Erstellen einer E-Mail-Client-Vorlage

Erstellen Sie eine andere Vorlage für jede Tabelle, die den E-Mail-Client verwendet, um Daten für Empfänger und E-Mail-Inhalte vorab auszufüllen.

Vorbereitungen

Erforderliche Rolle: admin

Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

Der E-Mail-Client verwendet seine eigenen E-Mail-Vorlagen, um Standardwerte für Felder zu definieren. Verwenden Sie die nachfolgenden Abschnitte im E-Mail-Client-Vorlagenformular, um eine Client-Vorlage zu erstellen:

• Inhalt: Der Nachrichtentext.
• Empfänger: Die E-Mail-Adressen der Benutzer, die die E-Mail-Nachricht erhalten. Die E-Mail-Adressen werden in den Feldern „An“, „Cc“ und „Bcc“ der Nachricht angezeigt.
• Absenderkonfiguration: Die zum Generieren des E-Mail-Absenders (Absender-E-Mail-Adresse) der Nachricht verwendete Methode.

Prozedur

1. Navigieren zu Alle > E-Mail-Client > E-Mail-Client-Vorlagen.
2. Wählen Sie Neu.
3. Füllen Sie die Felder des Formulars aus.

   Tabelle : 1. Formular „E-Mail-Client-Vorlage“.

   Feld	Beschreibung
   Name	Eindeutiger Vorlagenname.
   Tabelle	Die Tabelle, auf die sich die Vorlage bezieht. Aktivieren Sie den E-Mail-Client für dieselbe Tabelle.
   Bedingungen	Die Bedingungen, die bestimmen, wann diese Client-Vorlage verwendet wird. Verwenden Sie den Bedingungsgenerator, um den Zieldatensatz zu identifizieren, der übereinstimmen muss, bevor diese Vorlage auf den E-Mail-Client angewendet wird.
   Anwendung	Die Art der bereichsbezogenen Anwendung.
   Ausführungsbefehl	Eine Zahl, die die Reihenfolge angibt, in der die Vorlagenbedingungen ausgewertet werden. Die Vorlage mit der niedrigsten Ausführungsreihenfolge wird berücksichtigt.
   Anhang aus E-Mail einbeziehen	Option zum Einbeziehen von Anhängen aus E-Mails in die Antwortvorlagen „replyall-received“, „ reply-received“, „ forward-sent“, „ reply-sent“, „replyall-sent“und „ forward-received “. Hinweis: Diese Option gilt nur für Antwort-E-Mails in einem konfigurierbaren Arbeitsbereich.

4. Füllen Sie die Felder auf der Registerkarte Inhalt aus.

   Tabelle : 2. Registerkarte „Inhalt“

   Feld	Aktion
   Betreff	Geben Sie eine Beschreibung der E-Mail ein. Hinweis: Das Feld Betreff auf dem E-Mail-Client lässt eine höhere Zeichenanzahl zu als die Standardeinstellung für das Feld Betreff in der E-Mail-Tabelle [sys_email]. Wenn der Betrefftext vom Client abgeschnitten wird, erhöhen Sie den Wert für Max. Länge für das Feld Betreff in der Tabelle „E-Mail“.
   Inhaltstyp	Wählen Sie das Format des Nachrichtentextinhalts aus: HTML oder Nur-Text.
   HTML-Textkörper	Wenn Sie HTML für das Feld Inhaltstyp ausgewählt haben, geben Sie den Inhalt des Nachrichtentexts mithilfe der HTML-Editor-Symbolleiste ein, um den HTML-Code zu formatieren. Um auf Feldwerte zu verweisen, wählen Sie Variablen aus der Variablenliste aus, oder geben Sie Variablenreferenzen manuell mit der Syntax ${table_name.variable_name} ein. Um auf den Benutzer zu verweisen, der den E-Mail-Client startet, geben Sie die Variable ${current_user}ein. Hinweis: Zeilenumbrüche werden für mehrzeilige Felder wie ${description} und ${comments} in der E-Mail-Client-Vorlage nicht angezeigt. Sie können ein E-Mail-Skript aufrufen, indem Sie ${mail_script:script name} im Feld Text- HTML verwenden.
   Haupttext	Wenn Sie Nur-Text für das Feld Inhaltstyp ausgewählt haben, geben Sie den Text oder das E-Mail-Skript ein, der im Nachrichtentext angezeigt werden soll. Sie können ein E-Mail-Skript mit der folgenden Syntax in das Feld Textkörper einfügen: <mail_script> [code] </mail_script>

