Como gerenciar finanças para itens de planejamento no Planejamento de portfólios

Gerencie orçamento, planos de custo como previsões, despesas reais como linhas de gasto, gere custos de mão de obra, crie linhas de base financeiras e exiba, analise e compare o desempenho financeiro dos itens de planejamento na cadência necessária no espaço Planejamento de portfólios.

A exibição de finanças abrangentes ajuda a entender os custos planejados e reais, Estimativa na conclusão (EAC), Estimativa até a conclusão (ETC), valores reais totais até o momento e assim por diante, para a entidade selecionada. Você pode gerenciar planos de custo e associar linhas de despesa processadas para refletir os valores reais de um item de planejamento.

Exporte os dados financeiros da exibição de comparação de custos ou linhas de base como arquivo do Microsoft Excel ou CSV e compartilhe-os com suas partes interessadas para revisar o desempenho financeiro de seus itens de planejamento e portfólio.

Exibição de custo

Preveja seus custos planejados, crie e gerencie planos de custo e linhas de gasto para acompanhar o desempenho financeiro de seus itens de planejamento, revise os custos e valores reais mais recentes.

Na tela Custo, você pode:

• Como gerente de projeto, você tem visibilidade e capacidade aprimoradas de gerenciar os dados financeiros em vários níveis de projeto. A exibição de custo de finanças mostra planos de custo e linhas de despesa de subprojetos, permitindo que você rastreie as finanças.
• Os widgets de projeto primário exibem os valores consolidados de custos e despesas previstos.
• Identifique e gerencie custos usando a coluna Projeto/Demanda para qualquer subprojeto ou demanda diretamente da exibição de custo do item de planejamento primário.
• Preveja novamente todos os valores do plano de custos para períodos fiscais futuros clicando duas vezes para editar o valor na exibição de menor escala de tempo, seja por mês ou por período.
• Gerencie planos de custo para seus itens de planejamento. Para obter mais informações, consulte Adicionar, editar ou excluir planos de custo.
• Adicione ou edite linhas de gasto para seus itens de planejamento para registrar quaisquer despesas planejadas ou não planejadas. Para obter mais informações, consulte Adicionar ou editar linhas de gasto.
• Gere custos de mão de obra para o período fiscal. Para obter mais informações, consulte Gerar custos de mão de obra.
• Crie e compare linhas de base para capturar o snapshot financeiro dos itens de planejamento. Para obter mais informações, consulte Criar e comparar linhas de base financeiras para demandas e projetos.
• Configure widgets para obter uma visão geral de alto nível dos dados financeiros do seu item de planejamento.
• Todos os detalhes financeiros dos subprojetos serão agregados e exibidos nos planos de custo e widgets do projeto primário.

Dica:

A exibição de custos oferece uma experiência do usuário aprimorada para personalizar as colunas do painel esquerdo usando o ícone de personalização ( ) e salvando as preferências do usuário para manter as personalizações feitas para ocultar, exibir ou ajustar colunas, exibição de escopo de tempo e assim por diante .

Exibição de linha de base

Crie uma linha de base para capturar um snapshot das mudanças financeiras dos itens de planejamento. Você pode criar linhas de base sob demanda ou em uma cadência usando um trabalho do programador.

Nota:

As linhas de base criadas no projeto primário incluirão os planos de custo e as linhas de despesa de todos os projetos secundários para calcular e fornecer um detalhamento melhor do desempenho financeiro dos projetos e subprojetos.

Quando você cria uma linha de base financeira para um projeto primário, os registros financeiros do projeto secundário também são calculados, o que ajuda os gerentes de projeto a rastrear a integridade financeira dos projetos em um só lugar.

Comparar linhas de base para comparar a diferença de custos entre o status mais recente e uma linha de base ou entre duas linhas de base quaisquer.

Nota:

Cada linha de base é marcada com um número com base na ordem em que foram criadas. A linha de base de Dados Financeiros Atuais captura os detalhes financeiros em tempo real e é sempre representada por um ícone de sinalizador ( ).

A exibição de comparação de linhas de base ajuda a entender as variâncias entre as duas linhas de base.

Use os widgets ao comparar linhas de base para exibir:

• Dois widgets dedicados para cada linha de base que exibe o EAC.
• O terceiro widget exibe a variância total entre os valores de EAC das linhas de base selecionadas.
• O quarto widget exibe as três principais variações que contribuem para a variância geral por tipo de custo.

Os widgets e as linhas de cabeçalho são codificados por cores para ajudá-lo a identificar as linhas de base selecionadas.

Dica:

Alterne entre diferentes linhas de base da exibição de comparação selecionando o nome de uma linha de base em um dos widgets.

Ao comparar linhas de base, você obtém a lista de planos de custo com seus tipos de custos associados, EAC no escopo completo e uma exibição detalhada das despesas reais e planejadas.

Por padrão, a escala de tempo da exibição de detalhamento é definida como Mês.

• Use a opção Escala de tempo para exibir a exibição de detalhamento de comparação nos níveis mensal, trimestral e anual.
• Selecione Escopo de tempo para filtrar períodos fiscais, dados nos widgets e a tabela de comparação.

Os widgets e as linhas de cabeçalho são codificados por cores para ajudá-lo a identificar as linhas de base selecionadas.

Dica:

Selecione o nome de uma linha de base do primeiro ou segundo widget para comparar diferentes linhas de base.

