Resource management verwijst naar de planning en toekomstige toewijzing van resources, met als doel de efficiëntie en effectiviteit te maximaliseren.
In de kern is resourcebeheer een aanpak die ervoor moet zorgen dat bedrijfsmiddelen worden ingezet wanneer en waar ze de meest positieve impact hebben. Dit kan betrekking hebben op zowel materiële resources (bijvoorbeeld apparatuur of kapitaal) als immateriële zaken (bijvoorbeeld de tijd en vaardigheden van werknemers).
In alle branches en bedrijven zijn resources nodig om projecten te voltooien en producten en services te leveren. En die resources zijn eindig. Het doel van resourcebeheer is om ervoor te zorgen dat deze eindige resources efficiënt worden ingezet. Goed resourcebeheer betekent dat organisaties meer kunnen doen met minder. Het geeft besluitvormers beter inzicht in welke resources beschikbaar zijn, wanneer en voor hoelang, zodat ze deze correct kunnen inzetten.
Effectief resourcebeheer heeft verschillende belangrijke voordelen. Dit zijn onder meer de volgende:
Het meest voor de hand liggende voordeel van resourcebeheer is de mogelijkheid om de beschikbare resources optimaal te benutten. Bij resourcegebruik wordt gekeken naar zowel menselijke als niet-menselijke resources en wordt de beschikbaarheid afgezet tegen het gebruik, om te bepalen waar resources onderbenut worden, waar ze overbenut worden en waar ze beter in evenwicht kunnen worden gebracht voor een verhoging van de effectiviteit.
Op het gebied van werknemersresources zorgt de benutting van resources ervoor dat teams en individuen consequent voor uitdagingen worden geplaatst en dat ze voldoende taken hebben om bezig te blijven, zonder overbelast te raken en risico te lopen op een burn-out.
Resourcebeheer omvat het opstellen van een transparant, gedocumenteerd plan waarin resources en toewijzingen worden beschreven. Met een duidelijk overzicht van taken en verantwoordelijkheden dat in real time wordt bijgewerkt, kan elk teamlid eenvoudig zien wie aan wat werkt en welke resources toegewezen of beschikbaar zijn. Dit verbetert de communicatie, voorkomt misverstanden in verband met overboeking en herhaalde statuswijzigingen van taken en verhoogt de nauwkeurigheid van statusupdates.
Een verbeterde communicatie door meer transparantie zorgt ervoor dat iedereen up-to-date en op de hoogte blijft. Dit verbetert de werknemersbetrokkenheid en het vertrouwen van belanghebbenden.
Organisaties moeten meestal meerdere projecten met meerdere teams en afdelingen beheren en daarbij rekening proberen te houden met honderden verschillende taken en bijbehorende resources. Meer aandacht voor één van die projecten betekent minder focus op de andere projecten, wat kan leiden tot gebrekkig beheer. Met resourcebeheer kunnen organisaties hun blik verbreden dankzij een allesomvattend overzicht.
Besluitvormers kunnen in een nauwkeurig overzicht precies zien op welk punt elk project zich bevindt, welke deadlines naderen en wat er moet worden gedaan om het succes van het project te garanderen. Dit maakt tot op de minuut nauwkeurige tracking een realiteit en geeft het management meer controle over zowel dagelijkse acties als acties op lange termijn. Het biedt ook een duidelijker beeld van het totale resourcegebruik en geeft informatie over resourcevoorspellingen voor latere initiatieven.
Nauwkeurige voorspellingen en exacte schattingen kunnen het verschil maken tussen succes en mislukking. Resourcebeheer verbetert het vermogen van een organisatie om op betrouwbare wijze toekomstige behoeften te voorspellen en knelpunten aan te pakken voordat er echte problemen ontstaan. Met een duidelijk beeld van waar resources zijn en wat ze doen, krijgen projectmanagers inzicht in de daadwerkelijke tijdlijnen. Vervolgens kunnen ze deze kennis op toekomstige projecten toepassen voor nauwkeurigere prognoses over de planning en het resourcegebruik.
