Strategic Portfolio Management beschrijft de processen en tools die bedrijven kunnen gebruiken om beschikbare resources op elkaar af te stemmen om strategische doelen te bereiken.
Tijd, resources, mensen, tools, budgetten, enz., zijn allemaal beperkt. Als zodanig moeten besluitvormers vaak selecteren welke projecten, producten, programma's of initiatieven ('investeringen') moeten worden nagestreefd en welke moeten worden opgegeven. Over het algemeen zijn deze beslissingen gebaseerd op verschillende factoren, waarbij misschien wel het belangrijkste is hoe goed deze investeringen in overeenstemming zijn met de strategische doelen van de organisatie. Als het betreffende initiatief de gewenste bedrijfsresultaten niet ondersteunt, kan het een geschikte kandidaat zijn voor eliminatie. Aan de andere kant moeten initiatieven die goed aansluiten op strategische doelstellingen prioriteit krijgen.
Strategic Portfolio Management (SPM) omvat een reeks bedrijfsmogelijkheden, processen en technologische ondersteuning die organisaties in staat moeten stellen om voortdurend portfolio's van strategische oplossingen en opties te ontwikkelen. Als deze opties correct worden gebruikt, kunnen ze de manier verbeteren waarop de organisatie haar beperkte resources toewijst aan bedrijfsstrategieën voor de hele onderneming.
Om een succesvol Strategic Portfolio Management te bereiken, moeten drie belangrijke kenmerken worden geïmplementeerd: portfolioafstemming, waardegerichte besluitvorming en continue portfolioaanpassing. Organisaties die in alle drie deze kenmerken uitblinken, hebben twee keer zoveel kans als hun concurrenten om superieure bedrijfsresultaten te behalen met hun digitale en technologische investeringen.
Strategisch portfoliobeheer zorgt voor grotere bedrijfsflexibiliteit door effectieve integratie van:
- Adaptive Project Management
- Beheer van strategische uitvoering
- Bedrijfs- en ondernemingsarchitectuur
Alles wat een organisatie doet, kan deel uitmaken van de strategische portfolio. Dit omvat initiatieven voor verandering die gericht zijn op verbetering van hoe het bedrijf met klanten omgaat, producten of services promoot, de productiviteit van werknemers verbetert, en meer.
Samen helpen deze onderdelen van de strategische portfolio belangrijke zakelijke beslissingen te informeren over welke acties moeten worden ondernomen om het bedrijf positief te beïnvloeden en te helpen zijn doelen te bereiken.
Hoewel de twee termen bijna identiek lijken en soms door elkaar worden gebruikt, is Strategic Portfolio Management niet hetzelfde als Adaptive Project Management. Hoewel SPM de processen en tools omvat voor het samenstellen en onderhouden van de juiste investeringen, gaat APM verder waar SPM stopt en definieert het hoe organisaties doorgaan met het uitvoeren van deze investeringen binnen de portfolio. Zowel SPM als APM zijn noodzakelijk voor organisaties die hun vermogen om te concurreren willen optimaliseren.
Hoewel SPM invloed kan uitoefenen op elke rol binnen een organisatie, ligt de verantwoordelijkheid voor Strategic Portfolio Management in de eerste plaats bij het senior managementteam. Als SMP op de juiste manier wordt toegepast, helpt het managers hun strategie en activiteiten beter op elkaar af te stemmen.
Strategic Portfolio Management verschilt van traditionele programma- en projectmanagementoplossingen omdat het niet primair is gericht op de manier waarop de projecten, programma's, producten of initiatieven zelf worden beheerd. In plaats daarvan is het afstemmen van de bedrijfsstrategie op de werkzaamheden het belangrijkste punt binnen Strategic Portfolio Management. Hierdoor kunnen besluitvormers waarde plannen, leveren en volgen voor verschillende methodologieën en structuren. Met andere woorden: het is ontworpen om ervoor te zorgen dat de juiste activiteiten worden uitgevoerd om de bedrijfsdoelen te bevorderen om de organisatie op één lijn te brengen.
