Een human resources management systeem is een suite van softwaretools ontworpen om werknemers en HR-professionals te helpen bij het uitvoeren van HR-kernfuncties.
In welk bedrijf je ook actief bent, welk product of welke service je ook aanbiedt, je succes hangt af van je werknemers. Het is door de vaardigheden, inzet en het inzicht van je personeel dat je in contact kunt komen met klanten en de obstakels tussen jou en succes kunt overwinnen. HR-afdelingen bestaan om allerlei organisaties te helpen de mensen die de basis van het bedrijf zijn beter te ondersteunen.
Helaas zorgen de veranderende bedrijfsdynamiek en de toenemende noodzaak om HR-functies op te schalen naarmate organisaties groeien, voor een steeds complexere HR-omgeving. Het juiste human resource management systeem (HRMS) kan ervoor zorgen dat je personeel de ondersteuning krijgt die het nodig heeft om betrokken, productief en tevreden te blijven in het licht van de veranderende verwachtingen. Door verbeterde samenwerkingstools, gecentraliseerde gegevensdashboards en geavanceerde functies voor workflowautomatisering te introduceren, optimaliseert een HRMS het HR-beheer door het succes van je werknemers centraal te stellen.
Zoals hierboven vermeld, ondersteunt een HRMS de HR-functionaliteit en breidt deze uit. In veel gevallen is dit mogelijk dankzij de automatiseringsfuncties van het systeem.
Door veel essentiële HR-processen op intelligente wijze te automatiseren, stellen HRMS-oplossingen HR-professionals in staat om kritieke taken efficiënter uit te voeren, terwijl ze hun aandacht vooral kunnen richten op strategische zaken. Selfservicemogelijkheden helpen eveneens om de HR-afdelingen te ontlasten door medewerkers meer directe controle te geven over hun HR-functies.
Veel HRMS-oplossingen fungeren ook als gecentraliseerde platforms voor alle HR-communicatie en -analyses. Dit helpt de samenwerking tussen HR en werknemers te optimaliseren, biedt organisaties een betere monitoring van werknemers en benut opgeslagen HR-gegevens om met één druk op de knop geavanceerde rapporten te maken.
Kortom, HR-automatisering bevrijdt je HR-afdeling van veeleisende, handmatige en repetitieve taken, terwijl aanvullende HR-ondersteunende tools je meer controle geven over de manier waarop je mensen worden gemanaged. Met een HRMS zien bedrijven over de hele linie verbeteringen: concurrentievoordelen, geldbesparing, effectievere prioritering van HR-taken en op termijn verbetering van de personeelsstatistieken.
De meest effectieve HRMS-oplossingen hebben betrekking op bijna elk aspect van HR-functionaliteit, inclusief werknemersanalyses. Als zodanig worden ze soms gelijkgesteld aan human resource information systems (HRIS). Maar hoewel er enige overlap kan zijn tussen de twee, zijn HRMS en HRIS niet strikt synoniem.
HRIS-oplossingen zijn speciaal ontworpen voor het bijhouden en organiseren van informatie over werknemers, zoals namen, salaris, sofinummers, beoordelingen en meer. HRIS helpt bij nauwkeurige gegevensregistratie en rapportage.
HRMS-oplossingen helpen bij het beheer van werknemersfuncties, zoals werving, onboarding, talentbeheer, werknemersbeleving en meer. De beste HR-managementsystemen bevatten ook opties voor gegevensbeheer, analyse en rapportage, waardoor overlapping ontstaat met de HRIS-functionaliteit.
HRMS en HRIS werken samen, zodat aanbieders beide vaak als één HR-service combineren.
Als antwoord op de groeiende behoefte aan uitgebreidere HR-ondersteuning zijn er momenteel veel HRMS-opties beschikbaar die een vergelijkbare kernfunctionaliteit bieden. Het gaat bijvoorbeeld om:
Een belangrijke verantwoordelijkheid van HR is ervoor te zorgen dat werknemers de steun, waardering en middelen krijgen die ze nodig hebben om volledig betrokken te blijven. Werknemersbetrokkenheid in een HRMS bevordert positieve banden tussen werknemers en het management, en biedt oplossingen om aanvullende training te krijgen, mentorrelaties te ontwikkelen, erkenningsprogramma's te beheren en meer.
