Scenarioplanning beschrijft de tools, processen en strategieën die worden gebruikt om mogelijke onzekerheden in de toekomst van een bedrijf te identificeren en daaop voor te bereiden.
Men zegt wel, achteraf zie je het altijd goed. Dit geldt met name als het gaat om het managen van een bedrijf. Onverwachte marktschommelingen, plotselinge gebeurtenissen en voortdurende veranderingen binnen bedrijfstakken kunnen zelfs de best doordachte plannen in de war sturen. Als recent voorbeeld hoeven leiders niet verder terug te kijken dan het jaar 2020. De onverwachte en verbazingwekkende gevolgen van de eerste echt wereldwijde pandemie van de moderne tijd heeft het bedrijfsleven wereldwijd in beroering gebracht. Overal ter wereld herstellen organisaties nog steeds van onverwachte, snelle veranderingen na de eerste klap van COVID-19, met verloren winsten, moeilijke nieuwe wettelijke vereisten en zelfs faillissement en sluiting als ongelukkig gevolg.
Hoe kunnen bedrijven, nu er zoveel op het spel staat, zich beter op de toekomst voorbereiden door een reeks onzekerheden te identificeren en te plannen die zich al dan niet daadwerkelijk zullen voordoen? Het antwoord is te vinden in scenarioplanning. Met flexibele planning kan het management what-if-scenario's opstellen en afwegingen maken, zodat wanneer opkomende gebeurtenissen of andere factoren verandering afdwingen, het bedrijf al over geplande en doordachte noodmaatregelen beschikt. Maar scenarioplanning is meer dan alleen een bedrijfscontinuïteitsplan of een subset van FinOps; het is een volledig geïntegreerde benadering voor het aanpakken van en aanpassen aan de onzekerheden van moderne bedrijven.
Het uitgangspunt is: als een organisatie kritieke onzekerheden kan definiëren en noodmaatregelen kan creëren voor een reeks scenario's, dan zullen ze beter in staat zijn om te overleven—of zelfs successen te boeken—wanneer ze in het echt worden geconfronteerd met deze scenario's.
Voor bedrijven geeft scenarioplanning besluitvormers een blik op de toekomst - niet één enkele, onveranderlijke toekomst, maar een reeks mogelijke toekomstige scenario's. Hierdoor kunnen ze veel verschillende resultaten identificeren en de impact van deze scenario's inschatten. Vervolgens kunnen ze de effectiviteit van verschillende voorgestelde antwoorden evalueren en bepalen welke acties het meest waarschijnlijk leiden tot positieve resultaten voor de organisatie, de medewerkers en de klanten.
In plaats van te moeten goochelen en improviseren bij onverwachte gebeurtenissen, kunnen organisaties relevante scenarioplannen raadplegen en snel en doortastend reageren. Hierdoor kunnen leiders snel afwegingen maken en weloverwogen beslissingen nemen, waarbij alle mogelijke combinaties van beslissingen en hun gevolgen voor budget, middelen, prioriteiten en tijdschema's worden geëvalueerd.
Bedrijven die snel kunnen schakelen en gedijen in een steeds veranderende wereld, maken voortdurend gebruik van scenarioplanning. Bedrijven die aan scenarioplanning doen zijn echter nog vaak eerder uitzondering dan regel. Als zodanig hebben organisaties die investeren in scenarioplanning en werkende noodstrategieën opstellen, meer kans op positieve resultaten bij abrupte veranderingen en andere toekomstscenario's. Dit levert een duidelijk voordeel op ten opzichte van bedrijven die wachten met het opstellen van een plan tot de verandering plaatsvindt.
Transparantie en inzicht vormen de kern van scenarioplanning. Om voorbereid te zijn op het onverwachte, moeten bedrijven een duidelijk beeld ontwikkelen van hun budgetten, prognoses en andere variabelen, en nauwkeurig hun belangrijkste drijfveren voor bedrijfsgroei bepalen. Nu deze informatie beter beschikbaar is, beschikken bedrijfsleiders en andere leiders over een kader dat zij kunnen gebruiken voor niet-noodzakelijke beslissingen en voor beslissingen die in tijden van potentiële crisis moeten worden genomen.