Met dit in het achterhoofd kunnen bedrijven profiteren van verschillende waardevolle voordelen van effectief Strategic Portfolio Management. Deze voordelen omvatten het volgende:
Een van de belangrijkste voordelen van Strategic Portfolio Management is het vermogen om de tijd te versnellen die het kost om producten, services of projecten op de markt te brengen. Door projecten binnen de portfolio actief te beheren en te prioriteren, kunnen organisaties de toewijzing van resources optimaliseren, processen stroomlijnen en mogelijke knelpunten elimineren. Dit resulteert in een grotere efficiëntie omdat projecten worden afgestemd op strategische doelstellingen, waardoor de inspanningen worden gericht op het snel leveren van de meest waardevolle initiatieven. Met een duidelijk inzicht in de afhankelijkheden van projecten en de beschikbaarheid van resources kunnen besluitvormers de projectlevering versnellen, waardoor het bedrijf snel marktkansen kan grijpen en een concurrentievoordeel kan behalen.
Organisaties van vandaag moeten voorbereid zijn op onverwachte onderbrekingen, zoals technologische vooruitgang, marktverschuivingen of onvoorziene gebeurtenissen. Strategic Portfolio Management biedt bedrijven de flexibiliteit die nodig is om effectief te reageren op opkomende gebeurtenissen. Door de portfolio continu te evalueren en de projectprioriteiten regelmatig te beoordelen, kunnen organisaties proactief resources opnieuw toewijzen, projectbereiken aanpassen of zelfs nieuwe initiatieven introduceren om de impact van onderbrekingen te beperken. Het vermogen om snel te reageren op onderbrekingen minimaliseert potentieel negatieve gevolgen en positioneert de organisatie voor voortdurende groei en veerkracht.
Het bereiken van effectieve integratie tussen strategische doelstellingen en projectuitvoering is een veelvoorkomende uitdaging voor veel organisaties. Strategic Portfolio Management pakt dit probleem aan door een gestructureerde en systematische methode te bieden, zodat projecten op de algehele bedrijfsstrategie zijn afgestemd. SPM vergemakkelijkt de vertaling van strategische doelen in tastbare projecten, waarbij duidelijke doelstellingen, mijlpalen en resultaten worden gedefinieerd. Door de projectprestaties actief te bewaken en hun afstemming op strategische doelstellingen te evalueren, kunnen organisaties geïnformeerde beslissingen nemen over de voortzetting, herprioritering of beëindiging van projecten. Deze afstemming bevordert een meer samenhangende en gerichte benadering van de projectuitvoering en beperkt het risico dat initiatieven worden genomen die niet bijdragen aan de strategische doelen van de organisatie.
De tools die Strategic Portfolio Management ondersteunen, helpen projectbeoordelingsprocessen te vereenvoudigen. Bedrijven kunnen eenvoudig winstgevende investeringen identificeren en tegelijkertijd voorkomen dat er resources worden verspild aan initiatieven die minder waarschijnlijk zullen slagen of initiatieven die niet zijn afgestemd op de doelstellingen van de organisatie. Dit helpt de bedrijfsefficiëntie te verbeteren, omdat niet alleen slechte investeringen worden geïdentificeerd en geëlimineerd, maar ook door de manier te stroomlijnen waarop organisaties deze investeringen in de eerste plaats benaderen. Hierdoor kan de organisatie zich richten op het juiste werk om de juiste resultaten te bereiken.
Het prioriteren van investeringen op basis van hun potentieel voor afstemming op strategische doelen is geen nieuw concept: programmaportfoliobeheer, flexibel financieel beheer, strategiebeheer, geïntegreerde analyse van IT-portfolio's en andere disciplines hebben allemaal een rol bij het behalen van strategische resultaten. Het verschil tussen SPM en traditionelere benaderingen is het vermogen om deze disciplines samen te brengen. In plaats van elke taak door een ander team te laten uitvoeren, verbindt Strategic Portfolio Management gerelateerde disciplines op een samenhangende manier met elkaar, zodat elke verandering direct zichtbaar is en direct wordt verwerkt via elke gerelateerde activiteit.
