Aannemerbeheer is een systeem van controles dat ervoor zorgt dat gecontracteerde werkzaamheden en gecontracteerde services de zakelijke doelstellingen ondersteunen, in overeenstemming zijn met geplande schema's en veiligheidsdoelstellingen naleven.
Gecontracteerde werkzaamheden moeten gebonden zijn aan een vooraf vastgesteld contract en voldoen aan de voorschriften van elk betrokken land. Om dit contract te maken, zijn er vijf algemene stappen.
De eerste stap is het vastleggen van de eisen en de doelstellingen in een contract. In het contract moeten de basisprincipes van alle noodzakelijke interventies en monitoring van aannemers ter plaatse worden vastgelegd. Alvorens een aannemer in te huren, dient de werkgever het contract te definiëren waarin de taken en het framework worden beschreven. Hier volgen enkele elementen die in het contract kunnen worden opgenomen:
- De locatie van de werkplek
- Het doel van de gecontracteerde services
- Informatie over de capaciteit van de aannemer
- De procedures en processen
- De belangrijkste verantwoordelijkheden
- De benodigde middelen
- Definities van tarieven en kosten
- De vereiste vaardigheden en kwalificaties
- De werkvergunningen
- Specificatie van serviceniveauovereenkomsten (SLA's)
- Compliance met de veiligheid- en gezondheidseisen tijdens de gehele ingreep
- Het leveren van de juiste PPE's (persoonlijke beschermingsmiddelen) indien nodig
- De leveringsperiode
Met andere woorden, alle eisen en verwachtingen moeten expliciet en duidelijk in het contract worden vermeld. Het dient als basis voor je preventieaanpak bij aannemers. Planning vooraf kan het aannemerbeheer eenvoudiger en effectiever maken.
De volgende stap is het kiezen van de juiste aannemers voor een project of de organisatie. Voor werving en selectie moeten de gewenste vaardigheden in overeenstemming worden gebracht met het budget voor werkzaamheden van aannemers. Overweeg om een evaluatiematrix te gebruiken om alle kosten af te wegen met de vaardigheden die nodig zijn voor het werk. Het doel is om de beste aannemer voor de klus te kiezen.
Zodra een aannemer is geselecteerd, is het tijd voor onboarding. Onboarding omvat het ondertekenen van contracten en het vastleggen van verantwoordelijkheden, communicatieketens en betalingen. Het is in deze fase ook belangrijk om ervoor te zorgen dat alles in overeenstemming is met de regelgeving van het bedrijf, de branche en aannemerswerkzaamheden.
Het is van belang dat de werkzaamheden van de aannemers ter plaatse worden gemonitord om ervoor te zorgen dat aan de eisen van het contract wordt voldaan en dat de projecten naar behoren verlopen. In deze fase is het belangrijk om prioriteit te geven aan continue communicatie tussen het bedrijf, de werknemers die met de aannemer werken en het personeel van de aannemer.
Aan het einde van het contract kan het bedrijf het werk van de aannemer evalueren en het contract officieel afsluiten.
De aannemerbeheer-software is een digitale tool waarmee organisaties werk kunnen beheren en organiseren dat is uitbesteed aan contractwerkers. Geavanceerde software kan een gemengd personeelsbestand beheren dat zowel werknemers als externe aannemers omvat. Aannemerbeheer-software is een belangrijke tool die veel organisaties gebruiken om gecontracteerde services in de moderne wereld beter te beheren.
Er zijn verschillende belangrijke functies waar je op moet letten in software voor aannemerbeheer. Dit zijn enkele van de cruciale functies die moeten worden opgenomen voor optimaal beheer:
- Aannemersdatabase
Deze database houdt bij welke aannemers eerder zijn gebruikt en welke contractgegevens er aan hen zijn gekoppeld. Een centrale database is belangrijk voor aannemerbeheer. - Analyses en rapportage
Services van aannemers zullen bedrijven voorzien van een schat aan gegevens en informatie, maar het is alleen waardevol als het bedrijf er inzichten uit kan verzamelen. Analyses en rapportage kunnen gegevens visualiseren, zodat organisaties kunnen leren van ervaring en profiteren van contracten. - Communicatie en samenwerking
Functies die communicatie en samenwerking mogelijk maken, kunnen een krachtig hulpmiddel zijn om tijdens het proces de communicatielijnen open te houden. - Documentbeheer
Een centrale plek voor documenten is belangrijk, omdat bedrijven documenten kunnen bijhouden en contracten uit het verleden gemakkelijk kunnen vinden. - Prestatiemonitoring en KPI's
Prestatiemonitoring is een belangrijk onderdeel van het contractbeheerproces, en software met deze functie kan het hele proces eenvoudiger maken. - Onboarding en compliancebeheer
Bedrijven besparen kostbare tijd wanneer de software helpt bij het onboardingproces en het beheren van compliance.