In dezelfde zin zorgen duidelijkere tijdlijnen ervoor dat organisaties zich beter kunnen voorbereiden op knelpunten in het project, door al in een vroeg stadium stappen te nemen om geplande downtime, vakanties en andere verstorende gebeurtenissen te compenseren.
Verbeterde schattingen en prognoses leiden vanzelfsprekend tot een succesvoller project. Met resourcebeheer kunnen werkelijke kosten nauwkeurig worden toegekend aan projecten, waardoor het toewijzen en bijhouden van resources wordt vereenvoudigd. Samen leiden deze en de andere eerder besproken voordelen logischerwijze tot hogere winstmarges.
Met andere woorden, een verbeterd resourcebeheer leidt tot een groter succes van het bedrijf.
Effectief resourcebeheer is afhankelijk van het vermogen van een organisatie om een plan voor resourcebeheer op te stellen, dat doorgaans wordt beheerd door of eigendom is van een resourcemanager. Het resourcebeheerplan wordt voornamelijk gebruikt voor het beheer van human resources, namelijk de individuele werknemers met hun toegewezen rollen en verantwoordelijkheden die het projectteam vormen. Maar plannen voor resourcebeheer moeten ook gericht zijn op andere essentiële resources, zoals apparatuur, ruimten en financiële middelen. In feite is de eerste stap bij het opstellen van een plan voor resourcebeheer het identificeren en catalogiseren van alle resources die noodzakelijk zijn om het project te voltooien.
Essentiële factoren bij het opstellen van een plan voor resourcebeheer zijn onder andere:
Resources zijn de belangrijkste zorg bij het opstellen van een resourcebeheerplan. Daarom moet in de vroege fasen van de resourceplanning het grootste deel van de tijd worden besteed aan het opstellen van een gedetailleerde lijst met alle mensen, vaardigheden, tools en andere resources die essentieel zijn voor het succes van het project. Ga zo grondig mogelijk te werk. Hoe nauwkeuriger de lijst, hoe nuttiger deze zal zijn voor het resourcebeheerplan.
Tijdsbestekken voor elke resource helpen vorm te geven aan planningen. Schat zo nauwkeurig mogelijk in hoeveel tijd nodig is voor elke resource en gebruik die informatie bij het bepalen van deadlines en tijdlijnen.
Een effectieve planning voor resourcebeheer omvat naast concrete beperkingen met betrekking tot omvang, schema's en kosten ook intelligente, gefundeerde veronderstellingen. Deze veronderstellingen kunnen betrekking hebben op welke resources beschikbaar zullen zijn en wanneer, maar moeten duidelijk als veronderstellingen worden vermeld in het plan. Zo zijn ze beter te onderscheiden van de betrouwbaardere beperkingen, die deel moeten uitmaken van de basis van het plan.
Tot slot zorgt een effectief resourcebeheerplan ervoor dat rollen en verantwoordelijkheden duidelijk worden toegewezen voor alle menselijke resources die in de strategie zijn opgenomen. Met ondubbelzinnige toewijzingen weten alle betrokkenen wie waarvoor verantwoordelijk is en wanneer ze kunnen verwachten dat taken klaar zijn.
Een resourcebeheerplan opstellen is een eenvoudig proces. Meestal bestaat dit uit zes stappen, die net als de hierboven vermelde essentiële factoren beginnen met de identificatie van essentiële resources.
De eerste fase van resourcebeheer bestaat uit het identificeren en toewijzen van resources, het overwegen van vergoedingen en andere kosten, en het verkrijgen van goedkeuring van de betrokken klanten of besluitvormers. Door vergelijkbare projecten uit het verleden als leidraad te gebruiken, kunnen projectmanagers de nauwkeurigheid van hun schattingen over resources verbeteren.
