Aprovação de documentos e processo de publicação

  • Versão de lançamento: Yokohama
  • Atualizado 30 de jan. de 2025
  • 3 min. de leitura

    • O revisor aprova ou rejeita o documento. Um documento pode ter vários revisores. Durante o processo de aprovação, o aprovador aprova ou rejeita o documento. Um documento passa pelo processo de aprovação após o processo de revisão. Um documento é publicado após o processo de revisão e aprovação.

    Um documento pode ter um revisor ou vários revisores e nenhum aprovador e vice-versa. É necessário ter as funções administrador ou platform_document_management_admin para criar regras de aprovação e revisão.

    Os usuários que podem criar documentos têm a opção de fazer o seguinte:
    • Adicione aprovadores e revisores a um documento​.
    • Iniciar o fluxo de trabalho de aprovação e revisão​ para uma versão do documento.
    • Publicar a versão aprovada.
    • Ver o fluxo de atividades do fluxo de trabalho de aprovação e revisão.

    Todos os aprovadores e revisores têm acesso de leitura aos documentos que estão aprovando.

    Regra de revisão de aprovação de documentos

    A aprovação do documento e a regra de revisão são criadas com base nas condições definidas no Construtor de condições para determinar quais documentos usam a regra de aprovação. Depois que a regra de aprovação é salva, revisores e aprovadores são adicionados se as condições no campo Condição forem atendidas.
    Nota:
    O revisor e o aprovador de documentos adicionados diretamente a partir do registo do documento não são adicionados à regra de aprovação e revisão de documentos.

    Revisão de documentos

    Se o revisor rejeitar o documento, o autor e o responsável serão notificados, e a revisão será cancelada. O autor, o responsável e o revisor deverão discutir quais mudanças precisam ser feitas no documento. Se o revisor aprovar o documento, o autor e o responsável serão notificados de que a revisão foi bem-sucedida, e o documento poderá passar para a fase de aprovação. Se vários revisores forem atribuídos a um documento, o primeiro revisor a agir ditará o que acontecerá com o documento. Por exemplo, há dois revisores, A e B.

    Se o revisor A agir primeiro e rejeitar o documento, o processo de revisão será interrompido, e o estado da revisão será definido como Cancelado. O revisor B receberá um e-mail de notificação informando que a revisão foi rejeitada e que o status dele foi alterado para Não é mais necessário. Se o revisor A agir primeiro e aprovar o documento, o processo de revisão será interrompido, e o documento poderá passar para a fase de aprovação. O status do revisor B será alterado para Não é mais necessário.

    Aprovação de documentos

    Depois que o documento for revisado, envie-o para aprovação. Se o documento não tiver um aprovador, o processo de aprovação será omitido.

    Se o aprovador final aprovar o documento, o autor e o proprietário serão notificados. Depois que a aprovação final for bem-sucedida, a fase do documento mudará para Pronto para publicação na lista Versões do documento.

    Se houver vários aprovadores, o processo de aprovação será feito em sequência, e vários aprovadores poderão ser atribuídos a uma única sequência. Por exemplo:
    • Sequência 1: aprovadores A e B
    • Sequência 2: aprovadores C e D
    • Sequência 3: aprovador E

    Como as sequências ocorrem em ordem cronológica crescente, os aprovadores A e B recebem a solicitação de aprovação primeiro (os aprovadores C, D e E ainda não fazem parte do processo). Semelhante ao processo de revisão, o primeiro aprovador a agir em uma sequência dita o que acontece com o documento. Se o aprovador A agir primeiro e rejeitar o documento, o processo de aprovação será interrompido, e o estado será definido como Cancelado. O status do aprovador B é alterado para Não é mais necessário. Se o aprovador A agir primeiro e aprovar o documento, o processo será interrompido, e o status do aprovador B será alterado para Não é mais necessário. Em seguida, o documento passará para a sequência de aprovação 2. Depois que pelo menos um aprovador em cada sequência aprovar o documento, o autor e o proprietário serão notificados de que o documento foi aprovado.

    Publicar um documento

    Depois que um documento é criado e editado, uma revisão específica pode ser enviada para revisão de rascunho e aprovação final. Após a aprovação final, o documento pode ser publicado.

    Se o processo de aprovação e publicação for repetido, a revisão publicada será desativada quando a nova revisão for publicada. Todos os fluxos de trabalho executados em revisões anteriores serão cancelados quando o documento for publicado.