit te doen, indien dit vereist is voor de uitvoering van een contract (zoals uw arbeidscontract), om te voldoen aan de toepasselijke wetten (bijvoorbeeld ter beoordeling van uw geschiktheid voor een specifieke functie bij ServiceNow) en niet wordt ondermijnd door uw belangen met betrekking tot gegevensbescherming of fundamentele rechten en vrijheden. Wanneer wij gevoelige persoonlijke gegevens van u verzamelen, zullen wij dit normaal gesproken alleen doen met uw uitdrukkelijke toestemming of wanneer wij een verplichting hebben onder een toepasselijke wetgeving (bijv. arbeidswetgeving) om dergelijke informatie te verwerken. Als u vragen hebt over of verdere informatie nodig hebt wat betreft de wettelijke grondslag waarmee wij uw persoonlijke gegevens verzamelen en gebruiken, neem dan contact met ons op via de contactgegevens die hieronder zijn verstrekt.

Wij en onze serviceproviders kunnen uw Sollicitantgegevens overdragen aan andere rechtsgebieden dan het rechtsgebied waarin u deze gegevens hebt verstrekt, waaronder aan de Verenigde Staten. Deze Verklaring voor de sollicitant is van toepassing op alle locaties waar uw gegevens worden verwerkt.

Als u een bezoeker uit de Europese Economische Ruimte ("EER") bent, zullen wij uw persoonlijke gegevens beschermen wanneer deze buiten de EER worden overgedragen, door:

• deze te verwerken in een gebied waarvan de Europese Commissie heeft vastgesteld dat deze voldoende beveiliging van persoonlijke gegevens biedt; of
• op andere wijze voldoende de bescherming van uw persoonlijke gegevens te garanderen, inclusief het gebruik van Standaard Contractbepalingen of een ander wettelijke overdrachtsmechanisme dat is goedgekeurd door de Europese Commissie.

Als u meer informatie nodig heeft over onze internationale overdracht van persoonlijke gegevens, neem dan contact met ons op via de contactgegevens die hieronder zijn verstrekt.

Wij handhaven passende technische en organisatorische maatregelen om Sollicitantgegevens te beveiligen tegen vernietiging, hetzij per ongeluk of onrechtmatig, tegen verlies, vervalsing, niet‑toegelaten vrijgave en toegang. Onze werknemers met toegang tot Sollicitantgegevens zijn verplicht deze informatie vertrouwelijk en veilig te houden.

Communicatie

Door een formulier in te dienen op onze Sollicitatiesites, stemt u ermee in dat ServiceNow contact met u opneemt met betrekking tot uw sollicitatie en het wervingsproces. We kunnen contact met u opnemen via e‑mail, telefoon of instant messaging.

Als u uw toestemming voor het ontvangen van communicatie van ons op enig moment wilt intrekken, kunt u ons een e‑mail sturen via privacy@servicenow.com of de contactgegevens onder het kopje "Contactgegevens" hieronder gebruiken.

Tenzij een langere bewaartermijn wettelijk vereist is, bewaren wij Sollicitantgegevens wanneer we een legitieme zakelijke noodzaak hebben om dit te doen of zolang de gegevens nodig zijn om te voldoen aan de doeleinden die in deze Verklaring voor de sollicitant zijn beschreven. Daarnaast kunnen wij Sollicitantgegevens ook bewaren om u te overwegen voor andere vacatures waar een dergelijke bewaring wettelijk is toegestaan, tenzij u ons geen toestemming geeft uw Sollicitantgegevens voor dergelijke doeleinden te bewaren.

Wij kunnen de Sollicitantgegevens te allen tijde verwijderen, zoals wettelijk is toegestaan of vereist. Wanneer we niet langer een legitiem zakelijke belang hebben om uw persoonlijke gegevens te verwerken, verwijderen of anonimiseren we deze gegevens.