Vamos dar um exemplo da exibição de comparação de duas linhas de base: 2023-10-01, linha de base A e dados financeiros atuais, linha de base B.

Ao comparar linhas de base, você obtém a lista de planos de custo com seus tipos de custos associados, EAC no escopo completo e uma exibição detalhada das despesas reais e planejadas.

Por padrão, a escala de tempo da exibição de detalhamento é definida como Mês.

Ao comparar linhas de base, você obtém a lista de planos de custo com seus tipos de custos associados, EAC no escopo completo e uma exibição detalhada das despesas reais e planejadas.

Como valores reais, planejados e EAC são comparados entre duas linhas de base capturadas em diferentes carimbos de data/hora

Para uma linha de base selecionada, com base na data de criação, a tabela mostra valores Reais para os períodos fiscais anteriores a partir da data de criação e valores Planejados para os períodos fiscais atuais e futuros.

Considere um item de planejamento com escopo de julho de 2023 a junho de 2024. A linha de base A foi criada em 2023-10-01. Se você comparar a linha de base das finanças atuais em dezembro de 2023 com a linha de base capturada em outubro de 2023:

1. A exibição de comparação de linhas de base mostra as colunas Reais x Reais de julho de 2023 a setembro de 2023.

   

2. Planejados versus reais para outubro de 2023 e novembro de 2023.

   

3. Planejado versus Planejado de dezembro de 2023 a junho de 2024.

   

Nota:

As colunas são definidas para calcular o EAC, que é a soma dos custos reais até o último período fiscal e dos custos planejados dos períodos fiscais atuais até os futuros.

Alocação de orçamento

Os gerentes de portfólio podem gerenciar e aprovar o orçamento para itens de planejamento. O orçamento aprovado ajuda os gerentes de projeto a planejar e atender às despesas para executar o trabalho.

Planeje e aprove o orçamento para um ciclo de planejamento mais curto nos níveis mensal, trimestral ou anual usando o orçamento enxuto e a viabilidade de financiamento. O orçamento enxuto ajuda os gerentes de portfólio a rastrear o valor em troca do orçamento aprovado e a planejar melhor o orçamento para períodos fiscais futuros.

Nota:

Se o orçamento for alocado mensalmente, o orçamento total será acumulado para o nível trimestral e anual. Da mesma forma, se o orçamento for alocado em nível trimestral ou anual, o detalhamento igual acontecerá até o nível mensal.

Para obter mais informações sobre como alocar, aprovar e lidar com o orçamento para itens de planejamento, consulte Gerenciar o orçamento dos itens de planejamento no Planejamento estratégico.

Dica:

Na exibição de alocação de orçamento, os gerentes de portfólio revisam o EAC para entender as projeções financeiras feitas pelos gerentes de projeto e usam a opção Copiar custo como orçamento para alocar todo o custo planejado como orçamento.

Escolha o tipo de custo como o atributo para alocar e aprovar o orçamento para tipos de custo individuais, como mão de obra, não mão de obra.

Os gerentes de projeto podem exibir o orçamento aprovado na escala de tempo necessária, habilitando a alternância Orçamento x custo ( ) na exibição Custo. Conforme o trabalho avança e os valores reais são capturados, você pode comparar o orçamento e os custos reais na exibição Orçamento versus custo e prever novamente os custos planejados em que os valores reais estão excedendo o orçamento usando o recurso de edição em linha na escala de tempo necessária.

Os gerentes de produto podem comparar o custo mais recente com o orçamento aprovado por Capex ou Opex, tipos de custo e para a escala de tempo necessária no nível mensal, trimestral ou anual. A exibição de comparação fornece informações aos gerentes de produto para localizar qualquer variação no tipo de despesa ou tipo de custo e em qual período fiscal. O gerente de produtos pode aproveitar essas informações para solicitar orçamento adicional do gerente de portfólios.

Você pode migrar o orçamento de projetos ativos existentes e itens de demandas da IU clássica para Next Experience. As finanças no Next Experience têm um novo modelo de dados de orçamento que facilita o armazenamento do orçamento em um nível detalhado por detalhamentos mensais e tipos de custo. Você pode migrar o orçamento de projetos e demandas ativos individualmente ou em massa usando o trabalho agendado.

• Migre o orçamento de projetos ativos da IU clássica para Next Experience. Para obter mais informações, consulte Migrar o orçamento de projetos ativos para Next Experience.
• Migre o orçamento de demandas ativas da IU clássica para Next Experience. Para obter mais informações, consulte Migrar orçamento de demandas ativas para Next Experience.

Nota:

O orçamento migrado é capturado na tabela sn_invst_pln_invst_budget para habilitar o orçamento enxuto para o escopo de tempo necessário.

Finanças simples

As finanças simples oferecem a capacidade de inserir o capex, opex, benefício planejado de alto nível preliminar e assim por diante na página Detalhes sem capturar os planos de custos da exibição de custo. Você pode atualizar os valores financeiros simples conforme necessário até que os custos planejados e reais sejam capturados.

Usando o recurso de linha de base, você pode capturar esses valores financeiros simples em uma linha de base e compará-los com qualquer linha de base existente. Você pode:

• Preveja novamente dados financeiros simples e compare-os selecionando Dados Financeiros Atuais na lista de linhas de base.
• Capture as despesas planejadas e reais conforme o projeto avança e compare qualquer linha de base financeira com linha de base financeira simples para rastrear o desempenho financeiro do item de planejamento.