Werknemersbeleving gaat hand in hand met werknemersbetrokkenheid en hier vallen werknemersvoordelen, toegankelijkheid van bedrijfsmiddelen, feedbackopties voor werknemers en transparantie op de werkplek onder, zodat je werknemers meer voldoening krijgen van hun werk. Tegelijkertijd kan HR realtime HRMS-gegevens en -lessen toepassen om problemen te identificeren en te elimineren die de werknemersbeleving negatief beïnvloeden.
Salarisadministratie is een complex, maar essentieel onderdeel van human resources dat veel verder gaat dan alleen het versturen van loonstroken. Een HRMS automatiseert veel aspecten van de salarisadministratie, zoals het berekenen van verdiensten en inhoudingen, het faciliteren van directe stortingen en werknemers gemakkelijk toegang geven tot salarisdocumentatie (zoals salarisoverichten) zonder dat ze de hulp van de HR-afdeling hoeven in te roepen.
HR-processen moeten nauwkeurig en tijdig zijn om de bedrijfsdoelstellingen effectief te ondersteunen. Tegelijkertijd wordt van deze processen verwacht dat ze binnen de vastgestelde budgetten blijven. Automatisering in een HRMS elimineert veel van de knelpunten die HR-processen kunnen vertragen. Ook menselijke fouten worden een non-issue. Process optimization zorgt voor een efficiënte en kosteneffectieve oplossing en is een primaire functionaliteit van HRMS.
Talentbeheer heeft betrekking op de werving en ontwikkeling van kandidaten die geïnteresseerd zijn in functies binnen het bedrijf. Dit geldt niet alleen voor het werven van extern personeel, maar ook voor de huidige werknemers die werknemers doorverwijzen of solliciteren naar andere functies binnen de organisatie. Oplossingen voor talentbeheer kunnen alles omvatten wat te maken heeft met werving, indienstneming, onboarding en interne functieverandering.
HR bestaat om werknemers te helpen het beste uit zichzelf te halen. Personeelsbeheer in een HRMS helpt bij het volgen en optimaliseren van de ontwikkeling van werknemers, geeft managers een duidelijker inzicht in de werkuren en aanwezigheid van werknemers en biedt een platform voor het uitvoeren en beoordelen van werknemersbeoordelingen. Personeelsbeheer houdt ook rechtstreeks verband met incidentenregistratie, beloningsplanning, verlof- en vakantiebeleid en doelstellingenbeheer. Dit gebied strekt zich zelfs uit tot tijdelijk-personeelsbeheer, waarmee niet-fulltime werknemers zoals stagiairs en aannemers kunnen worden beheerd.
Niet elk HRMS biedt dezelfde tools of mogelijkheden, het varieert per leverancier. Om er zeker van te zijn dat je bedrijf beschikt over wat het nodig heeft om je personeelsbestand te ondersteunen, kun je bij de beoordeling van mogelijke HRMS-oplossingen prioriteit geven aan de volgende essentiële functies:
HRMS-tools faciliteren nauwkeurige beloning en secundaire arbeidsvoorwaarden. HR-afdelingen kunnen deze tools gebruiken voor het configureren en bijhouden van geschiktheid en samenwerken met leveranciers om regelingen tot stand te brengen en betalingen te doen.
Een gecentraliseerd HRMS-platform kan worden geconfigureerd met werknemersportals waar werknemers toegang hebben tot hun eigen gegevens, hun informatie kunnen bijwerken, hun secundaire arbeidsvoorwaarden kunnen beheren, antwoorden kunnen vinden op veelgestelde vragen, ondersteuning kunnen vragen, enzovoort.
