Gegevens zijn een essentieel onderdeel van het moderne bedrijfsleven, en het bijhouden van KPI's (kritieke prestatie-indicatoren) is een van de meest betrouwbare manieren om vooruitgang en succes te meten. Maar traditioneel gezien kiezen bepaalde teams en afdelingen voor een meer metrische benadering van prestatiebeoordeling en andere juist niet. Human resources (HR) is lange tijd een anomalie geweest voor veel anderszins datagerichte bedrijven.
Simpel gezegd: sommige HR-afdelingen hebben moeite om mee te gaan met big data. Het is niet moeilijk te begrijpen waarom: HR moet de mens centraal blijven stellen, en het idee om statistieken en analyses te implementeren geeft sommige managers het gevoel dat ze het 'menselijke' aspect van 'human resources' devalueren. Maar dat hoeft niet. Met de juiste KPI's (kritieke prestatie-indicatoren) beschikken HR-managers over de gegevens die ze nodig hebben om weloverwogen, strategische beslissingen te nemen over de medewerkers die de kern zijn van hun bedrijf. HR-KPI's bieden een eenvoudige manier om de effectiviteit van HR-activiteiten te evalueren, zodat deze kunnen worden verbeterd.
Zoals met alle bedrijfsgegevens ligt de waarde van HR-KPI's in de inzichten die ze kunnen verschaffen. Werknemersbetrokkenheid en een positieve werknemersbeleving resulteren geheel organisch in een hogere productiviteit, wat direct leidt tot meer zakelijk succes. HR-KPI's stellen leiders en besluitvormers in staat om het gordijn weg te trekken en duidelijk zicht te krijgen op welke elementen een positieve beleving bevorderen, welke juist pijnpunten voor werknemers opleveren en welke terreinen mogelijk aandacht behoeven.
HR-KPI's zijn in wezen de regelmatige controles die een bedrijf moet uitvoeren om gezond te blijven, en om symptomen van potentiële HR-problemen op te vangen voordat ze uitgroeien tot grote problemen.
Er zijn veel kritieke prestatie-indicatoren die kunnen worden toegepast op human resources, maar hier volgt een overzicht van de meest relevante HR-KPI's:
Ziekteverzuim beschrijft een situatie waarin een werknemer langer dan een redelijke tijd afwezig is. Wanneer werknemers regelmatig afwezig zijn, betekent dit een extra belasting voor hun managers en teamleden die het werk moeten opvangen. Dat is een groot probleem op zich, maar ziekteverzuim kan ook symptomatisch zijn voor grotere problemen met de werknemerstevredenheid.
U kunt het ziekteverzuim berekenen door het aantal dagen dat een individuele werknemer zich tijdens een bepaalde periode (bijvoorbeeld een maand) ziek heeft gemeld te delen door het totale aantal dagen in die periode, en vervolgens het resultaat met 100 te vermenigvuldigen om een ziekteverzuimpercentage te krijgen. In het algemeen duidt een verzuimpercentage van meer dan 3% op een probleem dat het onderzoeken waard is.
Werknemers genereren inkomsten voor uw bedrijf, maar ze vormen ook een grote investering in middelen, werving en opleiding. Kosten per indiensttreding is een KPI die deze investering meet, zodat organisaties een beter inzicht krijgen in de werkelijke waarde van het aannemen van nieuwe werknemers en hoe snel zij kunnen verwachten dat de indiensttreding positieve inkomsten begint op te leveren.
Het berekenen van de kosten per indiensttreding kan een moeilijk vooruitzicht zijn en vereist dat u rekening houdt met alle interne en externe kosten die gepaard gaan met de indiensttreding van alle nieuwe werknemers gedurende een bepaalde periode. Deel de som van die kosten door het totale aantal indiensttredingen over dezelfde periode om de kosten per indiensttreding te krijgen.
Er zijn maar weinig HR-KPI's die zo duidelijk verband houden met het succes van een bedrijf als de werknemersproductiviteit. Deze KPI meet hoe lang werknemers erover doen om toegewezen taken te voltooien of prestatiedoelen te bereiken en geeft inzicht in de werknemersbetrokkenheid en andere belangrijke elementen van het bredere HR-mandaat.
Er zijn verschillende manieren om de werknemersproductiviteit te berekenen, maar een van de meest gebruikte methoden is de arbeidsproductiviteitsvergelijking. Deze vergelijking neemt de totale productie van goederen of diensten (uitgedrukt in een dollarbedrag) in een bepaalde periode, en deelt dat bedrag dan door het totale aantal arbeidsuren. Het resultaat is het gemiddelde bedrag dat uw bedrijf genereert per gewerkt uur.
Behoud van talent meet het percentage werknemers dat ervoor kiest om bij de organisatie te blijven. Zoals eerder vermeld is het werven en inwerken van nieuw talent een grote investering. Als talent vertrekt, gaat niet alleen de oorspronkelijke investering in het aannemen van de werknemer verloren, maar ontstaan ook extra productiviteitskosten omdat teams de verantwoordelijkheden van de verloren werknemer moeten overnemen totdat een vervanger kan worden aangetrokken. Inzicht in het verlooppercentage als een KPI levert informatie op voor werving, personeelsplanning en vele andere aspecten van de bedrijfsstrategie.
Bereken talentbehoud door het aantal werknemers dat u aan het einde van een vooraf bepaalde periode (bijvoorbeeld 12 maanden) in dienst hebt te delen door het aantal werknemers dat u op de eerste dag van die periode in dienst had, en vermenigvuldig dat getal dan met 100. Dit geeft u het percentage dat aangeeft hoeveel van uw werknemers ervoor kiezen om bij uw bedrijf te blijven. U kunt dan bekijken hoe uw salaris, cultuur en beleid dat cijfer beïnvloeden.
