Erstellen und ordnen Sie ein Richtliniendokument in zu Microsoft SharePoint

Aktivieren Sie Redlining in einem Richtliniendokument, das in vorhanden ist Microsoft SharePoint Speicherort, anstatt ein Dokument in zu erstellen Microsoft SharePoint Und Zuordnung des Dokuments zum Richtliniendatensatz.

Vorbereitungen

Erforderliche Rolle: Erforderliche Rolle: sn_compliance_ws.corporate_compliance_analyst; MP_document_user

Wichtig:

Richtlinien-Redlining-Integration mit Microsoft SharePoint Ist verfügbar ab Washington DC ServiceNow AI Platform Version. Die Funktion ist nicht verfügbar, auch wenn Sie die Version 19.x von verwenden Vancouver.

Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

Abgesehen von der Zuordnung von Dokumenten, die sich in befinden Microsoft OneDrive Und Google Drive, Sie können jetzt Dokumente zuordnen, die sich in befinden Microsoft SharePoint Site zu Ihrem Richtliniendatensatz.

Prozedur

1. Navigieren zu Alle > Richtlinien und Compliance > Compliance-Arbeitsbereichan.
2. In Compliance Workspace, Wählen Sie das Listensymbol ( ).
3. Navigieren zu Compliance-Bibliothek > Meine Richtlinienan.
   Sie können Erstellen Sie eine neue Richtlinie Oder öffnen Sie einen Richtliniendatensatz, um ein Dokument zuzuordnen.
4. Wählen Sie eine Richtlinie aus, um ein Richtliniendokument zuzuordnen Microsoft SharePoint Website.
   Sie können ein Dokument in erstellen Microsoft SharePoint Site und dem Richtliniendatensatz zuordnen, wenn sich die Richtlinie im Status „Entwurf“ befindet.
5. Wählen Sie aus der zugehörigen Liste Richtlinientext des Richtliniensatzes aus Aktivieren Sie die Dokumentbearbeitung UI-Aktionsliste und klicken Sie auf Erstellen Sie ein neues Dokument Option.
6. Geben Sie die URL zur Website in ein Website-URL Feld des Popups „Word-Dokument erstellen“.
   Sie können die Website-URL-Standortinformationen abrufen, wenn Sie den Mauszeiger über die Website-URL bewegen Symbol.
   1. Um die Website-URL abzurufen, melden Sie sich bei an Microsoft SharePoint Website.
   2. Wählen Sie aus Freigeben Listen Sie auf, und klicken Sie auf Kopieren Sie den Link auf die Seite Option.
7. Geben Sie den Pfad des Ordners ein, den Sie in kopiert haben Ordnerspeicherort Feld.
   Dieser Pfad ist der Speicherort des Dokuments.
8. Geben Sie den Namen des Dokuments in ein Dokumentname Feld.
9. Wählen Sie Erstellen aus.
   Bei Auswahl von „Erstellen“ wird das Dokument im Ordner von erstellt Microsoft SharePoint Von Ihnen angegebener Account. Wenn Sie einen Link zu einem freigegebenen Ordner bereitstellen, müssen Sie über Bearbeitungszugriff verfügen, um eine Datei in diesem Ordner zu erstellen.

   Nachdem das Dokument erstellt wurde, können die Beitragenden und Richtlinienbesitzer, die Zugriff auf die Richtlinie im Status „Entwurf“ haben, das Dokument in bearbeiten Microsoft SharePoint Zum Hinzufügen von Inhalten.

10. Um den Inhalt in zu aktualisieren Richtlinientext Feld des Richtliniendatensatzes auswählen Sie den Link Aktualisieren unter dem Dokumentlink aus.
    Alternativ können Sie auch auswählen In Word öffnen Schaltfläche.

    Der Inhalt, der im angegebenen Dokument von vorhanden ist Microsoft SharePoint Standort wird in kopiert Richtlinientext Feld. Eine Nachricht, die das angibt Richtlinientext wird mit dem neuesten Inhalt aus dem Richtliniendokument in der Cloud aktualisiert Bestätigt, dass der Inhalt im Richtlinientext und im Dokument synchronisiert sind.

11. Um die Anwender anzuzeigen, die Lese- oder Schreibzugriff auf das Dokument haben, navigieren Sie zur zugehörigen Liste Dokumentzugriff.
    Nachdem das Dokument dem Richtliniendatensatz zugeordnet wurde, wird auch der Zugriff für die Richtlinienanwender auf das Dokument eingerichtet. Der Zugriff auf das Richtliniendokument variiert je nach Anwender je nach Rollen und Status der Richtlinie.

    Entwurf

    Wenn sich die Richtlinie im Status „Entwurf“ befindet, haben der Besitzer und die Beitragenden Bearbeitungszugriff.

    Prüfung

    Wenn sich die Richtlinie im Status „Überprüfen“ befindet, haben die Prüfer und Besitzer Bearbeitungszugriff. Die Beitragenden und Genehmiger haben jedoch nur Lesezugriff.

    Genehmigt

    Wenn die Richtlinie in den Status „genehmigt“ wechselt, haben alle Stakeholder der Richtlinie nur Lesezugriff.

