Selfservice door werknemer (ESS) is een webgebaseerde technologie binnen HR-systemen van het bedrijf die werknemers in staat stelt om persoonlijke informatie te beheren, toegang te krijgen tot resources en zelfstandig administratieve taken uit te voeren, waardoor de efficiëntie wordt verbeterd en de afhankelijkheid van traditionele papieren of handmatige processen wordt verminderd.
Effectieve bedrijven zijn gebaseerd op toegewijde, getalenteerde personeelsbestanden. Maar het ondersteunen van deze personeelsbestanden vergt aanzienlijke administratie. Met name HR-afdelingen hebben te maken met een voortdurend groeiende behoefte aan verbeterde efficiëntie en nauwkeurigheid. De salarisadministratie, het afhandelen van grote hoeveelheden essentieel maar tijdrovend papierwerk en het beheren van personeelsgegevens monopoliseren het grootste deel van de tijd van HR-afdelingen, waardoor deze afdelingen geen echte strategische assets voor hun bedrijven worden.
Selfservice door werknemers is ontworpen om een groot deel van deze last te verlichten door belangrijke taken te digitaliseren en te automatiseren. Tegelijkertijd geeft ESS werknemers meer directe controle over hun eigen gegevens.
Over het algemeen is ESS beschikbaar voor werknemers via het intranet of de portal van hun bedrijf. Deze online platforms voor werknemersbetrokkenheid bieden eenvoudige toegang tot doorzoekbare kennisbases en interactieve webtoepassingen, waarbij vaak geautomatiseerde systemen en geavanceerde opties voor gebruikersondersteuning worden gecombineerd. Sommige werknemersportals bieden ook gesprekstools zoals op forums of sociale media waar werknemers kunnen samenkomen om problemen te bespreken, elkaars vragen te beantwoorden en mogelijke oplossingen voor problemen te vinden.
Zoals eerder vermeld, is ESS een oplossing voor problemen waarmee HR-afdelingen en de werknemers die ze bedienen worden geconfronteerd. Aan de ene kant maakt ESS het werk van HR eenvoudiger en effectiever. Aan de andere kant biedt het werknemers een betere zichtbaarheid en meer zeggenschap over hoe hun HR-gegevens worden beheerd. Als onderdeel van grotere strategieën voor werknemersbetrokkenheid helpen deze factoren het gehele HR-proces te stroomlijnen en de werknemerservaring te verbeteren, waardoor een efficiëntere, productievere en kosteneffectievere organisatie wordt gecreëerd.
ESS is niet ontworpen om de plaats in te nemen van een ervaren HR-team. ESS neemt HR bepaalde terugkerende taken uit handen en geeft werknemers rechtstreeks toegang tot HR-informatie en -functionaliteit. Dit biedt verschillende voordelen voor de met ESS verbeterde organisatie:
- Lagere kosten
Traditioneel wordt het grootste deel van de HR-tijd besteed aan het beantwoorden van vragen van werknemers en het verwerken van werknemersinformatie. ESS neemt de HR-afdeling veel van deze verantwoordelijkheden uit handen. Hierdoor kan HR niet alleen een strategische partner worden en zich op andere belangrijke taken richten, maar is het ook minder nodig om extra HR-vertegenwoordigers aan te nemen en op te leiden.
