Generieren Sie einen Audit-Bericht für eine Interaktion mit Microsoft Word Vorlage

  • Freigeben Version: Australia
  • Aktualisiert 12. März 2026
  • 4 Minuten Lesedauer

    • Generieren Sie einen Audit-Bericht für einen Interaktionsdatensatz mit Microsoft Word Vorlage, die sich im Status „Validieren“ oder in einem beliebigen nachfolgenden status befindet. Sie können den generierten Bericht entweder in der Cloud verwalten ( Microsoft SharePoint) Auf der Registerkarte „Clouddateien“ oder als sys_attachment zur Interaktion.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: sn_Audit.Manager, sn_Audit_WS.Supervisor, sn_irm_shared_cmn.word_template_reader

    1. Dient zum Anwenden der Word-Vorlage im Interaktionsdatensatz und zum Generieren des Berichts in Audit Workspace, Sie müssen über die Rolle „Auditmanager“ (sn_Audit.Manager) und die Rolle „Word-Vorlagenleser“ (sn_irm_shared_cmn.word_template_reader) verfügen. Noch wichtiger ist, dass Sie Zugriff auf haben müssen Audit Workspace.
    2. Um den Bericht für die Interaktion zu generieren, muss sich der Datensatz im Status „Validieren“, „Feldarbeit“ oder „Nachverfolgung“ befinden.
    3. Um anzuzeigen Bericht generieren Schaltfläche im Interaktionsdatensatz. Sie sollten ausgewählt haben Word-Berichtsvorlage Option in Vorlagentyp Feld beim Erstellen des Datensatzes.
    Wichtig:
    Sie müssen einrichten ServiceNow Dokument-Designer für Word-Plugin, bevor Sie erstellen Microsoft Word Vorlage und Audit-Bericht für einen Interaktionsdatensatz generieren.

    Weitere Informationen finden Sie unter Inhaltskonfiguration Und Erstellen Sie einen Word-Vorlagendatensatz für eine Audit-Interaktion .

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Um einen Audit-Word-Bericht zu generieren, müssen Sie zu navigieren Alle > Audit > Audit-Bericht Und richten Sie die folgenden administrativen Schritte für eine Word-Vorlage ein:
    • Wenn Sie ausgewählt haben Klassische Berichtsvorlage Option in Vorlagentyp Beim Erstellen des Interaktionsdatensatzes werden die Berichte als generiert Knowledge Base, Während sich die Eingabevorlage in HTML, Skript oder XML befindet. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen Sie eine Audit-Berichtsvorlage .
    • Wenn Sie ausgewählt haben Word-Berichtsvorlage Option in Vorlagentyp Feld als Eingabevorlage beim Erstellen der Interaktion, dann ist der generierte Word-Vorlagenbericht eine Word-Datei.

    Sie können anwenden Microsoft Word Vorlage für einen oder mehrere Audit-Interaktionsdatensätze und Generieren des Audit-Berichts im Word-Format. Sie können das Word-Dokument verwenden, um mit anderen Stakeholdern für die Berichtsbearbeitung zusammenzuarbeiten.

    Dieser Prozess umfasst zwei Schritte:
    1. Als Audit-Administrator können Sie zum Word-Vorlagenmodul navigieren und den Datensatz für eine bestimmte Tabelle oder ein Dokument konfigurieren.
    2. Als Audit-Manager, Audit-Vorgesetzter oder Auditor können Sie dann die Word-Berichtsvorlage dem Interaktionsdatensatz zuordnen und den Audit-Bericht generieren, sofern Sie auch über die Rolle „Vorlagenleser“ (sn_irm_shared_cmn.word_template_reader) verfügen.

    Sie haben auch die Möglichkeit, den generierten Bericht entweder als sys_attachment oder in der Cloud in zu verwalten Audit Workspace.

    Der generierte Bericht kann in gespeichert werden Microsoft SharePoint Oder Google Drive Website für Berichtszusammenarbeit.