De moderne bedrijfswereld is een wereld van onvoorspelbare en continue veranderingen, aangezien nieuwe technologieën en regelgeving organisaties nog meer onder druk zetten om snel te leveren. De behoefte aan organisatorische flexibiliteit, concurrentiekracht, innovatie en snelheid worden sturende factoren die verstoring tegenhouden. Om veranderingen bij te houden wanneer deze zich voordoen, hebben bedrijven de flexibiliteit nodig om hun strategieën in een handomdraai te kunnen omschakelen. Strategic Portfolio Management stelt organisaties in staat om snel een strategie te definiëren, doelstellingen en belangrijke resultaten (OKR's) vast te stellen, roadmaps af te stemmen, budgetten op te stellen en resources te beveiligen, zodat rekening kan worden gehouden met nieuwe strategieën wanneer er veranderingen plaatsvinden.
Een groot voordeel van Strategic Portfolio Management is het vermogen om bedrijfsprocessen te versnellen. Dit gaat verder dan het simpelweg sneller op de markt brengen van projecten; SPM vermindert de tijd die nodig is om ideeën door de innovatietrechter te duwen, waardoor het mogelijk wordt om zelfs binnen de strengste deadlines nieuwe digitale initiatieven te voltooien en te lanceren.
Ten slotte, en het belangrijkste, biedt Strategic Portfolio Management teams een volledig beeld van hun beschikbare resources, waarbij de focus op langetermijnstrategie en essentiële doelstellingen blijft liggen, zelfs wanneer er zich nieuwe situaties voordoen. SPM helpt ervoor te zorgen dat bedrijven zonder afleiding kunnen werken, waarbij elk proces en team zodanig op elkaar worden afgestemd dat het de algemene doelstellingen van het bedrijf ondersteunt.
Organisaties investeren veel in digitale initiatieven om de klantervaring te verbeteren, innovatie te stimuleren en de operationele efficiëntie te verbeteren. Veel bedrijven hebben er echter moeite mee om de verwachte waarde van deze investeringen volledig te realiseren. Strategic Portfolio Management biedt een framework voor het evalueren en prioriteren van digitale initiatieven op basis van hun afstemming op de bedrijfsstrategie, potentiële waardegenerering en resourcevereisten. Door zich te richten op initiatieven die het hoogste rendement bieden en de uitvoering ervan effectief te beheren, kunnen organisaties de waarde maximaliseren die ze uit hun digitale investeringen halen en de gewenste bedrijfsresultaten bereiken.
Verschillende organisaties in verschillende branches zullen waarschijnlijk unieke benaderingen volgen voor het proces van het creëren en implementeren van een strategische portfolio. Dit proces bestaat echter uit vier basisfasen waarvan de meeste bedrijven zich bewust moeten zijn.
Voordat een organisatie kan beginnen met het afstemmen van hun resources, moeten ze begrijpen wat ze proberen te bereiken: de gewenste bedrijfsresultaten. Beoordeel en begrijp eerst de strategische doelen van de organisatie, inclusief zowel korte- als langetermijndoelstellingen. Ten tweede: inventariseer alle beschikbare resources, inclusief budgetten en mensen. Bekijk ten slotte de vastgestelde prioriteiten. Planners en projectmanagementkantoren (PMO's) met resourcemanagers kunnen vervolgens de investeringen prioriteren en categoriseren. Deze stap omvat ook het identificeren van taken en projecten die niet bijdragen aan strategisch succes, zodat hun resources kunnen worden omgeleid voor beter gebruik elders.
Met een duidelijk beeld van de huidige staat van de portfolio is de volgende stap dat de organisatie belangrijke bedrijfsmeetwaarden selecteert waarmee succes kan worden gemeten. Door de prestaties van processen te bewaken kan de organisatie gebieden identificeren die mogelijk een koerscorrectie vereisen om de activiteiten afgestemd te houden op de huidige strategie. Eén aanpak is het opzetten van een phase-gate-proces om traditionele projecten in kleinere, beter beheersbare stappen te verdelen. Analyseer deze stappen om te bevestigen dat ze de grotere strategische doelen ondersteunen en pas ze waar nodig aan. Daarnaast kunnen organisaties Agile of Hybrid projectmanagementmethoden voor werk opnemen.