Organisaties kunnen profiteren van een aantal belangrijke voordelen van aannemerbeheer. Enkele voordelen zijn:
- Maakt kostenbesparingen mogelijk
Aannemers kunnen soms tegen lagere kosten werk en resources leveren dan wanneer dit intern wordt gedaan. - Verhoogt de productiviteit
Gecontracteerde services kunnen geweldig werk leveren en de productiviteit verhogen. Met beheer verhoog je vervolgens de productiviteit van aannemers. - Beperkt risico's
Er zijn risico's verbonden aan het inhuren van aannemers, maar aannemerbeheer kan dat risico beperken. - Zorgt ervoor dat aannemers werken in overeenstemming met beleid en procedures
Compliance is cruciaal en aannemerbeheer helpt bedrijven ervoor te zorgen dat aan alle compliance wordt voldaan. - Verbetert kwaliteitscontrole
Monitoring van de voortgang en prestaties kan helpen om het juiste kwaliteitsniveau te garanderen. - Verbetert de efficiëntie van de organisatie
Beheer (met name beheer met geavanceerde software) kan de efficiëntie helpen verbeteren, vooral op organisatieniveau. - Helpt bij het opbouwen van waardevolle relaties
Aannemerbeheer kan het proces soepel laten verlopen, waardoor bedrijven waardevolle relaties kunnen opbouwen waar ze in de toekomst weer op kunnen vertrouwen.
Hier volgen enkele van de best practices voor aannemerbeheer.
Een van de best practices is het optimaliseren van het leveranciersnetwerk. Met analysetools kunnen teams toegang krijgen tot essentiële gegevens en inzichten om gemakkelijker de best presterende leveranciers te bepalen. Hierdoor kunnen hun bedrijven de directory van serviceproviders optimaliseren. Door gegevens te gebruiken om te bepalen welke aannemers het beste presteren, kunnen bedrijven in de toekomst de beste aannemers kiezen.
De meeste branches zijn op weg naar automatisering. Het automatiseren van de verzending van werkorders via gecentraliseerde platforms voor web- en mobiele serviceautomatisering kan aanzienlijke voordelen opleveren ten opzichte van oudere methoden. Het verhoogt de reactietijd van de serviceprovider bij een probleem. Het zal uiteindelijk ook de afhandeltijd voor kritieke werkorders verkorten. Automatisering bespaart tijd en resources.
Organisaties kunnen kostencontroles implementeren door limieten vast te stellen voor terugkerend of routinematig werk en voor nieuwe potentiële aannemers. Best presterende bedrijven kunnen hun gegevens ook aanpassen om specifieke kosten- en prestatieanalyses voor eerdere aannemers te laten zien, zodat ze per branche gemakkelijk de beste serviceprovider kunnen identificeren.
Met tools voor serviceautomatisering kunnen organisaties compliance beheren via één dashboard (dat later kan worden bijgewerkt) dat de organisatie een uitgebreid overzicht geeft van de stand van zaken van elke leverancier op het gebied van compliance. Met deze mogelijkheid om te monitoren, komen bedrijven niet voor verrassingen te staan.
Aannemerbeheer kan bedrijven voorzien van gegevens. Bedrijven kunnen die gegevens vervolgens gebruiken om prestatiebeoordelingen op basis van gegevens te starten. Organisaties kunnen tegenwoordig vertrouwen op kwantitatieve dashboards, scorekaarten en analyses als basis voor gegevensgestuurd en terugkerend prestatiebeheer om verantwoordelijkheid af te dwingen en transparantie te handhaven.
Het definiëren van KPI's en het volgen ervan met de juiste tool kan bedrijven helpen de vereiste actie te ondernemen om de effectiviteit van hun systeem voor aannemerbeheer te waarborgen. De KPI's kunnen bestaan uit het starten van contracten, het maken van cyclustijden en compliance met processen.
Normaal gesproken worden contracten, zodra ze zijn ondertekend, opgeslagen in een soort systeem, dat meestal bestaat uit een tech-stack op ondernemingsniveau. Dat kan het moeilijk maken om contracten te beheren of te onderzoeken op inzichten. Het kan ook leiden tot hogere kosten en het risico op inbreuken door derden. Bedrijven die een opslagplaats maken voor contracten in de cloud, maken dus een database waarin contracten altijd en overal toegankelijk zijn tegen lagere kosten en risico's.