5. Füllen Sie die Felder auf der Registerkarte Empfänger aus.

   Tabelle : 3. Registerkarte „Empfänger“.

   Feld	Aktion
   Bis	Geben Sie eine durch Kommas getrennte Liste von Feldnamen ein, die Benutzer-E-Mail-Adressen enthalten, oder nur E-Mail-Adressen. Um mithilfe eines Skripts auf eine E-Mail-Adresse zu verweisen, erstellen Sie eine Skripteinbindung und rufen die Skripteinbindung im Feld An auf. Ihr Skript muss mit dem Präfix javascript: beginnen. Das Skript muss E-Mail-Adressen in einer durch Kommas getrennten Zeichenfolge zurückgeben.
   Cc	Geben Sie eine durch Kommas getrennte Liste von Feldnamen ein, die Benutzer-E-Mail-Adressen enthalten, oder nur E-Mail-Adressen. Um mithilfe eines Skripts auf eine E-Mail-Adresse zu verweisen, erstellen Sie eine Skripteinbindung und rufen die Skripteinbindung im Feld Cc auf. Ihr Skript muss mit dem Präfix javascript: beginnen. Das Skript muss E-Mail-Adressen in einer durch Kommas getrennten Zeichenfolge zurückgeben. Dieses Feld darf nicht die gleichen Adressen haben wie das Feld „ An “.
   Bcc	Geben Sie eine durch Kommas getrennte Liste mit Feldnamen ein, die E-Mail-Adressen von Benutzern oder bestimmte E-Mail-Adressen enthalten. Um mithilfe eines Skripts auf eine E-Mail-Adresse zu verweisen, erstellen Sie eine Skripteinbindung und rufen die Skripteinbindung im Feld Bcc auf. Ihr Skript muss mit dem Präfix javascript: beginnen. Das Skript muss E-Mail-Adressen in einer durch Kommas getrennten Zeichenfolge zurückgeben. Dieses Feld darf nicht die gleichen Adressen haben wie die Felder „ An “ oder „Cc “.

6. Wählen Sie auf der Registerkarte „ Absenderkonfiguration “ die Methode „ Von-Generierungstyp “ aus, um zu bestimmen, wie der Absender (Absenderadresse) in der E-Mail-Client-Nachricht generiert wird.
   Verwenden Sie diese Methode nur, wenn Sie eine andere Von-Adresse wünschen als die, die in Ihrem SMTP-E-Mail-Account definiert ist.

   • Keine: Die Von-Adresse wird nicht in der E-Mail-Client-Nachricht generiert.
   • SMTP-E-Mail-Konto: Verwenden Sie die Absenderadresse des SMTP-E-Mail-Kontos für die Instanz als Absender.
   • Aus Liste auswählen: Wählen Sie aus einer Liste von zulässigen Absenderadressen, die in der Tabelle der E-Mail-Client-Absenderadressen [sys_email_client_from_address] festgelegt sind.
   • Skript: Führen Sie eine GlideRecord-Abfrage in der Tabelle „E-Mail-Client-Absenderadresse“ [sys_email_client_from_address] aus.
     Das folgende Skript legt beispielsweise die Von-Adresse basierend auf dem Standort des Incident-Anrufers fest:

     (function (fromAddressQuery, targetRecord) {
         // targetRecord is incident for this template
         var location = targetRecord.caller_id.country;
     
         if (location == 'us')
             fromAddressQuery.addQuery('email_address', '[e-mail]');
         else if (location == 'japan')
             fromAddressQuery.addQuery('email_address', '[e-mail]');
         else if (location == 'uk')
             fromAddressQuery.addQuery('email_address', '[e-mail]');
     
     })(fromAddressQuery, targetRecord);

   • Text: Geben Sie die E-Mail-Absenderadresse ein, die im Client verwendet werden soll.