- Verbeterd verlofbeheer
Effectieve ESS-systemen automatiseren veel aspecten van het goedkeuringsproces voor verlofaanvragen. Werknemers kunnen binnen het systeem werken om betaalde verlofuren bij te houden en aanvragen in te dienen, die vervolgens automatisch worden verzonden via de juiste goedkeuringskanalen. Daarnaast kunnen managers ESS gebruiken om ziektedagen bij te houden, tijdtrends te identificeren en de manier te verbeteren waarop ze verlof van werknemers plannen. - Nauwkeuriger uitgavenbeheer
ESS stroomlijnt het proces van onkostendeclaraties, met vereenvoudigde toegang voor werknemers tot geautomatiseerde goedkeuring en vergoeding. Met de werknemersportal kunnen werknemers ook uitgaven beheren vanaf elk apparaat met internetfunctionaliteit, voor effectief uitgavenbeheer, zelfs wanneer ze onderweg zijn. - Vereenvoudigd voordelenbeheer
ESS stelt geautoriseerde gebruikers in staat alle relevante informatie over personeelsbeloningen te volgen en te bewaken. Dit omvat niet alleen dekkingsdetails, betalingsgeschiedenis en werkgevers- en werknemersbijdragen, maar het biedt ook een centrale locatie waar werknemers overzichten kunnen bekijken, de geschiktheid en deelname kunnen volgen en zich kunnen aanmelden voor programma's voor emolumenten. - Grotere autonomie van werknemers
Gepersonaliseerde werknemersportals en andere ESS-oplossingen geven werknemers de controle. ESS creëert een betrokken, geïnformeerd personeelsbestand dat in staat is om meer verantwoordelijkheid te nemen voor hun eigen HR-beheer. - Betere compliance
Bedrijven die EEO, FMLA, OSHA en andere wetten en voorschriften van de overheid niet naleven, worden geconfronteerd met hoge straffen. Selfserviceplatforms voor werknemers garanderen nauwkeurigheid en verantwoordelijkheid bij compliancerapportage. Ze kunnen ook rapporten automatiseren, compliance-informatie in de juiste indeling plaatsen en gebruikers informeren over eventuele updates van wetgeving. - Betere toegang tot informatie
Met één centrale database voor HR-informatie weten werknemers op alle niveaus precies waar ze antwoorden op vragen, goedgekeurde procedures en essentiële documenten kunnen vinden. - Betrouwbare analyses
ESS-systemen volgen en verzamelen grote hoeveelheden gebruiksgegevens. Met ingebouwde analyseprogramma's kunnen managers de effectiviteit van campagnes en initiatieven evalueren en betrouwbare HR-inzichten integreren in toekomstige beslissingen.
Zoals blijkt uit de bovenstaande lijst met voordelen, is selfservicetechnologie voor werknemers van groot belang in moderne bedrijven, wat bijdraagt aan verbeterde activiteiten en het algehele succes van de organisatie. Hier volgt een aantal belangrijke redenen waarom ESS-technologie zo essentieel is voor het succes van bedrijven als geheel:
ESS-systemen stroomlijnen verschillende HR-processen, waardoor ze efficiënter en minder tijdrovend zijn. Door routinetaken (zoals verlofaanvragen, onkostenrapportage en secundaire arbeidsvoorwaarden) te automatiseren, kunnen werknemers deze activiteiten snel en nauwkeurig uitvoeren zonder dat uitgebreide handmatige interventie nodig is. Deze verhoogde efficiëntie vertaalt zich in hogere productiviteitsniveaus in de hele organisatie.
Traditionele HR-afdelingen kunnen hectisch zijn, vaak overspoeld met papierwerk, gegevensinvoer en herhaling. ESS-technologie verlicht deze last door werknemers in staat te stellen de controle over hun HR-gerelateerde verantwoordelijkheden te nemen. Terwijl werknemers hun persoonlijke gegevens beheren, verlof aanvragen en toegang krijgen tot essentiële documenten, kunnen HR-teams zich richten op strategische initiatieven en het soort complexe HR-zaken waarvoor echte expertise nodig is. Dit verbetert de rol van HR als strategische partners binnen de organisatie.
ESS-systemen dragen bij aan een positieve werkomgeving door werknemers meer autonomie te bieden over hun HR-gerelateerde taken. Deze empowerment stimuleert een gevoel van eigenaarschap en verantwoordelijkheid, wat een grote stap kan zijn in de richting van een grotere algehele werktevredenheid. Wanneer werknemers gemakkelijk toegang hebben tot informatie, snel reageren op verzoeken en een naadloze gebruikerservaring hebben, voelen ze zich meer betrokken en gemotiveerd in hun rollen.
ESS is een brede categorie van HR-beheer, met veel verschillende soorten systemen die een reeks branches bedienen. Toch delen de meest effectieve systemen vaak bepaalde functies, waaronder de volgende:
Organisaties kunnen ESS-systemen gebruiken om belangrijke content te maken, te plannen en te delen met afdelingen en werknemers via meerdere kanalen. Dit omvat massaberichten per e-mail, aankondigingen, koppelingen en andere content voor distributie via het personeel. Ontvangers kunnen worden gefilterd op basis van een verscheidenheid aan criteria, zoals functie en locatie.
Taakpagina's binnen een ESS geven in één oogopslag alle taken weer die momenteel aan een specifieke werknemer zijn toegewezen. Dit omvat de voorwaarden waaraan moet worden voldaan om de taak als voltooid te markeren. Werknemers kunnen hun aankomende taken ordenen en organiseren en filters toepassen om specifieke activiteiten weer te geven.
Werknemers en managers kunnen eenvoudig openstaande verzoeken zien, eerdere aanvragen bekijken en de status van specifieke, huidige aanvragen controleren, allemaal vanaf één pagina.