Zoals eerder aan de orde kwam, geeft scenarioplanning bedrijven de macht om te plannen voor de toekomst. Specifieker gezegd biedt dit een kader voor het uitvoeren van what-if-analyses voor vele verschillende scenario's. Zo kunnen beleidsmakers nauwkeurig voorspellen welke gevolgen deze scenario's kunnen hebben voor budgetten, prioriteiten en resources. Tegelijkertijd stelt het organisaties in staat te schakelen waar en wanneer dat nodig is, zonder de verwarring of downtime die normaal gesproken gepaard gaat met een dergelijke verandering van strategie.
Bovendien gaat scenarioplanning verder dan beheer. Om het effectief te implementeren, is het sterk afhankelijk van de inzichten en aanbevelingen van het personeel op verschillende afdelingen. Door deze belangrijke spelers bij elkaar te brengen, verbeteren bedrijven hun benadering van kennisbeheer, verbeteren ze de samenwerking, en het verzamelen en distribueren van essentiële informatie binnen de organisatie.
Scenarioplanning omvat veel verschillende manieren om een bedrijf toekomstbestendig te maken. Hieronder volgen vier veelgebruikte typen van scenarioplanning:
Het plannen van operationele scenario's is de meest gebruikte vorm van scenarioplanning. In operationele scenario's identificeert en onderzoekt een bedrijf de directe impact van een specifieke situatie. De implicaties op korte termijn worden onderzocht en er worden plannen ontwikkeld om positieve resultaten te bevorderen.
Bij een normatieve scenarioplanning beginnen bedrijven met een voorkeursresultaat of -uitkomst. Deze vorm van scenarioplanning valt enigszins samen met een verklaring van doelstellingen, maar richt zich op hoe de organisatie in de toekomst wil opereren, in plaats van gewoon wat de organisatie wil bereiken. Normatieve scenarioplanning is een waardevolle aanvulling op andere vormen van scenarioplanning, waarbij de noodzakelijke veranderingen en doelactiviteiten die nodig zijn om het voorgestelde scenario te bereiken duidelijk worden uitgedrukt en samengevat.
Kwantitatieve scenario's maken snelle wijzigingen in financiële modellen mogelijk door een beperkt aantal variabelen met vaste relaties te wijzigen. Deze modellen bevatten de beste en slechtste versies voor elk scenario en zijn nuttig bij het voorspellen van de jaarlijkse bedrijfsrendementen.
Strategische managementscenario's richten zich meer op de omgeving van de zakelijke producten en services dan op het bedrijf zelf en vereisen een uitgebreid overzicht van de branche, markt en economie.
Scenarioplanning bestaat meestal uit een proces in vier stappen:
De eerste stap in scenarioplanning is dat het bedrijf vaststelt waarmee het wordt geconfronteerd. Dit betekent alle deelnemers samenbrengen voor een workshop en brainstorm, met als doel potentiële, mogelijke en waarschijnlijke verschuivingen te identificeren die van invloed kunnen zijn op het bedrijf.
Nu de drijvende krachten zijn geïdentificeerd en besproken, bestaat de volgende stap erin de lijst te verfijnen tot slechts twee van de potentieel meest invloedrijke. Deze 'kritieke onzekerheden' zijn de krachten die de grootste potentiële impact kunnen hebben en de beste resultaten zouden opleveren indien men erop was voorbereid. Mogelijke onzekerheden kunnen prioriteit, kosten en beschikbaarheid of resources omvatten.
Nu de twee belangrijkste onzekerheden bekend zijn, is het tijd om deze onzekerheden om te zetten in scenario's. Zet de onzekerheden uit op een eenvoudige grafiek, met de ene als x-as en de andere als y-as, waarbij de twee uitersten voor elke onzekerheid worden weergegeven door de uiteinden van elke as. Dit leidt ertoe dat er vier verschillende kwadranten zijn, variërend van minst wenselijk tot meest wenselijk voor het bedrijf.
Het team komt opnieuw samen om de gevolgen van elk scenario te bespreken. Vervolgens moeten ze in de grafiek aangeven waar het bedrijf zich momenteel bevindt. Daarna moet het team een nieuw punt uittekenen dat aangeeft waar de organisatie volgens hen na een vastgestelde tijd (bijvoorbeeld een jaar) op de grafiek zal staan. Ten slotte zal het team bespreken hoe ze zich het beste op die toekomst kunnen voorbereiden en alle opties die het overwegen waard zijn, catalogiseren.