    Sie können auch die Zugriffsrechte der Anwender überprüfen, indem Sie zu navigieren Microsoft SharePoint Dokument auswählen Freigeben Liste in Microsoft SharePoint Dokument und Klicken auf Verwalten Sie Den Zugriff . Manchmal die Zugriffsrechte, die Anwender auf haben ServiceNow Richtliniendokument ist möglicherweise nicht mit den Rechten identisch, die Anwender haben, wenn sie an dem Dokument in zusammenarbeiten Microsoft SharePoint Website. Dies liegt an den Stammberechtigungen, die in festgelegt sind Microsoft SharePoint Site, die an die Ordner innerhalb der Site geerbt wird. Die Anwender der Ordner auf der Website erben diese Berechtigungen. Sie können die Berechtigungen überschreiben.

    1. Um zu überschreiben Microsoft SharePoint Website-Berechtigung: Wählen Sie das Einstellungssymbol ( ).
    2. Wählen Sie Aus Site-Berechtigungen Option in Einstellungen Liste.
    3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, in dem sich das Dokument befindet, und wählen Sie aus Verwalten Sie Den Zugriff .
    4. Wählen Sie Aus Erweiterte Einstellungen Und klicken Sie auf Erben Von Berechtigungen Beenden .
       Dieser Ordner erbt keine Berechtigungen mehr vom übergeordneten Element oder von Microsoft SharePoint Site-Ebene. Jetzt, wenn Sie Zugriff auf das Dokument von gewähren ServiceNow, Dann ist die gleiche Zugriffsebene, die Sie in der zugehörigen Liste Dokumentzugriff sehen, für die Anwender verfügbar, die an zusammenarbeiten Microsoft SharePoint Auch dokumentieren.
12. Wenn die Richtlinie entworfen wurde und abgeschlossen ist, kann der Richtlinienbesitzer eine Überprüfung anfordern, indem er auswählen Überprüfung anfordern Schaltfläche.
    1. Geben Sie im Popup „Überprüfung anfordern“ eine Nachricht für die Prüfer ein.
    2. Wählen Sie Aus Anforderung .
       Als Überprüfer können Sie die Richtlinie anzeigen, wenn Sie sich bei anmelden Meine ausstehenden Aufgaben In der Ansicht Aufgaben, ob sie zur Überprüfung bereit ist.
    3. Wählen Sie aus Überprüfung übermitteln Schaltfläche.
       Sie können den Richtlinientext überprüfen, im Popup „Überprüfung übermitteln“ einen Kommentar hinzufügen und übermitteln.
13. Um eine Vorschau des Dokuments anzuzeigen und die neueste Aktualisierung zu erhalten, nachdem Ihre Überprüfer die Überprüfung vorgenommen haben, wählen Sie den Link Aktualisieren in aus Richtlinientext Registerkarte.
    Überprüfer können Vorschläge und Kommentare im Dokument hinzufügen, indem sie auswählen Prüfung > Änderungen Nachverfolgen > Für jeden In Microsoft SharePoint.

    Als Richtlinienbesitzer können Sie den aktualisierten Inhalt des Dokuments aus abrufen Microsoft SharePoint Indem Sie auf klicken Aktualisieren Link. Mit dieser Aktion wird eine Synchronisierung zwischen dem im Cloud-Dokument vorhandenen Inhalt und dem Inhalt im Richtlinientextfeld der Richtlinie beibehalten.

    Hinweis:

    Häufig durchgeführte Updates werden nicht in den Versionshilfsdatensätzen von erfasst Microsoft SharePoint Und der Inhalt ist möglicherweise nicht in Echtzeit verfügbar. Daher kann es zu einer Verzögerung beim Abrufen des zuletzt aktualisierten Inhalts von kommen Microsoft SharePoint Zum Richtlinientextfeld.

    Alle Aktivitäten zwischen dem Richtlinienbesitzer und den Überprüfern werden in erfasst Aktivität Registerkarte von Details Zugehörige Liste. Wenn alle Prüfer die Überprüfung abgeschlossen haben, kann der Richtlinienbesitzer die Veröffentlichungsprüfliste abschließen.

14. Wählen Sie aus Schließen Sie die Veröffentlichungsprüfliste ab Schaltfläche.
    Wenn alle Prüfungen abgeschlossen sind, können Sie als Richtlinienbesitzer den Veröffentlichungsprozess abschließen. Mit dieser Aktion wird ein Playbook erstellt. Der Richtlinienbesitzer muss die Veröffentlichungsprüfliste durchlaufen, bevor er eine Genehmigung anfordert. Siehe, Füllen Sie die Veröffentlichungsprüfliste für die Richtlinie aus, und fordern Sie die Genehmigung an .

    Nachdem der Veröffentlichungsprozess abgeschlossen ist, können Sie die Richtlinie entweder als PDF an den Richtliniendatensatz anhängen oder generieren Knowledge Base artikel, wenn die Richtlinie in den Status „veröffentlicht“ wechselt.

15. Wählen Sie das Symbol „Anhänge“ aus ( ) In der Seitenleiste der zugehörigen Liste „Übersicht“ der Richtlinie, um die PDF-Version von anzuzeigen Knowledge Base artikel.
16. Um den Verlauf der Richtlinie anzuzeigen, wählen Sie die zugehörige Liste Richtlinienverlauf aus.
    Weitere Informationen finden Sie unter Zeigen Sie den Verlauf einer Redlining-fähigen Richtlinie an .