   Hinweis:

   Die E-Mail-Adresse des Absenders wird im E-Mail-Client nur angezeigt, wenn Sie einen E-Mail-Client für die Anzeige der Absenderadresse konfigurieren. Weitere Informationen zum Verwalten des Verhaltens eines E-Mail-Clients finden Sie unter Konfigurationen des E-Mail-Clients.

   Wenn die Domäne für die Absenderadresse nicht die Domäne des SMTP-E-Mail-Kontoservers ist, muss der Besitzer der Absenderdomänenadresse den SPF-Datensatz für die Domäne konfigurieren. Der Besitzer ändert die Domäneneinstellungen, damit die Instanz eine E-Mail wie von dieser Domäne senden kann. Weitere Informationen zur Verwendung von SPF-Datensätzen finden Sie unter ServiceNow KB0535456.

7. Wählen Sie Absenden.
   Die Vorlage wird der E-Mail-Client-Vorlagentabelle [sys_email_client_template] hinzugefügt.

Zugehörige Informationen

• Skripteinbindungen

Wenden Sie eine E-Mail-Client-Vorlage an

Nachdem Sie eine E-Mail-Client-Vorlage erstellt haben, können Sie sie auf eine E-Mail anwenden.

Vorbereitungen

Erforderliche Rolle: admin

Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

Die folgenden Schritte werden erst nach dem Erstellen einer E-Mail-Client-Vorlage ausgeführt

Prozedur

1. Klicken Sie oben in der Vorlage auf das Symbol mit den Auslassungspunkten (...), um die Vorlage auf eine E-Mail anzuwenden.
2. Wählen Sie E- Mail aus.
3. Füllen Sie die Felder aus, um eine E-Mail zu verfassen.
   Weitere Informationen zu Feldern finden Sie unter Erstellen einer E-Mail-Client-Vorlage.

   Hinweis:

   Der E-Mail-Text wird mit den Details aus dem Incident-Datensatz ausgefüllt. Wenn Sie ein oder mehrere Felder im Incident-Datensatz ändern und nicht gespeichert werden, werden die nicht gespeicherten Änderungen weiterhin im E-Mail-Text angezeigt.

   Hinweis:

   2000 Zeichen ist das Gesamtlimit für alle Änderungen im Incident-Datensatz. Wenn einige Ihrer Änderungen nicht berücksichtigt werden und im E-Mail-Text abgeschnitten werden, liegt dies daran, dass die Gesamtzahl der Änderungen die maximale Zeichenanzahl von 2000 überschreitet.

Erstellen Sie eine E-Mail-Client-Antwortvorlage

Sie können jetzt benutzerdefinierte E-Mail-Client-Antwortvorlagen erstellen, die Bedingungen unterstützen.

Vorbereitungen

Erforderliche Rolle: admin

Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

Die E-Mail-Client-Vorlage wird basierend auf der angegebenen Tabelle, den Bedingungen und der Ausführungsreihenfolge automatisch im E-Mail-Client angewendet.

Prozedur

1. Navigieren zu Alle > E-Mail-Client > E-Mail-Client-Vorlagen.
   Die folgenden Optionen für „Antwortvorlage – Empfangen“ und „Antwortvorlage – Gesendet“ werden angezeigt.
2. Klicken Sie auf eine der verfügbaren Optionen, um eine Vorlage für die ausgewählte Option zu erstellen.
3. Füllen Sie die Felder oben im E-Mail-Client-Vorlagenformular aus.