Het bovenstaande proces moet de meeste organisaties in staat stellen om aan de slag te gaan met scenarioplanning. Houd rekening met de volgende best practices om een effectieve aanpak te garanderen:
Scenario's zijn nuttiger en gemakkelijker te plannen wanneer ze eenvoudig worden gehouden. Concentreer u op twee slechts twee kritieke onzekerheden tegelijk. Andere scenario's kunnen verder worden uitgewerkt zodra de twee meest kritieke kwesties volledig zijn onderzocht.
Het mooie van scenarioplanning is dat organisaties zich kunnen voorbereiden op verschillende omstandigheden, in plaats van zich alleen voor te bereiden op het beste scenario. Zorg er bij het opstellen van een strategie voor dat deze relevant is, ongeacht het scenario.
Scenarioplanning hoeft niet beperkt te zijn tot de onmiddellijke toekomst. Met de juiste informatie en enkele onderbouwde veronderstellingen kunnen bedrijven zich voorbereiden op scenario's die ver in de toekomst liggen. Scenarioplanning op de lange termijn maakt het niet alleen mogelijk effectieve strategieën op te stellen om bedrijven jaren vooruit te helpen, maar maakt ook een cultuur van toekomstgerichtheid mogelijk, wat op zich al een voordeel kan zijn.
Hoewel financiële en analysedeskundigen essentieel zijn voor de meeste benaderingen van scenarioplanning, moeten planningsteams leiders van afdelingen en niveaus uit de hele organisatie omvatten. Door meer groepen in te schakelen, wordt het inzicht vergroot en worden de scenario's zo goed mogelijk uitgewerkt.
Een aanzienlijk deel van de scenarioplanning is gebaseerd op gefundeerd giswerk; om relevant en toepasbaar te zijn moet het worden ondersteund door betrouwbare gegevens. Meer gegevens betekenen nauwkeurigere modellen en helpen bij het formuleren van doelstellingen, het vaststellen van basiscriteria en het bepalen van de producten en services die het meest fundamenteel zijn.
Scenario's moeten net zo veranderlijk zijn als de toekomst die ze vertegenwoordigen. Wanneer scenario's door veranderende omstandigheden verouderd raken, moeten ze buiten gebruik worden gesteld en worden vervangen door scenario's die relevant zijn voor de verwachte omstandigheden.
Niemand weet zeker wat de toekomst te bieden heeft. Maar met de juiste aanpak van scenarioplanning kunnen allerlei organisaties beter voorbereid zijn op opkomende gebeurtenissen en veranderende omstandigheden die anders hun bedrijf ten val zouden kunnen brengen. ServiceNow Scenario Planning (een verbetering van ServiceNow Portfolio Workbench) biedt de tools en mogelijkheden die bedrijven nodig hebben om prioriteiten, budgetten en strategisch belang te consolideren om effectief verder te kunnen gaan, ongeacht welke scenario's werkelijkheid worden. ServiceNow Scenario Planning benut de kracht van het Now Platform®, dat voortbouwt op betrouwbare, realtime ServiceNow-applicatiegegevens en beschikbare strategische en operationele resources, voor ongeëvenaarde nauwkeurigheid van prognoses.
En dat is nog maar het begin. ServiceNow Scenario Planning biedt organisaties de volgende mogelijkheden:
- Backlog van projecten en vraag analyseren
- Meerdere scenario's simuleren op basis van kosten, resources en strategische afstemming
- Scenario's opslaan
- Meerdere scenario's voor projectportfolio's vergelijken
- Het scenario bevestigen dat het beste overeenkomt met de doelstellingen van de organisatie
- Volg de voortgang van goedgekeurde projecten en vraag
- Portfolio's zo nodig opnieuw plannen
- En meer.
Achteraf zie je het altijd goed, maar met de juiste gegevens en bronnen kan kijken naar de toekomst net zo betrouwbaar zijn. Met Scenario Planning van ServiceNow bouwt u de strategieën die uw bedrijf door alles heen loodsen wat de wereld u voor de voeten werpt.
Het Now Platform bevat kernfuncties waarmee u workflows snel en efficiënt kunt digitaliseren en op grote schaal kunt uitvoeren.