Een kennisbank voor werknemers is een doorzoekbare database met nuttige, HR-relevante informatie. Werknemers kunnen snel antwoorden vinden op veelgestelde vragen en koppelingen krijgen naar belangrijke tools, formulieren enz.
Met een ESS-organigram kunnen werknemers de structuur van hun bedrijf zien, waaronder werknemers, functietitels en verantwoordelijkheden.
Met de Live-chatopties op het ESS-platform kunnen werknemers in real time communiceren met live ondersteuningsmedewerkers. Werknemers selecteren simpelweg een gespreksonderwerp in een lijst met beschikbare categorieën.
Koppelingen naar forums voor werknemers geven werknemers een plaats binnen het ESS-systeem waar ze kunnen communiceren, samenwerken en oplossingen voor problemen kunnen ontwikkelen.
Deze voordelen dragen bij aan een verbeterde klantervaring. Klanten waarderen nauwkeurige schattingen van de aankomsttijd, minimale wachttijden en het gemak om hun leveringen en serviceaanvragen in real time te volgen. Dispatch-software helpt serviceproviders om aan de verwachtingen van klanten te voldoen en deze te overtreffen, wat leidt tot een hogere klanttevredenheid en -loyaliteit.
De meest effectieve ESS-systemen zijn meestal afkomstig van externe leveranciers. Deze leveranciers bieden resources en begeleiding om ervoor te zorgen dat hun clientbedrijven over alles beschikken wat ze nodig hebben om optimaal rendement uit hun ESS-oplossingen te halen. Er zijn echter manieren waarop organisaties de effectiviteit van hun selfserviceoplossingen kunnen verbeteren. Houd bij de implementatie van ESS rekening met de volgende best practices:
- Streven naar relevantie
Een belangrijk onderdeel van de meeste selfservicesystemen voor werknemers is de kennisbank. Maar welke informatie moet de kennisbank van een organisatie bevatten? Dit zal uiteraard verschillen van bedrijf tot bedrijf en van branche tot branche, en daarom is het van essentieel belang dat bedrijven actief meewerken aan het veiligstellen van de meest relevante en nauwkeurige informatie die mogelijk is. Voortbouwend op de meest voorkomende verzoeken en vragen van werknemers en uitbreiding met analysegegevens van zoekmachines over relevante zoekopdrachten, kunnen organisaties ervoor zorgen dat de informatie in hun kennisbank nuttig en uitgebreid is. - Focus op gebruiksgemak
Selfserviceportals moeten uitgebreid en informatief zijn, maar alle informatie in de wereld zal werknemers niet veel goed doen als ze er niet doorheen kunnen navigeren. Net als klanten verwachten werknemers en andere interne gebruikers een prettige, moeiteloze ervaring bij het gebruik van producten. Een effectief ESS plaatst die ervaring voorop, door intuïtieve vormgeving, gebruiksvriendelijke zoekfuncties en visueel weergegeven gegevens op te nemen. - De ESS optimaliseren voor mobiel gebruik
ESS mag niet worden beperkt tot het kantoor. Werknemers waarderen de vrijheid om onderweg hun gegevens te beheren, met selfservice die is geoptimaliseerd voor mobiel gebruik. Dit is vooral belangrijk wanneer je met externe werknemers werkt. Met een speciale mobiele app of browsergebaseerde toegang die volledige functionaliteit en bruikbaarheid biedt, zelfs op kleinere touchscreens, hebben werknemers toegang tot belangrijke informatie en kunnen ze essentiële taken uitvoeren, wanneer en waar dan ook - Integratie van casebeheerfuncties
Het vinden van antwoorden op vragen is een essentieel onderdeel van ESS, maar het is slechts een deel. Ga een stap verder door functionaliteit voor casebeheer op te nemen. Het automatiseren van werknemersverzoeken, het bieden van essentiële begeleiding en vervolgstappen en het opnemen van betrouwbare ondersteuningsopties zorgen er allemaal voor dat werknemers de ondersteuning krijgen die ze nodig hebben, wanneer ze die nodig hebben en zonder dat ze een afzonderlijk systeem hoeven te raadplegen. - Zorg ervoor dat de ESS gebruiksvriendelijk is
Bij het kiezen van een ESS-oplossing moeten organisaties prioriteiten stellen voor platforms met een consumentgericht ontwerp. Dergelijke ontwerpen zijn afgestemd op de gebruiksvriendelijke interfaces en intuïtieve navigatie die werknemers in hun dagelijks leven tegenkomen. Met andere woorden, werknemers moeten zich op hun gemak voelen bij het aanmelden, het verkennen van de interface en het gebruiken van de functies zonder dat ze te maken hebben met steile leercurves. Dit helpt de acceptatie van gebruikers te verbeteren. - Geef prioriteit aan training
Ervoor zorgen dat HR-teams en werknemers de ESS-portal goed kunnen gebruiken, is essentieel voor een succesvolle implementatie. Zoek ESS-leveranciers die speciale klantondersteuning en toegang bieden tot deskundige resources en begeleiding, omdat HR-professionals zich hierdoor met vertrouwen kunnen inzetten voor het volledige potentieel van het ESS-systeem. Daarnaast moeten organisaties investeren in trainingssessies voor werknemers en uitgebreide documentatie bieden voor veelvoorkomende ESS-use-cases.
