Eine Bestellung für Vertrags-Assets erhalten

Sie erhalten die Bestellung für die vom Vertrag abgedeckten Assets, indem Sie die Aufgabe „Verlängerungsbestellung“ verwenden. Diese Aufgabe ist verfügbar, wenn Sie mindestens ein Hardware-Asset hinzugefügt, eine Berechtigung erstellt oder eine vorhandene Berechtigung ausgewählt haben, die sich im Status „Build“ befindet.

Vorbereitungen

Diese Aufgabe wird nicht erstellt, wenn Sie keine Hardware-Assets oder Berechtigungen ausgewählt oder hinzugefügt haben oder das Plugin „Beschaffung“ (com.snc.procurement) nicht aktiv ist. Sie müssen die finanziellen Ausgaben stattdessen manuell nachverfolgen.

Erforderliche Rolle: procurement_user

Prozedur

1. Wählen Sie im Formular „Vertragsverlängerungsanforderung“ die Registerkarte Offene Aufgaben aus.
2. Wählen Sie die Anforderungsnummer für die Vertragsverlängerung aus.
3. Wählen Sie die Registerkarte Bestellungen aus.
4. Wählen Sie die Bestellnummer aus, um die finanziellen Transaktionen des Vertrags zu erfassen.

   Für jeden Asset-Datensatz, der unter einen Vertrag fällt, wird eine Bestellposition erstellt. Die Kosten jeder Bestellung entsprechen den Verlängerungskosten jedes abgedeckten Assets.

   Die Bestellpositionen werden für die Berechtigungen erstellt, die sich im Status „Build“ befinden. Jede auf der Registerkarte „Geplante Berechtigungen“ hinzugefügte Berechtigung entspricht einer eindeutigen Bestellposition.

5. Wählen Sie Bestellen aus.
6. Wählen Sie Empfangen aus, um die Bestellung für vom Vertrag abgedeckte Assets zu erhalten.
   Durch den Eingang der Bestellung werden nur die Assets aktualisiert. Es wird keine Berechtigung erstellt.

Ergebnisse

Der Berechtigungsentwurf wird veröffentlicht, und der Status wird auf „In Gebrauch“ gesetzt.

Der Bestelleingang wird auf der Registerkarte Wareneingangsscheine aufgeführt.

Der Status der Bestellung und der Bestellpositionen ändert sich in „Empfangen“. Der Status der Aufgabe „Verlängerungsbestellung“ ändert sich automatisch in „Abgeschlossen“. Der Anforderungs-Flow für die Vertragsverlängerung ist abgeschlossen.

Der Substatus des alten Vertrags wird auf „Verlängert“ gesetzt. Ein Vertragsverlaufsdatensatz wird erstellt, der das Start- und Enddatum des alten Vertrags und des verlängerten Vertrags sowie das Verlängerungsdatum anzeigt. Sie können den gesamten Verlauf des Vertrags anzeigen, indem Sie im Abschnitt „Zugehörige Links“ die Registerkarte „Vertragsverlauf“ auswählen.

Nachdem Sie die Bestellung erhalten haben, lautet der Status des Verlängerungsvertrags nicht mehr „Entwurf“, und der Vertrag wird aktiviert. Wenn das Startdatum des verlängerten Vertrags erreicht wurde, die Bestellung jedoch nicht eingegangen ist, bleibt der Status der Vertragsverlängerungsanforderung „Entwurf“. Nachdem der neue Vertrag aktiviert wurde, läuft der alte Vertrag aus, und die abgedeckten Assets haben ein Enddatum.