Contracten worden gewoonlijk in silo's gemaakt door afzonderlijke businessunits zonder enig inzicht in bestaande contractuele relaties of risicofactoren. Dat kan later tot complicaties leiden. In plaats daarvan kan het handig zijn om een standaardproces voor het maken van contracten te maken. Dat kan een bibliotheek met sjablonen of standaardclausules omvatten die moeten worden opgenomen. Gestandaardiseerde contracten kunnen organisaties ook tijd besparen bij het maken van contracten.
Aannemerbeheer zal zich blijven ontwikkelen naarmate werkwijzen en technologie veranderen. Dit zijn enkele van de opkomende trends in aannemerbeheer die hoogstwaarschijnlijk alleen maar populairder zullen worden.
Werk op projectbasis is een soort werkregeling waarbij een persoon wordt ingehuurd om gedurende een bepaalde periode aan een specifiek project of een reeks projecten te werken. Deze wordt niet permanent ingehuurd. Het is vaak nuttig wanneer er sprake is van een tijdelijke toename van de werklast. Dit soort werk biedt ook flexibiliteit voor de organisatie, omdat het aantal werknemers alleen toeneemt wanneer dat nodig is en deze geen geld verliest door het aannemen van vaste werknemers.
Gegevens zijn krachtig. Met inzichtelijke gegevens weten bedrijven wat wel en niet werkt. Om deze inzichten te verkrijgen, verschuiven veel bedrijven naar een grotere focus op het verzamelen van contractgegevens en het analyseren ervan. Deze trend helpt bedrijven meer te weten te komen over hoe het aannemerbeheer voor hen werkt.
Artificial intelligence wordt een onderdeel van bijna elke branche, inclusief aannemers. AI kan worden geïntegreerd in software voor aannemerbeheer om bepaalde processen te automatiseren. AI kan bijvoorbeeld worden gebruikt om het proces van het analyseren van eerdere prestatiegegevens, certificeringen en compliancerecords van aannemers te automatiseren.
In de komende jaren zal hoogstwaarschijnlijk de nadruk liggen op het vooraf kwalificeren of beoordelen van de ervaring, kwalificaties en capaciteiten van een aannemer alvorens deze een contract te gunnen. Vooraf kwalificeren en goedkeuren kan organisaties helpen aannemers te vinden die projecten op tijd en binnen het budget kunnen uitvoeren.
Collaborative Contract Management (CCM) is het proces van het beheer van contracten met alle noodzakelijke belanghebbenden. Met CCM kunnen juridische, inkoop-, financiële en andere afdelingen allemaal helpen bij het maken en beheren van contracten. Veel bedrijven nemen dit proces voor contractbeheerover.
Blockchain kan helpen met het creëren van slimme contracten. Slimme contracten kunnen zo worden geprogrammeerd dat ze automatisch worden uitgevoerd wanneer aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan. Dit vermindert de behoefte aan menselijke tussenkomst en stroomlijnt het proces voor contractbeheer. Daarom wordt het steeds populairder binnen contractbeheer.
Bekijk de prijzen voor ServiceNow Buitendienstbeheer. Verbind de buitendienst met andere teams en mobiele tools om problemen te voorkomen en er snel op te reageren.
Het zelfstandig beheren van je aannemers is meer dan een fulltime baan. Om ervoor te zorgen dat je gecontracteerde services optimaal en in overeenstemming met de doelstellingen van je organisatie functioneren, heb je krachtige tools en ondersteunende resources nodig. ServiceNow, een toonaangevend bedrijf op het gebied van IT-beheer, biedt de oplossing: Buitendienstbeheer (FSM).
FSM biedt een scala aan geavanceerde mogelijkheden en intelligente automatiseringsoplossingen, en maakt het eenvoudig om zelfs de meest complexe pool van aannemers te beheren. De ingebouwde tool 'Aannemerbeheer buitendienst' stelt organisaties in staat om werkopdrachten van derden efficiënt te volgen en te beheren, waardoor een naadloze samenwerking tussen interne teams en externe aannemers wordt gegarandeerd en de toewijzing van taken en resources wordt geoptimaliseerd. Daarnaast consolideert FSM essentiële informatie over de activiteiten van aannemers, waardoor realtime inzicht in het werk wordt geboden en bedrijven de prestaties kunnen monitoren en openen.
Je aannemers zijn een essentieel onderdeel van je succes. Vergeet ze niet. Lees meer over ServiceNow® Buitendienstbeheer om je aannemerbeheer naar een hoger niveau te tillen.