Een ander voordeel van het centraliseren van HR-management is dat alle relevante HR-gegevens op één locatie worden verzameld, waardoor analyse en rapportage veel eenvoudiger worden. De beste HRMS-oplossingen gaan een stap verder en helpen HR-professionals bij het vaststellen van KPI's en werknemersgerelateerde meetwaarden, het ontwikkelen van financiële dashboards, het bijhouden van operationele gegevens en het waarborgen van totale transparantie in HR-processen. Dit kan ook de naleving van de regelgeving bevorderen.
Werknemers zijn het gelukkigst en meest productief als ze hun vaardigheden verder kunnen ontwikkelen. Learning management tools in HRMS brengen beschikbare cursussen, testen en certificeringsopties samen, en maken het mogelijk om compliancetraining in te stellen en te volgen.
Tools voor personeelsplanning zijn cruciaal voor het begrijpen en voorbereiden van je mensen op huidige en komende scenario's. Dit omvat prognoses en budgettering, het vaststellen van wervingsprioriteiten, het identificeren van vaardigheidstekorten en meer.
Gegevenssilo's in HR kunnen zeer schadelijk zijn en het moeilijk maken om vitale werknemersinformatie te vinden en op te halen. Door werknemersdossiers te centraliseren in een HRMS ontstaat één enkele bron van waarheid voor het bijhouden van werknemersgegevens. Dit verbetert de effectiviteit van rapportage, auditing en compliance tracking en vermindert de kosten die hiermee gepaard gaan.
HRMS-oplossingen geven bedrijven vaak meer controle over het beheer van beloningen voor werknemers. Bonussen, verkoopcommissies, overuren, enz. kunnen allemaal binnen het HRMS worden geregeld, waarbij ook rekening wordt gehouden met eventuele belastingen of andere inhoudingen.
Een gecentraliseerd HRMS moet gemakkelijk toegankelijk zijn voor gebruikers van elk technologisch kennisniveau. Verder moeten gebruikers hun eigen dashboards kunnen aanpassen zodat dit de meest relevante informatie bevat en rolgebaseerde meldingen kunnen instellen. Hoe intuïtiever de interface, hoe hoger de adoptiegraad van je HRMS.
HRMS-opties bieden tools voor het maken en publiceren van functiebeschrijvingen, het beheren van cv's, het volgen van kandidaten, het uitvoeren van achtergrondcontroles en het begeleiden van nieuwe medewerkers tijdens het inwerkproces. Als de nieuwe medewerker eenmaal is ingewerkt, kunnen andere HRMS-tools het overnemen met prestatie- en goal management en competentietests.
HRMS-oplossingen bieden tools voor het inplannen van medewerkers op basis van beschikbaarheid en andere variabelen. Geautomatiseerde mogelijkheden maken het mogelijk om verlofaanvragen direct te verwerken en verlofsaldi in real time bij te werken, en tijdkaarten kunnen worden geïntegreerd in de salarisadministratie.
Alles bij elkaar genomen en correct toegepast, kunnen deze functies je bedrijf aanzienlijk verbeteren. De belangrijkste voordelen van een HRMS:
- Beter inzicht in HR-gegevens
- Geoptimaliseerde procesefficiëntie
- Verbeterd HR-tijdbeheer
- Verhoogde werknemersbetrokkenheid en -beleving
- Lagere back-end-kosten
- Betere naleving van regelgeving
- Werknemers beter implementeren en volgen
- Sneller en effectiever werven en inwerken
Het juiste HRMS kan een groot verschil maken in de manier waarop je HR-functies in je organisatie ondersteunt en beheert. Maar human resource management is pas echt effectief als het werknemers de HR-middelen en -diensten verschaft die ze nodig hebben, precies wanneer ze die nodig hebben.
ServiceNow HR Service Delivery integreert rechtstreeks met je oplossingen voor human capital management (HCM) en ontsluit bedrijfsbrede productiviteit. Dit platform voor werknemersbeleving geeft je mensen de vrijheid en mogelijkheden die ze willen, terwijl je bedrijf profiteert van verbeterde productiviteit, gedigitaliseerde workflows en een volledig uniforme beleving. ServiceNow maakt het allemaal mogelijk.
Lees meer over HR Service Delivery en haal meer uit human resource management dan ooit tevoren.