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > Audit > Audit-Arbeitsbereichan.
    2. Wählen Sie das Listensymbol ( Listensymbol.).
    3. Wählen Sie Aus Alle Interaktionen In der Ausführungsliste.
    4. Wählen Sie einen Interaktionsdatensatz aus, für den Sie einen Bericht generieren möchten.
      Hinweis:
      Der Datensatz muss bereichsbezogen sein. Sie muss sich im Status „Validieren“, „Feldarbeit“ oder „Nachverfolgung“ befinden.
    5. Wählen Sie aus Bericht generieren Schaltfläche.
      Die ServiceNow Das Plugin „Document Designer für Word“ muss aktiviert sein. Nur dann Bericht generieren Schaltfläche ist verfügbar.
    6. Wählen Sie den Namen des Audit-Berichts in aus Berichtsvorlage Feld des Popups „Bericht generieren“.
      • Alle Word-Vorlagen, die für die Interaktion relevant sind und aktiv sind und sich im Status „veröffentlicht“ befinden, werden zur Auswahl angezeigt.

        Popup „Bericht generieren“.

        Wenn für diesen Datensatz keine Word-Vorlagen erstellt wurden, wird eine Meldung mit dem Hinweis angezeigt.

      • Wenn die Word-Vorlage Cloud-fähig ist, wird eine Nachricht mit dem Ziel angezeigt, an dem der generierte Bericht nach der Generierung gespeichert wird.
      • Wenn Sie die Cloud-Dateikonfiguration für den Interaktionsdatensatz nicht eingerichtet haben, wird eine Fehlermeldung angezeigt. Informationen zum Aktivieren der Cloud-Dateikonfiguration finden Sie unter Verwalten Sie Ihre Dokumente und Arbeitspapiere mit Audit-Management Als Cloud-Dateien.
    7. Geben Sie einen eindeutigen Namen für den Bericht in ein Name des Berichts Feld.
    8. Wählen Sie Aus Generieren .
      Eine Meldung wird angezeigt, die angibt, dass die Berichtsgenerierung initiiert wurde.
    9. Wenn Sie nicht ausgewählt haben Cloud aktiviert Option in Word-Vorlagenformular, Und wählen Sie dann den Anhang aus ( Anhangssymbol.)-Symbol zum Herunterladen des Berichts.
      Eine Nachricht wird angezeigt, die bestätigt, dass der Bericht als Anhang generiert wird.
      1. Wählen Sie die Aktionen aus ( Symbol für Aktionen.) Symbol und klicken Sie auf Herunterladen Option.
      2. Wählen Sie die heruntergeladene Word-Datei aus, um den Audit-Bericht anzuzeigen.
    10. Wenn Sie ausgewählt haben Cloud aktiviert Option in der Word-Vorlage, wählen Sie dann die Registerkarte Cloud-Dateien für den cloudbasierten Bericht aus.
      1. Wählen Sie den URL-Link für den Cloud-Ordnerpfad aus, um das Word-Dokument in zu öffnen Microsoft SharePoint Website.
      2. Zeigen Sie den Inhalt des Audit-Interaktionsberichts in der Cloud an, und geben Sie den Bericht für Ihre Mitarbeitenden frei.
        Sie können Ihren neuesten Bericht auch als URL oder als Anhang in überprüfen Bericht Feld des Abschnitts „Bericht“ im Interaktionsformular.

        Details zur Cloud-Dokumentverwaltung finden Sie unter Verwalten Sie Ihre Dokumente und Arbeitspapiere mit Audit-Management Als Cloud-Dateien.

      Jedes Mal, wenn Sie den Bericht generieren, wird ein Word-Berichtsanhang erstellt. Standardmäßig wird nur der neueste Word-Bericht an den Datensatz angehängt. Es gibt jedoch eine Systemeigenschaft, die Sie festlegen können, um die vorherigen Anhänge beizubehalten, auch wenn ein neuer Bericht mit dem neuesten Anhang generiert wird.

      Standardmäßig ist die Eigenschaft auf „falsch“ festgelegt, was bedeutet, dass der vorherige Word-Bericht als SYS-Anhang aus dem Interaktionsdatensatz gelöscht wird, wenn der Bericht erneut generiert wird. Die Interaktion hat daher den neuesten Bericht, der an den Datensatz angehängt ist.

      Als Audit-Administrator können Sie die Eigenschaft auf „wahr“ festlegen, um die vorherigen Anhänge mit dem Interaktionsdatensatz beizubehalten. Alle vorherigen Anhänge können im Abschnitt „Anhänge“ angezeigt werden. Das Beibehalten der vorherigen Anhänge hilft Ihnen, einen Audit-Pfad für die Interaktion nachzuverfolgen.

      Um die Eigenschaft zurückzusetzen, navigieren Sie zu Alle > Audit > Administration > Eigenschaftenan. Siehe Eigenschaften mit installiert Audit-Management Und erweitertes Audit.