   Feld	Beschreibung
   Name	Automatisch ausgefüllter Vorlagenname basierend auf der ausgewählten Vorlagenoption. Hinweis: Dieses Feld ist schreibgeschützt.
   Tabelle	Automatisch ausgefüllter Tabellenname. Hinweis: Dies ist ein schreibgeschütztes Feld, da der Tabellenname für Antwortvorlagen immer sys_email lautet.
   Bedingungen	Die Bedingungen, die bestimmen, wann diese Client-Antwortvorlage verwendet wird. Verwenden Sie den Bedingungsgenerator, um den Zieldatensatz zu identifizieren, der übereinstimmen muss, bevor diese Vorlage angewendet wird. Hinweis: Wenn die Bedingungen nicht erfüllt sind, erhält der E-Mail-Client die Standardvorlage. Wählen Sie den Namen der Zieltabelle unter den Bedingungen aus, für die die Vorlage gilt. Aktivieren Sie die Antwortvorlage für dieselbe Tabelle.
   Anwendung	Die Art der bereichsbezogenen Anwendung.
   Ausführungsbefehl	Eine Zahl, die die Reihenfolge angibt, in der Vorlagenbedingungen ausgewertet werden.

4. Füllen Sie die Felder auf der Registerkarte Inhalt aus.

   Feld	Beschreibung
   Betreff	Geben Sie eine Beschreibung der E-Mail ein. Hinweis: Das Feld Betreff auf dem E-Mail-Client lässt eine höhere Zeichenanzahl zu als die Standardeinstellung für das Feld Betreff in der E-Mail-Tabelle [sys_email]. Wenn der Betrefftext des Clients abgeschnitten wird, erhöhen Sie den Wert für Maximale Länge für das Feld Betreff in der E-Mail-Tabelle.
   Inhaltstyp	Wählen Sie das Format des Nachrichteninhalts aus: HTML oder Nur-Text.
   HTML-Textkörper	Wenn Sie HTML als Content Typ gewählt haben, geben Sie den Inhalt des Nachrichtentexts über die HTML-Editor-Symbolleiste ein, um den HTML-Code zu formatieren. Um auf Feldwerte zu verweisen, wählen Sie Variablen aus der Variablenliste aus, oder geben Sie Variablenreferenzen manuell mit der Syntax ${table_name.variable_name} ein. Um auf den Benutzer zu verweisen, der den E-Mail-Client startet, geben Sie die Variable ${current_user}ein. Hinweis: Zeilenumbrüche werden für mehrzeilige Felder wie ${description} und ${comments} in der E-Mail-Client-Vorlage nicht angezeigt. Sie können ein E-Mail-Skript aufrufen, indem Sie ${mail_script:script name} im Feld Text- HTML verwenden.
   Haupttext	Wenn Sie als Content Typ Nur-Text ausgewählt haben, geben Sie einen beliebigen Text oder ein beliebiges Mail-Skript ein, das im Nachrichtentext angezeigt werden soll. Sie können ein E-Mail-Skript mit der folgenden Syntax in das Feld Textkörper einfügen: <mail_script> [code] </mail_script>