Wij bieden u bepaalde rechten met betrekking tot uw Sollicitantgegevens:

• Als u uw persoonlijke gegevens die wij verzamelen, verwerken of delen wilt inzien, corrigeren, bijwerken, of wilt laten verwijderen en dit niet kunt doen in de toepassingstool die wij gebruiken, kunt u ons een e‑mail sturen via privacy@servicenow.com. U kunt ook contact opnemen met uw recruiter of Human Resources‑vertegenwoordiger.
• Bepaalde rechtsgebieden (bijvoorbeeld de Europese Economische Ruimte) bieden hun inwoners specifieke privacyrechten onder de toepasselijke wetgeving. Wij zullen uw verzoeken om dergelijke rechten uit te oefenen verwerken, met inbegrip van uw bezwaar tegen de verwerking van uw persoonlijke gegevens, uw verzoek tot beperking of staking van de verwerking of uw verzoek tot overdraagbaarheid van uw persoonlijke gegevens, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. Afhankelijk van de toepasselijke wetgeving hebt u het recht toegang tot uw Sollicitantgegevens te vragen en informatie over uw Sollicitantgegevens te ontvangen, onjuistheden in de Sollicitantgegevens bij te werken en te corrigeren, en ons de verwerking van dergelijke gegevens te laten beperken of staken; of om de gegevens te laten wissen, verwijderen of overdragen (naar gelang van toepassing of zoals toegestaan door de toepasselijke wetgeving). U kunt ons een e‑mail sturen via privacy@servicenow.com of de contactgegevens onder het kopje "Contactgegevens" hieronder gebruiken.
• Daarnaast kunt u, indien wij uw persoonlijke gegevens met uw toestemming verwerken, uw toestemming op enig moment intrekken.
• U heeft het recht een klacht in te dienen bij een gegevensbeschermingsautoriteit indien u niet tevreden bent met het feit dat wij uw persoonlijke gegevens verzamelen en gebruiken. Neem voor meer informatie contact op met uw lokale autoriteit op het gebied van gegevensbescherming. U kunt hier de contactgegevens vinden voor de gegevensbeschermingautoriteiten in de Europese Economische Ruimte, Zwitserland en bepaalde niet‑Europese landen (inclusief de VS en Canada).
• U hebt het recht om niet gediscrimineerd te worden voor de uitoefening van deze rechten.
• Als u een bevoegde servicemedewerker bent die rechten wil uitoefenen namens een betrokkene, neem dan contact met ons op via de informatie in het gedeelte 'Contactgegevens' hieronder en geef ons een kopie van de schriftelijke toestemming, waarmee u als diens agent wordt aangewezen. Wij kunnen de betrokkene op de hoogte stellen en hem/haar vragen om zijn/haar identiteit onafhankelijk te verifiëren voordat wordt voldaan aan het verzoek van de bevoegde agent.

Wij zullen op zulke verzoeken reageren in overeenstemming met de verplichtingen van toepasbare gegevensbeschermingswetten. Om uw verzoek te kunnen vervullen, hebben we wellicht bepaalde informatie van u nodig om uw identiteit te verifiëren.

Wij behouden ons het recht voor om deze Verklaring voor de sollicitant van tijd tot tijd bij te werken of te wijzigen. Als we belangrijke wijzigingen aanbrengen in deze Verklaring voor de sollicitant, zullen we Sollicitanten hiervan op de hoogte stellen via een passende kennisgeving online of op een andere manier (als we uw contactgegevens hebben, gebeurt dit mogelijk via e‑mail) en, indien en waar vereist door de toepasselijke wet, om uw toestemming vragen.

Voor vragen of opmerkingen over deze Verklaring voor de sollicitant en onze privacypraktijken, of als u uw informatie moet bijwerken, wijzigen of verwijderen of om andere rechten uit te oefenen, kunt u op de volgende wijze contact met ons opnemen:

Sollicitanten die zich buiten de Europese Economische Ruimte bevinden, kunnen contact met ons opnemen via:

ServiceNow, Inc.
Attn: Privacy
2225 Lawson Lane
Santa Clara, CA 95054, Verenigde Staten

E‑mail: privacy@servicenow.com.

of sollicitanten in de Europese Economische Ruimte kunnen contact met ons opnemen via:

ServiceNow Nederland B.V. (de gegevensbeheerder)
T.a.v.: Juridische afdeling
Hoekenrode 3
1102 BR Amsterdam
Nederland
E‑mail: privacy@servicenow.com

Zie de Privacyverklaring van ServiceNow op https://www.servicenow.nl/privacy‑statement.html voor meer informatie over de algemene privacypraktijken van ServiceNow