Conceitos do Documentos gerenciados

Os conceitos a seguir explicam os Documentos gerenciados: documento gerenciado, coleção de documentos, revisões de documentos e parâmetros do documento.

Tabela 1. Conceitos

Conceito	Descrição
Documento Gerenciado	A tabela Document [dms_document] contém os documentos controlados por meio do processo de documentos gerenciados.
Coleção de Documentos	A tabela Document Collection [dms_collection] permite que os documentos relacionados sejam agrupados.
Revisões de Documentos	Como os documentos gerenciados devem ter registros claros das versões de um documento, as revisões (incluindo o arquivo) são anexadas ao registro do documento primário por meio de uma lista relacionada. As revisões do documento são controladas para manter um esquema de nomenclatura padrão e números de versão consistentes. Quando uma revisão de documento está pronta, ela pode ser enviada para análise.
Parâmetros do documento	Importante: Os parâmetros não controlam a segurança da aplicação ou do documento. Eles apenas organizam documentos, mas não afetam quem pode acessá-los. Para conceder acesso à aplicação Documentos gerenciados, você pode atribuir uma função. Para conceder acesso a um documento específico, defina as permissões de usuário e grupo. Cada documento pode ser associado a parâmetros predefinidos. Os parâmetros podem ajudar no agrupamento de documentos. Type: define o tipo de documento que está sendo controlado. Documentos do mesmo tipo usam os mesmos controles. Classification: define o nível de restrição do documento, como público, restrito ou confidencial. Audience: define os grupos com acesso ao documento, como interno ou externo. Name formats: define o formato dos nomes de documentos, garantindo que documentos do mesmo tipo tenham o mesmo esquema de nome montado a partir dos componentes de nome. Name components: define os valores do documento usados nos formatos de nome. Regras de aprovação: define as aprovações que o documento precisa ter antes de ser publicado.