In deze fase van het proces ontwikkelen organisaties een strategisch portfolioplan waarin de specifieke projecten, programma's of initiatieven worden beschreven die in de portfolio zullen worden opgenomen. In het plan moeten duidelijk de doelen en doelstellingen van de portfolio zijn gedefinieerd, samen met de kritieke prestatie-indicatoren (KPI's) die zullen worden gebruikt om de voortgang te meten. Daarnaast moet het plan rekening houden met de toewijzing van resources, waaronder budget, personeel en andere assets, om ervoor te zorgen dat de geselecteerde initiatieven effectief kunnen worden uitgevoerd. Het is ook belangrijk om opkomende problemen of andere potentiële risico's die problemen kunnen veroorzaken in overweging te nemen.
Zodra het strategische portfolioplan is geïmplementeerd, is het tijd om de geselecteerde initiatieven uit te voeren. In deze fase worden de projecten en programma's geïmplementeerd volgens de vastgestelde prioriteiten en toewijzingen van resources. Na de uitvoering is doorlopend beheer essentieel om ervoor te zorgen dat de portfolio de strategische doelstellingen van de organisatie blijft volgen en zich aanpast aan veranderende omstandigheden. Dit houdt in dat de portfolio en alle gerelateerde items worden bijgehouden, waar nodig wijzigingen worden aangebracht om prioriteiten te handhaven en de voortgang wat de zakelijke doelstellingen betreft te volgen. Dit kan ook het herzien van budgetten omvatten, het opnieuw toewijzen van resources of zelfs het uitstellen of annuleren van projecten. Omdat voor elke actieve portfolio nauw beheer vereist is, gaat deze fase eindeloos door.
Een belangrijk aspect van SPM is dat er één geïntegreerde weergave is die al het werk (in behandeling, doorlopend en voltooid) in de context van je strategische initiatieven toont, zodat organisaties de daadwerkelijke vooruitgang van belangrijke doelstellingen kunnen zien, trends kunnen identificeren die uitdagingen of kansen kunnen aangeven en de impact van potentiële kernpunten kunnen analyseren.
Zoals eerder besproken, brengt Strategic Portfolio Management een aantal verschillende disciplines samen. Hier identificeren we verschillende belangrijke componenten van moderne SPM:
Bedrijfsmodellen worden door bedrijven gebruikt om te visualiseren en te organiseren hoe de organisatie werkt, en om het aanbod van klanten, de zakelijke capaciteiten en de bedrijfsstructuur samen te brengen om waarde te leveren aan klanten op een manier die is afgestemd op de organisatiestrategie.
Portfoliobeheer stelt teams en bedrijfsleiders in staat een holistisch beeld te krijgen van alle informatietechnologie in de hele onderneming, door de resources in de hele organisatie te overzien, controleren en onderhouden.
Financieel beheer helpt kosten af te stemmen op de bedrijfsstrategie, met de nadruk op het nauwkeurig voorspellen van de impact van kostenbesparing in verschillende gebieden.
Risico- en beveiligingsbeheer wordt gebruikt om potentiële gevaren te identificeren en gebieden die zwakke plekken in de beveiliging of kwesties met non-compliance kunnen opleveren, beter te beveiligen. Dit deel geeft aan welke systemen een verhoogd risico kunnen lopen, wat deze risico's zijn en hoe het beste kan worden gereageerd op genoemde risico's.
Governance van ondernemingsarchitectuur beschrijft de structurele lagen van complexe bedrijfssystemen en stelt organisaties in staat hun resources en tools beter af te stemmen op de rest van het bedrijf.
Strategic Portfolio Management is een veelzijdige methode die op verschillende gebieden binnen een organisatie kan worden toegepast om de besluitvorming, resourcetoewijzing en strategische afstemming te verbeteren. Hier volgen verschillende use cases waarin wordt beschreven hoe SPM een positieve impact kan hebben:
- Realtime inzicht krijgen
Strategic Portfolio Management biedt organisaties realtime inzicht in hun kapitaalbudgetten en investeringen. Dit maakt geïnformeerde besluitvorming mogelijk op basis van nauwkeurige en actuele informatie. - Return on Investment optimaliseren
Door gebruik te maken van Strategic Portfolio Management kunnen organisaties kapitaalplannen ontwikkelen die hun ROI optimaliseren. Dit omvat het beoordelen en prioriteren van kapitaalprojecten op basis van hun potentiële waarde en het afstemmen ervan op de algemene bedrijfsstrategie. - Kapitaalportfolio stroomlijnen
Strategic Portfolio Management helpt de kapitaalportfolio te stroomlijnen door redundante projecten of projecten met weinig waarde te identificeren en resources toe te wijzen aan initiatieven met een grotere strategische impact. Dit maximaliseert de efficiëntie en zorgt ervoor dat resources effectief worden gebruikt.