Tegenover behoud van talent staat het verlooppercentage. Dat maakt inzichtelijk welk percentage van uw werknemers uw bedrijf - al dan niet vrijwillig - verlaten gedurende een bepaalde periode. Hoewel personeelsverloop en -behoud in wezen hetzelfde meten, is het de moeite waard ze afzonderlijk te volgen. Een hoog personeelsverloop wijst op een probleem met de bedrijfscultuur of de salariëring van werknemers en kan een demotiverend effect hebben op werknemers. Aan de andere kant kan een laag verloop erop duiden dat uw bedrijfscultuur en salariëring in orde zijn.
Om het verloop te berekenen, deelt u het aantal werknemers dat gedurende een bepaalde periode vertrekt door het aantal werknemers aan het begin van die periode. Vermenigvuldig de uitkomst met 100 om het percentage te verkrijgen.
In de meeste gevallen nemen HR-managers het voortouw bij het vaststellen en bijhouden van HR-KPI's. Met oog op deze verantwoordelijkheid moeten deze managers een duidelijk inzicht hebben in de bedrijfsdoelstellingen, zodat ze KPI-doelstellingen kunnen vaststellen die relevant zijn voor het succes van het bedrijf.
Hoewel vele meetwaarden relevant zijn voor HR en waardevol inzicht kunnen verschaffen in de werknemersbeleving, zijn de beste HR-KPI's altijd de KPI's die de behoeften en doelstellingen van de bredere organisatie weerspiegelen. Bovendien zijn goede KPI's altijd:
Definitief en concreet, met vooraf gedefinieerde succesparameters.
Uitdagend maar haalbaar, zodat de afdeling buiten haar comfortzone kan treden om de best mogelijke prestaties opnieuw te definiëren.
Meetbaar, waardoor een duidelijk beeld ontstaat van de geboekte vooruitgang.
Exclusief, op elk moment gericht op slechts enkele belangrijke KPI's.
Eenvoudig, zodat alle betrokkenen duidelijk kunnen communiceren en gemakkelijk kunnen begrijpen waar ze voor staan.
Rolspecifiek, behorend bij een eigenaar (meestal een manager of andere besluitvormer) die de verantwoordelijkheid neemt voor het aansturen van de KPI teneinde de vastgestelde doelen te bereiken.
Afgestemd, waarbij alle KPI's samenwerken om grotere doelen te ondersteunen.
Relevant, waarbij alleen die meetwaarden worden bijgehouden die rechtstreeks betrekking hebben op de HR-afdeling en die door haar acties kunnen worden beïnvloed.
Eén manier om HR-KPI's te categoriseren is door te bepalen of ze lagging (achterblijvend) of leading (leidend) zijn. Dit onderscheid heeft niets te maken met hoe goed de doelstellingen vorderen, maar beschrijft wat voor soort initiatieven, oorzaken of situaties de KPI meet: verleden of toekomst. Lagging KPI's hebben betrekking op resultaten uit het verleden en werkelijke prestaties, terwijl leading KPI's relevant zijn voor toekomstige gebeurtenissen en worden gebruikt om veranderingen te voorspellen en te beïnvloeden voordat ze zich voordoen.
Verloopcijfers worden bijvoorbeeld beschouwd als een lagging KPI omdat deze de feitelijke, huidige toestand van het bedrijf beschrijven maar geen mogelijkheden bieden om die toestand te veranderen. Aan de andere kant is werknemersproductiviteit een voorbeeld van een leading KPI in HR, omdat deze kan worden gebruikt om toekomstige arbeidskosten te voorspellen.
Zowel lagging als leading KPI's zijn essentieel voor het controleren en bevorderen van de vooruitgang naar HR-relevante doelen.
Beslissen welke HR-KPI's het beste passen bij uw bedrijf is niet het hele plaatje. Zodra u hebt gekozen welke meetwaarden u wilt volgen, moet u een balanced HR-scorecard maken. Een HR-scorecard geeft KPI-gegevens weer die het management kan gebruiken om het succes en falen van de KPI's zelf te visualiseren en te analyseren.
U kunt de scorecard beschouwen als een soort overzicht van de effectiviteit van de KPI's, een gemakkelijk te volgen en objectief bewijs van de waarde van de HR-KPI en de bijdrage van de HR-afdeling aan het bereiken van de bedrijfsdoelstellingen. Tegelijkertijd helpen scorecards om medewerkers gericht te houden op die activiteiten die de organisatie positief beïnvloeden.
De juiste HR-KPI's kunnen uw bedrijf gedetailleerde inzichten bieden in processen en factoren die uw succes beïnvloeden. Maar het nauwkeurig beheren van deze KPI's vereist krachtige, betrouwbare tools. Laat uw HR-KPI's voor u werken, met ServiceNow.
ServiceNow Performance Analytics for HR Service Delivery biedt u alle ondersteuning en middelen die uw team nodig heeft om de meest relevante HR-KPI's voor uw bedrijf te identificeren en te volgen, om probleemgebieden op te lossen, trends voor te zijn en een compleet beeld van uw bedrijf op te bouwen. En omdat Performance Analytics for HR Service Delivery is gebouwd op het Now Platform®, beschikken uw teams altijd over één centrale, betrouwbare gegevensbron.
Geef HR-KPI's de aandacht die ze verdienen; probeer de demo van ServiceNow vandaag nog en ga aan de slag.
Lees meer over wat ServiceNow voor uw organisatie kan doen.