Hoewel de voordelen van de implementatie van selfservicetechnologie voor werknemers aanzienlijk zijn, moeten organisaties zich bewust zijn van de uitdagingen die ze tijdens het implementatieproces kunnen tegenkomen. Het overwinnen van deze uitdagingen is cruciaal voor een succesvolle ESS-implementatie.
De implementatie van ESS-technologie vereist een aanzienlijke initiële investering in tijd en resources. Organisaties moeten tijd reserveren voor het selecteren van de juiste ESS-oplossing, deze aanpassen aan hun specifieke behoeften en HR-teams en werknemers trainen om het platform effectief te gebruiken. Daarnaast kunnen er kosten zijn die verband houden met softwarelicenties, infrastructuurinstallatie en gegevensmigratie.
Oplossing: Begin met het uitvoeren van een uitgebreide behoeftebeoordeling om specifieke organisatorische vereisten te identificeren. Gebruik die informatie vervolgens bij het selecteren van de ESS-oplossing om ervoor te zorgen dat deze in overeenstemming is met de vastgestelde doelen. Wijs een budget toe voor het ESS-implementatieproject dat rekening houdt met zowel de aanloopkosten als de lopende kosten. Kies bij het maken van de definitieve selectie een ESS-provider die schaalbaarheid biedt. Schaalbare systemen groeien mee met de behoeften van de organisatie, waardoor de vraag naar frequente aanvullende investeringen wordt verminderd.
ESS-technologie vereist voortdurend onderhoud en bewaking om optimale prestaties te garanderen. Naarmate bedrijfsprocessen evolueren, zal het ESS-systeem vrijwel zeker updates, verbeteringen en regelmatige bugfixes vereisen. Het waarborgen van gegevensbeveiliging en compliance met veranderende regelgeving is eveneens een voortdurende verantwoordelijkheid. Zonder goed onderhoud en controle kan de effectiviteit van het ESS-systeem na verloop van tijd afnemen.
Oplossing: Probeer belangrijke systeemupdates niet uit te stellen of te negeren. Stel in plaats daarvan een speciaal IT-ondersteuningsteam op dat verantwoordelijk is voor de continue bewaking en het onderhoud van het ESS-systeem. Blijf up-to-date met software-updates en beveiligingspatches die door de ESS-leverancier worden geleverd, omdat deze updates vaak verbeteringen, bugfixes en beveiligingsverbeteringen bevatten. Moedig werknemers aan om feedback te geven over de functionaliteit en bruikbaarheid van het ESS-systeem en pas deze inzichten toe om het systeem stapsgewijs aan te passen om beter te voldoen aan de veranderende behoeften en voorkeuren van ESS-gebruikers.
ServiceNow Werknemerscentrum biedt één uniforme portal voor servicelevering aan meerdere afdelingen, waardoor klanten hun serviceoplossingen eenvoudig kunnen schalen in IT en HR om informatie te vinden, hulp te krijgen en de services aan te vragen die ze nodig hebben. Met verbeterde mogelijkheden kan Werknemerscentrum de portalervaring uitbreiden van servicelevering tot communicatie en betrokkenheid van werknemers met tools zoals contentpublicatie en campagnes, contentervaringen en werknemerscommunity's.
Met ingebouwde opties voor live chat en virtuele agents, gedetailleerde kennisbankstructuur, taakbeheer, casebeheer en meer gaat ServiceNow Werknemerscentrum verder dan de traditionele selfserviceportal. En met volledige, cloudgebaseerde mobiele optimalisatie stelt ServiceNow werknemers in staat een actievere rol te spelen in hun HR- en IT-beheer, waar ze zich ook bevinden.
Lees meer over Werknemerscentrum van ServiceNow en ontdek hoe de juiste selfserviceoplossingen je bedrijf kunnen verbeteren.
Lees meer over wat ServiceNow voor je organisatie kan doen.