- Periodieke strategische herbeoordeling
Met Strategic Portfolio Management kunnen organisaties hun strategische richting periodiek opnieuw beoordelen. Dit zorgt ervoor dat de portfolio blijft afgestemd op veranderende marktomstandigheden, klantbehoeften en interne mogelijkheden. - Flexibele resourcetoewijzing
Met Strategic Portfolio Management kunnen organisaties fondsen toewijzen op basis van veranderende prioriteiten. Dit stelt ze in staat investeringen en resourcetoewijzing aan te passen als reactie op nieuwe kansen of veranderende bedrijfsprioriteiten. - Investeringen herprioriteren
Naarmate de omstandigheden veranderen, kunnen organisaties dankzij Strategic Portfolio Management investeringen opnieuw prioriteren. Projecten kunnen worden aangepast, gepauzeerd of versneld om ervoor te zorgen dat resources worden gericht op de meest effectieve initiatieven. - Regelmatige evaluatie van prestaties
Strategic Portfolio Management stimuleert regelmatige evaluatie van projectprestaties. Hierdoor kunnen organisaties vooraf gedefinieerde meetwaarden gebruiken om onderpresterende projecten te identificeren, en vervolgens corrigerende maatregelen nemen om de algehele prestaties van de portfolio effectief te verbeteren.
- Vertalen in bruikbare initiatieven
Strategic Portfolio Management helpt strategische programma's te vertalen in bruikbare initiatieven. Het zorgt ervoor dat deze initiatieven helder zijn, met duidelijk gedefinieerde doelstellingen, tijdlijnen en resourcevereisten. - Innovatie en transformatie
Door een omgeving voor innovatie en transformatie te bevorderen, ondersteunt Strategic Portfolio Management organisaties bij het stimuleren van verandering en het voorblijven van de concurrentie. Het moedigt de integratie aan van innovatieve projecten die aanzienlijke waarde kunnen creëren. - Procesautomatisering
Strategic Portfolio Management vereenvoudigt de automatisering van gefaseerde processen die bij programma- en portfoliobeheer betrokken zijn. Dit stroomlijnt workflows, vermindert handmatige inspanning en verbetert de algehele operationele efficiëntie. - Risicobeperking en zichtbaarheid
Door verbeterde zichtbaarheid verbetert Strategic Portfolio Management de risicobeperking. Met SPM kunnen organisaties risico's en afhankelijkheden vroegtijdig identificeren en aanpakken, zodat potentiële problemen proactief worden beheerd. - Dashboards voor executives
Strategic Portfolio Management biedt dashboards voor executives waarmee de voortgang en kritieke prestatie-indicatoren aan belanghebbenden worden gecommuniceerd. Deze dashboards bieden een uitgebreid overzicht van de portfoliostatus, waardoor geïnformeerde besluitvorming op leidinggevend niveau mogelijk wordt.