5. Füllen Sie die Felder auf der Registerkarte Empfänger aus.

   Feld	Beschreibung
   Bis	Geben Sie eine durch Kommas getrennte Liste mit Feldnamen ein, die E-Mail-Adressen von Benutzern oder bestimmte E-Mail-Adressen enthalten. Um mithilfe eines Skripts auf eine E-Mail-Adresse zu verweisen, erstellen Sie eine Skripteinbindung und rufen die Skripteinbindung im Feld An auf. Ihr Skript muss mit dem Präfix javascript: beginnen. Das Skript muss E-Mail-Adressen in einer durch Kommas getrennten Zeichenfolge zurückgeben.
   Cc	Geben Sie eine durch Kommas getrennte Liste mit Feldnamen ein, die E-Mail-Adressen von Benutzern oder bestimmte E-Mail-Adressen enthalten. Um mithilfe eines Skripts auf eine E-Mail-Adresse zu verweisen, erstellen Sie eine Skripteinbindung und rufen die Skripteinbindung im Feld Cc auf. Ihr Skript muss mit dem Präfix javascript: beginnen. Das Skript muss E-Mail-Adressen in einer durch Kommas getrennten Zeichenfolge zurückgeben. Dieses Feld darf nicht dieselben Adressen wie das Feld „ An “ haben.
   Bcc	Geben Sie eine durch Kommas getrennte Liste mit Feldnamen ein, die E-Mail-Adressen von Benutzern oder bestimmte E-Mail-Adressen enthalten. Um mithilfe eines Skripts auf eine E-Mail-Adresse zu verweisen, erstellen Sie eine Skripteinbindung und rufen die Skripteinbindung im Feld Bcc auf. Ihr Skript muss mit dem Präfix javascript: beginnen. Das Skript muss E-Mail-Adressen in einer durch Kommas getrennten Zeichenfolge zurückgeben. Dieses Feld darf nicht die gleichen Adressen haben wie die Felder „ An “ oder „Cc “.

6. Wählen Sie auf der Registerkarte Absenderkonfiguration den Generierungstyp des Absenders aus, um festzulegen, wie der Absender (Absenderadresse) in der E-Mail-Client-Nachricht generiert wird.
   Verwenden Sie dieses Feld nur, wenn Sie eine Absenderadresse wünschen, die sich von der in Ihrem SMTP-E-Mail-Account definierten Adresse unterscheidet.

   • Keine: Die Absenderadresse wird nicht in der E-Mail-Client-Nachricht generiert.
   • SMTP-E-Mail-Konto: Verwenden Sie die Absenderadresse des SMTP-E-Mail-Kontos für die Instanz als Absender.
   • Aus Liste auswählen: Wählen Sie aus einer Liste von zulässigen Absenderadressen, die in der Tabelle der E-Mail-Client-Absenderadressen [sys_email_client_from_address] festgelegt sind.
   • Skript: Führen Sie eine GlideRecord-Abfrage in der Tabelle „E-Mail-Client-Absenderadresse“ [sys_email_client_from_address] aus.
     Das folgende Skript legt beispielsweise die Von-Adresse basierend auf dem Standort des Incident-Anrufers fest:

     (function (fromAddressQuery, targetRecord) {
         // targetRecord is incident for this template
         var location = targetRecord.caller_id.country;
     
         if (location == 'us')
             fromAddressQuery.addQuery('email_address', '[e-mail]');
         else if (location == 'japan')
             fromAddressQuery.addQuery('email_address', '[e-mail]');
         else if (location == 'uk')
             fromAddressQuery.addQuery('email_address', '[e-mail]');
     
     })(fromAddressQuery, targetRecord);

   • Text: Geben Sie die E-Mail-Absenderadresse ein, die im Client verwendet werden soll.

   Hinweis:

   Die Absender-E-Mail-Adresse wird im E-Mail-Client nur angezeigt, wenn Sie den E-Mail-Client so konfigurieren, dass die Absenderadresse angezeigt wird. Weitere Informationen zum Verwalten des Verhaltens des E-Mail-Clients finden Sie unter Konfigurationen des E-Mail-Clients.

   Wenn die Domäne für die Absenderadresse nicht der Domäne des SMTP-E-Mail-Account-Servers entspricht, muss der Besitzer der Absender-Domäne den SPF-Datensatz für die Domäne konfigurieren. Der Besitzer ändert die Domäneneinstellungen, um für die Instanz zuzulassen, dass E-Mails so gesendet werden können, als stammten sie von dieser Domäne. Details zur Verwendung von SPF-Datensätzen finden Sie unter ServiceNow KB0535456.

7. Klicken Sie auf Absenden.