In de tweede fase van resourceplanning zal de projectmanager eerst de vereiste projecttaken beoordelen en deze koppelen aan de resources die in de vorige fase zijn geïdentificeerd. Let er met betrekking tot menselijke resources op dat taken niet alleen worden toegewezen op basis van beschikbaarheid, maar ook op basis van vaardigheden en capaciteit.
Nadat de resources zijn toegewezen, moet worden bepaald hoeveel tijd er nodig is voor elke taak om op die basis planningen te maken. Let er bij de tijdsindeling op dat je niet te veel of te weinig werk inplant. Te weinig werk leidt tot niet-betrokken werknemers en te veel kan juist leiden tot burn-out.
Rekening houdend met andere verplichtingen en vereisten en de doelen van het huidige project, maakt de projectmanager vervolgens een officiële planning van resources voor specifieke taken. Door resources in te plannen, kun je nauwkeurigere schattingen maken van de voltooiingsdatums.
Er wordt wel eens gezegd dat geen enkel plan de confrontatie met de realiteit overleeft. Daarom is het monitoren van projecten een essentieel aspect van resourcebeheerplannen. Controleer de tool voor resourcebeheer regelmatig en vergelijk de werkelijke prestaties met vastgestelde schattingen voor resourcetoewijzing. Door constant toezicht te houden, kan de projectmanager knelpunten, niet goed afgestemde resources, gebieden waar het project is vastgelopen of andere problemen identificeren en deze oplossen voordat het project erdoor ontregeld raakt.
Zodra het project is voltooid, volgt de laatste stap voor het opstellen van een resourcebeheerplan: de terugblik. Bekijk de schattingen die tijdens de vroege planningsfasen zijn gemaakt en vergelijk deze met de werkelijke resources die zijn gebruikt. Stel vast op welke punten schattingen kunnen worden verbeterd en resources anders hebben gepresteerd dan verwacht. Dit is het moment waarop projectmanagers hun aanpak kunnen verfijnen voor toekomstige projecten. Het is dus belangrijk om alle aspecten te overwegen en te beoordelen.
Effectief projectbeheer staat of valt met het vermogen van een organisatie om resources correct toe te wijzen en aan te sturen. Hoe complexer de projecten, hoe moeilijker en veeleisender resourcebeheer vaak wordt. Resourcebeheer van ServiceNow structureert en vereenvoudigt dit aspect van projectbeheer. Het eindresultaat? Nauwkeurige resourcevoorspellingen, realtime transparantie en verbeterde toewijzing voor alle resources en projecten.
Resourcebeheer van ServiceNow bevat de volgende functies:
- Workbench voor resourcetoewijzing
De workbench biedt visuele inzichten met details over aanvragen en toewijzingen van resources. - Resourceplan
Met de functie voor resourceplannen kunnen projectmanagers relevante gegevens gebruiken om gedetailleerde resourcebeheerplannen te ontwikkelen voor elk project. - Operationele resourceplannen
Resourcemanagers kunnen vanuit één gebruikersinterface alle resourceplannen beheren, of deze nu op taken of activiteiten zijn gebaseerd. - Resourcerapporten
In betrouwbare, gegevensgerichte rapporten worden realtime updates gedeeld over het gebruik van resources. - Urenstaatportal
Met de urenstaatportal kunnen werknemers de tijd van taken dagelijks registreren, zelfs op mobiele apparaten, en deze urenstaten met één klik op de knop indienen.
Deze en andere functies bieden projectmanagers uiteenlopende voordelen, zoals:
Het ServiceNow resourcebeheer biedt realtime informatie over elke beschikbare resource.
Door in één centrale applicatie te werken die consistent resourcebeheer biedt voor alle relevante mensen, projecten en systemen, kunnen organisaties nauwkeurigere resultaten en duidelijkere inzichten verkrijgen.
ServiceNow Resource Management koppelt resources aan de behoeften van het bedrijf, met behulp van agenda's, schema's, flexibele toewijzing en andere tools en integraties.
Verken Resourcebeheer van ServiceNow en ontdek hoe de inzet van de juiste resources op het juiste moment je bedrijf radicaal kan veranderen.