- Innovatie en transformatie stimuleren
Met Strategic Portfolio Management binnen IT kunnen organisaties innovatie en transformatie stimuleren door IT-initiatieven af te stemmen op strategische doelstellingen. Het zorgt ervoor dat IT-investeringen strategisch worden geprioriteerd en waarde leveren aan het gehele bedrijf. - Geïntegreerd IT-portfoliobeheer
Strategic Portfolio Management helpt organisaties een geïntegreerde portfolio van IT-initiatieven te beheren. Het maakt effectieve resourcetoewijzing mogelijk, minimaliseert duplicatie en zorgt voor afstemming met de IT-strategie en bedrijfsdoelen. - Risicobeperking in IT-activiteiten
Met Strategic Portfolio Management kunnen organisaties de risico's die verbonden zijn aan IT-activiteiten beperken. Het maakt proactieve identificatie en beheer van risico's mogelijk, wat zorgt voor soepele en veilige IT-activiteiten. - Visualiseren van onderlinge afhankelijkheden
Strategic Portfolio Management biedt een visuele weergave van de onderlinge afhankelijkheden tussen strategie, technologie en resultaten. Hierdoor begrijpen organisaties hoe IT-initiatieven bijdragen aan het bereiken van strategische doelen en kunnen ze op basis daarvan geïnformeerde beslissingen nemen. - Modernisering van toepassingsportfolio
Strategic Portfolio Management ondersteunt de modernisering van de toepassingsportfolio. Het vergemakkelijkt de identificatie van verouderde systemen die mogelijk moeten worden vervangen of bijgewerkt om aan de huidige bedrijfsbehoeften te voldoen. Door de toepassingsportfolio te analyseren binnen het strategische framework voor portfoliobeheer kunnen organisaties prioriteit geven aan moderniseringsinspanningen en resources effectief toewijzen.
- Effectieve uitvoering van strategische initiatieven
Strategic Portfolio Management speelt een cruciale rol bij de uitvoering van strategische initiatieven. Door projecten af te stemmen op de algemene bedrijfsstrategie en resources dienovereenkomstig toe te wijzen, kunnen organisaties hun strategische plannen effectief uitvoeren en de gewenste resultaten bereiken. - Afstemming van projecten op strategische doelen
Strategic Portfolio Management zorgt ervoor dat projecten binnen de portfolio zijn afgestemd op strategische doelen. Deze afstemming minimaliseert het risico dat er projecten worden nagestreefd die niet bijdragen aan de strategische doelstellingen van de organisatie, waardoor een betere toewijzing en prioritering van resources mogelijk is. - De voortgang volgen en van koers veranderen
Met Strategic Portfolio Management kunnen organisaties de voortgang van projecten continu volgen en hun koers indien nodig aanpassen. Regelmatige evaluatie en beoordeling helpen knelpunten, risico's of afwijkingen van de strategische richting te identificeren, waardoor tijdige corrigerende maatregelen mogelijk zijn. - Verbeterde samenwerking en communicatie
Strategic Portfolio Management bevordert samenwerking en communicatie tussen belanghebbenden die betrokken zijn bij de uitvoering van strategieën. Het biedt een gestructureerd framework voor het delen van informatie, het afstemmen van inspanningen en het faciliteren van effectieve besluitvorming tussen teams en afdelingen.
Werken met beperkte resources is een feit van moderne bedrijven. Om ervoor te zorgen dat deze resources optimaal worden gebruikt bij het aansturen van bedrijfsdoelstellingen, hebben organisaties krachtige tools voor Strategic Portfolio Management nodig, ondersteund door betrouwbare gegevens en efficiënte digitale workflows. ServiceNow, de leider op het gebied van IT-beheeroplossingen, heeft het antwoord.
Strategic Portfolio Management (SPM) van ServiceNow is ontwikkeld op basis van het bekroonde ServiceNow AI Platform (één uniform platform dat je volledig, nauwkeurig en tijdig inzicht in elk aspect van je bedrijf biedt, waardoor innovatie op schaal en snelheid mogelijk wordt), is de enige SPM-oplossing voor ondernemingen die onzekerheid kan omzetten in kansen. ServiceNow SPM is ontworpen als een combinatie van methodologieën, mogelijkheden en processen, en wordt ondersteund door volledig geïntegreerde technologieën. Hiermee kunnen besluitvormers de inzichten krijgen die ze nodig hebben om de belangrijkste investeringen te evalueren en te financieren. Verbind strategieën, levering en essentiële bedrijfsresultaten, ongeacht veranderingen in bedrijfstakken of markten, en handel met vertrouwen op basis van ongeëvenaarde flexibiliteit en effectieve digitale inzichten.
ServiceNow Strategic Portfolio Management maakt het allemaal mogelijk.
Haal het meeste uit je resources en zorg voor zakelijk succes als nooit tevoren. Probeer ServiceNow SPM vandaag nog.